Durch die Einführung von enaio® wurden unsere SAP-Investitionen langfristig gesichert, die Performance der Anwendungen verbessert sowie die dauerhafte, revisionssichere Ablage aller steuerrelevanten Belege ermöglicht.
Kai Ricken, BÜRORING eG
Lösung: SAP Information Lifecycle Management (ILM) mit enaio® erweitern
SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist eine Lösung, mit der Regeln rund um den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten definiert werden – von deren Erstellung bis zu ihrer Aufbewahrung oder abschließenden Löschung. Die entsprechenden Daten werden zur Entlastung der Datenbank und zur finalen Datensicherung revisionssicher auf einem WebDAV-Server abgelegt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden direkt aus SAP heraus festgelegt.
enaio® unterstützt die Bereitstellung und Archivierung der in SAP hinterlegten Daten mit einem zusätzlichen Dokumentenmanagementsystem über eine ILM-WebDAV-Schnittstelle.
enaio® sorgt dafür, dass die in SAP hinterlegten Daten in strukturierter Weise zur Verfügung stehen und zugleich eine DSGVO-konforme Ablage unterstützt wird. Mittels der ILM-WebDAV-Schnittstelle profitieren Sie von einer direkten Verknüpfung der beiden Anwendungen über Konnektoren.
So verwalten Sie Ihre Daten komfortabel in SAP und als digitale Akten in enaio® – und sorgen zudem dafür, dass Ihre Dokumente stets datenschutzgerecht und revisionssicher abgelegt sind.
SAP hat die ILM-Schnittstellen-Komponente von enaio® 10.0 für die Integration in SAP NetWeaver 7.5 zertifiziert.
Mit enaio® und SAP ILM das Datenmanagement automatisieren und perfektionieren.
Große Datenmengen auslagern und damit die eigenen Speichersysteme nachhaltig entlasten.
Gemäß Aufbewahrungsfristen und Legal Holds bietet enaio® einen “Lösch-Schutz”, damit Daten nicht verloren gehen.
SAP ILM erlaubt mit diesem Modul die Reduzierung der Datenmengen durch die Auslagerung nicht mehr benötigter Daten auf einem externen Speichersystem. Auf diese Weise werden die eigenen Softwaresysteme entlastet und eine konstante Performance ist sichergestellt.
Für die Verknüpfung mit den beiden anderen Komponenten Retention Management und ILM Retention Warehouse wurden die Funktionalitäten des Archivierungssystems in SAP ILM zuletzt deutlich erweitert.
Im Rahmen des Retention Managements wird der komplette Lebenszyklus einzelner Daten definiert. Verschiedene Tools helfen dabei, End-of-Life-Szenarien von der Erstellung bis zur abschließenden Vernichtung von Daten anhand geltender Rechtsvorschriften festzulegen.
Dieser Baustein ist in die Bereiche Systemstilllegung und Auditing / Reporting aufgeteilt. Bei der Systemstilllegung werden die Daten aus dem Standardsystem entfernt und in einem externen Ablagesystem (hier enaio®) abgelegt. Hierfür kommen die bewährten Instrumente zur Datenarchivierung zum Einsatz.
Auditing / Reporting bezieht sich auf die Verwendung bzw. Extraktion von spezifischen, archivierten Daten zu Audit- oder Berichtszwecken nach Abschluss der Systemstilllegung.
Definition, Vorteile, New Work: In Zeiten von Homeoffice und Zoom-Meetings erfindet sich die Arbeit neu. Und wird vor allem digital.
enaio® verwaltet die von SAP ausgelagerten Datenpakete entsprechend dem im SAP hinterlegten Regelwerk. Als vollwertige Archivlösung bietet das ECM-System das gesamte Funktionsspektrum für eine revisionssichere, GoBD-konforme sowie nutzerorientierte Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
Zudem liefert enaio® (gemeinsam mit SAP ILM) eine Lösch-Sperre, die eine versehentliche Vernichtung von Daten unter Berücksichtung der definierten Aufbewahrungsfristen unterbindet. Diese Funktion gilt auch und vor allem für Daten, deren Löschung aufgrund juristischer Verfahren (Legal hold) ausgesetzt wird. Mit enaio® können die entsprechenden, in SAP angelegten Fristen noch zusätzlich verlängert werden.
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