21. Februar 2023
Traditionsverbundenheit, Innovationsfeindlichkeit, aber auch Trägheit und eine fehlende Investitionsbereitschaft sind oftmals die Gründe, warum Unternehmen sich einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen konsequent verweigern. Dabei zwingen der globale Wettbewerbsdruck sowie wechselnde Kundenanforderungen die Entscheider längst dazu, sich mit neuen Prozesstechnologien auseinanderzusetzen und die digitale Transformation offensiver anzugehen.
Wir zeigen, warum sich ein solcher “Kulturwandel” für Unternehmen lohnt, welche Aspekte bei der Einführung neuer Prozesstechnologien zu beachten sind und wie ein Dokumentenmanagementsystem helfen kann.
Warum Geschäftsprozesse digitalisieren?
Zunächst ist es notwendig, den Begriff zu definieren: Was ist überhaupt ein Geschäftsprozess? Mit einem Geschäftsprozess wird eine wertschöpfende Aufgabenfolge definiert, die – ausgelöst durch den Input verschiedener handelnder Personen – einem abschließenden Kundennutzen (Output) dient. Dahinter verbirgt sich jedoch eine Vielzahl weiterer Abläufe, die sich auf unterschiedlichen Aggregationsebenen betrachten lassen: So existieren Geschäftsprozesse sowohl innerhalb der Gesamtunternehmung als auch innerhalb ihrer jeweiligen Einheiten. Dazu gehören Abteilungen (Controlling, Marketing, Personalwesen, Beschaffung etc.) sowie einzelne Funktional- und Spartenbereiche. Die meisten Prozesse sind organisatorisch eng miteinander verknüpft: Im Vertragsmanagement sind beispielsweise Einkauf, Rechtsabteilung und Controlling am gesamten Lebenszyklus einer Vertragserstellung und -abwicklung unmittelbar beteiligt.
Nutzen im Tagesgeschäft
Oftmals sind es vor allem die administrativen Routineaufgaben, die viele Geschäftsprozesse kennzeichnen und eine erhebliche Anzahl personeller und zeitlicher Ressourcen binden. Rechnungen buchen, Anträge stellen, Informationen suchen und bereitstellen: Bei vielen dieser Tätigkeiten kommen noch analoge, also vor allem papierbasierte Verfahren zum Einsatz. Das sorgt für hohe Fehlerquoten, wichtigere – vor allem strategische – Aufgaben fallen der Verwaltungsmonotonie zum Opfer oder bekommen keinen großen Stellenwert. Aus diesem Grund setzen heute viele Entscheider auf die Digitalisierung als wesentlichen Faktor für die Geschäftsprozessoptimierung (GPO). Das bedeutet vor allem: weniger Papier, dafür eine Zunahme an Transparenz und Effizienz.
Doch es gibt noch weitere Gründe, die für eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse sprechen.
Drei wichtige Gründe für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Rechtssicherheit: Die Aufbewahrung von Dokumenten unterliegt besonderen gesetzlichen Bestimmungen. Jene stets im Blick zu haben und zugleich eine einheitliche Ordnerstruktur beizubehalten, ist aufwendig und zeitintensiv. Mit einer rechtssicheren und vollständigen Archivierung von Dokumenten auf Basis elektronischer Akten ist gewährleistet, dass keine projektrelevante Information jemals mehr verloren geht oder unauffindbar ist. Zugleich gewährleistet ein automatisches Fristenmanagement, dass Bewerbungen oder Verträge stets gemäß den geltenden Richtlinien gespeichert werden.
Kostenreduktion: Wer perspektivisch auf ein papierloses Büro hinarbeitet, muss zunächst mit hohen Einstiegsinvestitionen rechnen: Die Umstellung der IT-Infrastruktur, die Einarbeitung der Beschäftigten – all dies verlangt dem Unternehmen einiges ab. Aber es lohnt sich: Durch die Automatisierungen und Standardisierungen auf Basis von Software-Anwendungen werden Reaktions- und Durchlaufzeiten gekürzt sowie Standardverfahren beschleunigt – ob im Kundenservice oder in der Logistik. Die Einsparmöglichkeiten sind enorm.
Wettbewerbsfähigkeit: Im Zuge der Globalisierung kommt der Digitalisierung eine große Bedeutung zu. Die Entwicklungen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Blockchain oder 3D-Druck sind heute kaum absehbar. Doch deutlich wird: Wer sich der Innovationskraft verschließt, riskiert auf lange Sicht seine Konkurrenzfähigkeit. Sichtbar wird dies bereits am Beispiel fehlender Datenkompetenzen in den Belegschaften vieler Unternehmen: So befürchten laut einer repräsentativen Studie 42 Prozent der Top-Manager von 1.000 befragten Unternehmen Wettbewerbsnachteile aufgrund mangelhafter Datenkompetenz unter den Mitarbeitenden. Nur ein Aspekt von vielen, der die Dringlichkeit aufzeigt.
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Der Startschuss in die digitale Prozessoptimierung
Die Implementierung neuer nachhaltiger Geschäftsprozesse erfordert ein strategisches Vorgehen, das die gesamten Unternehmensbereiche erfassen kann. Entsprechende Vorgehensmodelle und Techniken in unterschiedlicher Komplexität gibt es heute in großer Zahl. Unabhängig von SWOT- und ABC-Analysen, weiteren Analysetechniken und agilen Methoden gibt es jedoch einige wichtige Faktoren, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse generell beachten sollten:
Die Mitarbeitenden informieren
Sobald die Führungsebene über die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen hinweg entscheidet, verspielt man die notwendige Akzeptanz für die Implementierung neuer Prozesse und Lösungen in den jeweiligen Arbeitsbereichen. Aus diesem Grund hat das Thema Change Management heute eine größere Relevanz denn je: Alle Maßnahmen und Aktivitäten im Zusammenhang mit den Veränderungen der Unternehmens- und Prozessstrategien werden hier einheitlich gebündelt. Ein zentrales Ziel dabei ist es, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, an den neuen Entwicklungen aktiv zu mitzuwirken, sie bewusst in die strategischen Planungen einzubeziehen und somit ein großes Commitment in der Belegschaft zu erzielen. Hier kommt den Führungskräften eine Schlüsselrolle zu, mögliche Widerstände früh zu entkräften und entsprechende Weiterbildungsprogramme aktiv zu fördern.
Prozesse transparent machen
Von der Planungsphase bis zum Projektabschluss sollte gewährleistet sein, dass jeder Schritt dokumentiert wird und für alle Unternehmens- und Organisationeinheiten nachvollziehbar ist. Gerade bei der Einführung neuer Tools wie beispielsweise einem Enterprise Content Management ist es unerlässlich, die Mitarbeitenden rechtzeitig “ins Boot zu holen” und ihnen den gewünschten Nutzen und das angestrebte Ziel klar zu kommunizieren. Laut einer Microsoft-Studie betonten 48 Prozent der befragten Beschäftigten ihre Ängste in Bezug auf die digitale Transformation – und vor der Umstellung von analogen auf digitale Prozesse an ihrem eigenen Schreibtisch. Das erfordert behutsame und vertrauensvolle Überzeugungsarbeit.
Die passenden Lösungen einsetzen
Fast in jedem Bereich können Unternehmen ihre bestehenden Kernprozesse optimieren, vor allem jedoch verschlanken und vereinfachen. Rund um die Qualitätssicherung und die Prozessüberwachung kommen heute digitale Controlling-Anwendungen zum Einsatz, Fortbildungsangebote werden über Schulungs-Apps bereitgestellt. Und das gesamte Spektrum der industriellen Automatisierung findet sich inzwischen überall wieder: in der Fahrzeugindustrie, im Anlagen- und Maschinenbau, in der Lebensmittelindustrie oder in der Medizintechnik.
Wie bereits erwähnt: Besonders in den administrativen Bereichen wie Buchhaltung, Controlling oder Personalwesen lassen sich zahlreiche Optimierungspotenziale identifizieren. Dokumentenmanagementsysteme liefern jene Instrumente, mit denen eine automatisierte Bereitstellung, Strukturierung und Archivierung von Informationen ermöglicht und zugleich Papier eingespart wird. Ein integriertes Workflow Management steuert den gesamten Lebenszyklus einer Eingangsrechnung bis zu ihrer Verbuchung, aber auch einer Personalakte entlang eines kompletten Bewerbungsvorgangs. Durch den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Informationen profitieren Verantwortliche von einer zügigeren Bearbeitung ihrer Vorgänge – und sind zudem stets auskunftsfähig.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Fazit
Planvoll vorgehen, die Ziele im Blick behalten und die Mitarbeitenden auf dem Kurs mitnehmen: Das sind die zentralen Punkte, die bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen relevant sind. Dabei geht es nicht nur darum, dem Trend zur Ökonomisierung der Arbeit Tribut zu zollen. Vielmehr gilt es, Platz für mehr Produktivität und Sinnerfüllung zu schaffen, zu der Technologien wie Dokumentenmanagementsysteme entscheidend beitragen können.
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