Mehr Mitarbeit möglich: die elektronische Personalakte

“Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Kapital.” Was häufig wie eine Phrase klingt, bleibt gerade in der Krise ein topaktuelles Thema. Können Sie sich eine hohe Fluktuation leisten? Oder käme Ihnen diese gerade recht? Dann sollten Sie wissen, welcher Mitarbeitende gerade wo steht – und dabei hilft Ihnen die elektronische oder digitale Personalakte.

Weniger Ver­wal­tung, mehr Betreuung

Seit wann ist eigentlich Herr M. dabei? Gilt bei einer betriebsbedingten Kündigung die Sozialauswahl? Und ist die Abteilung mit der Leistung von Frau S. zufrieden oder wäre sie die Kandidatin für eine Konsolidierung der Personaldecke? Spaß beiseite – die Mitarbeiter:innen in Unternehmen sind nicht in erster Linie ein Kostenfaktor. Sie sind Entwickler, Innovationstreiber, Wertschöpfer, Zusammenhalter, Rückgrat. Immer höher qualifiziert, verlangen sie auch nach Wertschätzung statt danach, nur eine Akte im Schrank zu sein.

Doch noch nicht in allen Unternehmen hat sich herumgesprochen, dass man dieses Potenzial mit einer papierbasierten Personalakte nicht mehr adäquat betreuen, geschweige denn ausbauen kann. Eine elektronische Personalakte gehört zwar inzwischen bei 90 Prozent der Unternehmen zum guten Ton. Aber das heißt nicht, dass sie ausschließlich genutzt wird. In drei Viertel der Personalabteilungen laufen beide Systeme parallel – Reibungsverluste sind unvermeidlich. Dabei sprechen die Vorteile einer alleinigen digitalen Lösung für sich.

1. Dokumenten­manage­ment

Wer sich heute auf eine Stellenanzeige meldet, muss sich in den meisten Fällen digital bewerben. Unsystematisch per E-Mail oder, was inzwischen fast zum Standard gehört, über ein Bewerbungsmanagementsystem. Damit landen sämtliche Mails, eingereichte Dokumente wie Anschreiben, Zeugnisse oder Portfolios bereits digitalisiert in der elektronischen Akte. Jeder berechtigte Mitarbeitende in der Personalabteilung kann darauf zugreifen, alles bleibt zentral gespeichert und dokumentiert.

Doch das ist längst nicht alles, was in der E-Akte steckt. Sie bietet Platz für Zertifikate, Urlaubsanträge, Personalfragebögen – also einfach alles, was früher abgeheftet wurde. Und selbst der Arbeitsvertrag lässt sich heute digital unterschreiben. Ihn auf Papier auszudrucken, analog unterschreiben zu lassen und wieder einzuscannen, um ihn anschließend in der elektronischen Personalakte abzuspeichern – auch das ist seit der Einführung einer rechtssicheren digitalen Signatur von gestern.

2. Personalentwicklung

Eine Personalakte wird so zu einer Timeline innerhalb des Mitarbeiterlebenszyklus, in der Onboarding, Feedback und Zielvereinbarungen mit begleitenden Maßnahmen einhergehen. Dadurch kann die Personalabteilung immer auf einen Blick sehen, wo der Mitarbeiter steht.

3. Workflows

Durch die zunehmende Automatisierung im Bewerbermanagement werden die passenden Dokumente nicht einfach digital gespeichert. Sie können in verschiedenen Arbeitsabläufen auch anderen Personen innerhalb des Bewerbungsprozesses zur Verfügung gestellt werden. Abteilungsleiter greifen auf den Lebenslauf zu, Teamleiter können Gesprächstermine vereinbaren.

Auch nach dem Recruiting kann die Personalabteilung die verschiedenen Stationen mit einer elektronischen Personalakte begleiten und Workflows anstoßen. Die HR-Kernprozesse wie Onboarding werden ergänzt durch Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Arbeitszeitmanagement (zu dem auch die Erfassung der Arbeitsstunden gehört), die Regelung von Benefits, aber auch durch Wissensmanagement im Falle eines Abganges. Hier übersichtliche Prozesse zu etablieren, damit keine Information verloren geht, ist ein großer Vorteil der elektronischen Personalakte.

4. Datenschutz

Mal eben in den Aktenschrank gucken, auch wenn man gar nicht autorisiert ist? Bei der elektronischen Personalakte ist das nicht mehr möglich. Eine Rollenverteilung erlaubt nur Personen den Zugriff auf die sensiblen Daten, die dazu auch berechtigt sind. Zettelsammlungen für alle Augen auf dem Schreibtisch und unkontrolliert verbreitete Kopien von persönlichen Angaben gehören damit der Vergangenheit an. Die Aufgaben des Datenschutzes erledigen sich damit nicht von selbst (das sollten weiterhin die Datenschutzbeauftragten machen), aber sie werden erheblich leichter.

Fazit

Eine elektronische Personalakte ist in den meisten Personalabteilungen zu finden. Aber sie kann in der Regel viel mehr als nur Dokumente sammeln. Mit einer Einbindung in ein bestehendes DMS kann die elektronische Personalakte dazu beitragen, dass die HR-Abteilung umfassend digitalisiert wird. Sie erhöht die Produktivität der Abteilung und setzt neue Kapazitäten frei.