Lösung: Dienstreisen komfortabel organisieren

Workflows für Dienst­reise­­anträge

Vom Antragsteller bis zum Vorgesetzten

Die Bearbeitung von Dienstreise­anträgen ist häufig komplex und erfordert eine gut funktionierende Kommunikation. Denn bevor sich ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unter­nehmens auf den Weg machen darf, gibt es einige organisatorische Angelegenheiten zu erledigen: Beim zuständigen Fachbereich muss zunächst ein ausge­fülltes Formular eingereicht werden. Nach der Unter­schrift des Vorgesetzten ist im Anschluss die Personal­abteilung gefordert – diese muss das Dokument ablegen und den Antrag­steller informieren. Hinzu kommen die Rechnungen für Hotel, Mietauto, Bahn, Verpflegung etc., die ebenfalls bearbeitet werden müssen.

Mit Unterstützung eines ECM-System, das für die ent­sprechenden Verwaltungs­­vorgänge die passenden Workflow-Tools bereithält, werden die Arbeits­prozesse rund um das Thema Bear­beitung von Dienstreise­anträgen beschleunigt und wesentlich erleichtert. Der Antrag­steller füllt digital ein Formular aus, der Rest erledigt sich fast von alleine. Gemäß den voreingestellten Bedingungen und notwendigen Prüf- und Geneh­migungs­instanzen wird der Antrag einmal digital durchgereicht – am Ende erfolgt die Zustimmung oder die Ablehnung.

Praktisch

Mit dem Workflow für Dienstreise­anträge wird die digitale Personalakte sinnvoll erweitert.

Digital

Keine mehrfache Ablage analoger Dokumente: Der Prozess bleibt digital.

Geordnet

Alle wesentlichen, personen­bezogenen Dokumente sind zentral archiviert.

Erleich­terungen für die gesamte Verwaltung

Zur weiteren Digitali­sierung von internen Prozessen und Erweiterung der elektronischen Personalakte kann der Dienstreiseantrags-Workflow des ECM-Systems enaio® eingesetzt werden. Der häufig noch analog umgesetzte Prozess kann mithilfe des Workflows komplett digital in enaio® abgebildet werden.

Hierzu sendet der Antragsteller sein ausgefülltes Formular an ein vordefiniertes E-Mail Postfach. Dieses Postfach wird von einem Serverdienst überwacht und der Workflow wird bei einem neuen E-Mail-Eingang initialisiert.

Sollte der Antragsteller bereits über einen enaio® client verfügen, kann der Work­flow auch direkt hierüber gestartet werden.
Über das Antrags­­formular erkennt der Workflow den zuständigen Vorgesetzten und leitet den Antrag entsprechend weiter. Der Vor­gesetzte kann die Dienst­reise nun genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer Geneh­migung wird der Antrag an das Personal­amt zur Ablage in die Personal­akte weitergeleitet. Eine Rück­meldung an den Antrag­steller erfolgt anschließend wahlweise über den Work­flow oder per E-Mail.

 

Uns überzeugte am meisten das Gesamt­konzept von OPTIMAL SYSTEMS mit der leistungs­starken und flexiblen Software-Suite enaio®.

Wolfgang Greska, Projektleiter DMS, Stadt Erlangen

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