Lösung: SAP Information Lifecycle Management (ILM) mit enaio® erweitern
SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist eine Lösung, mit der Regeln rund um den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten definiert werden – von deren Erstellung bis zu ihrer Aufbewahrung oder abschließenden Löschung. Die entsprechenden Daten werden zur Entlastung der Datenbank und zur finalen Datensicherung revisionssicher auf einem WebDAV-Server abgelegt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden direkt aus SAP heraus festgelegt.
enaio® unterstützt die Bereitstellung und Archivierung der in SAP hinterlegten Daten mit einem zusätzlichen Dokumentenmanagementsystem über eine ILM-WebDAV-Schnittstelle.
enaio® sorgt dafür, dass die in SAP hinterlegten Daten in strukturierter Weise zur Verfügung stehen und zugleich eine DSGVO-konforme Ablage unterstützt wird. Mittels der ILM-WebDAV-Schnittstelle profitieren Sie von einer direkten Verknüpfung der beiden Anwendungen über Konnektoren.
So verwalten Sie Ihre Daten komfortabel in SAP und als digitale Akten in enaio® – und sorgen zudem dafür, dass Ihre Dokumente stets datenschutzgerecht und revisionssicher abgelegt sind.
Zertifizierung für SAP-ILM-Schnittstelle
SAP hat die ILM-Schnittstellen-Komponente von enaio® 10.0 für die Integration in SAP NetWeaver 7.5 zertifiziert.
Komplette Datenkontrolle
Mit enaio® und SAP ILM das Datenmanagement automatisieren und perfektionieren.
Entlastung der Systeme
Große Datenmengen auslagern und damit die eigenen Speichersysteme nachhaltig entlasten.
Einfache Lösch-Absicherung
Gemäß Aufbewahrungsfristen und Legal Holds bietet enaio® einen “Lösch-Schutz”, damit Daten nicht verloren gehen.
Übersicht der SAP-ILM-Funktionen
Datenarchivierung
SAP ILM erlaubt mit diesem Modul die Reduzierung der Datenmengen durch die Auslagerung nicht mehr benötigter Daten auf einem externen Speichersystem. Auf diese Weise werden die eigenen Softwaresysteme entlastet und eine konstante Performance ist sichergestellt.
Für die Verknüpfung mit den beiden anderen Komponenten Retention Management und ILM Retention Warehouse wurden die Funktionalitäten des Archivierungssystems in SAP ILM zuletzt deutlich erweitert.
Retention Management
Im Rahmen des Retention Managements wird der komplette Lebenszyklus einzelner Daten definiert. Verschiedene Tools helfen dabei, End-of-Life-Szenarien von der Erstellung bis zur abschließenden Vernichtung von Daten anhand geltender Rechtsvorschriften festzulegen.
Retention Warehouse
Dieser Baustein ist in die Bereiche Systemstilllegung und Auditing / Reporting aufgeteilt. Bei der Systemstilllegung werden die Daten aus dem Standardsystem entfernt und in einem externen Ablagesystem (hier enaio®) abgelegt. Hierfür kommen die bewährten Instrumente zur Datenarchivierung zum Einsatz.
Auditing / Reporting bezieht sich auf die Verwendung bzw. Extraktion von spezifischen, archivierten Daten zu Audit- oder Berichtszwecken nach Abschluss der Systemstilllegung.
Anbindung von enaio® an SAP ILM
Für die Übergabe von Daten aus SAP in eine gesetzeskonforme sowie ILM-fähige Ablagestruktur bietet enaio® eine ILM-WebDAV-Schnittstelle
SAP ILM und enaio® verknüpfen: eine gute Wahl
enaio® verwaltet die von SAP ausgelagerten Datenpakete entsprechend dem im SAP hinterlegten Regelwerk. Als vollwertige Archivlösung bietet das ECM-System das gesamte Funktionsspektrum für eine revisionssichere, GoBD-konforme sowie nutzerorientierte Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
Zudem liefert enaio® (gemeinsam mit SAP ILM) eine Lösch-Sperre, die eine versehentliche Vernichtung von Daten unter Berücksichtung der definierten Aufbewahrungsfristen unterbindet. Diese Funktion gilt auch und vor allem für Daten, deren Löschung aufgrund juristischer Verfahren (Legal hold) ausgesetzt wird. Mit enaio® können die entsprechenden, in SAP angelegten Fristen noch zusätzlich verlängert werden.
Vorteile
- komplettes Dokumentenmanagement als Ergänzung zu S/4HANA
- Sicherung gegen Datenlöschungen
- kein weiteres Zusatzsystem für die Erweiterung notwendig
- ArchiveLink®- und BC-ILM WebDAV-Schnittstelle im enaio®-Portfolio vorhanden
- langjährige Compliance-Expertise
- bewährte und langfristige SAP-Partnerschaft
- eigenes SAP-Kompetenzcenter
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