Lösung: Digitale Rechnungen integrieren
Durch die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- und im XRechnung-Standard entfallen viele der manuellen Arbeitsschritte.
Laut einer Statistik des Bundeswirtschaftsministeriums ergibt sich hierdurch eine Ersparnis von 9,27 Euro pro Rechnung. Das Ministerium hat ermittelt, dass die Bezahlung einer Rechnung, die zum Beispiel im ZUGFeRD-Standard versandt wurde, im Durchschnitt 5,3 Tage früher angewiesen wird. enaio® unterstützt den ZUGFeRD- und den XRechnung-Standard und bietet Lösungen von der einfachen Rechnungserfassung bis hin zu komplexen Rechnungseingangsworkflow-Szenarien.
- Rechnungen erkennen, die dem ZUGFeRD- und XRechnung-Standard entsprechen
- Rechnungsdaten aus der eingebetteten XML-Datei auslesen (ZUGFeRD)
- XRechnungen automatisch auslesen, extrahieren und die Rechnungsdaten übertragen
- Elektronische Rechnungen ohne ZUGFeRD-Metadaten mit enaio® classify auslesen
Die Zukunft gehört der elektronischen Rechnung
Automatischer Datenimport und -export erleichtert die Verwaltung und ermöglicht Kontrolle
Zeit und Geld sparen
Dank automatischer Rechnungserkennung werden neue Ressourcen freigegeben.
Nach Bedarf anpassen
Der Rechnungseingangsworkflow lässt sich an individuelle Anforderungen anpassen.
Automatisch prüfen
Sammelpostfächer werden automatisiert auf neue E-Mails überwacht.
Volle Kontrolle über alle Rechnungen
Digitale Rechnungen erreichen Ihre Empfänger per E-Mails. Eine Rechnung im ZUGFeRD Standard besteht aus einem lesbaren Dokument kombiniert mit strukturierten Daten. Eine XRechnung besteht aus einer xml-Datei und enthält kein von Menschen lesbares PDF. Die eingegangenen Rechnungen können vom Sachbearbeiter oder auch automatisch an das enaio® Sammelpostfach weitergeleitet werden. Anschließend erfolgt die automatische Auslesung, Extraktion und Übertragung der Rechnungsdaten – sofern es sich um bekannte Auftragsnehmer handelt – direkt in das ECM-System enaio®.
Elektronische Rechnungen von unbekannten Auftragnehmern sowie manuell eingescannte Papierrechnungen können über die Lösung enaio® classify automatisch geprüft, erkannt und sortiert werden. Anschließend werden sie in einen Workflow in enaio® aufgenommen. Ein besonderer Vorteil: Unsere XRechnungs-Lösung stellt ein Tool bereit, das die XML-Datei in ein lesbares Dokument wandelt und zur Ansicht in enaio® bereitstellt.
Arbeiten mit Workflows, Fristen und Zugriffsrechten
Der enaio®-Rechnungseingangsworkflow kann so konfiguriert werden, dass auch schon der weitere Verlauf definiert ist. So gelangen die Rechnungen der bekannten Lieferanten sofort zu den richtigen Empfängern im Fachamt. Gleichzeitig hat der Finanzbereich Zugriff auf das automatisch generierte Rechnungseingangsbuch. Mit ihm kann z. B. der Kämmerer jederzeit auf die Rechnung und die dazugehörigen Daten sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus zugreifen. Ebenso kann enaio® automatisch rechtzeitig vor Erreichen der Skonto-Frist warnen.
OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.
- Die automatische Rechnungserkennung spart Zeit und Geld.
- Elektronische Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD-Daten sowie XRechnungen können verarbeitet werden.
- Die Lösung lässt sich nach Bedarf flexibel an verschiedene Workflows anpassen.
- enaio® kann automatisch vor Erreichen der Skontofrist warnen.
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