Hände, die an einem Tisch Rechnungsbeträge in einen Taschenrechner eingeben und auf ein Rechnungsdokument mit einem Stift zeigen, im Hintergrund steht ein Laptop mit einer digitalen Rechnung auf dem Bildschirm

22. März 2023

Eingangsrechnungen: Von der Prüfung bis zur Aufbewahrung

Eingangsrechnungen sind für die Finanzabteilung im Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltages. Häufig werden sie in großer Anzahl empfangen, ihre Bearbeitung bindet Ressourcen, zuweilen können Fehler teuer zu stehen kommen. Aber was sind Eingangsrechnungen genau? Wie werden sie bearbeitet? Wie lassen sie sich zuverlässig erfassen – und was bringen digitale Rechnungen?

Eine Definition: Was ist überhaupt eine Eingangsrechnung?

Unter einer Eingangsrechnung wird jede in einem Unternehmen eingegangene Rechnung verstanden, die vom Unternehmen verarbeitet werden muss, wozu die Prüfung, die Kontierung und selbstverständlich auch die Bezahlung zählen. Genauer: Für die Inanspruchnahme einer Ware oder Dienstleistung schreiben Lieferanten bzw. Verkäufer eine Rechnung. Diese wird dem Unternehmen zugestellt und somit als Eingangsrechnung definiert. Von einer Ausgangsrechnung wird gesprochen, wenn jene Rechnung vom Dienstleister bzw. Anbieter an den Kunden übermittelt wird.

Die Eingangsrechnung dient als Beleg für die Existenz einer Forderung, die bereits durch den Vertragsabschluss bzw. die Ausführung der Leistung oder Warenlieferung fällig wird. Im Falle eines Zahlungsverzuges kann sich der Lieferant bzw. Dienstleister auf die in der Rechnung hinterlegten Angaben berufen.

Prüfung von Eingangsrechnungen

Entsprechend wichtig ist zu Anfang die umfassende Prüfung der Eingangsrechnung. Gemäß dem Umsatzsteuergesetz sollten alle erforderlichen Pflichtangaben erhalten sein. Nach § 14 Absatz 4 UstG sind dies folgende Angaben:

Name/Anschrift des Leistungsempfängers/-erbringers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
Eventuelle Preisminderungen

Bei kleineren Beträgen bis zu 250 Euro sind gemäß UstDV deutlich weniger Angaben aufzuführen.

Neben der rechtlichen erfolgt zudem eine rechnerische Prüfung – die Überprüfung der Beträge auf Rechenfehler – sowie eine sachliche Prüfung. Bei der letzteren wird die Eingangsrechnung mit dem Lieferschein sowie die gelieferte Ware bzw. erfolgte Dienstleistung mit den in der Eingangsrechnung aufgeführten Informationen abgeglichen. Sollten bestimmte Angaben auf der Rechnung fehlen, kann der Rechnungsempfänger beim Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen oder muss diese wieder zurückerstatten. Als Vorsteuer wird die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer bezeichnet, die für Unternehmen beim Einkauf von Dienstleistungen oder Waren fällig und vom Finanzamt zurückerstattet wird.

Eine Übersicht rund um die Pflichtangaben in Rechnungen finden Sie hier.

Eingangsrechnungen: Buchung und Kontierung

Mit einer Eingangsrechnung wird die Verbindlichkeit gegenüber einem Lieferanten bzw. Dienstleister angezeigt. Die Eingangsrechnung dient hierfür als Nachweis und stellt eine offene Forderung dar, solange der fällige Betrag noch nicht beglichen ist, anders als bei einer direkten Barzahlung.

Sobald man die Eingangsrechnung zugestellt bekommt, geht es um die Buchung des Wareneinkaufs. Ein Beispiel eines Buchungssatzes bei Eingangsrechnungen könnte wie folgt aussehen:

Kauf von Rohstoffen für 5.000 Euro netto

Rohstoffe 5.000
an Verbindlichkeiten (aus Lieferungen und Leistungen, LuL) 5.950
Vorsteuer 950

Nach der Bezahlung wird im Buchungsprogramm wie folgt verbucht:
Verbindlichkeiten aus LuL 5.950 an Bank 5.950.

Beim Kontieren wird entschieden, auf welchen Konten der Beleg gebucht werden soll. Jene Konten werden anschließend auf dem Beleg notiert. Unterschieden wird im Unternehmen nach internen und externen Belegen. Zu den internen Belegen gehören die vom Unternehmen ausgestellten Rechnungen, also Ausgangsrechnungen, aber auch Buchungslisten aus der Lohnbuchhaltung oder Gehaltslisten. Externe Belege umfassen Eingangsrechnungen, Kontoauszüge oder Bescheide anderer Unternehmen.

Die manuelle Kontierung erfolgt zumeist durch einen Buchungsstempel, der mehrere Eintragungsoptionen beinhaltet, unter anderem: Buchungsdatum, Belegnummer, Kontonummern und Betrag. Darüber hinaus lassen sich dem jeweiligen Kontenplan Informationen zu Vor- und Umsatzsteuer, Kostenstellen sowie möglichen Skontoabzügen entnehmen.

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Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen

Für Rechnungen gilt generell eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Steuern, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, gilt diese 10-jährige Frist jedoch nicht. Auch in anderen Fällen (beispielsweise im Rahmen einer Betriebs- oder Steuerfahndungsprüfung) kann sich diese Frist verlängern.

Fehlerhafte Eingangsrechnungen

Sowohl für den Unternehmer als auch für den Dienstleister bzw. Anbieter gilt: Jede Rechnung muss korrekt sein. Ist sie es nicht, sollte man den Geschäftspartner umgehend darauf aufmerksam machen. Denn eine fehlerhafte Eingangsrechnung kann zu empfindlichen finanziellen Einbußen und einem wesentlichen Mehraufwand führen – zum Beispiel, wenn eine Berichtigung der Rechnung notwendig wird. Dazu riskiert man Ärger mit dem Finanzamt und eine höhere Umsatzsteuerlast.

Häufige Fehler sind u. a.:

Falsche Steuerbeträge bzw. Steuersätze
Falsche Rechnungsnummern
Rechenfehler
Falsche Adressangaben

Rechnungen dürfen nicht vom Rechnungsempfänger, sondern einzig vom Aussteller korrigiert werden. Gemäß der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sind Anpassungen außerdem nur bei zwingender Notwendigkeit erlaubt. Dazu gehören falsche Rechnungs- oder Adressdaten, die Rechnungssumme darf jedoch nicht im Nachhinein geändert werden.

Nur mit einer akribischen sachlichen Prüfung vermeidet der Rechnungsempfänger unliebsame Konsequenzen. Doch dieser Prozess kann zuweilen viel Zeit kosten. Denn oftmals wird jener Mitarbeiter mit der sachlichen Rechnungsprüfung betraut, der den Auftrag einst ausgelöst hat. Ist dieser jedoch krank oder im Urlaub, kann es zu Verzögerungen kommen. So dauert es entsprechend, bis eine Rechnung ausgeglichen wird – Skontofristen werden dadurch womöglich verpasst. Im extremen Fall riskiert man Mahngebühren oder Schufa-Einträge.

Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die den Umgang mit Eingangsrechnungen in Unternehmen deutlich erschweren:

Mangelhafte Transparenz über aktuellen Standort der Rechnung
Eine Vielzahl von Rechnungskopien, die sich im schlimmsten Fall über mehrere Fachabteilungen verteilen
Aufwändige Recherche nach Rechnungsdokumenten
Langsames Prozesstempo

Die Alternative: digitale Rechnungsbearbeitung

Digitale Prozesse sowie die Einführung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) sorgen heute für eine spürbare Arbeitserleichterung in der Buchhaltung und bieten Auswege aus der analogen Bürokratie. Denn mit einer digitalen Rechnungsbearbeitung wird die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen (also der gesamte Purchase-to-Pay -Prozess) zum Kinderspiel – zudem auf Basis elektronischer Akten und komplett automatisiert. So werden nie wieder Fristen verpasst und Skontoerträge rechtzeitig gesichert. Inzwischen nutzt laut einer Bitkom-Studie fast jede dritte Organisation in Deutschland E-Rechnungen, auch begünstigt durch rechtliche Regelungen (siehe u. a. das E-Rechnungsgesetz), die zu einem deutlichen Digitalisierungszuwachs bei Verwaltungen und Unternehmen geführt haben.
Aufwändige Ablageverfahren, zeitraubende Freigaberunden und ärgerliche Fristversäumnisse – diese Aspekte spielen für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Zukunft kaum noch eine Rolle.