Zwei Fachleute schütteln sich an einem Schreibtisch die Hände und schließen wahrscheinlich ein Meeting oder eine Vereinbarung in der digital transformierten Personalabteilung der Zukunft ab.

13. Juli 2021

Digitalisierung der HR – Personalabteilung der Zukunft

Die Digitalisierung durchdringt heute nahezu alle Lebensbereiche. Digitales Rechnungsmanagement und digitale Personalakten sind in immer mehr Unternehmen im Einsatz. Standortunabhängiges und kollaboratives Arbeiten hat nicht zuletzt durch die Pandemie einen enormen Schub erhalten und die Notwendigkeit des digitalen und kulturellen Wandels noch stärker in den Fokus gerückt. Doch was bedeutet dies für die Personalabteilung der Zukunft, und wohin gehen die Trends der digitalen HR?

Kulturwandel und digitale Technologien

Die Arbeitswelt ist in einem fundamentalen Wandel begriffen. Digitalisierung und Automatisierung machen absehbar viele Tätigkeiten überflüssig, gleichzeitig entstehen immer neue – und oft hochspezialisierte – Berufsbilder. Viele Unternehmen stecken bereits in der Transformation zur sogenannten „New Work“. Damit ist die Abkehr von traditionellen Arbeitsweisen gemeint: mehr Freiraum für Kreativität, selbstbestimmtes Handeln, Flexibilität in der Arbeitsorganisation und -zeit für die Mitarbeiter. Vor allem für den HR-Bereich kommt damit eine Vielzahl neuer Aufgaben hinzu.

Eine Neuausrichtung ist oft erforderlich, um das Personalmanagement für die Zukunft erfolgreich aufzustellen. Denn bis 2025 sollen laut einer PWC-Studie neben der reinen Personalplanung vor allem Funktionen wie Daten- und Technologiemanagement, Talentmanagement sowie Mitarbeiterqualifizierung und Kompetenzmanagement eine zentrale Rolle im HR-Bereich spielen.

Ein Balkendiagramm, das den Prozentsatz der Personen darstellt, die sich für soziale Medien in der Zukunft des Personalwesens – der Digitalisierung – interessieren. — *Wichtigkeit der Funktionen des HR-Managements heute und 2025 (Quelle: PWC-Studie People-Management 2025)*

Zentrale Herausforderungen im HR-Management

Die digitale Transformation macht vor keinem Unternehmen halt. Um diese erfolgreich zu meistern, benötigt das HR-Management ein klares Selbstverständnis, um vorausschauend und strategisch agieren zu können. Der Schlüssel zum Erfolg ist der Einsatz digitaler Technologien. Diese können dem HR-Management kreative Freiräume eröffnen, um fundiertere Personalentscheidungen zu treffen. Damit einher geht eine Umgestaltung der Arbeitsorganisation, um anstehende Aufgaben schneller und flexibler zu meistern.

In der Arbeitswelt der Zukunft werden Menschen den Unterschied machen. Top-Leistungen benötigen Freiraum sowie eine Vertrauenskultur, die ein positives Betriebsklima schafft. Mitarbeiter müssen sich adäquate digitale Kompetenzen und Fähigkeiten aneignen, um die digitale Transformation im Unternehmen aktiv vorantreiben zu können.

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Alles, was Sie zum digitalen Personalmanagement wissen müssen:

Die wichtigsten Trends in den Human Resources
Digitalisierung: Stand der Technik
Vorteile und Praxisbeispiele einer digitalen Personalakte

Künstliche Intelligenz im Personalwesen

Digitalisierung in Unternehmen ist ein langwieriger und strategischer Prozess, der sich nicht von heute auf morgen realisieren lässt. Einen guten Startpunkt bieten die Personalabteilungen. Mit der Einführung digitaler Personalakten auf Basis eines DMS (Dokumentenmanagementsystems) liegen alle Mitarbeiter-Informationen an einem zentralen Ablageort und erlauben den sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Gleichzeitig stellen umfassende Automatisierungs- und Workflow-Funktionen eine intelligente Steuerung der Dokumentenverwaltung sicher.

Auch künstliche Intelligenz bietet ein breites Anwendungsspektrum im Personalwesen, wobei der aktuelle Stand der Digitalisierung im Unternehmen dabei ein integraler Faktor ist. Laut der Marktstudie von perbit ist die Digitalisierung der Personalarbeit an die digitale Entwicklung der Organisation „gekoppelt“. Jedoch spielt KI beim überwiegenden Teil der befragten Unternehmen (65 Prozent) bislang keine große Rolle im Rahmen von Digitalisierungsprojekten.

Ein Balkendiagramm, das den Prozentsatz der Menschen zeigt, die sich für Social Media und die Zukunft von HR interessieren – Digitalisierung der HR. — *Digitalisierung im Personalwesen notwendig/wünschenswert (Quelle: Marktstudie der perbit Software GmbH)*

Die Übersicht verdeutlicht, dass KI-Anwendungen prinzipiell für sämtliche HR-Herausforderungen attraktiv sind – vor allem aber für das datengetriebene Recruiting in Unternehmen (86 Prozent). Die im Personalwesen insgesamt positive Grundeinstellung gegenüber KI legt den Schluss nahe, dass bereits erfolgreich durchgeführte Digitalisierungsprojekte die Hemmschwelle zur KI-Einführung senken.

Allerdings sollte eine Einführung dieser Technologie gut vorbereitet sein, um als Basis für Personalentscheidungen und eine maßgeschneiderte Personalentwicklung dienen zu können. Zudem kann eine bereits bestehende Digitalisierungskultur den idealen Nährboden für den KI-Einsatz bilden, da solche Unternehmen sich in der Regel bereits mit Fragen des Datenschutzes, der Datenqualität sowie der Prozesstransparenz auseinandergesetzt haben.

Zentrale Einsatzfelder der KI

Für Unternehmen ergeben sich aus Datenarbeit und Automatisierungen neue Chancen für Kostensenkungen und Wachstum. Im Personalbereich lassen sich laut einer KPMG-Studie folgende zentrale Einsatzfelder identifizieren:

Unterstützung bei der Bewerberauswahl
Ausarbeitung von Trainingsunterlagen
Mitarbeiter-Apps als Informationssystem

Durch KI ist laut der Studie mittelfristig ein starker Wandel in den HR-Abteilungen zu erwarten. Im Ergebnis soll dies zu mehr Effizienz im Recruiting, bei der Mitarbeiterschulung sowie der Administration im HR-Bereich führen. Letzteres umfasst Aufgaben wie die Vertragserstellung oder die Überwachung von Zeit- und Urlaubskontingenten.

Gerade hier stecken viele Personalabteilungen allerdings noch in den Kinderschuhen. Nichtsdestotrotz wird KI die Mitarbeiterstruktur im Personalbereich perspektivisch verändern. Folglich werden sich die geforderten Kompetenzen der HR-Mitarbeiter verstärkt von der reinen Administration hin zu kommunikativen Fähigkeiten verlagern. Dazu ist eine moderne, digitale Kommunikationsstruktur im Unternehmen erforderlich, indem die Kommunikation auf digitale Plattformen verlagert und ausgebaut wird.