19. Juni 2023
Die Digitalisierung transformiert heute Arbeitsabläufe in einem rasendem Tempo – und damit auch den gesellschaftlichen Stellenwert von Arbeit. Begriffe wie “Empowerment” und “New Leadership” kennzeichnen eine radikale Umgestaltung im Verhältnis von Beschäftigten und Vorgesetzten, vor allem jedoch in Bezug auf die generelle Form der Arbeit. Neue Ansprüche an den Arbeitsplatz und seine Ausstattung werden formuliert. Die Sinnhaftigkeit von Tätigkeiten ist ein Faktor, den Unternehmen mehr und mehr berücksichtigen müssen. Was hat es mit diesem Konzept der “New Work” auf sich? Und welche Vorzüge und Strukturen bringt der Digital Workplace mit sich?
Was ist ein Digital Workplace?
Mit dem Digital Workplace wird eine vollständig digitalisierte und mobile Arbeitsumgebung bezeichnet. Sie bietet den Beschäftigten sämtliche Instrumente für die flexible, effiziente, vor allem jedoch ortsungebundene Erledigung ihrer Aufgaben. Zugleich gewährleistet der digitale Arbeitsplatz die nahtlose Bereitstellung von Wissensdatenbanken und den schnellen Informationsaustausch über die gesamte Organisationsstruktur hinweg. Das Ziel: die betriebswirtschaftlichen Interessen des Unternehmens mit den Anforderungen an eine moderne Arbeitskultur bestmöglich zu verknüpfen. Dabei gilt es einerseits, die Kommunikation und Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden zu fördern und hierfür die entsprechenden technischen Rahmenbedingungen zu schaffen. Auf der anderen Seite wird das Ziel verfolgt, mit Hilfe digitaler Anwendungen und Services die eigenen internen Geschäftsprozesse zu optimieren und damit zu einer nachhaltigen Erhöhung der Wertschöpfung beizutragen.
Der digitale Arbeitsplatz: längst Gegenwart statt Zukunft
New Work – was steht hinter dem Konzept?
Im Zuge des digitalen Kulturwandels sieht sich die Privatwirtschaft heute mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Klassische hierarchische Führungsmodelle gelten als längst überholt. Neue Technologien durchdringen bewährte Berufsfelder und bewirken einen grundlegenden kulturellen und wirtschaftlichen Wandel in fast allen Bereichen. Viele Berufe sind bereits obsolet geworden. Nicht nur das: Die alte Arbeitswelt mit ihrer analogen “Fließband-Monotonie” verschwindet zusehends – und mit ihr jene Patriarch*innen und traditionellen Unternehmerfamilien, die dem konservativen Wertegedanken des Untertanentums aus dem Industriezeitalter verhaftet bleiben.
Doch auch über die Digitalisierung hinaus hat sich der Blick auf die Arbeit heute stark gewandelt. Als wesentliches Schlagwort hierfür dient “New Work”, geprägt vom österreichisch-amerikanischen Sozialphilosophen Prof. Dr. Frithjof Bergmann Ende der 1970er Jahre. Bergmanns ursprüngliche Thesen gingen dabei noch weit über das hinaus, was wir heute als Digital Workplace verstehen. Sein Ziel: die Befreiung des Menschen aus der Lohnknechtschaft durch einen Kompromiss aus kapitalistischen und kommunistischen Prinzipien. Bergmann sah beide Strömungen als langfristig untragbar und erarbeitete ein Konzept, in der Lohnarbeit, selbstständige, erfüllende Arbeit und weitestgehende Selbstversorgung Hand in Hand gehen würden.
New Work heute
Inspiriert von Bergmanns Lehren versteht man unter New Work heute ein theoretisches Framework für die Neugestaltung des Arbeitsplatzes mit Blick in die Zukunft. Ein Wandel, der sich spürbar vollzieht – und das nicht mehr nur in den techaffinen und innovationsgeprägten Startup-Milieus der Silicon Valleys dieser Welt.
Homeoffice, Gleitzeitmodelle und E-Learning-Angebote sind eine fast triviale Auswahl jener Instrumente, mit denen auch etablierte DAX-Konzerne den Sprung in die neue Arbeitswelt wagen. Dazu kommt auch eine moderne Führungskultur, die das Bestreben der Angestellten nach einer Entfaltung ihrer Potenziale und Kreativität sowie eine positive Work-Life-Balance tatsächlich im Blick behält. Flache Hierarchien und gegenseitiges Vertrauen sind hierfür unerlässlich.
Nicht zuletzt muss der Arbeitsplatz des Einzelnen so beschaffen sein, dass er von den erworbenen Freiheiten bestmöglich profitieren kann: optimal vernetzt, technisch perfekt ausgestattet und orientiert an den individuellen Anforderungen der Mitarbeiter. Der Digital Workplace ist ein Versprechen dafür, dass dies gelingen kann. Und er bietet zudem einige Vorzüge, die den hohen Investitionsaufwand zu Anfang rechtfertigen.
Welche Vorteile hat der Digital Workplace?
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
Remote Work ist so populär wie nie. Dank Breitband-Verbindungen, leistungsfähiger Laptops sowie Webkonferenz-Anwendungen ist kein Angestellter mehr auf moderne Büroausstattung angewiesen. Die befürchteten Produktivitätseinbußen durch Homeoffice sind weitestgehend ausgeblieben, wie zahlreiche Studien bestätigen. Der mobile Zugriff auf das kollektive Unternehmenswissen kennt keine Zeitzonen oder Büroadressen mehr. Wenngleich das digitale Nomadentum kaum mit dem Reiz des kollegialen Austauschs in der Teeküche oder beim Drucker gleichzusetzen ist – der Trend ist nicht aufzuhalten.
Abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten
Im digitalen Büro vereinigen sich alle Kommunikationskanäle innerhalb einer Plattform. So findet der Austausch über Gruppen, Abteilungen und Standorte hinweg mittels Videomessenger-Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Skype statt. Kostenintensive wie klimaschädliche Dienstreisen sind zunehmend hinfällig. Dazu unterstützen Collaboration-Tools bei der projektspezifischen Zusammenarbeit – sowohl bei der Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen als auch bei der Festlegung und Verteilung der anfallenden Aufgaben. Viele andere Systeme (ERP, CRM, DMS) bieten das nützliche Handwerkzeug, um den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments im Austausch zwischen verschiedenen Stakeholdern im Blick zu behalten. Ohne Wissenssilos und Medienbrüche.
Effektiveres Arbeiten
Der nachhaltigste Effekt eines digitalisierten Arbeitsplatzes ist die Einsparung von Papier. Redundante Prozesse rund um das Prüfen, Kopieren, Abheften und Archivieren entfallen. Enterprise Content Management-Lösungen unterstützen bei den täglichen Recherchen nach spezifischen Informationen und bieten eine spürbare Entlastung. Am nachhaltigsten macht sich dieser Umstand vor allem dort bemerkbar, wo Automatisierungen und digitale Prozesse den administrativen Aufwand am stärksten reduzieren.
Einführung eines Digital Workplaces
Bevor die ersten Überlegungen zur technischen Ausstattung der neuen Arbeitsplätze losgehen, sollte zunächst eine Bestandsanalyse stattfinden. Welche Tools existieren bereits? Inwiefern sind diese mit den neuen IT-Lösungen innerhalb der technischen Infrastruktur kombinierbar? Wie kohärent sind die Änderungen mit den angestrebten Geschäftszielen? Und wie schafft man Vertrauen seitens der Belegschaft in das neue Equipment?
Gerade der letzte Punkt ist von großer Bedeutung – denn mit der Einführung neuer Geschäftsanwendungen ist eine besondere Verantwortung verbunden, die Mitarbeiter als potenzielle Anwender hierfür zu begeistern. Entsprechend relevant ist eine transparente Informationspolitik innerhalb des Unternehmens zu allen Aspekten des Digitalisierungsprojekts. Ein planvolles Change Management sollte das Projekt permanent begleiten und sowohl die Führungskräfte als auch die unteren Ebenen gleichermaßen kommunikativ einbinden, um die Nutzerakzeptanz zu sichern.
Je nach vorhandener Technikaffinität ist ein entsprechender Schulungsbedarf vonnöten – passende Förderangebote und interne Ansprechpartner können den Umstieg in die neue digitalisierte Businesswelt deutlich erleichtern. Die Auswahl der digitalen Geschäftsanwendungen sollte sich zugleich auch an den Erwartungen der Mitarbeiter orientieren. Ihre eigenen Erfahrungen mit leistungsfähigen Programmen können bei der Evaluation zukünftiger Software-Lösungen besonders hilfreich sein.
Sicherheit beim Digital Workplace großschreiben
Eine Schlüsselkomponente bei der Einführung eines Digital Workplaces ist die Betriebssicherheit. So müssen Aspekte wie Datenschutz, Compliance und IT-Security gleich zu Beginn in den Digitalstrategien berücksichtigt werden. Denn der Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk über Mobile Devices, Cloud-Anwendungen und Collaboration-Plattformen erhöht die Gefahr der Cyberkriminalität, vor allem beim Umgang mit sensiblen Dokumenten und personenbezogenen Daten. Auf Grundlage einer systematischen Analyse der gesamten IT-Infrastruktur sollten mögliche Risiken frühzeitig geprüft und beseitigt werden.
Aber es bedarf nicht nur einer umfassenden Security-Strategie gegen Angriffe von außen – benötigt wird zudem ein Konzept, um auch den Zugriff der Mitarbeiter auf die unternehmenseigenen Datenbanken zu regulieren. So sollten Mitarbeiter je nach Autorisierung einzig auf jene Systembereiche zugreifen können, für die ihnen auch entsprechende Nutzerrechte zugewiesen wurden.
Digital Workplace: Fazit
Ein Fortschritt hin zum zeitgemäßen Arbeiten? Oder ein globaler Trend und überstrapaziertes Buzzword, das nur eine Scheinfreiheit der Mitarbeiter suggeriert? Die Diskussion über den Digital Workplace ist so vielschichtig wie das Konzept selbst – doch in unseren Augen überwiegen die Vorteile.
Mehr Transparenz, effizientere Prozesse und kürzere Kommunikationswege sind die wichtigsten Faktoren, die Unternehmen für solche Arbeitsmodelle berücksichtigen sollten. Dazu braucht es nicht viel: die richtigen Arbeitsmittel, eine agile Führungskultur und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.
Haben Sie noch Fragen zum Digital Workplace?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.