Uns überzeugte am meisten das Gesamtkonzept von OPTIMAL SYSTEMS mit der leistungsstarken und flexiblen Software-Suite enaio®
Wolfgang Greska, Projektleiter DMS, Stadt Erlangen
Lösung: Dienstreisen komfortabel organisieren
Die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen ist häufig komplex und erfordert eine gut funktionierende Kommunikation. Denn bevor sich ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens auf den Weg machen darf, gibt es einige organisatorische Angelegenheiten zu erledigen: Beim zuständigen Fachbereich muss zunächst ein ausgefülltes Formular eingereicht werden. Nach der Unterschrift des Vorgesetzten ist im Anschluss die Personalabteilung gefordert – diese muss das Dokument ablegen und den Antragsteller informieren. Hinzu kommen die Rechnungen für Hotel, Mietauto, Bahn, Verpflegung etc., die ebenfalls bearbeitet werden müssen.
Mit Unterstützung eines ECM-System, das für die entsprechenden Verwaltungsvorgänge die passenden Workflow-Tools bereithält, werden die Arbeitsprozesse rund um das Thema Bearbeitung von Dienstreiseanträgen beschleunigt und wesentlich erleichtert. Der Antragsteller füllt digital ein Formular aus, der Rest erledigt sich fast von alleine. Gemäß den voreingestellten Bedingungen und notwendigen Prüf- und Genehmigungsinstanzen wird der Antrag einmal digital durchgereicht – am Ende erfolgt die Zustimmung oder die Ablehnung.
Mit dem Workflow für Dienstreiseanträge wird die digitale Personalakte sinnvoll erweitert.
Keine mehrfache Ablage analoger Dokumente: Der Prozess bleibt digital.
Alle wesentlichen, personenbezogenen Dokumente sind zentral archiviert.
Erleichterungen für die gesamte Verwaltung
Zur weiteren Digitalisierung von internen Prozessen und Erweiterung der elektronischen Personalakte kann der Dienstreiseantrags-Workflow des ECM-Systems enaio® eingesetzt werden. Der häufig noch analog umgesetzte Prozess kann mithilfe des Workflows komplett digital in enaio® abgebildet werden.
Hierzu sendet der Antragsteller sein ausgefülltes Formular an ein vordefiniertes E-Mail Postfach. Dieses Postfach wird von einem Serverdienst überwacht und der Workflow wird bei einem neuen E-Mail-Eingang initialisiert.
Sollte der Antragsteller bereits über einen enaio® client verfügen, kann der Workflow auch direkt hierüber gestartet werden.
Über das Antragsformular erkennt der Workflow den zuständigen Vorgesetzten und leitet den Antrag entsprechend weiter. Der Vorgesetzte kann die Dienstreise nun genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer Genehmigung wird der Antrag an das Personalamt zur Ablage in die digitale Personalakte weitergeleitet. Eine Rückmeldung an den Antragsteller erfolgt anschließend wahlweise über den Workflow oder per E-Mail.
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