28. Mai 2021

Microsoft 365 – was es kann, was es bietet

Etwa 85 Prozent aller Büromitarbeiter in Deutschland nutzen Microsoft Office, heißt es laut einer Studie des Kölner Unternehmens empower. Die Office-Software erfreut sich weiterhin großer Popularität – und hat mit Microsoft 365 zudem den Sprung in die Zukunft bewältigt. Doch was bietet das Tool eigentlich – und wie arbeitet es mit einem ECM-System perfekt zusammen?

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist ein Programmpaket, das sich unter anderem aus den bekannten Office-Anwendungen zusammensetzt. Mit dem Lizenz- bzw. Abomodell bekommt jeder Nutzer Zugriff auf die gesamten Office-Tools.

In der Grundausstattung sind es folgende Office-Online-Bestandteile:

  • Word – Textverarbeitung
  • Excel – Tabellenkalkulation
  • PowerPoint – Präsentationen
  • Outlook – E-Mail-Management

Diese Tools sind in den Abonnementangeboten von Microsoft 365 enthalten und machen den Kern der Office-Anwendungen aus. Die Module Publisher und Access sind nicht in allen Editionen und zudem nicht für MacOS verfügbar.

Über die Standard-Programme hinaus werden die folgenden Office-Dienste angeboten:

  • Microsoft Teams – Chat-Tool
  • Microsoft Planner – Planungs- und Aufgabenmanagement
  • Microsoft OneNote – Notizbuch
  • SharePoint – Projektverwaltung und Zusammenarbeit
  • OneDrive – Cloud-Speicher

Diese Dienste gibt es als Cloud-Abonnements und benötigen keine Server-Installation. Sie sind somit als Software as a Service-Modelle nutzbar.

Darüber hinaus existieren weitere Apps, die u. a. die Team- und Projektarbeit an Schulen und Universitäten, kleinen und mittleren Unternehmen sowie speziell in Großunternehmen und Organisationen unterstützen.
Je nachdem, ob das Abonnement zu privaten oder betrieblichen Zwecken genutzt wird, stehen verschiedene Tarifpakete zur Verfügung. So können Privatnutzer beispielsweise aus den Tarifen Microsoft 365 Family und Microsoft 365 Single wählen. Unternehmen stehen die Editionen Business Standard, Premium und Basic zur Verfügung. Hier orientiert sich die Wahl des geeigneten Pakets an den jeweiligen Erfordernissen des Unternehmens. Wer mehr zahlen will oder kann, erhält Lizenzen für die Nutzung der Desktop-Variante von Office 365 sowie die Office-Apps für Smartphones und Tablets.

Kurzum: 38 Jahre nach Word 1.0 (damals noch für MS DOS) und 32 Jahre nach Bereitstellung des ersten Office-Pakets (für den Apple Macintosh) stellt der Tech-Riese aus Redmond seine Tools komplett als Webanwendungen bzw. Online-Dienst zur Verfügung – und verteidigt damit seine Ausnahmestellung auf dem Markt der Office-Lösungen.

Wie unterstützt Microsoft 365 die Teamarbeit?

Seit den 2000er-Jahren ist kollaboratives Arbeiten an Dokumenten und Verfügbarkeit der Daten an jedem Ort eine Selbstverständlichkeit – oder zumindest eine wesentliche Anforderung. Einfach zu bedienende Anwendungen wie Google Docs haben diesen Trend aufgenommen und beschleunigt, verzichteten aber zugunsten der Usability auf einen großen Funktionsumfang. Bald stellte sich die Frage, ob das klassische On-premises-Office hier mithalten kann. Heute lässt sich klar sagen, das Microsoft mit Office 365 die technischen Rahmenbedingungen für eine produktive Zusammenarbeit deutlich weiterentwickelt hat.

Das Programmpaket ist webbasiert und fördert dadurch zeit- wie ortsunabhängiges Arbeiten über alle Devices hinweg. Klassische Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sind nun über jedes Gerät aufrufbar und können zeitgleich mit anderen Nutzern direkt verwendet werden. Die Freigabe der Dokumente kann an Mitglieder innerhalb und außerhalb der Organisation erfolgen. Der jeweilige Projekt-Administrator bestimmt über ein Rechte- und Freigabesystem, welche Inhalte von welchem Teammitglied gelesen bzw. bearbeitet werden dürfen.

Auch das Webkonferenz-Modul Microsoft Teams ist heute für viele Nutzer als Kollaborationsanwendung unverzichtbar geworden. Gruppenchats, Videokonferenzen oder einfache Telefonanrufe – in Zeiten der Pandemie ist das (im Wettbewerbsvergleich) größte Kommunikationstool des Jahres 2020 zu einem elementaren Begleiter geworden. Und das senkt sogar Kosten: Laut einer Forrester-Studie aus dem Jahr 2019 werden jährlich ca. 6,9 Millionen Dollar eingespart, weil dank Microsoft Teams weniger bzw. weniger lange Präsenzmeetings stattfinden.

Microsoft Store Eingang New York City

Eingang eines Microsoft Stores in New York City.

Wie arbeiten Microsoft 365 und ein ECM zusammen?

Mit einem Enterprise-Content-Management-System wie enaio® wird das Funktionsportfolio von Microsoft 365 um eine moderne Dokumentenmanagement-Lösung erweitert. Hier steht vor allem die sichere Archivierung an erster Stelle: Eine zentrale Dokumentenablage gewährleistet die Archivierung nach den gesetzlichen Richtlinien, die für aufbewahrungspflichtige Dokumente gültig sind. Dank der Versionierung wird die Nachvollziehbarkeit von Änderungen garantiert, umständliche Recherche in lokalen Fileverzeichnissen nach Zwischenständen wird dadurch unnötig.

Aus dem ECM-System heraus lassen sich ganz komfortabel Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente erstellen und bearbeiten – in enaio® dient dazu ein Editor, mit dem eine direkte Dokumentenvorschau sowie die Konvertierung in andere Dateien möglich ist. Dazu können mehrere Mitglieder zeitgleich an demselben Dokument arbeiten – übrigens sogar direkt über die Preview-Funktion. Die Speicherung erfolgt automatisch, sobald der letzte Nutzer die Office-Arbeitsumgebung verlässt und das Dokument schließt. Auf diese Weise profitieren Anwender von Transparenz und klar definierten Prozessen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Die Frage der Rechtskonformität und der Datenverarbeitung bei Microsoft 365 steht für viele Nutzer im Vordergrund. Die Rechtsgrundlagen sind weiterhin unübersichtlich, die Diskussionen gehen weiter. Dabei muss heute jedes Unternehmen selbst dafür Verantwortung tragen, dass die Datenschutzstandards eingehalten werden. Dazu gehört u. a. die sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), die ein Bestandteil (Art. 35) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist und zu den grundlegenden Maßnahmen der datenschutzrechtlichen Prüfung gehört. Sobald Daten in großem Umfang bzw. von besonders schutzwürdigen Personen verarbeitet werden, ist eine solche Prüfung obligatorisch. Diese sieht folgende Mindestanforderungen vor:

  • Bewertungen der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Vorgänge
  • Bewertungen der Risiken, Freiheiten und Rechte betroffener Personen
  • Abhilfemaßnahmen zur Risikobewältigung

Im Zuge der DSFA wird geprüft, welche Datenverarbeitungsprozesse im Zusammenhang mit Microsoft 365 im Unternehmen bestehen,. Des Weiteren geht es um die Rechtmäßigkeit der Vorgänge. Schließlich wird eine genaue Risikoanalyse vorgenommen: Inwiefern gelangen Daten auf Server in Drittländern wie den USA? Und wie können Unternehmen dafür sorgen, dass die Daten vertraulich bleiben und nicht in die Hände der Sicherheitsbehörden fallen?

Hier können Unternehmen gegebenenfalls selbst Vorkehrungen treffen, mit denen sich die Risiken einer ungewünschten Fremdverwendung der Daten minimieren lassen. Innerhalb von Microsoft 365 können Anpassungen in den Datenschutzeinstellungen vorgenommen werden. Auch hat der Lizenznehmer die Wahl des gewünschten Rechenzentrums, in dem die Microsoft-Daten verarbeitet werden. Dazu bietet es sich an, bestimmte – unnötige – Dienste wie das Customer Experience Improvement Program (CEIP) oder Connected Experiences, mit denen eine umfassende Analyse des Nutzerverhaltens vorgenommen wird, einfach zu deaktivieren. Auch über das Rollen- und Rechtemanagement sowie die Datenschutzeinstellungen sind Modifikationen möglich.

Mehr Informationen finden Sie auch auf der Microsoft-Website.

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