Eine Gruppe von Geschäftsleuten, die auf ein Tablet schauen

3. Januar 2024

Neue Studie: Ist die Digitalisierung in der Personalabteilung angekommen?

Digitalisierung ist das „Megathema der kommenden Jahre“ – jedenfalls, wenn es nach CDU/CSU-Fraktionschef Volker Kauder geht. Wir von OPTIMAL SYSTEMS freuen uns darüber, auch wenn die Formulierung „der kommenden Jahre“ etwas verwundert: Die Umsetzung der digitalen Revolution ist für OPTIMAL SYSTEMS schließlich seit mehr als 25 Jahren das Tagesgeschäft.

Wie ist also der digitale Stand der Dinge in den Büros und Unternehmen Deutschlands wirklich? Die aktuelle Studie „RecruitingTrends“ von Staufenbiel wirft ein Schlaglicht auf einen kleinen, jedoch spannenden Teilbereich der Unternehmenswelt: das „Recruiting“ bzw. die „Human Resources“-Abteilung.

Der Anfang ist gemacht

Vier von zehn Unternehmen nutzen keine Softwarelösung zur Bearbeitung von Bewerbungsprozessen. In vielen Büros werden also tatsächlich noch täglich Briefe geöffnet, E-Mails ausgedruckt und Fotos mit Büroklammern an Papier geheftet.

Und auch die knappe Mehrheit der Unternehmen, die bereits eine digitale Lösung einsetzen, tut das nicht immer konsequent: Zwar ist die Hauptfunktion, nämlich das Management der anfallenden Dokumente, fast überall im Einsatz. Doch erweiterte Chancen, wie z. B. abgelehnte Bewerber zu einem Talentpool zusammenzufassen (50 %) oder das „Onboarding“ direkt anzuknüpfen (36 %), werden noch zu selten genutzt. So ist oft eine Umstellung der bisherigen Arbeitsprozesse ins Digitale zu beobachten – allerdings selten eine integrierte „digital first“-Strategie.

Vier von zehn Unternehmen setzen noch
keine Software zum Bewerber-Management ein.

Einsatzgebiete der Bewerbungsmanagement-Lösung (Mehrfachnennung möglich)

Je größer die Firma, desto früher wird Software für Enterprise Content Management eingesetzt: Im Durchschnitt haben Großunternehmen bereits seit zehn Jahren eine entsprechende Softwarelösung im Einsatz, der Mittelstand dagegen setzt im Schnitt erst seit sechs Jahren auf ECM. Lediglich jedes dritte mittelständische Unternehmen hat überhaupt schon eine ECM-Lösung im Einsatz.

Von diesen setzt nur ein Drittel diese Lösung unternehmensweit ein – beim überwiegenden Teil bleibt die ECM-Lösung auf einzelne Fachabteilungen wie zum Beispiel Controlling, Einkauf oder Personal beschränkt. Großunternehmen, die typischerweise mehrere Standorte haben und dezentraler strukturiert sind, liegen hier mit einer Quote von über 90 % unternehmensweitem Einsatz deutlich vor den mittelständischen Unternehmen. Oft wird hier schon über die Ablösung der bestehenden ECM-Software nachgedacht, während viele Mittelständler gerade die Einführung einer unternehmensweiten Lösung planen.

Der Trend geht zum Home Office

Auch das Thema „Mobiles Arbeiten“ bzw. Home Office ist untrennbar mit dem Thema Digitalisierung verbunden – schließlich ist für das bequeme Arbeiten von Zuhause aus eine Menge Infrastruktur nötig: Von der Glasfaser, die die Daten ins Haus bringt, bis zur Software, die beim digitalen Arbeiten für Konsistenz und Sicherheit sorgt.

Durch diese Vorteile versuchen Personalabteilungen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. (Mehrfachnennung möglich)

Die Unternehmen haben diesen Trend erkannt: 70 % der befragten Unternehmen schätzen, dass die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, für Bewerber „wichtig“ oder „sehr wichtig“ ist – nur flexible Arbeitszeiten werden als ein noch wichtigeres Thema eingeschätzt. Auch bei der Umsetzung ist bereits viel geschehen: So geben bereits knapp drei von vier Unternehmen an, ihren Mitarbeitern Home Office anzubieten – ob die Heim-Internetanschlüsse der Mitarbeiter für eine komfortable Nutzung schnell genug sind, wurde allerdings nicht abgefragt.

Das Vorstellungsgespräch gehört einfach dazu: So nehmen Personaler Kontakt zu Bewerbern auf.

Auch wenn viele Firmen die Zeichen der Zeit erkannt haben und die Herausforderungen der Digitalisierung proaktiv anpacken, bleiben viele Potenziale noch ungenutzt. Eine „digital first“-Strategie mit umfassender Integration elektronischer Arbeitsabläufe ist im Personalwesen bisher eine Ausnahme. Dabei werden die meisten Unternehmen über kurz oder lang nicht umhinkommen, ihre Prozesse mehr und mehr durch Computereinsatz zu flexibilisieren und digitale Strategien ganzheitlich zu denken.