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Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen heute unerlässlich. Wir zeigen, welche Gesetze und Richtlinien zu beachten sind.
Inhaltsverzeichnis
Schnell, etabliert, unkompliziert: E-Mails sind ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Kommunikation, besonders im geschäftlichen Bereich. Doch gerade hier stellt sich die Frage: Welche E-Mails müssen archiviert werden? Sollte man alle E-Mails aufbewahren? Ist das nötig und was gibt es zu beachten? Hier erfahren Sie, was Sie über die E-Mail-Archivierung im digitalen Posteingang wissen sollten.
E-Mails müssen archiviert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für die Beurteilung eines Geschäftsjahres oder eines potenziellen Rechtsstreits vorhanden sind. Das gilt sowohl für internes Unternehmenswissen als auch für externe Kommunikation mit Kund*innen, Lieferant*innen und anderen Geschäftspartner*innen.
Die rechtliche Grundlage dafür, wie und in welcher Form E-Mails im Firmenkontext aufbewahrt werden müssen, wird durch das
definiert.
GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Diese Richtlinien definieren seit 2015 die Grundlage für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung.
Während das HGB generelle Richtlinien zur allgemeinen Aufbewahrung von “Schriftstücken” beschreibt, liefern das Steuerrecht und die Abgabenordnung (AO) hierzu umfangreiche Anweisungen zur Art und Dauer der E-Mail-Archivierung. Welche Richtlinien greifen, ergeben sich u. a. aus der Rechtsform des Unternehmens, dessen Tätigkeitsbereich sowie dem entsprechenden E-Mail-Inhalt.
Backup und E-Mail-Archivierung sind beides Säulen der Datensicherheit, doch sie dienen unterschiedlichen Zielen:
Ein Backup ist eine essenzielle Sicherheitskopie Ihrer Daten. Es dient als Absicherung gegen Datenverlust, der durch technische Defekte oder andere unvorhersehbare Ereignisse eintreten kann.
Die E-Mail-Archivierung hingegen erweitert diesen Ansatz um eine entscheidende Komponente. Es geht hierbei nicht nur um die Sicherung von Daten, sondern vielmehr um eine strukturierte und revisionssichere Speicherung. Diese Form der Archivierung gewährleistet, dass Ihre E-Mails über lange Zeiträume hinweg in ihrem Originalzustand erhalten bleiben und bei Bedarf schnell auffindbar sind. Dies ist insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen von Bedeutung, da geschäftliche Kommunikation oft über mehrere Jahre hinweg nachweisbar und überprüfbar sein muss.
Der wesentliche Unterschied liegt also in der Intention: Backups sind kurz- bis mittelfristige Sicherheitsnetze, während Archivierungen eine langfristige, unveränderbare Datenerhaltung sicherstellen. Archivierungen ermöglichen es Ihnen auch, rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und können bei Bedarf als Beweismittel in rechtlichen Auseinandersetzungen dienen. Die perfekte Strategie ist eine duale: Sie berücksichtigt beide Methoden, damit der fortlaufende Betrieb und die Compliance Ihres Unternehmens gesichert werden kann.
Grundsätzlich besteht eine Archivierungspflicht (Aufbewahrungspflicht) für E-Mails. Geschäftsbezogene E-Mails müssen langfristig aufbewahrt werden. Welche elektronischen Geschäftsbriefe gespeichert werden, ergibt sich zum einen aus dem Handelsgesetzbuch, in dem es im Rahmen der Buchführungspflicht in §238 heißt: “Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.”
Überdies greift das Steuerrecht, das der E-Mail die Funktion eines Handelsbriefes zuweist und zugleich deren steuerliche Archivierung im Sinne einer vollständigen Buchführung bestimmt.
Die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten E-Mails kann darüber hinaus auch vertraglich (d. h. zwischen einzelnen Vertragspartner*innen) geregelt werden. Das kann zum Beispiel im Hinblick auf eine Projektdokumentation oder ein mögliches Rechtsverfahren im Anschluss eines Geschäftsverhältnisses der Fall sein.
Allgemein gilt: Jegliche E-Mail-Korrespondenz mit geschäftlicher Relevanz muss geordnet abgelegt werden. Das gilt auch und insbesondere für Dateianhänge.
Zu den E-Mails, die als Handelsbriefe gelten und demnach aufzubewahren sind, gehören folgende Arten:
Mit dem enaio® mail-archive-service übernehmen Sie E-Mails von Microsoft Exchange Online ins ECM-System enaio®. Erfahren Sie in unserem Flyer, wie E-Mail-Archivierung compliance-gerecht und sicher möglich ist.
Übrigens: Werbemailings müssen nicht aufbewahrt werden. Auch E-Mails, die lediglich auf einen beigefügten Anhang – beispielsweise eine Rechnung – verweisen und damit lediglich als “Transportmittel” dienen, können problemlos wieder gelöscht werden. Dies ist allerdings nicht möglich, sobald nur die geringste ergänzende Angabe zum Anhang im Text des Anschreibens zu finden ist.
Die genauen gesetzlichen Vorgaben, die festlegen, welche E-Mails archiviert und welche nicht archiviert werden müssen, variieren von Land zu Land. Generell müssen folgende Typen von E-Mails normalerweise nicht archiviert werden:
Gemäß dem HGB gelten für die Archivierung von E-Mails Richtlinien, die in ihrer Gesamtheit zur revisionssicheren Aufbewahrung führen. Diese sind zudem ausführlich in der GoBD ausgeführt und durch den Gesetzgeber definiert.
Grundsätzlich müssen E-Mails im Originalformat vorliegen. Ein entsprechender Hinweis findet sich in den GdPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wieder. Vor allem beim elektronischen Rechnungsaustausch sind den E-Mails und Anhängen qualifizierte elektronische Signaturen beigefügt: Werden die Dokumente in ein alternatives Format konvertiert, sind diese Signaturen im Fall einer nachträglichen Prüfung häufig nicht mehr nachweisbar.
Heute wird vor allem PDF/A als Dateiformat genutzt. Als gängiger ISO-Standard dient PDF/A zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente und garantiert deren Reproduzierbarkeit über viele Jahre hinweg. Dabei ist entscheidend, dass die Dokumente nicht ohne Weiteres verändert werden können.
Ein wichtiger Aspekt ist die Aufbewahrungsdauer, die sich am Inhalt der E-Mail orientiert und verschiedenen Richtlinien unterliegt. Während für Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt, müssen empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre archiviert werden. Gerade bei steuerrechtlichen Dokumenten, für die eine besondere Sorgfalt vonnöten ist, kann ein längerer Zeitkorridor gelten – hier ist die Festsetzungsfrist entscheidend. Außerdem beginnen die Aufbewahrungsfristen nicht am Tag des Erhalts bzw. Versands der E-Mail, sondern erst am Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Sind die E-Mails erst archiviert, muss das Archiv als solches die Dokumente vor unautorisiertem Zugriff, deren Veränderung und Verlust schützen. Daraus ergibt sich ein zentraler und gesteuerter Datenzugriff auf Dokumente durch definierte Zugangsberechtigungen, welcher nicht mit einer allgemeinen Erlaubnis zur Bearbeitung einhergeht. Zusätzlich umfasst dieser Schutz nicht nur die eigentlichen Inhalte, sondern auch Metadaten wie Absende- und Empfangszeitpunkte, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation zu gewährleisten und Manipulationen zu verhindern.
Seit der Einführung der DSGVO beschäftigen sich die meisten Unternehmen intensiver mit Datenschutz. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2022 haben bereits die meisten Unternehmen die DSGVO in unterschiedlichem Maße umgesetzt. 62 Prozent haben sie entweder größtenteils (40 Prozent) oder vollständig (22 Prozent) umgesetzt und gut ein Drittel (35 Prozent) hat mit der Umsetzung begonnen.
Im Jahr 2021 sah das noch anders aus: Eine YouGov-Umfrage, durchgeführt von den Webhosting-Anbietern Strato und Ionos, ergab damals, dass für drei von vier Kleinunternehmern die rechtssichere E-Mail-Archivierung noch unbekanntes Terrain war.
Über die sichere Aufbewahrung hinaus ist auch ein weiterer datenschutzrechtlicher Aspekt zu bedenken: die Notwendigkeit der Löschung von personenbezogenen Daten, die nicht mehr verwendet werden bzw. deren Zweckgebundenheit erloschen ist. Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist es von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung DSGVO-konform umzusetzen. So müssen beispielweise Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Wochen nach einer Absage seitens des Unternehmens komplett vernichtet werden.
In der Regel unterliegen E-Mails dem Briefgeheimnis und damit einer besonderen Schutzbedürftigkeit. Um die Privatsphäre der Beschäftigten sowie das Geschäftsgeheimnis der Firma zu wahren, ist es deshalb ratsam, generell keine privaten oder geschäftlichen E-Mails in einem Arbeitsverhältnis miteinander zu vermischen.
Die Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern ein leistungsstarker Hebel für Ihre betriebliche Effizienz. Indem alle Nachrichten zentral und durchsuchbar gehalten werden, können Mitarbeitende schnell auf benötigte Informationen zugreifen, was Zeit spart und die Produktivität steigert.
Die Möglichkeit, standortunabhängig auf archivierte E-Mails zugreifen zu können, bietet enorme Flexibilität und Effizienz. Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Dienstreisen behalten stets den vollen Zugriff auf die Unternehmenskorrespondenz und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Unabhängig von Arbeitsort und -zeit wird der Arbeitsprozess durch zentrale E-Mail-Archivierung gefördert und nicht durch Zeitverschiebung oder externen Zugriff beeinträchtigt.
Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware, wie ihn ein integratives DMS oder ECM ermöglicht, fließen Ihre E-Mails direkt in Ihre Geschäftsabläufe ein. Zum Beispiel können Sie Rechnungen, die über die E-Mail eingehen, direkt durch einen automatisierten Rechnungseingangsworkflow effizient be- und weiterverarbeiten.
Mit einer innovativen Softwarelösung können Sie E-Mails nicht nur revisionssicher archivieren, sondern auch gleich mit verschiedenen elektronischen Akten, wie der digitalen Personalakte, Patientenakte oder sonstigen E-Akten (Lieferanten- oder Kundenakten) verknüpfen. Die digitalen Archive umfassen nicht nur E-Mails, sondern alle Dokumente, die für ein bestimmtes Projekt oder einen thematischen Kontext relevant sind. Dies unterstützt die effektive und abteilungsübergreifende Teamarbeit, indem es einen reibungslosen Informationsaustausch und transparente Kommunikationswege bietet. Selbst wenn die Hauptansprechperson nicht verfügbar ist, können berechtigte Teammitglieder sofort auf Kundenanfragen reagieren, da ihnen das digitale Archiv einen Überblick über die gesamte Korrespondenz ermöglicht.
Die revisionssichere E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass gesetzliche und branchenspezifische Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Durch die lückenlose Dokumentation und Speicherung des E-Mail-Verkehrs wird ein hohes Maß an Nachvollziehbarkeit erreicht. So reduzieren Sie das Risiko rechtlicher Konsequenzen und fördern das Vertrauen Ihrer Kundschaft und aller externen Personen sowie Aufsichtsbehörden in die Integrität des Unternehmens.
Durch die Auslagerung archivierter E-Mails auf dedizierte Speichersysteme entlasten Sie Ihren Hauptserver. Dieses Vorgehen reduziert die Speicheranforderungen und den Verwaltungsaufwand auf dem primären Server, was zu einer höheren Systemstabilität und zu weniger Ausfällen führt. Zudem ermöglicht es eine effizientere Nutzung der Serverressourcen für aktuelle und geschäftskritische Aufgaben, ohne durch große Datenmengen historischer E-Mails beeinträchtigt zu werden.
Ein weiterer Mehrwert der revisionssicheren E-Mail-Archivierung ist das schnelle und effiziente (Wieder-)Finden von Informationen durch kontextorientiertes Archivieren. E-Mails werden nicht nur nach Datum oder Absender sortiert, sondern können auch anhand von Projektnamen, Kundenbeziehungen oder anderen relevanten Kontexten und Metadaten organisiert werden. Auch in großen Arbeitsgruppen können Teammitglieder mit einer Software zur E-Mail-Archivierung notwendige Informationen schnell auffinden. Dies steigert unmittelbar die Produktivität und ist ein entscheidender Schritt hin zu effizienten, digitalen Arbeitsabläufen und der Realisierung eines papierlosen Büros.
E-Mail ausdrucken, ablegen, fertig: Dieser Prozess ist heute nicht mehr so einfach möglich. Schließlich müssen elektronische Dokumente in jenem Format beibehalten werden, in dem sie verschickt oder empfangen wurden. Zwar gibt es keine gesetzliche Vorschrift darüber, an welchem Ort E-Mails abgelegt werden sollen. Doch es gelten strenge Anforderungen für die E-Mail-Aufbewahrung:
Eine Ablage auf dem eigenen Unternehmensserver reicht dafür in der Regel nicht aus. Und auch die verbreiteten Wege, E-Mails einfach im Eingangspostfach zu belassen oder mit Bordmitteln des E-Mail-Programms zu archivieren, erfüllen die Anforderungen nicht – insbesondere in Bezug auf die Revisionssicherheit.
Angesichts dessen kommt zumeist eine digitale Archivierungslösung zum Einsatz. Diese unterstützt Anwendende dabei, elektronische Dokumente direkt vorgangsbezogen sowie bestimmten Nutzern automatisiert zuzuordnen. Außerdem gewährleistet ein Rollen- und Rechtemanagement die Einhaltung von Compliance-Richtlinien – vom Empfang bis zur finalen Ablage ist der gesamte Prozess umfassend protokolliert. Einfach zu bedienende Integrationen, beispielsweise für Outlook, helfen bei der praktischen Umsetzung der E-Mail-Archivierung.
Denn nur mithilfe technischer Hilfsmittel ist es möglich, den strengen Bestimmungen rund ums E-Mail-Management dauerhaft gerecht zu werden.
Grundsätzlich stehen Unternehmen zwei Strategien für die E-Mail-Archivierung zur Verfügung: Postfacharchivierung und Journaling. Eine Entscheidung für eine fortschrittliche E-Mail-Archivierungssoftware, in Form eines ECM-Systems, ermöglicht die Integration beider Ansätze. Dies bedeutet, dass Sie die Vorteile der Postfacharchivierung – die selektive Speicherung von E-Mails aus individuellen Postfächern – mit den Stärken des Journalings – der umfassenden Dokumentation aller eingehenden und ausgehenden Nachrichten – kombinieren können.
Die Postfacharchivierung sichert Ihre E-Mails in regelmäßigen Abständen – sowohl die Kommunikation aus individuellen Accounts (mitarbeiter.name@musterfirma.de) als auch aus gemeinsamen Konten oder Gruppenpostfächern (buchhaltung@musterfirma.de). Die Archivierung erfolgt dabei entweder zentral über den E-Mail-Server oder lokal auf E-Mail-Programmen der Mitarbeitenden. Regeln, mit denen bereits gespeicherte E-Mails aus den Postfächern entfernt werden, sorgen dafür, dass der Server nicht überlastet wird. Ein wesentlicher Vorteil der Postfacharchivierung besteht darin, dass alle Teammitglieder auch nach der Entfernung der E-Mails vom Server über das Archivsystem vollen Zugriff auf ihre Korrespondenz behalten. Zudem wird die ursprüngliche Ordnerstruktur bei der Archivierung beibehalten, was eine intuitive Navigation und schnelle Auffindbarkeit gewährleistet.
Jedoch stellt die Archivierung von Nutzerpostfächern nicht zwingend ein lückenloses, revisionssicheres Archiv dar, so können E-Mails vor der nächsten Archivierung verändert oder gelöscht werden.
Beim Journaling werden sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails sofort gesichert, bevor sie in den Postfächern der User auftauchen. Dies gewährleistet eine lückenlose, manipulations- und revisionssichere Speicherung über lange Zeiträume. Mit Journaling erfüllen Sie die Anforderungen an die Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Im Archiv werden E-Mails lediglich als eingehende oder ausgehende Nachrichten kategorisiert, wobei die Zugriffsrechte erhalten bleiben. Ein möglicher Nachteil von Journaling ist, dass bei der Archivierung die persönlich gewählte Ordnerstruktur nicht übernommen wird. Das kann die Verwaltung und Durchsuchung zeitaufwendig gestalten. Eine fortschrittliche Suchfunktion, wie in modernen ECM-Systemen integriert, hilft Ihnen – sowohl bei Discovery-Suchen als auch bei Audits.
Die Nutzung von fortschrittlicher Archivierungssoftware ermöglicht die Kombination von Postfacharchivierung und Journaling, wodurch sich zahlreiche Vorteile ergeben: Sie übernehmen sehr einfach Ihre E-Mails von Ihrem Mail-System in das Archivprogramm und Ihre E-Mails werden
archiviert.
Zudem ermöglicht die Software eine effiziente Mailübernahme, indem durch die Erstellung von Verweisdokumenten unnötige Duplikate vermieden werden und somit die Datentransfermenge reduziert wird. Dies führt zu einer verbesserten Systemperformance. Zum anderen stellt die Kombination dieser Funktionen sicher, dass Ihre gesamte Unternehmenskommunikation sicher und compliance-konform gespeichert wird, während sie gleichzeitig leicht zugänglich und organisierbar bleibt. Diese integrierte Herangehensweise ist somit ideal für Unternehmen, die ihre digitale Kommunikation effizient und sicher verwalten möchten.
Effiziente Mailübernahme
Vollfunktionsfähiges mobiles Arbeiten
Sichere und konforme Speicherung, trotzdem leicht zugänglich und organisierbar
Verbesserte Systemperformance
Umfangreiche Suchfunktion
Microsoft Office bzw. Microsoft 365 hat sich in zahlreichen Unternehmen als Standardlösung für Kommunikation und Zusammenarbeit etabliert. Die umfassenden Funktionen der Microsoft-Lösungen bieten jedoch keine integrierte Option für die automatische E-Mail-Archivierung. Um dieses Manko zu beheben und Outlook-E-Mails effizient zu archivieren, kann eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung in die Microsoft-Umgebung integriert werden. Dadurch schaffen Sie eine rechtskonforme, automatische und systematische Archivierung von E-Mails.
Die Integration eines ECM-Systems in Microsoft Office zur sicheren E-Mail-Archivierung erweitert die Funktionalität und Effizienz Ihres E-Mail-Managements erheblich. Neben den grundlegenden Vorteilen, wie Compliance und verbesserte Datensicherheit, bietet diese Integration spezifische Features, die die tägliche E-Mail-Verwaltung in Unternehmen wesentlich vereinfachen und optimieren:
Bequeme E-Mail-Ablage: Wenn Sie mit einem ECM-System arbeiten, wird die Ablage von E-Mails vereinfacht, indem Benutzer E-Mails direkt aus ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung heraus archivieren können.
Vermeidung von Medienbrüchen und wechselseitiger Austausch: Die ECM-Integration ermöglicht einen nahtlosen Informationsaustausch ohne Medienbrüche, was die Effizienz steigert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Kategorisieren von E-Mails und Dublettenprüfung: Das ECM-System erlaubt eine strukturierte Kategorisierung von E-Mails. Zudem wird automatisch eine Dublettenprüfung durchgeführt, um Redundanzen zu vermeiden. Die Suche bzw. Frage nach der aktuellen Version wird damit obsolet.
Versionierung und Protokollierung für Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an einer E-Mail oder einem Anhang wird versioniert und protokolliert, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Prozess-Initiierung: Das ECM-System automatisiert Prozesse, indem es beispielsweise Informationen aus E-Mails für die automatische Erstellung von Dokumenten oder Aufgaben verwendet.
Professionelles E-Mail-Management: Dieses System ermöglicht ein ganzheitliches Lifecycle Management von E-Mails, von der Erstellung bis zur Archivierung.
Der Landkreis Schwandorf, gelegen in der malerischen Oberpfalz Bayerns, vereint Tradition und Moderne. Mit seiner vielfältigen Landschaft und rund 145.000 Einwohner*innen bietet er eine hohe Lebensqualität und eine dynamische Wirtschaft. Als Vorreiter in der digitalen Transformation hat sich Schwandorf zu einem innovativen Standort für öffentliche Dienstleistungen entwickelt.
Die Ausgangssituation: Traditionelle Postbearbeitung als Effizienzbremse
Der Landkreis Schwandorf sah sich mit einer zunehmenden Herausforderung konfrontiert: Trotz der Verfügbarkeit digitaler Kommunikationsmittel blieb die klassische Briefzustellung ein wesentliches Element der täglichen Verwaltungsarbeit. Die manuelle Bearbeitung von Posteingängen – vom Sichten über das Erfassen bis hin zum Sortieren und Weiterleiten – war zeitintensiv und ineffizient, besonders angesichts des hohen Postaufkommens. Dies führte zu langen internen Durchlaufzeiten und behinderte die Verwaltungseffizienz im gesamten Landratsamt.
Die Lösung: ECM-Lösung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
Um diese Herausforderungen zu überwinden, führte der Landkreis Schwandorf eine innovative, automatisierte Posteingangslösung auf Basis der Enterprise Content Management-Plattform enaio® von OPTIMAL SYSTEMS ein. Die Lösung umfasste die Implementierung von Netzwerkscannern, die speziell für ihre hohe Funktionalität und Kompatibilität mit enaio® ausgewählt wurden. Diese Netzwerkscanner ermöglichen es, Dokumente ohne PC in enaio® zu scannen und direkt weiterzuleiten oder im Archiv abzulegen. Dadurch wurde eine effiziente Dokumentenverarbeitung und -verwaltung ermöglicht, die den Arbeitsalltag im Landkreis Schwandorf nachhaltig verbesserte. Die Implementierung von enaio® stellte einen entscheidenden Schritt in der weiteren Digitalisierung der Verwaltungsprozesse im Landkreis Schwandorf dar.
Die Vorteile der Lösung zusammengefasst:
Kürzere Durchlaufzeiten, Wegfall von Transport-/Liegezeiten
Deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwandes
Effizienteres Arbeiten ohne Medienbrüche
Reduzierung fehlerträchtiger manueller Dateneingaben
Höhere Transparenz und Auskunftsfähigkeit
Das Ergebnis: Effizienzsteigerung durch enaio®
Die digitale Posteingangslösung mit enaio® revolutionierte die Arbeitsprozesse im Landkreis Schwandorf. Durch direktes Scannen und PC-unabhängige Nutzung der Scanner wurde die Bearbeitungszeit verkürzt und der Bürgerservice verbessert. Schnellere Verteilung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente erhöhten die Effizienz merklich. Mitarbeiterfeedback und das positive Kosten-Nutzen-Verhältnis unterstreichen den Erfolg. Schwandorf treibt nun die vollständige Digitalisierung und den Übergang zu einem papierlosen E-Government voran.
Die Auswahl der passenden E-Mail-Archivierungssoftware ist ein entscheidender Schritt, um die digitale Kommunikation Ihres Unternehmens effizient und gesetzeskonform zu verwalten. Gehen Sie bei der Auswahl am besten nach folgenden Schritten vor:
IT-Infrastruktur analysieren: Klären Sie, welche E-Mail-Systeme aktuell im Einsatz sind und von welchen Systemen aus archiviert werden soll.
Datenmenge kalkulieren: Schätzen Sie das Volumen und die Anzahl der E-Mails, die verarbeitet werden müssen, einschließlich der Anzahl der Nutzer- und Gruppenpostfächer sowie den zu erwartenden Mitarbeitendenzuwachs und die Postfachauslastung.
Sollzustand definieren: Entwickeln Sie eine Strategie für das Archivierungsmanagement, die die rechtliche Compliance mit GoBD und DSGVO und die eventuelle Integration weiterer Unternehmensanwendungen berücksichtigt. Erstellen Sie hierfür einen Anforderungskatalog.
Anbietersuche und Vergleich: Recherchieren Sie online und vergleichen Sie die verschiedenen Anbieter. Die Angebote variieren von einzelnen Archivierungstools bis hin zu umfassenden ECM-Lösungen, die die Digitalisierung des Unternehmens unterstützen. Nutzen Sie Testversionen und Demos, um einen realistischen Eindruck von der Software zu erhalten.
Referenzen einholen: Studieren Sie die Erfahrungsberichte über die in Frage kommenden Anbieter, um einen Einblick in den Ablauf und die Zusammenarbeit mit der Software und dem Service zu bekommen.
Kosten-Nutzen-Analyse durchführen: Bewerten Sie die Gesamtkosten der E-Mail-Archivierungssoftware, einschließlich Einrichtung, Betrieb und möglicher Erweiterungen gegenüber den Vorteilen und Einsparungen.
Support- und Wartungsoptionen festlegen: Definieren Sie, wer in welchem Umfang für Support und Wartung verantwortlich sein wird.
Implementierungsplan erstellen: Planen Sie die Einführung der Archivierungslösung, inklusive der technischen Integration, Schulung der Mitarbeitenden und einem Zeitplan für den Rollout.
Die Archivierung von E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, da sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt und eine verlässliche Datenbasis für die Unternehmenskommunikation bietet. Zudem unterstützt sie die Informationssicherheit und verbessert die Effizienz des Informationsmanagements.
Grundsätzlich sollten alle geschäftlichen E-Mails, die rechtlich oder betrieblich relevant sind, archiviert werden. Dazu zählen Korrespondenzen, die vertragliche Vereinbarungen, Geschäftstransaktionen oder wichtige interne Kommunikation enthalten, um den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.
Die Aufbewahrungspflicht von E-Mails richtet sich nach ihrem Inhalt. Buchungsbelege müssen zehn Jahre, empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde.
Ja, die E-Mail-Archivierung in der Cloud ist eine praktikable Option für Unternehmen, denen Skalierbarkeit und Flexibilität besonders wichtig sind. Einige Archiv- und ECM-Anbieter bieten SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service), durch die Ihre Geschäftskorrespondenz und Dokumente revisionssicher in der Cloud – beispielswiese betrieben auf Microsoft Azure – archiviert werden. Der Vorteil ist, dass Sie Ihr Datenvolumen je nach Wunsch und Bedarf bis zu 10 TB und darüber hinaus kurzfristig erweitern können. Wenn Sie auf „Cloud-Services made in Germany“ setzen, sind Sie auch in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite.
Beim Archivieren von E-Mails müssen Unternehmen bestimmte rechtliche Bedingungen beachten. Dazu zählen insbesondere die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln. Ebenso relevant sind die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die eine ordnungsgemäße, unveränderbare und jederzeit nachvollziehbare Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails vorschreiben.
Zu den gängigen Methoden der E-Mail-Archivierung gehören die Postfacharchivierung, bei der individuelle Postfächer gesichert werden, und das Journaling, das eine umfassende Sicherung aller Kommunikation vornimmt. Moderne ECM-Systeme erlauben die Kombination beider Ansätze für maximale Effizienz.
Microsoft 365 bietet interne Funktionen für die E-Mail-Archivierung, die jedoch durch die Integration eines spezialisierten ECM-Systems erweitert werden können, um eine revisionssichere Lösung zu schaffen, die sowohl den gesetzlichen als auch den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Ja, moderne E-Mail-Archivierungssysteme ermöglichen eine Integration mit diversen E-Mail-Infrastrukturen. Diese Systeme sind technologisch darauf ausgelegt, eine breite Palette von E-Mail-Diensten und -Servern zu unterstützen. Dazu gehören neben den populären kommerziellen E-Mail-Services auch unternehmensinterne E-Mail-Server-Lösungen sowie verschiedene cloud-basierte E-Mail-Plattformen.
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