04. Januar 2021
Darlehen, Pacht, Arbeit, Kauf, Schenkung, Versicherung, Ehe – es gibt nahezu kaum eine Lebenssituation, in der wir nicht mindestens einmal mit Verträgen konfrontiert wurden. Doch im privaten Rahmen sind das eher Einzelfälle, zumeist werden nicht mehr als alle paar Jahre Miet- oder Leasingverträge unterzeichnet werden. In den meisten mittelständischen und großen Unternehmen sind Verträge jedoch geschäftlicher Alltag. Entsprechend wichtig ist ein Vertragsmanagement, das an die spezifischen Gegebenheiten der eingebundenen Fachabteilungen und Beteiligten angepasst ist – und zugleich Fehlerrisiken minimiert.
Was ist ein Vertragsmanagement?
Ein Vertragsmanagement trägt dazu bei, die betrieblichen Prozesse und Strukturen innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Dies umfasst den gesamten Ablauf einer Vertragsabwicklung, beginnend mit den Verhandlungen bis zur manuellen oder digitalen Signatur und endend mit der Ablage des unterzeichneten Schriftstücks. Zwei Teilbereiche kennzeichnen das Vertragsmanagement.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung betrifft im Wesentlichen die Verarbeitung und Steuerung vertragsbezogener Informationen.
Zum Bereich Vertragsverwaltung zählen vor allem:
- Erstellung von Verträgen
- Vertragsänderungen, -anpassungen und -laufzeiten
- Prüfung von Vertragsdokumenten
- Genehmigungsverfahren
- Überwachung von Fristen (zum Beispiel Kündigungsfristen) und Terminen
- Kontrolle der Vertragserfüllung
Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling wird für die Bewertung von Potenzialen und Risiken genutzt.
Dabei wird besonders darauf geachtet, einen transparenten Überblick zum Vertragsstand und zu den jeweiligen Vertragspartnern zu erhalten. Dieser Überblick dient vor allem dazu, um daraus Bewertungen für die zukünftigen Geschäftsabwicklungen ableiten zu können.
Dazu zählen:
- Übersicht über Vertragspartner
- Offene Posten
- Übersicht über Liquiditäten
- Bewertung von Vertragsverhandlungen
- Prüfung der Erreichung von Vertragszielen
Welche Vorteile bietet ein elektronisches Vertragsmanagement?
Der gesamte Lebenszyklus einer Vertragsbearbeitung ist unmittelbar mit betriebswirtschaftlichen Aspekten verknüpft. Wenn Informationen fehlen oder unvollständig sind – zum Beispiel bei unzureichenden Dokumentationen im Rahmen von Zwischenvereinbarungen –, können hohe Kosten entstehen. Auch das Verpassen von Fristen oder die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten ziehen in der Regel finanzielle Konsequenzen mit sich.
Dabei gibt es keinen Grund, aufgrund einer nachlässigen Abwicklung von Verträgen unnötig Geld zu verlieren: Ein professionelles Vertragsmanagement behält Termine im Blick, schafft Transparenz rund um die Ablage und Verfügbarmachung wichtiger Informationen innerhalb des Vertragsentstehungszyklus und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien.
Die Vorteile im Überblick:
– einheitliche Terminübersicht
– transparente Abbildung von Informationen
– dauerhafte Einhaltung der Gesetzeskonformität
Warum ist eine professionelle Software für das Vertragsmanagement sinnvoll?
Speziell in großen Unternehmen sind Vertragsangelegenheiten mit einem enormen Aufwand verbunden. Häufig sind mehrere Abteilungen involviert und die Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sowie gesellschaftsinternen Richtlinien gehört zu den sensibelsten Phasen, gerade im Rahmen von Prüf- und Genehmigungsverfahren.
Software für Vertragsmanagement berücksichtigt diese Aspekte. Jeder Schritt wird dokumentiert und ist für alle Beteiligten nachvollziehbar – vom Entwurf bis zur Archivierung. Wichtige Fristen und Termine werden nicht mehr übersehen. Eine Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass der zuständige Mitarbeiter an ein anstehendes To-do rechtzeitig erinnert wird.
Das heißt vor allem: mehr Zeit für Mitarbeiter, sich mit den wichtigen Aufgaben zu beschäftigen und weniger Ressourcen für organisatorische Herausforderungen.
Elektronisches Vertragsmanagement: E-Akten als Grundlagen
Um einen Überblick über alle Vertragsdokumente und -konditionen zu bekommen, arbeiten immer mehr Unternehmen mit elektronischen Akten. Diese ermöglichen den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff für alle Beteiligten rund um den Vertragsmanagementprozess. Mühsames Recherchieren, Einscannen und Versenden von Originalunterlagen entfallen. Zudem sind alle vorgangs- sowie prozessbezogenen Informationen im Zusammenhang mit dem Vertragsdokument sofort ersichtlich: Mitschriften, Notizen und E-Mails müssen nicht aus verschiedenen Quellen herausgesucht werden, sondern sind innerhalb des Ablagesystems (auch mittels einer Volltextsuche) in Sekundenschnelle ermittelbar.
Dazu sind Sie vor unkalkulierbaren Risiken geschützt, die aus dem Verlust von Dokumenten, Compliance-Verstößen und Fristüberschreitungen resultieren können.
Lösungen zum digitalen Vertragsmanagement von enaio®
Sichere Archivierung von Verträgen
Die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten (wie zum Beispiel Verträgen) muss vor allem den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entsprechen. Gerade im Hinblick auf die Erfordernisse der GoBD gilt es sicherzustellen, dass die jeweiligen Objekte für die digitale Archivierung den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden: Unveränderlichkeit, Zugriffsschutz, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit. All diese Aspekte werden unter dem Begriff Revisionssicherheit zusammengefasst. Darüber hinaus sind die gesetzlichen Löschfristen zu beachten. Nicht zuletzt sorgt außerdem ein integriertes Rechtemanagement dafür, dass nur berechtigte Nutzer auf sensible Geschäftsinformationen zugreifen dürfen
Erfahren Sie, wie Sie mit einer Enterprise Content Management-Lösung Ihre Vertragsdokumente jederzeit perfekt organisieren können.
Haben Sie noch Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.