Eine Wegweisersilhouette vor einem rosafarbenen Himmel

5. September 2019

Change Management und Potenzialnutzung bei IT-Projekten

Die Welt um uns herum dreht sich immer schneller. Neue Technologien stellen ganze Branchen vom Fuß auf den Kopf. Die Anpassung an diesen permanenten digitalen Wandel ist keine Option mehr, sondern für die meisten Branchen überlebensnotwendig. Wer bahnbrechende Entwicklungen im IT-Bereich verschläft, kann früher oder später ein böses Erwachen erleben. Daher gilt: Nur wer sich den Herausforderungen der Digitalisierung stellt, kann als Unternehmen auch künftig erfolgreich sein.

Das 3-Phasen-Modell des Change Managements

Diese Notwendigkeit zum permanenten Wandel zieht sich wie ein roter Faden durch alle Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder Alter. Da sich unsere Welt schnell verändert, müssen sich auch Organisationen und deren IT-Landschaft schnell und flexibel an immer neue Entwicklungen anpassen. Unternehmen, die veränderungswillig sind, haben potenziell bessere Entwicklungschancen. Hingegen müssen Bewahrer des Status quo schlimmstenfalls ums Überleben kämpfen.

Der Begriff „Change Management“ ist vielen Unternehmen zwar bekannt, doch wie Unternehmen mit den Herausforderungen der Digitalisierung umgehen, ist stark abhängig von der Organisationsform, dem Veränderungsbedarf und den beteiligten Personen. Change Management in Unternehmen bezeichnet die fortlaufende Anpassung von Strategien, Strukturen und Prozessen an veränderte Rahmenbedingungen. Und ein erfolgreicher Wandel hängt maßgeblich davon ab, wie gut alle Personen im Unternehmen einen notwendigen Veränderungsprozess verstehen und mittragen.

Laut dem Psychologie-Pionier Kurt Lewin treten Veränderungen in drei Phasen auf:

Auftauen: Bewusstsein dafür schaffen, dass Veränderungen anstehen und darauf vorbereiten
Verändern: strukturierte Durchführung der geplanten Maßnahmen
Einfrieren: erzielte Veränderungen stabilisieren

Zudem arbeiten in Organisationen immer zwei gegensätzliche Kräfte: die Status-quo-Bewahrer und die Veränderungswilligen. Letztlich hat erfolgreiches Change Management immer die primäre Aufgabe, den Status-quo-Bewahrern die Ängste zu nehmen und sie zum Mitmachen zu aktivieren.

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Unternehmenskultur und Kommunikation als größte Hürden

Die Capgemini-Studie „Culture First! Von den Vorreitern des digitalen Wandels lernen“ fand bereits 2017 heraus, dass die etablierte Unternehmenskultur ein Hauptgrund dafür ist, notwendige Change-Prozesse wie die Digitalisierung gar nicht erst anzugehen. Doch Veränderung gelingt nur, wenn alle Parteien auf Basis eines strategischen Projektplans mitziehen.

Als die größten Hindernisse für den digitalen Kulturwandel in Unternehmen identifiziert die Studie mangelnde Kommunikation mit den Mitarbeitern, Silodenken sowie den fehlenden oder unzureichenden Umgang mit den Ängsten der Mitarbeiter. Ein Paradebeispiel für interne Veränderungen ist z. B. die Einführung neuer Software, um bislang überwiegend manuell durchgeführte Prozesse zu automatisieren. Doch mit der Installation und einer kurzen System-Einführung ist es nicht getan.

Vielmehr gilt es, das volle Potenzial auszuschöpfen, Unternehmensprozesse zu straffen und damit langfristig Kosten sowie Zeit einzusparen. Dazu müssen dann unter Umständen neue Schnittstellen im Unternehmen geschaffen werden. Mitarbeiter stehen abteilungsübergreifend vor neuen Aufgaben und benötigen intensive Schulungen und Unterstützung, um das notwendige Know-how aufzubauen.

Change Management beratend begleiten

Gerade bei IT-Projekten entsteht ein erhöhter Bedarf an Begleitung während laufender Change-Prozesse. Denn die Implementierung digitaler Lösungen bedeutet auch einen Paradigmenwechsel für die Mitarbeiter. Als künftige Anwender gilt es, diese von Anfang an mitzunehmen, um den langfristigen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Eine Herausforderung stellt vor allem die intelligente Vernetzung der IT- und Fachabteilungen dar, um nicht nur Kern-, sondern auch Kommunikationsprozesse sowie betriebliche Abläufe zu optimieren. Von dieser Sensibilisierung für Change-Prozesse profitieren dann in erster Linie die Anwender, da sich fließende Übergänge ohne Wissensverlust, Unsicherheiten und Veränderungsängste schaffen lassen. In der Konsequenz führt dies zu einer größeren Akzeptanz der Veränderungen, einem besseren Praxistransfer bei den Anwendern und den neu etablierten Unternehmensprozessen. Erfolgsfaktoren für einen solchen kontinuierlichen Wissenstransfer in Unternehmen sind neben fachlicher Expertise bei der Integration neuer IT-Lösungen auch eine kompetente Beratung sowie partnerschaftliche Begleitung beim Change Management.

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