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18. Juni 2024

DMS und Kollaboration:
das Beste aus beiden Welten

Dr. Nikola Milanovic Chief Technology Officer OPTIMAL SYSTEMS

Dr. Nikola Milanovic

Chief Technology Officer (OPTIMAL SYSTEMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist vor allem dafür gedacht, Informationen wie beispielsweise digitale Dokumente und deren Metadaten (Informationen, die die Dokumente beschreiben) zu speichern und such- bzw. auffindbar zu machen. Bis vor zehn Jahren mag das der Wahrheit entsprochen haben, heute jedoch stimmt das nicht mehr ganz: denn ein DMS sollte Lösungen für konkrete Anwendungsfälle bieten und nicht (nur) Dokumentenspeicher sein.

Ein beispielhafter Anwendungsfall ist das Erstellen von digitalen Inhalten und das gemeinsame Bearbeiten bzw. Teilen dieser Inhalte. Natürlich sollte ein DMS heute noch viel mehr leisten können: dazu gehören Prozesse für die Rechnungsfreigabe, das Vertragsmanagement, Projektmanagement usw. Diese Aufgaben werden in der Regel mit einer Workflow Engine realisiert. Diesmal wollen wir jedoch den Fokus auf die Kollaboration legen, nicht auf den Workflow. Denn die Kollaboration, also das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, ist ein zentrales Thema – und vor allem relevant für viele andere Anwendungsfälle eines DMS.

Welche Probleme gibt es beim kollaborativen Arbeiten in einem DMS?

Bei der Erstellung von digitalen Inhalten gibt es viele Herausforderungen zu bewältigen. Dazu zählen die Speicherung, Versionierung, das gemeinsame Bearbeiten (in Echtzeit), die automatisierte Erstellung von Dokumenten, das Thema Sicherheit, das Teilen und die Verknüpfung mit gängigen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen wie beispielsweise Microsoft 365 oder Google Workspace.

Ein DMS kann (und sollte) nicht die Kollaborationsfunktionalitäten, wie beispielsweise Chat, Online-Bearbeitung oder Videokonferenzen, implementieren. Es wäre sogar absurd, würde ein DMS dies versuchen. Stattdessen sollte es sinnvolle Schnittstellen zu bestehenden Plattformen bieten. Als Beispiel betrachten wir die Integration mit Microsoft 365 (Teams, Office Online). Das Szenario mit Google Workspace würde nicht viel anders aussehen.

Bei den genannten Beispielen wird es vor allem um das Dokumentenmanagementsystem enaio® gehen. Die Anforderungen wären bei einem Konkurrenzprodukt jedoch nicht viel anders.

Der erste und offensichtlichste Vorteil beim Einsatz eines DMS für das gemeinsame Bearbeiten besteht darin, dass es eine zentrale Plattform bietet, auf der alle Dokumente und Informationen, an denen gemeinsam gearbeitet wird, gespeichert werden. Anwender*innen müssen keine Zeit mehr darin investieren, zahlreiche Kopien desselben Dokuments auf unterschiedlichen lokalen Speichermedien zu verfolgen oder die aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Durch die Nutzung der leistungsstarken Sicherheits- und Versionskontrollmechanismen eines DMS entfällt das Speichern von lokalen Kopien mehrerer Dokumentenversionen. Darüber hinaus ist es sehr einfach, den Zugriff auf Versionen eines Dokuments zu beschränken. Die Versionierung ermöglicht es, an mehreren Versionen eines Dokuments gleichzeitig zu arbeiten, während eine Version, die nach außen veröffentlicht wird, “eingefroren” wird. Die folgende Abbildung zeigt, wie verschiedene Dokumentenversionen (in enaio® werden diese als Varianten bezeichnet) als ein Objekt in einem DMS-System koexistieren können:

Ein Computerbildschirm, auf dem eine Dokumentenliste zur Variantenverwaltung angezeigt wird. Die Tabelle enthält Spalten für Versionen, Erstellernamen, Daten, Beschreibungen, Sprachen und Dateitypen. Es sind mehrere Einträge sichtbar, mit Dateitypen wie INDD und PDF.
Varianten in enaio®

Damit entfällt die mühsame Unterscheidung von Dokumentenversionen anhand von Dateinamen oder Verzeichnisstrukturen oder einer Kombination dessen.

Wie funktioniert das Bearbeiten von Dokumenten in einem DMS?

Ein DMS kann ebenso hilfreich bei der Erstellung von Inhalten sein: So gibt es dort ein System von Vorlagen mit “Platzhaltern”, die “live” mit Daten befüllt werden. Dabei können beispielsweise Adressdaten eines Vertragspartners oder medizinische Ergebnisse aus einem Laborbericht in eine Dokumentenvorlage eingefügt werden. In enaio® wird dieser Mechanismus “Datenübernahme” genannt und damit eine unterstützte Zusammenarbeit bei der Erstellung von Dokumenten ermöglicht: Eine Benutzergruppe kann Vorlagen erstellen, eine weitere kann Daten importieren, die diese Vorlagen speisen, und eine dritte kann Vorlagen und Daten verwenden, um die finalen Dokumente zu erstellen.

Wir haben also Dokumente in einem DMS gespeichert und wollen diese gemeinsam mit Kolleg*innen bearbeiten. Wie lassen sich Probleme mit Nebenläufigkeiten lösen? Natürlich kann ein DMS ein Dokument sperren, während ein*e Benutzer*in daran arbeitet. Das verhindert, dass andere Personen gleichzeitig daran arbeiten, und garantiert die Integrität des Dokuments. Aber ist das tatsächlich ein positiver Aspekt? Wollen wir wirklich so pessimistisch sein und Dokumente mit einer Sperre versehen, sodass wir Benutzer*innen daran hindern, diese gemeinsam zu bearbeiten? Eine Konsequenz davon könnte sein: Die Leute vergessen, jene Dokumente zu entsperren, wenn sie fertig sind, sodass sie gesperrt (oder in enaio®: ausgecheckt) bleiben und somit nicht weiter bearbeitet werden können. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dies war das übliche Problem der ersten Generation von Versionskontrollsystemen für Quellcode. In einem typischen Büro hörte man oft Entwickler*innen rufen: “Hey, kannst du bitte die Loader-Klasse einchecken? Ich möchte bitte weiter daran arbeiten.” Glücklicherweise wurden irgendwann Chatprogramme eingeführt, sodass es keinen Grund mehr gab, durch das halbe Büro zu rufen. Und dann kam Git. Mit Git war es zum ersten Mal möglich, effizient am selben Code zu arbeiten (neben anderen tollen Dingen), und die Änderungen wurden automatisch zusammengeführt. Microsoft 365 (insbesondere Office Online) und Google Workspace können dasselbe mit Office-Dokumenten tun. Daher muss ein DMS diese Funktionen einfach integrieren, anstatt die Dokumente, an denen die Benutzer*innen arbeiten, zu sperren.

Auf einem Computerbildschirm wird links eine Dokumentenverwaltungsoberfläche mit einer Liste von Dateien, ihren Typen, Daten und anderen Details angezeigt. Auf der rechten Seite wird eine PowerPoint-Folie mit dem Titel „enaio Release 10.0“ von OPTIMAL SYSTEMS in Office 365 angezeigt.
Microsoft 365-Integration mit enaio®

In enaio® wurde diese Integration zum Beispiel ganz nahtlos umgesetzt:

Eine Version eines Dokuments wird im DMS gespeichert. Wenn Benutzer*innen ein Dokument bearbeiten möchten, tun sie dies einfach in Office Online, direkt aus dem enaio® client heraus. Alle anderen können an der Sitzung teilnehmen und in Echtzeit zusammenarbeiten – eine Standardfunktion von Office Online. Sobald der*die letzte Benutzer*in die Bearbeitungssitzung verlässt, wird die finale Version wieder in enaio® gespeichert. Dies ist meiner Meinung nach ein großartiges Beispiel für die Kombination der zentralen Speicherung eines DMS und der Flexibilität eines Cloud-Dienstes wie Office Online. Das DMS bleibt als Dokumentenspeicher der “Single Point of Truth”.

Es kontrolliert auch die Zugriffsrechte. Während einer Bearbeitungssitzung “verlässt” eine Version des Dokuments das DMS und wird vorübergehend in einem geschützten Speicher in Azure gespeichert. Niemand sonst kann auf dieses Dokument in Azure zugreifen. Nach Ablauf der Bearbeitungssitzung wird die letzte Dokumentenversion wieder in enaio® gespeichert und die temporäre Arbeitskopie in Azure gelöscht. Während der Bearbeitungssitzung werden alle Zugriffsrechte von enaio® beachtet, sodass keine Informationen an Unbefugte weitergegeben werden. Dies ist wirklich eine Integration, die das Beste aus beiden Welten vereint.

Ein Dokument im DMS in Microsoft Teams gemeinsam bearbeiten

Jetzt können wir Dokumente in einem DMS speichern, Zugriffsrechte und Versionierung steuern und sogar in Echtzeit gemeinsam an den Dokumenten arbeiten. Wie sieht es mit der Kommunikation aus? Natürlich kann jedes DMS einen Link zu einem Objekt erzeugen und per E-Mail versenden. Aber das ist so veraltet. Was wir wirklich wollen, ist die Integration in moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, wie Microsoft Teams oder Google Chat. Und genau das macht enaio® mit Microsoft Teams, wie hier dargestellt:

Screenshot einer Chat-Konversation in Microsoft Teams. Im Chat wird eine Datei freigegeben, eine Person stellt sich vor und es wird über eine Zusammenarbeit gesprochen. Sichtbare Nachrichten sind auf Deutsch.
MS Teams-Integration mit enaio®: Dokumente im Chat teilen
Ein Screenshot eines Dokuments mit dem Titel „Freigabe einer Rechnung“ mit den Abschnitten „Rechnungseingang“, „Rechnungsprüfung“ und „Rechnungsfreigabe“. Registerkarten oben weisen auf Optionen zur Dokumentverwaltung hin, während in der Seitenleiste Miniaturansichten der Dokumentseiten angezeigt werden.
MS Teams-Integration mit enaio®: Darstellung eines Dokuments

Wir sind uns bewusst, dass Menschen in Microsoft Teams arbeiten und dies als ihren wichtigsten Knotenpunkt für die Zusammenarbeit betrachten. Anstatt also zu versuchen, die Teams-Funktionalität in einem DMS abzubilden, integrieren wir die DMS-Funktionalität in Teams. So müssen Nutzer*innen von Teams ihre Kommunikations- und Kollaborationsumgebung nicht verlassen und können trotzdem von einem DMS profitieren. Wie geht das?

Die Abbildung oben zeigt, wie Sie ein Dokument aus enaio® in eine Teams-Konversation einfügen. Dabei kann es sich um jede beliebige Konversation in Teams handeln: einen Chat, einen Videoanruf, eine wiederkehrende Besprechung. Einfach ausgedrückt wird ein Dokument dem Kontext einer Unterhaltung hinzugefügt, so wie jedes andere Dokument der Registerkarte “Dateien” hinzugefügt wird. Eigentlich ist es ganz ähnlich. Es gibt sogar eine enaio®-Registerkarte in Teams, auf der Sie alle enaio®-Dokumente finden können, die im aktuellen Kontext geteilt wurden. Aber das ist noch nicht alles: Auf dieser Registerkarte haben Sie vollen Zugriff auf die Office Online-Integration! Sie können direkt in Teams mit der Bearbeitung eines enaio®-Dokuments beginnen, und es gelten dieselben Regeln wie bei der “normalen” Office-Integration. Außerdem können Sie von Teams aus zu enaio® springen, die Metadaten des Dokuments einsehen, die Dokumentenhistorie prüfen oder das Dokument lokal herunterladen (falls Sie das aus irgendeinem Grund möchten).

Sie können Teams weiter nutzen und Dokumente aus einem DMS nach Belieben teilen, während sie in einem DMS gespeichert sind. Damit profitieren Sie von allen damit verbundenen Vorteilen.

Es geht auch umgekehrt: Es ist möglich, dass Benutzer*innen externe Dokumente zu Teams hinzufügen möchten. Sie können diese Dokumente natürlich auch direkt aus Teams heraus in einem DMS speichern. In enaio® werden sie an einem allgemeinen Ablageort gespeichert. Danach können Sie bequem im enaio® client darauf zugreifen und so weiterarbeiten, als hätten Sie sie einfach per Drag-and-Drop abgelegt.

Das Kollaborationspuzzle ist fast komplett: Wir können Dokumente speichern, den Zugriff auf sie steuern, sie alleine oder gemeinsam mit anderen bearbeiten, alle Änderungen und Versionen nachverfolgen, sie sogar transparent über MS Teams teilen – und zugleich von den Vorteilen eines DMS als zentralem Speicherpunkt profitieren. Eine Sache fehlt allerdings noch: Wie teilt man Dokumente mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens? Sie möchten beispielsweise, dass ein Anwalt einen Vertrag überprüft, bevor Sie diesen an einen Geschäftspartner senden. Oder vielleicht soll eine Architektin Ihr Raumkonzept in Augenschein nehmen?

Natürlich können Sie solche Dokumente aus dem DMS exportieren und per E-Mail versenden. Das ist eine Option. Auf diese Weise gehen allerdings fast alle Vorteile des DMS verloren. Das Dokument hat gerade Ihren “Single-Point-of-Truth”-Speicher verlassen; alle Änderungen, die in der Zwischenzeit stattfinden, sind einem Dritten nicht bekannt (es sei denn, Sie senden das Dokument jedes Mal erneut). Sie haben keine Ahnung, was mit dem Dokument auf der anderen Seite passieren wird. Es muss doch einen besseren Weg geben, oder? Es gibt sogar zwei.

Kollaboratives Arbeiten in einem DMS: enaio® colab

Die erste Lösung besteht darin – wie bereits beschrieben –, einfach eine Teams-Integration einzusetzen. Sie erstellen eine Besprechung, teilen ein Dokument und laden Externe dazu ein, das Dokument gemeinsam zu bearbeiten. Der Nachteil ist, dass externe Nutzer*innen nach Beenden der Besprechung nicht mehr auf die Besprechung und damit auf die Dokumente zugreifen können. Für einmalige Präsentationen kann also eine Teams-Integration ausreichen. Für eine langfristige Zusammenarbeit ist eine andere Lösung erforderlich. Sie basiert darauf, externen Benutzer*innen über Tokens temporär Zugriff auf ein DMS zu gewähren. Bei enaio® heißt diese Lösung enaio® coLab.

Auf einem Computerbildschirm wird die Benutzeroberfläche einer Projektmanagement-Software angezeigt. Auf der linken Seite wird eine Auswahl von Dateien und Ordnern mit dem Namen „Admin-Dokumentation“ angezeigt. Auf der rechten Seite befindet sich ein Dokumentvorschaufenster mit mehreren Seiten und in der oberen Leiste finden Sie verschiedene Menüoptionen.
Projektübersicht in enaio® coLab

Mit enaio® coLab können Sie als DMS-Anwender*in einen Satz an Dokumenten auswählen und diese kontrolliert externen Anwender*innen zur Verfügung stellen. Das heißt, Sie können kontrollieren, welche Dokumente für wen, wie lange und mit welchen Zugriffsrechten zugänglich sind. Dies ermöglicht eine feingranulare Kontrolle: Die Dokumente verlassen nie Ihr DMS, und externe Benutzer*innen können trotzdem darauf zugreifen und sie ändern. In enaio® coLab steht sogar eine Office 365-Integration zur Verfügung, sodass sich der Kreis nahtlos schließt. Externe Nutzer*innen erhalten Einmal-Tokens und werden entweder über einen bekannten, vertrauenswürdigen OIDC-Anbieter (Google, Microsoft, LinkedIn) authentifiziert, oder sie erstellen einen Account in enaio® coLab und können diesen in der Zukunft weiter verwenden. enaio® coLab bietet auch sogenannte Projekträume, in denen Sie mit mehreren internen und externen Benutzer*innen zusammenarbeiten, grundlegende Meilensteine für das Projekt definieren und Nachrichten austauschen können.

Eine Projektmanagement-Schnittstelle, die Projektmitglieder, zugewiesene Aufgaben und Projektnachrichten anzeigt. Im linken Bereich sind Mitglieder und Aufgaben mit Fristen aufgelistet. Im rechten Bereich werden eine Reihe von Projektnachrichten angezeigt, die von Teammitgliedern ausgetauscht werden.

Document sharing mit enaio® coLab

enaio®-Dokumente effizienter und sicherer teilen: über eine Plattform

Der Hauptzweck bleibt jedoch das Teilen von enaio®-Dokumenten mit externen Benutzer*innen, ohne dass diese Dokumente jemals enaio® verlassen. Bei ausreichender Berechtigung können externe Benutzer*innen sogar neue Dokumente zum Projektraum hinzufügen und so Ihr DMS um externe Dokumente erweitern. Dies kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen, wie etwa Sicherheitsrisiken. Daher bietet enaio® coLab auch für diesen Anwendungsfall eine Möglichkeit zur Integration von Antivirenlösungen.

Kurz gesagt: Ein DMS möchte das federführende System sein, ein “Single Point of Truth”, die Hoheit über alle Dokumente und Daten haben. Und das ist gut so, denn es bringt enorme Vorteile mit sich. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine flexible und dynamische Zusammenarbeit durch intelligente Integration mit modernen, cloudbasierten Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace nicht möglich ist. Wenn überhaupt, dann beweisen Integrationen wie die von OPTIMAL SYSTEMS mit enaio® und Microsoft 365, dass das Ganze manchmal doch mehr ist als die Summe seiner Teile.

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