Lösung: SAP Information Lifecycle Management (ILM) mit enaio® erweitern

Datenkontrolle – von der Erstellung bis zum Ende

Mit enaio® SAP zusätzlich entlasten

SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist eine Lösung, mit der Regeln rund um den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten definiert werden – von deren Erstellung bis zu ihrer Aufbewahrung oder abschließenden Löschung. Die entsprechenden Daten werden zur Entlastung der Datenbank und zur finalen Datensicherung revisionssicher auf einem WebDAV-Server abgelegt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden direkt aus SAP heraus festgelegt.

enaio® unterstützt die Bereitstellung und Archivierung der in SAP hinterlegten Daten mit einem zusätzlichen Dokumenten­manage­ment­system über eine ILM-WebDAV-Schnittstelle.

enaio® sorgt dafür, dass die in SAP hinterlegten Daten in strukturierter Weise zur Verfügung stehen und zugleich eine DSGVO-konforme Ablage unterstützt wird. Mittels der ILM-WebDAV-Schnittstelle profitieren Sie von einer direkten Verknüpfung der beiden Anwendungen über Konnektoren.

So verwalten Sie Ihre Daten komfortabel in SAP und als digitale Akten in enaio® – und sorgen zudem dafür, dass Ihre Dokumente stets datenschutzgerecht und revisionssicher abgelegt sind.

Komplette Datenkontrolle

Mit enaio® und SAP ILM das Datenmanagement automatisieren und perfektionieren.

Entlastung der Systeme

Große Datenmengen auslagern und damit die eigenen Speichersysteme nachhaltig entlasten.

Einfache Lösch-Absicherung

Gemäß Aufbewahrungsfristen und Legal Holds bietet enaio® einen “Lösch-Schutz”, damit Daten nicht verloren gehen.

Übersicht der SAP-ILM-Funktionen

Datenarchivierung

SAP ILM erlaubt mit diesem Modul die Reduzierung der Datenmengen durch die Auslagerung nicht mehr benötigter Daten auf einem externen Speichersystem. Auf diese Weise werden die eigenen Softwaresysteme entlastet und eine konstante Performance ist sichergestellt. Für die Verknüpfung mit den beiden anderen Komponenten Retention Management und ILM Retention Warehouse wurden die Funktionalitäten des Archivierungssystems in SAP ILM zuletzt deutlich erweitert.

Retention Management

Im Rahmen des Retention Managements wird der komplette Lebenszyklus einzelner Daten definiert. Verschiedene Tools helfen dabei, End-of-Life-Szenarien von der Datenerstellung bis zur abschließenden -vernichtung anhand geltender Rechtsvorschriften festzulegen.

Retention Warehouse

Dieser Baustein ist in die Bereiche Systemstilllegung und Auditing / Reporting aufgeteilt. Bei der Systemstilllegung werden die Daten aus dem Standardsystem entfernt und in einem externen Ablagesystem (hier enaio®) abgelegt. Hierfür kommen die bewährten Instrumente zur Datenarchivierung zum Einsatz. Auditing / Reporting bezieht sich auf die Verwendung bzw. Extraktion von spezifischen, archivierten Daten zu Audit- oder Berichtszwecken nach Abschluss der Systemstilllegung.

Infografik SAP ILM mit enaio

Anbindung von enaio® an SAP ILM

SAP ILM und enaio® verknüpfen: eine gute Wahl

enaio® verwaltet die von SAP ausgelagerten Datenpakete entsprechend dem im SAP hinterlegten Regelwerk. Als vollwertige Archivlösung bietet das ECM-System das gesamte Funktionsspektrum für eine revisionssichere, GoBD-konforme sowie nutzerorientierte Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Zudem liefert enaio® (gemeinsam mit SAP ILM) eine Lösch-Sperre, die eine versehentliche Vernichtung von Daten unter Berücksichtung der definierten Aufbewahrungsfristen unterbindet. Diese Funktion gilt auch und vor allem für Daten, deren Löschung aufgrund juristischer Verfahren (Legal hold) ausgesetzt wird. Mit enaio® können die entsprechenden, in SAP angelegten, Fristen noch zusätzlich verlängert werden.

Vorteile

  • komplettes Dokumentenmanagement als Ergänzung zu S/4HANA
  • Sicherung gegen Datenlöschungen
  • kein weiteres Zusatzsystem für die Erweiterung notwendig
  • ArchiveLink®- und BC-ILM WebDAV-Schnittstelle im enaio®-Portfolio vorhanden
  • langjährige Compliance-Expertise
  • bewährte und langfristige SAP-Partnerschaft
  • eigenes SAP-Kompetenzcenter
 

OPTIMAL SYSTEMS konnte bereits im Vorfeld nahezu 100 % der Anforderungen abdecken. enaio® ist eine auf uns individuell zugeschnittene Lösung für relevante Unternehmensprozesse. Gerade die SAP-Integration war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

Susanne Lößner, Leiterin Rechnungswesen, MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH

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