Alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen.
Frau Faust, Abteilungsleiterin, MVV Energie AG
Lösung: Eine Stelle, hunderte Bewerber?
Mit der Lösung für das Bewerbermanagement wird die enaio®-Personalakte um Funktionen ergänzt, die der Personalabteilung die Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern erleichtert. Die Daten der Bewerber werden in einem Personalschrank erfasst und verwaltet. Kommt ein Bewerber in Frage, kann ein Workflow gestartet werden, der die Einstellung des Bewerbers vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum Arbeitsvertrag unterstützt.
Auf diese Weise lässt sich der gesamte Auswahlprozess elektronisch verwalten und abwickeln – ohne unnötige Medienbrüche. Der HR-Mitarbeiter behält dabei jederzeit den Überblick über alle Bewerberdaten und ggf. stattfindende Auswahlveranstaltungen.
Kern der Lösung ist eine digitale Akte, in der die Daten und Dokumente zum Bewerber gesammelt werden. Darin können z. B. Kontaktdaten oder auch personenbezogene Daten erfasst werden. Durch im System hinterlegte Plausibilitätsprüfungen kann bereits in einem ersten Schritt eine Vorauswahl der Anwärter zu bestimmten Eignungskriterien vorgenommen werden.
Auswertungen, Statistiken und Analysen – alle Resultate auf einen Blick.
Vorlagen und Serienbriefe helfen dabei, die Korrespondenz mit Bewerbern zu optimieren.
Gemäß Datenschutzrichtlinien: Sensible Daten werden vertraulich behandelt.
Vom Arbeitsvertrag bis zur Datensschutzerklärung: Ihre Personalabteilung ist stets über den aktuellen Status des Bewerbers auf dem Laufenden.
Elektronische Workflows helfen dabei, den Verwaltungsaufwand für den Personaler deutlich zu reduzieren, Vorlagen und Serienbrieffunktionen assistieren bei der Korrespondenz mit den Kandidaten. Schnittstellen zu E-Mail- und Kalenderdiensten unterstützen bei der terminlichen Koordination im Hinblick auf Vorstellungsgespräche, Assessment Center oder Probetage.
Wichtig ist zudem, die rechtskonformen Aufbewahrungsfristen für die Zeugnisse und Lebensläufe abgelehnter Bewerber zu berücksichtigen: Dokumente sowie die damit verknüpften digitalen Personalakten werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben unwiderruflich gelöscht.
Übersichtlichere Verwaltung der Bewerberunterlagen
Komfortable Auswertung und Statistik
Automatische Erstellung von Ranglisten
Anpassbarkeit durch konfigurierbare Parameter
Umfangreiche Office-Integration
Sichere Speicherung der sensiblen Personaldaten
Automatische Überwachung von Löschfristen
Vereinfachte Korrespondenz durch Vorlagen und Serienbriefe
Gries Deco Company führte enaio® ein, um den Anforderungen an ein zentrales Informationsmanagement gerecht zu werden.
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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