24. September 2020

E-Mail-Archivierung: Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Soziale Medien und Messenger zum Trotz: Die E-Mail bleibt weiterhin das favorisierte Kommunikationsmedium, besonders im geschäftlichen Bereich. Doch hinsichtlich der Aufbewahrung von E-Mails gilt es einige Regeln zu beachten. Was muss man zum Thema E-Mail-Archivierung wissen?

Das Archivierungsgesetz – die gesetzlichen Vorgaben

Die rechtliche Grundlage dafür, wie und in welcher Form E-Mails im Firmenkontext aufbewahrt werden müssen, wird durch das

  • GoBD
  • das Handelsgesetzbuch (HGB) und
  • das Steuerrecht

definiert. GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Während das HGB generelle Richtlinien zur allgemeinen Aufbewahrung von „Schriftstücken“ beschreibt, liefern das Steuerrecht und die Abgabenordnung (AO) hierzu umfangreiche Anweisungen zur Art und Dauer der E-Mail-Archivierung. Welche Richtlinien greifen, ergeben sich u. a. aus der Rechtsform des Unternehmens, dessen Tätigkeitsbereich sowie dem entsprechenden E-Mail-Inhalt.

Zwang zur E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich besteht eine Archivierungspflicht. Geschäftsbezogene E-Mails müssen langfristig aufbewahrt werden. Welche E-Mails aufbewahrt werden, ergibt sich zum einen aus dem Handelsgesetzbuch, in dem es im Rahmen der Buchführungspflicht heißt: „Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.“ Darüber hinaus greift das Steuerrecht, das der E-Mail die Funktion eines Handelsbriefes zuweist und zugleich deren steuerliche Archivierung im Sinne einer vollständigen Buchführung bestimmt.

Die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten E-Mails kann darüber hinaus auch vertraglich (d. h. zwischen einzelnen Vertragspartnern) geregelt werden. Das kann zum Beispiel im Hinblick auf eine Projektdokumentation oder ein mögliches Rechtsverfahren im Anschluss eines Geschäftsverhältnisses der Fall sein.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Zu den E-Mails, die als Handelsbriefe gelten und demnach aufzubewahren sind, gehören folgende Arten:

  • Aufträge und Auftragsbestätigungen
  • Frachtbriefe
  • Rechnungen und Zahlungsbelege
  • Lieferpapiere
  • Versandanzeigen
  • Reklamationsschreiben
  • Verträge
  • Alle weiteren buchhalterisch relevanten Unterlagen

Allgemein gilt: Jegliche E-Mail-Korrespondenz mit geschäftlicher Relevanz muss geordnet abgelegt werden. Das gilt auch und insbesondere für Dateianhänge.
Übrigens: Werbemailings müssen nicht aufbewahrt werden. Auch E-Mails, die lediglich auf einen beigefügten Anhang – beispielsweise eine Rechnung – verweisen und damit lediglich als „Transportmittel“ dienen, können problemlos wieder gelöscht werden. Dies ist allerdings nicht möglich, sobald nur die geringste ergänzende Angabe zum Anhang im Text des Anschreibens zu finden ist.

Anforderungen an die Aufbewahrung

Anforderung 1: revisionssicher

Eine Grundbedingung für die ordnungsgemäße Archivierung von E-Mails ist deren Unveränderbarkeit. Sofern die Ablage lediglich im eigenen Dateisystem bzw. ohne zusätzliche Sicherung auf dem Unternehmensserver erfolgt, ist diese Form der Ablage nicht ausreichend. Nachträgliche Manipulationen könnten nicht vermieden werden.

Anforderung 2: unverfälscht

Grundsätzlich müssen E-Mails im Originalformat vorliegen. Ein entsprechender Hinweis findet sich in den GdPDU wieder. Vor allem beim elektronischen Rechnungsaustausch sind den E-Mails und Anhängen qualifizierte elektronische Signaturen beigefügt: Werden die Dokumente in ein alternatives Format konvertiert, sind diese Signaturen im Fall einer nachträglichen Prüfung häufig nicht mehr nachweisbar.
Heute wird vor allem PDF/A als Dateiformat genutzt. Als gängiger ISO-Standard dient PDF/A zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente und garantiert deren Reproduzierbarkeit über viele Jahre hinweg.

Anforderung 3: fristgemäß

Ein wichtiger Aspekt ist die Aufbewahrungsdauer, die sich am Inhalt der E-Mail orientiert und verschiedenen Richtlinien unterliegt. Während für Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt, müssen empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre archiviert werden. Gerade bei steuerrechtlichen Dokumenten, für die eine besondere Sorgfalt vonnöten ist, kann ein längerer Zeitkorridor gelten – hier ist die Festsetzungsfrist entscheidend.

E-Mail-Archivierung und Datenschutz

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO sind die meisten Unternehmen für das Thema Datenschutz nachhaltig sensibilisiert worden – wenngleich eine Bitkom-Studie von 2019 offenbarte, dass gerade einmal ein Viertel der Befragten die EU-Datenschutzvorgaben tatsächlich erfüllt.

Über die sichere Aufbewahrung hinaus ist auch ein weiterer datenschutzrechtlicher Aspekt zu bedenken: die Notwendigkeit der Löschung von personenbezogenen Daten, die nicht mehr verwendet werden bzw. deren Zweckgebundenheit erloschen ist. So müssen beispielweise Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Wochen nach einer Absage seitens des Unternehmens komplett vernichtet werden.

Technische Möglichkeiten der digitalen Aufbewahrung

E-Mail ausdrucken, ablegen, fertig: Dieser Prozess ist heute nicht mehr so einfach möglich. Schließlich müssen elektronische Dokumente in jenem Format beibehalten bleiben, in dem sie verschickt oder empfangen wurden. Zwar gibt es keine gesetzliche Vorschrift darüber, an welchem Ort E-Mails abgelegt werden sollen. Doch es gelten strenge Anforderungen für die E-Mail-Aufbewahrung:

  • Vollständig
  • Manipulationssicher
  • Verfügbar
  • Maschinell auslesbar

Eine Ablage auf dem eigenen Unternehmensserver reicht dafür in der Regel nicht aus. Aus diesem Grund kommt zumeist eine Archivierungslösung zum Einsatz. Diese unterstützt Anwender dabei, elektronische Dokumente direkt vorgangsbezogen sowie bestimmten Nutzern automatisiert zuzuordnen. Außerdem gewährleistet ein Rollen- und Rechtemanagement die Einhaltung von Compliance-Richtlinien – vom Empfang bis zur finalen Ablage ist der gesamte Prozess umfassend protokolliert. Einfach zu bedienende Integrationen, beispielsweise für Outlook, helfen bei der praktischen Umsetzung der E-Mail-Archivierung.

Denn nur mit Hilfe technischer Hilfsmittel ist es möglich, den strengen Bestimmungen rund um die E-Mail-Archivierung dauerhaft gerecht zu werden.

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