Microsoft-Logo vor einem Gebäude.

Die Erstellung von Geschäftsdokumenten und -unterlagen mittels lokal installierter Softwarelösungen wie Microsoft Word und Excel oder cloudbasierter Softwarelösungen wie Microsoft 365 und SharePoint bietet Unternehmen hohe Flexibilität bei der Informationsverarbeitung. Parallel dazu stehen Organisationen vor der Herausforderung, neu hinzukommende, extern eingehende Dokumente, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, kontextbezogen zuzuordnen und verfügbar zu machen sowie die unternehmenskritischen Dokumente revisionssicher zu speichern, d. h. eine kohärente und sichere Struktur im Umgang mit den Datenströmen zu gewährleisten.

In einem Geschäftsumfeld, in dem die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten, deren Sicherheit und die sinnvolle Zusammenführung von zentraler Bedeutung sind, stellt die Integration mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) nicht nur eine gute Möglichkeit, sondern die Notwendigkeit für agile und transparente Geschäftsprozesse dar.

Durch die Integration einer DMS- und Microsoft-Anwendung schaffen Sie eine ganzheitliche Plattform, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abbildet – von der Erstellung über die Bearbeitung und den Austausch bis hin zur sicheren Langzeitarchivierung. Hochintegrative API-Schnittstellen sorgen dabei nicht nur für die nahtlose Kommunikation der Systeme, sondern verbinden Microsoft und DMS zu einem zentralisierten, digitalen Ökosystem.

Microsoft als DMS versus klassisches DMS

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) optimieren die Handhabung und Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen. Sie erleichtern die Erfassung, Verwaltung sowie die zentrale Speicherung und ermöglichen das ortsunabhängige und gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten durch unternehmensübergreifende Teammitglieder. Das kann mit Microsoft-Anwendungen, mit einem klassischen DMS/ECM oder einer kombinierten Lösung erreicht werden.

Microsoft als DMS: Was es ausmacht und wie es definiert wird

Microsoft 365 und SharePoint ermöglichen es Unternehmen, Dokumente in verschiedenen Bibliotheken zu organisieren, Versionen zu verfolgen und Dokumente mit Metadaten zu versehen, um die Auffindbarkeit zu verbessern. Mit M365 in Verbindung mit SharePoint, OneDrive, Teams & Co. bietet Microsoft eine Collaboration-Multifunktionsplattform an, die (einige) DMS-Funktionalitäten abdeckt, um Dokumente, Termine, Aufgaben, Blogs usw. zu erstellen, einfach auffindbar zu machen, in Teams zu teilen und Versionskonflikte zu vermeiden.

Klassisches DMS: Charakteristika und Merkmale

Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten. Es optimiert den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, einschließlich Erstellung, Zugriff, Zusammenarbeit, Organisation, Prozessabläufe und Archivierung von Inhalten.

Viele DMS-Anbieter bieten spezialisierte Funktionen für bestimmte Anwendungsbereiche wie beispielsweise Vertragsverwaltung. Die Funktionen können modular erweitert werden, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Klassische DMS-Lösungen werden häufig als Teil eines umfassenderen Enterprise Content Management-Systems (ECM) implementiert.

Whitepaper Microsoft 365 Integration

Whitepaper: “Microsoft 365 und Digitales Dokumentenmanagement”

Wir zeigen in diesem Whitepaper, wie man das Potenzial von M365 erweitert, indem man es um die Funktionen eines DMS ergänzt.

Vergleich & Gegenüberstellung

Klassische DMS-Lösungen überzeugen durch ihre Spezialisierung im Bereich elektronischer Akten, Workflow Management, Versionierung und Revisionssicherheit. Das Hauptziel dieser klassischen DMS-Anwendungen besteht darin, die Produktivität zu steigern, Geschäftsprozesse zu optimieren und die gesamte Unternehmensstruktur agiler auszurichten.

Obwohl auch die Microsoft-Lösung darauf abzielt, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit von Unternehmen zu steigern, liegt ihre primäre Stärke in der Zusammenarbeit und im Teilen von Dokumenten und Informationen. Mit SharePoint bietet Microsoft ein gut funktionierendes Toolkit, das auch für DMS-Funktionen genutzt werden kann, wobei dies in der Regel mehr oder weniger Programmieraufwand erfordert. Hierfür sind umfassende Programmierkenntnisse und/oder die Nutzung von Erweiterungen, vorgefertigten Add-ons oder Apps von Drittanbietern erforderlich.

DMS-Anbieter haben die Möglichkeit, ihre Spezialfunktionalitäten in standardisierter Form anzubieten. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, insbesondere in Verbindung mit Microsoft-Technologien, erfordert normalerweise nur minimale bis keine programmiertechnischen Eingriffe, sondern lediglich individuelle Konfigurationsschritte.

Nach einer Gegenüberstellung drängt sich die Frage nach der besseren Variante auf. Diese Frage kann jedoch nicht pauschal beantwortet werden, da die Anforderungen sowie die IT- und Digitalisierungsstrategien von Unternehmen stark variieren. Zudem weisen beide Lösungen unterschiedliche Stärken auf: ECM mit Spezialfunktionen zur ganzheitlichen Steuerung von Geschäftsprozessen und Microsoft mit Grundfunktionen rund um das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten.

Gemeinsam statt Entweder-oder: Warum die Microsoft-Erweiterung um ECM sinnvoll ist

Microsoft-Produkte bieten eine ideale Basis für das Management von Dokumenten in Unternehmen. Dennoch besteht im betrieblichen Alltag oft die Anforderung, weniger strukturierte Informationen effizient zu konsolidieren und effizient in Geschäftsprozesse zu integrieren. Hierbei kommt eine ECM-Plattform (Enterprise Content Management) ins Spiel. Die Zusammenführung von ECM und Microsoft bringt zahlreiche Vorteile für eine umfassende Dokumentenverwaltung mit sich.

Microsoft Office/Microsoft 365 und ECM integrieren

Bei der Integration einer DMS-Lösung in Microsoft Office steht im Vordergrund, dass Nutzende Office-Dokumente wie Word, Excel und PowerPoint direkt im ECM erstellen, verwalten, editieren und revisionssicher speichern können. Daraus resultierende Vorteile sind:

  • revisions­sichere (Langzeit-)Archivierung
  • Verwaltung von Metadaten
  • transparente Abbildung der Bearbeitungshistorie
  • Versionierung von Dokumenten
  • Zugriffs-, Verteilungs- und Ablagemöglichkeiten in elektronischen Akten
  • zentrale Verwaltung von Vorlagen über das ECM-System
  • automatische Datenübernahme für die Dokument- bzw. Serienbrieferstellung
  • wechselseitiger Datenaustausch – von ECM in Microsoft und umgekehrt
Ein Computerbildschirm mit einem blauen Bildschirm, auf dem ein Dokument angezeigt wird.
Office-Dokumente können sowohl direkt im ECM erstellt und verwaltet als auch aus den Office-Programmen heraus im ECM revisionssicher archiviert werden.

Unabhängig davon, ob Dokumente lokal (Microsoft Office) oder in der Cloud (Microsoft 365) erstellt werden: Durch eine nahtlose Integration mit einem ECM-System ist es möglich, Microsoft-Dokumente in einem Editor zu öffnen und in Echtzeit gemeinsam mit anderen Nutzenden zu bearbeiten. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Dokumente an ihrem vorgesehenen Speicherort verbleiben, um das Auftreten konkurrierender Versionen zu vermeiden.

Zusammenspiel von Microsoft Outlook und DMS

Die reibungslose Integration von E-Mail-Management und Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. Enterprise Content Management-System (ECM) gewährleistet einen fließenden Übergang zwischen Kommunikation und Dokumentenverwaltung. Dabei können Sie E-Mails entsprechend ihrem Geschäftskontext zuordnen, Anhänge unmittelbar im DMS speichern und die gesamte Korrespondenz kategorisieren. Das Zusammenspiel von Microsoft Outlook und DMS vereinfacht Ihren Geschäftsalltag und optimiert Ihren Business Process:

  • strukturierte und zentrale Ablage von E-Mails und Kontakten
  • revisionssichere E-Mail-Archivierung
  • effizienter und ortsunabhängiger Zugriff auf E-Mails
  • schnelle Recherche und Volltextsuche
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen
  • Übergabe von E-Mails an Workflows
  • Arbeiten in der gewohnten Outlook-Umgebung
  • Entlastung des E-Mail-Servers und Steigerung der IT-Produktivität
Ein Diagramm, das den Prozess des E-Business-Managements mit Schwerpunkt auf E-Mail-Archivierung veranschaulicht.
ECM und Microsoft-Outlook zu verzahnen, bedeutet E-Mail-Korrespondenz kontextorientiert in Geschäftsprozesse zu integrieren.

Kollaboratives Arbeiten: Microsoft Teams & Dokumentenmanagement

Kollaborationssoftware ist aus dem heutigen Geschäftsalltag und der modernen Büroorganisation nicht mehr wegzudenken. Features wie Online-Meetings, Aufgabenmanagement, Chats und gemeinsam genutzte Kalender optimieren die Teamarbeit und steigern die Effizienz von Arbeitsgruppen. Mit zunehmender Größe der Teams und der räumlichen Distanz, die mitunter zwangsläufig durch Homeoffice und Remote Work entsteht, wachsen jedoch auch die Anforderungen an den Schutz vor Datenverlust, die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Effizienz der Dokumentensuche.

Kollaborationstools allein können diese Herausforderungen oft nicht bewältigen. Hier setzen spezialisierte Enterprise Content Management-Systeme an: Sie ergänzen wichtige fehlende Funktionen und bieten technische Schnittstellen für einen verlässlichen und sicheren Datenaustausch.

Einige ECM-Anbieter bieten beispielsweise Tokens an, die in Microsoft Teams integriert werden. Dadurch bleiben Dokumente physisch an dem festgelegten Speicherort. Während des Bearbeitungszeitraums befindet sich das Dokument temporär in der Cloud und ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere User. Diese direkte Integration minimiert Unterbrechungen in den Abläufen sowie Medienbrüche und die Entstehung von mannigfaltigen Versionen. Dank ECM können Projektbeteiligte aus Microsoft Teams heraus stets auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen.

DMS mit Microsoft Dynamics (BC, FO)

Microsoft Dynamics Business Central (BC) stellt ein Warenwirtschaftssystem dar, während Finance (FO) eine ERP-Lösung von Microsoft ist – beides Tools aus der Dynamics-Produktfamilie. In Verbindung mit einer ECM-Lösung lassen sich viele Prozesse, wie zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder sonstige Freigabeverfahren, beschleunigen. Die Verknüpfung von Microsoft Dynamics 365 und ECM bietet zusätzlich zahlreiche ECM-Funktionen:

  • revisionssichere (Langzeit-)Archivierung von Belegen (GoBD-konform)
  • Workflow Management für die Rechnungseingangsprüfung oder sonstige Freigabeprozesse
  • kontextorientierte Beleg- und Dokumentenablage
  • schnelle Recherche und Auskunftsfähigkeit
  • transparente Abbildung der Geschäftsprozesse
  • gemeinsame Nutzung von Belegen und Dokumenten – auch ohne direkten ERP-Zugang
  • das Scannen von Eingangsdokumenten über ECM, um anschließend mit der Microsoft-Buchung verknüpft zu werden
Die Integration eines ECM-Systems in die Microsoft Dynamics-Produktwelt hilft, die Vielzahl an Dokumenten aus verschiedenen Geschäftsbereichen – von der Auftragserstellung bis zur Rechnungsprüfung – strukturiert verfügbar zu machen.

Wie Softwareanwendungen miteinander verbunden werden können

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine oder mehrere Softwarelösungen miteinander zu verknüpfen. Neben der gängigsten Variante, der Schnittstelle, können auch Middleware, Webhooks, Integrationsplattformen oder eine manuelle Datenintegration für einen Datenaustausch sorgen.

Drei grundlegende Arten von APIs

Eine Programmier- bzw. Anwendungsschnittstelle – kurz API (Application Programming Interface) – ist ein Code, der erlaubt, dass zwei oder mehrere Softwareprogramme miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

In der Regel werden drei Varianten von APIs unterschieden: Private APIs (interne APIs) werden nicht an Dritte weitergegeben und dienen rein unternehmensinternen Zwecken. Partner APIs (eingeschränkte APIs) werden im Rahmen von definierten Geschäftsbeziehungen eingesetzt und dienen bestimmten Parteien zur gemeinsamen Nutzung von Daten. Public APIs (offene APIs) werden öffentlich zur Verfügung gestellt und können von Dritten verwendet werden.

Infografik mit dem Titel „Drei grundlegende Arten von APIs“. Sie beschreibt Private APIs, öffentliche APIs und Partner-APIs mit entsprechenden Symbolen und kurzen Beschreibungen unter jeder Kategorie, verfügbar auf Deutsch.
Die drei grundlegenden Arten von APIs: Private, Public und Partner.

Wie Microsoft und ECM kommunizieren

Bei der Integration von DMS und Microsoft 365 gelten Schnittstellen als die “unsichtbaren Helden”, die für eine nahtlose Kommunikation zwischen ECM- und Microsoft-Anwendung sorgen. Die Schnittstellenkompatibilität der ECM-Software ermöglicht es, dass Sie Dokumente aus Microsoft automatisch im ECM erstellen und verwalten können.

  • APIs (Application Programming Interfaces): Mit APIs können Entwickler*innen Anwendungen so gestalten, dass sie mit anderen Anwendungen kommunizieren. APIs sorgen für den sicheren und standardisierten Austausch von Daten zwischen Microsoft- und ECM-System, ohne dass User “ihr” System wechseln müssen.
  • GUI (Graphical User Interface): GUIs sind grafische Schnittstellen, die es Nutzenden ermöglichen, mit einem Computer oder einer Softwareanwendung zu interagieren. Sie bestehen aus grafischen Elementen wie Fenstern, Schaltflächen und Symbolen.

Funktionen & Vorteile von Schnittstellen

Schnittstellen dienen als Verbindungspunkte, die darüber entscheiden, wie einfach, schnell und effizient Sie ein Enterprise Content Management-System in Ihre bestehende Microsoft-Landschaft integrieren, gegebenenfalls erweitern und individuell anpassen bzw. konfigurieren können. Wenn Sie sich für einen ECM-Anbieter entscheiden, der fertig konfigurierte, hochintegrative Schnittstellen in seinem Leistungsprogramm bereitstellt, können Sie Daten und Informationen mühelos austauschen. Auf diese Weise schöpfen Sie das volle Potenzial einer integrativen ECM-Microsoft-Umgebung voll aus:

  • Einheitliche Datenbasis: Zertifizierte Schnittstellen vermeiden Doppelgleisigkeiten.
  • Nahtlose Prozesse: Schnittstellen ermöglichen den umfassenden Austausch und eine durchgängige Anbindung.
  • Benutzerinteraktion: Schnittstellen dienen der Interaktion zwischen User und Software. Sie bieten eine nutzerfreundliche Möglichkeit, um auf Funktionen zuzugreifen, Eingaben zu tätigen und Informationen zu erhalten – ohne eine gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.
  • Steuerung und Automatisierung: Schnittstellen können dazu verwendet werden, Prozesse zu steuern und zu automatisieren (Workflow-Schnittstellen).
  • Sicherheit und Zugriffskontrolle: Schnittstellen spielen auch eine wichtige Rolle hinsichtlich Sicherheit und Zugriffskontrolle.
  • Erweiterbarkeit und Anpassung: Schnittstellen ermöglichen es Entwickler*innen, Anwendungen zu erweitern und anzupassen.
Grafische Darstellung der Funktionen und Vorteile von Schnittstellen (APIs) bei der Verknüpfung von Unternehmenssoftware.
Funktionen und Vorteile von Schnittstellen (APIs) bei der Verknüpfung von Unternehmenssoftware.

APIs für eine zuverlässige, einfache Integration

Ob Ihre Eingangsrechnung automatisch durch Workflow Management aus dem E-Mail-Postfach an die zuständige Stelle weitergeleitet wird, der Freigabeprozess transparent abläuft und nach abschließender Prüfung alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert werden, hängt von der Art und Weise ab, wie Ihre ERP-Lösung (von Microsoft, SAP oder einem anderen Hersteller) mit dem ECM-System verbunden ist.

Professionelle ECM-Anbieter, die über vorgefertigte Schnittstellen für verschiedene Geschäftsanwendungen verfügen, bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeit- und Kostenersparnis. Diese Schnittstellen ermöglichen eine schnelle und problemlose Integration in Ihre IT-/ERP-Umgebung, ohne dass IT-Fachkräfte für Programmierung engagiert werden müssen. Dies minimiert nicht nur den initialen Aufwand, sondern erleichtert auch jede zukünftige Modifikation oder Erweiterung.

Zur Illustration:

Die API-Schnittstelle dient als spezialisiertes Programmierwerkzeug für besondere Anwendungen. Durch das objektorientierte OLE/COM-Programmierinterface können Nutzende direkt in DMS- oder ECM-Aktionen intervenieren, um besondere Funktionen oder Anpassungen zu realisieren. Das bedeutet, dass Ihr Engagement hauptsächlich in der Konfiguration und nicht in umfangreicher Programmierarbeit liegt.

LDAP – für eine Nutzerübernahme aus AD-Verzeichnissen

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist ein Netzwerkprotokoll, das für den Zugriff auf und die Abfrage von Verzeichnisdiensten verwendet wird. Verzeichnisdienste sind spezialisierte Datenbanken, die für die Speicherung, Organisation und den Zugriff auf Informationen optimiert sind, so zum Beispiel Microsoft Active Directory (AD).

Es wird hauptsächlich zur Verwaltung von Netzwerkressourcen und zur Authentifizierung und Autorisierung von Nutzenden in einem Windows-basierten Netzwerk verwendet. Active Directory speichert Informationen über Netzwerkobjekte, ermöglicht den Netzwerkadministrierenden die zentrale Verwaltung dieser Objekte und stellt Nutzenden und Anwendenden Verzeichnisdienste bereit. So kann bei Microsoft-zertifizierten ECM-Anbietern durch LDAP die Benutzerverwaltung des ECM mit dem Microsoft Active Directory synchronisiert werden.

Microsoft API

Alle Komponenten, Steuerelemente und Dienste von Microsoft verfügen über eine eigene API. Um die Arbeit mit den Microsoft-Diensten und Produkten zu optimieren, hat Microsoft “Graph” entwickelt.

  • Die Microsoft Graph API ist ein vielseitiges Werkzeug, das einen zentralen Endpunkt für den Zugriff auf Daten in der Microsoft-Cloud bietet. Dies bedeutet, dass verschiedene Office 365-Dienste wie OneNote, Outlook, OneDrive, Teams und SharePoint über diese API, die als “API für Office 365” bekannt ist, zugänglich sind. Dieser Ansatz sorgt für eine kohärente und einheitliche Methode, um auf Daten in der gesamten Microsoft 365-Suite zuzugreifen. Wenn Sie sich für einen ECM-Anbieter entscheiden, der eine REST-API verwendet, können Sie direkt auf diesen zentralen Endpunkt zugreifen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre bestehenden ECM-Systeme nahtlos in die Microsoft-Cloud zu integrieren und von den leistungsstarken Funktionen und Diensten zu profitieren, die Microsoft anbietet.
  • Microsoft Graph Connectors ermöglichen es Ihnen, Daten, die außerhalb der Microsoft-Cloud gespeichert sind, in Microsoft Graph-Diensten und -Anwendungen bereitzustellen. Das bedeutet, dass Sie nicht auf Informationen beschränkt sind, die ausschließlich in den Microsoft-Produkten gespeichert sind. Sie können auch auf externe Datenquellen zugreifen und diese in Ihr System integrieren.
  • Microsoft Graph Data Connect ist eine Erweiterung, die es ermöglicht, auf umfangreichere Datensätze zuzugreifen. Mit Data Connect können Unternehmen große Mengen von Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, verarbeiten und analysieren.
Eine Gruppe von Personen, die ihre Laptops an einem Tisch nutzen

Mediathek für Macher

Alle Webcasts rund um die ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS zum kostenlosen Abruf:
Digitale Rechnungsbearbeitung, digitales Vertragsmanagement und vieles mehr

Anbieterspezifische ECM-Interfaces

Die ECM-Branche zeichnet sich durch eine Vielzahl von Anbietern aus, die eigene spezialisierte Schnittstellen für eine Anbindung an Microsoft oder andere IT-Systeme bereitstellen. Diese Schnittstellen sind maßgeschneidert, um die spezifischen Funktionen ihrer Angebote optimal in bestehende IT-Landschaften zu integrieren.

ECM-Auswahl: Schnittstellen spielen wichtige Rolle

Bei der Auswahl eines ECM-Systems sollten Sie daher nicht nur die ECM-Funktionalitäten an sich berücksichtigen, sondern auch die Qualität und Anpassungsfähigkeit der bereitgestellten Schnittstellen in Ihre Entscheidung einfließen lassen. Abhängig von der Integrationstiefe können folgende Unterscheidungen gemacht werden:

  • Schnittstellen von einzelnen Client-Applikationen, zum Beispiel für lokal installierte Microsoft Office-Anwendungen
  • Export-/Importschnittstellen für asynchronen Datenaustausch, d. h. für Datenaustausch, der nicht in Echtzeit (simultan), sondern zu bestimmten Zeiten passiert
  • hochintegrative (REST-)API-Schnittstellen für eine tiefe Integration, zum Beispiel für Microsoft Dynamics 365 BC oder FO

Konkrete Beispiele für ERP-Schnittstellen von DMS/ECM anhand von enaio® – OPTIMAL SYSTEMS

Seit 2004 ist OPTIMAL SYTEMS Microsoft Gold zertifizierter Partner und ermöglicht eine enge Anbindung der DMS/ECM-Infrastruktur von enaio® an die Microsoft-Umgebung, speziell Microsoft 365, Microsoft Dynamics BC und FO. Die Beispiele dieser anwenderspezifischen Integrationsmöglichkeiten sollen demonstrieren, wie mithilfe von maßgeschneiderten (fertigen) Microsoft-ERP-Schnittstellen die Arbeitsprozesse optimiert und die Datenintegrität aufrechterhalten werden können.

Ein Auszug aus dem enaio® ERP-Schnittstellenkatalog:

  • enaio® dynamics-nav/dynamics-365: Hiermit können Eingangs- und Ausgangsdokumente elektronisch abgelegt, organisiert und archiviert werden. Microsoft Dynamics-Ausgangsbelege lassen sich damit auch in den ECM-Aktenstrukturen ablegen und ECM-Dokumente können mit Microsoft Dynamics-Belegen verknüpft und direkt aus Microsoft Dynamics heraus zur Anzeige gebracht werden. Neben den Microsoft Dynamics-Belegen können auch weitere Dokumente, wie z. B. Office-Dokumente oder E-Mails, in enaio® abgelegt und archiviert und über den gesamten Bestand an Dokumenten recherchiert werden.
  • enaio® dynamics-geschäftspartnerakte: Dieses Template ermöglicht die vorgangsbezogene Ablage und Zuordnung von Einkaufs- und Verkaufsbelegen aus Microsoft Dynamics heraus in einer ECM-Geschäftspartnerakte. ECM-Dokumente werden mit Microsoft Dynamics-Belegen verknüpft. Zudem werden ECM-Dokumente in Microsoft Dynamics angezeigt oder können im ECM-Client aufgerufen werden.
  • enaio® dynamics-posteingang: Damit können ECM-Dokumente direkt in Microsoft Dynamics als Listen dargestellt werden. Zu ECM-Dokumenten können sowohl deren jeweilige Indexdaten als auch die jeweils passende Dokumentenvorschau angezeigt werden. Es besteht die Möglichkeit, ECM-Dokumente mit Einkaufsbestellungen in Microsoft Dynamics zu verknüpfen bzw. neue Einkaufsrechnungen in Microsoft Dynamics anzulegen. Indexdaten können aus enaio® nach Microsoft Dynamics auf Kopfebene und für Microsoft Dynamics-Belege auch auf Positionsebene übernommen werden.
  • enaio® dynamics-rechnungseingang: Die Schnittstelle ermöglicht die Freigabe und die Kontierung von eingehenden Rechnungen bzw. Gutschriften über einen strukturierten Workflow im ECM-Client. Aus dem Microsoft Dynamics-Client heraus kann ein Workflow im ECM gestartet und weitergeleitet werden, die Vorgangsschritte selbst werden von den Anzuwendenden im ECM-Client ausgeführt. Die jeweiligen Belege können dabei über die gesamte Workflowbearbeitung hinweg in Microsoft Dynamics für die Buchung gesperrt werden. Mit dem Weiterleiten eines ECM-Workflowprozesses kann der Status nach Microsoft Dynamics übertragen werden. Nach der Dokumentenfreigabe im ECM-Client erfolgt die Datenübergabe an Microsoft Dynamics. Daten und Dokumente können manuell und automatisiert nach Microsoft Dynamics übernommen werden. Der Freigabeprozess dient zur Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. von Rechnungen mit Abweichungen zu den Bestell- bzw. Lieferzeilen oder sonstigen Beanstandungen. Eingehende Dokumente ohne Beanstandungen können ohne Prüfung direkt an Microsoft Dynamics weitergegeben werden. Zusätzlich können mit der Schnittstelle Stammdaten aus Microsoft Dynamics zur Dokumentenanalyse übertragen werden. Kreditorendaten und Warenbezüge zu eingehenden Dokumenten können so automatisch ermittelt und übernommen werden.
  • enaio® dynamics-wareneingang-lieferscheine: Das Template ermöglicht es, eingehende Lieferscheine über den Microsoft Dynamics-Beleg “Wareneingang” einem Bestellprozess in Microsoft Dynamics zuzuordnen. So können Lieferscheindokumente zu den Wareneingangs-, Bestellungs- und Rechnungsdokumenten aufgerufen und angezeigt werden.
  • enaio® dynamics-fibu-buchblätter: Ermöglicht das Verknüpfen von Dokumenten bei Buchungen über Microsoft Dynamics-Buchblatt. Zu den entstehenden Posten lassen sich darüber die zugeordneten Dokumente im Microsoft Dynamics-Client anzeigen.
  • enaio® dynamics-ax: Dokumente aus Microsoft Dynamics AX werden in enaio® archiviert und können direkt aus Dynamics AX zur Anzeige gebracht werden. Externe Dokumente können gescannt, per OCR, ICR bzw. Barcode-Erkennung automatisch verschlagwortet, validiert und an der richtigen Stelle in enaio® abgelegt werden. Neben dem Anzeigen von Dokumenten zu den Datensätzen in Dynamics AX kann auch über den gesamten Archivbestand recherchiert werden, wie z. B. eingescannter Schriftverkehr, Drucklisten aus Altsystemen, Office-Dokumente, Presse-Artikel und technische Zeichnungen, Diktat-Dateien und digitale Videos.
  • enaio® dynamics365-fo: Diese Schnittstelle ermöglicht einen Dokumenten- und Informationsaustausch zwischen beiden Systemen – angefangen von Stammdaten der Kreditoren oder Debitoren bis hin zum Austausch von diversen Businessdokumenten (Bestellungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen). Im Rahmen der Interaktion beider Systeme ist es möglich, direkt aus der Browseranwendung von Dynamics 365 FO in den Webclient von enaio® in die entsprechende Akte (z. B. Lieferantenakte) zu springen.

Microsoft und ECM: Vorteile der Integration mittels REST-API

Ein einfacher Austausch zwischen verschiedenen Anwendungen legt die Basis, um das volle Potenzial von systemübergreifenden Daten- und Informationsprozessen auszuschöpfen. Die Nahtlosigkeit, also die Beseitigung von Medienbrüchen, trägt dazu bei, dass Informationen im gesamten Unternehmen in Echtzeit fließen können.

Je nach Professionalisierungsgrad bieten ECM-Anbieter unterschiedliche Schnittstellenlösungen für die Anbindung an Ihre Microsoft-Umgebung an. Die fortschrittlichste Methode ist die Anbindung über die REST-API-Technologie. Eine REST-API ist ein architektonischer Ansatz (RESTful API), der eine Transaktion in mehrere kleine Einheiten unterteilt. Jede Einheit kümmert sich um einen spezifischen Aspekt der Transaktion.

Diese modulare Struktur bietet den Vorteil der hohen Flexibilität. Gleichzeitig stellt sie auch eine große Herausforderung dar, sie zu entwickeln und zu programmieren. REST-APIs unterstützen viele Dateiformate, wie json oder xml und eignen sich auch für die Verbindung mit Cloud-Diensten, wie zum Beispiel Microsoft 365.

Sicherheit comes first

API-Gateway

Damit APIs auch sicher sind und der Zugriff auf die Schnittstellen kontrolliert werden kann, verwenden einige ECM-Anbieter ein API-Gateway. Ein API-Gateway ist im Wesentlichen ein Server, der als API-Frontend fungiert und Anfragen an die entsprechenden Backend-Dienste weiterleitet. Er bietet eine einzige, zentrale Schnittstelle für den Zugriff auf verschiedene APIs und erleichtert so deren Verwaltung und Sicherheit.

Authentifizierung

Die Authentifizierung ist der Prozess der Überprüfung der Identität von Nutzenden oder Anwendungen, die auf eine API zugreifen möchten. Dies kann durch die Verwendung von Namen und Passwörtern für Benutzende, API-Schlüsseln oder anderen Methoden wie OAuth-Token erreicht werden. Ein API-Gateway kann diese Authentifizierungsfunktion übernehmen und sicherstellen, dass nur authentifizierte Benutzende oder Anwendungen Zugriff auf die APIs haben.

Autorisierung

Die Autorisierung ist der Prozess der Festlegung, welche Aktionen authentifizierte Benutzende ausführen dürfen. Dies kann den Zugriff auf bestimmte Endpunkte, das Lesen oder Schreiben von Daten oder andere Aktionen umfassen. Ein API-Gateway kann Richtlinien und Regeln für die Autorisierung festlegen und durchsetzen und so den Zugriff auf die APIs entsprechend steuern.

Flexible Architektur

Die flexible Natur von RESTful APIs ermöglicht eine flexible Anbindung eines Enterprise Content Management-Systems an Microsoft-Lösungen und -Tools, die sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen lässt. Indem Transaktionen in kleinere Module unterteilt werden, kann jede Komponente unabhängig voneinander entwickelt und angepasst werden. Diese Flexibilität ist besonders in sich schnell entwickelnden digitalen Umgebungen wertvoll. So kann eine gut konzipierte RESTful API über die Zeit hinweg wachsen und sich weiterentwickeln, ohne dass dabei der grundlegende Aufbau der API infrage gestellt wird. Trotz der Herausforderungen, die mit dem Design einer REST-API von Grund auf verbunden sind, bietet die flexible Architektur deutliche Vorteile.

Wenn Sie Microsoft an eine DMS-Software anbinden, erfüllt die REST-API-Technologie folgende Aufgaben:

  • Hochladen von Dokumenten: Das erste Modul Ihrer RESTful API könnte für das Hochladen von Dokumenten in das DMS verantwortlich sein. Dies ermöglicht es Benutzenden, Dokumente aus der Microsoft-Anwendung direkt in das DMS zu übertragen.
  • Dokumentensuche: Ein zweites Modul könnte für die Suche nach Dokumenten im ECM verantwortlich sein. User*innen könnten über ihre Microsoft-Anwendung nach bestimmten Dokumenten suchen, die im DMS gespeichert sind, basierend auf Kriterien wie Dateiname, Erstellungsdatum, Autor*innen oder sonstigen Metadaten.
  • Anzeigen von Dokumenten: Ein drittes Modul könnte es Anwendenden ermöglichen, Dokumente direkt aus ihrer Microsoft-Anwendung heraus anzuzeigen, ohne das DMS öffnen zu müssen.
  • Bearbeitung von Dokumenten: Ein viertes Modul könnte die Möglichkeit bieten, Dokumente in der Microsoft-Anwendung zu bearbeiten und die Änderungen automatisch im DMS zu speichern.

Jetzt nehmen wir an, Sie möchten Ihre Anbindung erweitern, um auch E-Mails aus der Microsoft-Anwendung über die DMS-Software speichern und verarbeiten zu können. Da Ihre API modular ist, können Sie einfach ein neues Modul hinzufügen, das sich um das Speichern von E-Mails kümmert, ohne die bestehenden Module zu beeinträchtigen.

Modulbauweise für hohe Skalierbarkeit

Die Modulbauweise bietet nicht nur Flexibilität bei der Anbindung an andere Anwendungen, sondern auch Skalierbarkeit für das Enterprise Content Management-System selbst. Wenn die Anforderungen an das ECM steigen, beispielsweise durch eine Zunahme der Anzahl der Dokumente oder User, kann die ECM-Software durch eine Load-Balanced-Struktur erweitert werden. Dabei werden eingehende Anfragen auf mehrere Server verteilt, um die Last zu verteilen und eine schnelle und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten.

Die Module des ECM können auf diesen verschiedenen Servern ausgeführt werden und parallel arbeiten. So kann das ECM mit den wachsenden Anforderungen Schritt halten und weiterhin eine hohe Leistung und Verfügbarkeit bieten.

Ein Schaubild, das zeigt, wie Microsoft Software mittels einer REST-API mit einem ECM verbunden werden kann.
Vorteile der Integration mittels REST-API.

Universelle Kompatibilität

Wenn Sie sich für einen ECM-Anbieter entscheiden, der Ihr Dokumentenmanagement mittels REST-API an Ihre Office 365-Welt anbindet, können bereits fertige Standardlösungen genutzt werden – unabhängig von System, Technologie, Programmiersprache oder Hostingort. Das ermöglicht auch die zuverlässige Integration in Drittsysteme. So können Sie Daten und Dokumente nahtlos zwischen den Systemen austauschen. Dies erleichtert die Arbeit der User*innen, die auf Dokumente aus verschiedenen Systemen zugreifen müssen, und erhöht die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit.

Die universelle Kompatibilität durch die Verwendung der REST-API ermöglicht es Ihnen, eine ECM-Lösung in die bestehende Microsoft oder IT-Infrastruktur zu integrieren und so die Vorteile einer übergreifenden, zentralisierten Plattform zu nutzen, ohne die bestehenden Systeme zu ersetzen oder zu ändern.

Integration von ECM in Microsoft – so profitieren Nutzende

Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist ein kritischer Geschäftsprozess, der sicherstellen soll, dass eingehende Rechnungen korrekt sind, bevor sie bezahlt werden. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, die mittels automatisierter Workflows optimiert abgewickelt werden können:

  • Rechnungserfassung: Der Prozess beginnt mit der Erfassung der Rechnung. Dies erfolgt durch das Auslesen von elektronischen Rechnungen aus E-Mails durch einen Scanner (Verifier).
  • Export: In diesem Schritt werden die ausgelesenen Rechnungsdaten, wie zum Beispiel Mandaten, Umsatzsteuer, Rechnungsdatum, Betrag usw. aus dem Verifier exportiert und für den Import in das DMS vorbereitet.
  • DMS-Import: Mit der Rechnung werden sämtliche relevanten Indexdaten der Rechnung mit importiert.
  • Automatischer Freigabeworkflow: Nach dem Import in das DMS wird automatisch ein Freigabeworkflow gestartet. Dieser Workflow umfasst sowohl die sachliche als auch die fachliche Prüfung der Rechnung. Bei erfolgreicher sachlicher Prüfung wird die Rechnung automatisch zur fachlichen Prüfung weitergeleitet. Die dafür verantwortlichen Personen sind in Microsoft-BC definiert.
  • Finanzielle Freigabe: Wenn keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, wird die Rechnung nach erfolgreicher sachlicher und fachlicher Prüfung an die Verantwortlichen für die finanzielle Freigabe weitergeleitet. Dies ist der letzte Schritt des Freigabeworkflows.
  • Statusänderung und ERP-Integration: Nach der finanziellen Freigabe wird der Status der Rechnung im DMS automatisch auf “ERP-Übergabe” geändert. Dies signalisiert dem ERP-System (Enterprise Resource Planning), dass sich ein Dokument im Posteingang befindet und bereit ist, im ERP-System verarbeitet zu werden.
  • Dokumentenverknüpfung: Die Rechnung wird zusammen mit dazugehörigen Dokumenten, wie z. B. Lieferschein, Foto usw. archiviert. Im DMS kann direkt zu allen zugehörigen Dokumenten (Bestellung, Lieferschein, Grafik, Rechnung, Protokoll) gesprungen werden, um einen vollständigen Überblick über den gesamten Vorgang und die gesamte Akte zu erhalten.

Durch die Automatisierung des Eingangsrechnungsprüfungsprozesses können Sie sicherstellen, dass Rechnungen schnell und effizient verarbeitet werden. Dies optimiert den Ablauf, erhöht die Transparenz und reduziert Verzögerungen im Rechnungsbearbeitungsprozess, wodurch Kosteneinsparungen, sei es durch das rechtzeitige Nutzen von Skonti oder anderweitige Kostenreduktionen, realisiert werden.

Fazit: 7 schlagkräftige Vorteile durch das Zusammenspiel von DMS-System und Microsoft

Die Kombination von Enterprise Content Management (ECM) mit Microsoft-Technologien erzeugt eine Synergie, die dazu beiträgt, Ihre betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig ein tiefgreifendes Maß an Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften (DSGVO und Compliance) zu gewährleisten. Das Ergebnis ist eine integrierte, volldigitalisierte Lösung, die moderne Geschäftsanforderungen erfüllt:

  1. Revisionssichere Archivierung
  2. Versionierung von Dokumenten
  3. Datenübernahme direkt in Microsoft-Office – ohne Zwischenablage
  4. Kontextbezogene Dateiablage direkt aus Microsoft Outlook
  5. Inhaltsbasierte Suchfunktion
  6. Workflows, z. B. für Dokumentenfreigabe inkl. digitaler Signatur
  7. Kollaboration mit MS Outlook, MS Teams und Drittanwendungen

FAQ zum Thema Microsoft & DMS-Software

F: Ist SharePoint ein DMS?

Microsoft SharePoint dient zum Erstellen von Websites und als sicherer Ort zum Speichern, Strukturieren, Freigeben und Zugreifen auf Informationen. SharePoint ist somit keine DMS-Software, verfügt jedoch über rudimentäre Funktionen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements.

F: Was ist der Unterschied zwischen Microsoft SharePoint DMS und einem klassischen DMS?

Microsoft SharePoint und klassische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) haben den Zweck, Unternehmen bei der Verwaltung, Speicherung, Suche und Wiederauffindung von Dokumenten zu unterstützen. Obwohl sie ähnliche Ziele verfolgen, deckt das Microsoft-Produkt Basisbereiche (Erstellung, Verwaltung und Teilen von Dokumenten) und eine klassische DMS-Software Spezialfunktionen (zentrale Speicherung, Archivierung, Workflows, elektronische Akten) rund um das Dokumentenmanagement ab.

F: Warum ist eine Integration von Enterprise Content Management-System und Microsoft sinnvoll?

Viele Unternehmen arbeiten erfolgreich mit verschiedenen Microsoft-Produkten und verfügen damit über eine solide Basis für ihr Informationsmanagement. Um noch mehr aus M365 herauszuholen, ist die Integration eines Enterprise Content Management-Systems in die bestehende Microsoft-Landschaft eine gute Option, um Geschäftsprozesse durchgängig zu optimieren. Ob Eingangsrechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement – die kontextorientierte Verbindung von Prozessen und Dokumenten reduziert Aufwand und Kosten, erhöht die Qualität und erleichtert den Geschäftsalltag in allen Bereichen und Abteilungen.

F: Welche Schnittstellen ermöglichen die Verbindung von Microsoft und ECM?

Je nach Anbieter gibt es verschiedene Schnittstellen, die die Kommunikation zwischen Microsoft und ECM ermöglichen. Die Bandbreite reicht von Schnittstellen von einzelnen Client-Applikationen (zum Beispiel für lokal installierte Microsoft-Office-Anwendungen) über Export-/Importschnittstellen für asynchronen Austausch bis zu hochintegrativen (Rest-)API-Schnittstellen für tiefe Integration zum Beispiel für Microsoft Dynamics 365 BC oder FO.

F: Was ist der Vorteil von fertig konfigurierten Schnittstellen für Microsoft?

Der Vorteil von fertig konfigurierten Schnittstellen liegt darin, dass sie den Integrationsprozess zwischen verschiedenen Systemen oder Anwendungen beschleunigen und vereinfachen. Vorkonfigurierte, hochintegrative Schnittstellen ermöglichen eine Integration ohne umfassende individuelle Programmierung. Für das individuelle Customizing reicht eine gemeinsam mit dem Hersteller initiierte Konfiguration. Dies führt zu einer reduzierten Implementierungszeit und geringeren Entwicklungskosten. Durch die Nutzung fertig konfigurierter Schnittstellen können Unternehmen auch Fehlerquellen minimieren, da diese Schnittstellen bereits in vielen Fällen getestet und optimiert wurden. Dies ermöglicht eine zuverlässigere Datenübertragung und verringert das Risiko von Kompatibilitätsproblemen.

F: Funktioniert eine Integration von ECM zu Microsoft auch, wenn Microsoft in der Cloud läuft?

Eine nahtlose Integration einer ECM-Lösung zu Microsoft ist auch möglich, wenn Microsoft-Produkte in der Cloud, beispielsweise über Microsoft 365, betrieben werden. Viele moderne ECM-Lösungen sind bereits für Cloud-Integrationen konzipiert und werden mit offenen REST-APIs integriert.

F: Bei einer ECM-Integration in M365: In welchem System arbeite ich?

Bei einer Verbindung eines Enterprise Content Management-Systems mit Ihrer Microsoft-Umgebung arbeiten Sie direkt aus dem ECM heraus. Je nach ECM-Software können Sie zum Beispiel über ein Dashboard Office-Dokumente direkt bearbeiten. Der Vorteil ist, dass Sie – ohne die Anwendung zu wechseln – Excel, Word oder PowerPoint öffnen, starten oder bearbeiten können.