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29. Mai 2024
Dr. Nikola Milanovic
Chief Technology Officer (OPTIMAL SYSTEMS)
Seit Jahrzehnten sind Dokumentenmanagementsysteme in Verbindung mit speziellen Speichermedien bewährte Lösungen für die Langzeitarchivierung.
In der Regel sorgen diese Systeme, sobald sie miteinander kombiniert werden, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Digitale Dokumente können zusammen mit ihren Metadaten für einen bestimmten Zeitraum (sog. Retentionszeiten) archiviert werden. Damit wird gewährleistet, dass sie nicht veränder- oder anderweitig manipulierbar sind — weder durch die führende Geschäftsanwendung noch durch die API oder gar auf dem Speichermedium selbst. Dafür stehen gründliche Integritätsprüfungen zur Verfügung, und jeder Zugriff wird in einem Auditprotokoll festgehalten, das weder manipuliert noch zurückgewiesen werden kann. Um diese Sicherheitsgarantie zu haben, verbinden sich Dokumentenmanagementsysteme über proprietäre Schnittstellen mit Speichergeräten. Die Speichergeräte selbst nutzen angepasste Betriebssysteme, um die Daten virtuell und physisch zu schützen.
Diese Kombination hat lange Zeit sehr gut funktioniert. Zwei Dinge haben sich jedoch geändert: die Art und das Volumen der archivierten Daten sowie die Konnektivität der zugrunde liegenden Systeme. Die erste Änderung betrifft den steigenden Speicherbedarf und die damit verbundenen erhöhten Kosten. Denn dedizierte Speichersysteme sind in der Regel teuer. Darüber hinaus stellen Streaming-Inhalte wie Audio oder Video oder auch sehr große Mengen an Dokumenten eine zusätzliche Belastung für das System dar, das sich mühelos skalieren lassen muss. Ist dies nicht möglich, fällt das System aus und alle Prozesse, die von den archivierten Daten abhängen, versagen ebenfalls. Darüber hinaus sind die Archive nicht nur mit zahlreichen Geschäftsanwendungen, die Zugang zu den Daten benötigen, sondern auch mit dem Internet verbunden. Damit wird ein Archiv zu einem begehrten Ziel für Kriminelle, die solche Sicherheitslücken schnell aufspüren. Warum sollte man sich als potenzieller Angreifer die Mühe machen, in einzelne Geschäftsanwendungen einzudringen, wenn das gesamte Unternehmenswissen in einem zentralen Archiv liegt und nur darauf wartet, abgegriffen zu werden?
Somit gibt es einen neuen, zentralen Angriffspunkt und ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Unternehmen: das Archiv.
enaio® cloud-archive ist die ultimative Lösung für die effiziente und revisionssichere Langzeit-Archivierung Ihrer enaio®-Dokumente in der Cloud. Jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät abrufbar, komplett von unserem SaaS-Operations-Team für Sie administriert.
Was ist also zu tun? Investieren Sie mehr in die Sicherheit: Stellen Sie sich der Herausforderung, Ihr System zu stärken, dieses auf das richtige Patch-Level zu bringen und dafür zu sorgen, dass niemand eine verdächtige E-Mail anklickt, die das Netzwerk infiziert, in dem Ihr Archiv gehostet wird. Alternative: Verlagern Sie diese Systeme in die Cloud und delegieren Sie die Verantwortung an jemand anderen. Diese Möglichkeiten sind jedoch weder trivial noch über Nacht zu erledigen. Man muss mit erheblichen Kosten rechnen, und die technischen Möglichkeiten dieser Systeme sind begrenzt, wenn sie einfach nach dem Prinzip “Lift and Shift” in die Cloud migriert werden. Zudem gibt es auch einige gute Gründe, dies nicht zu tun, zum Beispiel wegen bestehender Schnittstellen und Integrationen.
Aber was wäre, wenn Sie Ihr Archiv “einfach” nur in die Cloud migrieren und weiterarbeiten, als wäre nichts geschehen? Was wäre, wenn Sie Ihr Archiv fortan in der Cloud hosten und die Daten nahtlos über gesicherte Kanäle an Ihre führenden Geschäftsanwendungen übertragen, egal wo sich diese Anwendungen befinden? Was wäre, wenn die Daten im Archiv professionell verschlüsselt würden, mit transparenten und einfach zu handhabenden Schlüsselverwaltungsrichtlinien? Wie wäre es, wenn Sie keine horrenden Wartungsgebühren für veraltete On-Premises-Archivierungssysteme zahlen müssten, sondern stattdessen pro Nutzung bezahlen und Ihr Archiv sofort nach Bedarf hoch- und runterskalieren könnten?
Wenn sich das für Sie nach einem guten Szenario anhört, gibt es bereits Lösungen. Bislang sind es nur wenige, aber einige etablierte ECM-Anbieter wie OPTIMAL SYSTEMS wagen sich auf dieses neue Gebiet vor. Sie beginnen damit, Cloud-Archive zusammen mit ihren zentralen Dokumentenverwaltungssystemen anzubieten.
Niedrigere Kosten und zusätzliche Ressourcen sind die wesentlichen Vorteile der Archivmigration in die Cloud. Ein weiterer ist die erhöhte Ausfallsicherheit und Fehlertoleranz: Selbst wenn Ihre lokale Infrastruktur kompromittiert wird (hoffen wir, dass dies nie der Fall sein wird!), sind Ihre Geschäftsdaten im Cloud-Archiv immer noch sicher und jederzeit verfügbar!
Wenn Sie gerade über die Einführung eines Langzeitarchivs in Ihre Systemlandschaft nachdenken, sollten Sie die Möglichkeit der Archivierung direkt in der Cloud statt On-Premises in Betracht ziehen. Wenn Sie bereits ein Archiv On-Premises betreiben, sollten Sie über die zahlreichen Vorteile einer Migration Ihres Archivs in die Cloud nachdenken. Der finanzielle Aspekt ist dabei bei weitem nicht der wichtigste.
OPTIMAL SYSTEMS is a
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