Die Hände eines Mannes tippen effizient auf einer Laptoptastatur in einem digitalen Büro.

Eien Person tippt auf einer Computertastatur.

20. Mai 2022

Vorgestellt: der Bitkom Digital Office Index 2022

Die mit Spannung erwartete Bitkom-Studie Digital Office Index 2022 erlaubt einen frischen Blick auf den Fortschritt der nachhaltigen Unternehmensdigitalisierung im Post-Corona Deutschland. Die gute Nachricht: Es hat sich vieles getan. Wie die Studienergebnisse durch die Bank zeigen, wird Digitalisierung in deutschen Führungsetagen nicht mehr nur gepredigt, sondern auch gelebt. Doch hier und da drückt immer noch der Schuh.

Wir werfen einen Blick auf die frisch veröffentlichten Zahlen.

Ein Balkendiagramm, das den Digital Office Index 2022 darstellt.

Digitalisierung bedeutet Wirtschaftlichkeit

Automatisierung, Papierersparnis, Toolbeschaffung: Der Digital Office Index 2022 macht deutlich, dass das Thema Digitalisierung mittlerweile auch als strategische Priorität in den Köpfen hiesiger Entscheider*innen angekommen ist. “Der wirtschaftliche Nutzen ist den meisten (mittlerweile) klar”, fassen die Autoren es zusammen: 9 von 10 Unternehmen zeigen sich aufgeschlossen beim Thema Digitalisierung, und nahezu jedes Großunternehmen (96 %) hat auch eine entsprechende Strategie, sei sie nun zentral definiert oder zumindest für Teilbereiche des Unternehmens etabliert. 79 % der Unternehmen beschäftigen daher Digitalisierungsbeauftrage. Auch die Erkenntnis, dass eine digital befähigte Belegschaft eine produktive Belegschaft ist, hat sich herumgesprochen: 7 von 10 Befragten nehmen für entsprechende Fort- und Weiterbildungen heutzutage Geld in die Hand.

Das “Digital Office” in Zahlen

Die Kernfrage hinter dem Digital Office Index 2022 war die momentane Selbsteinschätzung der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen – kurz, um die Frage, wie digitalisiert das Büroleben der Deutschen heute wahrgenommen wird. Wie sich herausstellt, sind hierzulande vor allem Personal-, Finanz-, Rechnungsthemen digitalisiert. Fast alle Befragten setzen auf die eine oder andere Weise eine Digital Office-Lösungen ein. Mehr als die Hälfte digitalisiert schon vom Papiereingang aus. Das Erfreuliche: Bereits jedes zwölfte Unternehmen hat den Absprung in die papierlose Welt geschafft und viele weitere streben diesem Ziel entgegen: 72 % der Unternehmen gelingt es, bereits die Briefpost zu ersetzen – vor vier Jahren waren es erst 30 %.

Und damit ist noch lange nicht Schluss: Circa 50 % aller Bestands-Papierakten wurde bereits digitalisiert. Vor allem Großunternehmen sind bei diesem Nachhaltigkeitsthema tonangebend: Die Mehrheit von ihnen gibt an, zumindest “papierarm” zu arbeiten. Aber egal wie groß das Unternehmen, mehr als die Hälfte der Gesamtbefragten schätzt, dass im laufenden Geschäftsjahr weniger gedruckt wurde als im Vorjahr. Und: Die E-Mail ist wie zu erwarten beim Rechnungseingang die Nummer Eins in Deutschland.

Auf die Frage hin, welche Vorteile Unternehmen durch digitalisierte Büro-Lösungen mitnehmen, stimmten 74 % der Aussage zu, dass Compliance-Richtlinien besser eingehalten werden können, 70 % sahen eine steigende Performance in ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen und 66 % eine steigende Kundenzufriedenheit. Die Wehrmutstropfen sind steigende Verwaltungskosten (28 %), sinkende Datensicherheit (11 %) und Mitarbeitendenzufriedenheit (9 %).

Was uns besonders freut, ist die steigende Popularität von Anwendungen mit Low-Code/No-Code-Funktionalität wie etwa unsere ECM-Lösung yuuvis® RAD: 35 % der Befragten nutzen bereits solche Features bei ihren Automatisierungsprozessen, um gewünschte Änderungen schnell, elegant und ohne großen Projektaufwand in-house umsetzen zu können.

Die Studie in voller Länge

Möchten Sie sich selbst ein Bild machen? Sie können den Digital Office Index 2022, die Studie zur Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen, hier in voller Länge herunterladen.

Digital Office Index 2022 jetzt herunterladen

Welche Branche ist die digitalste?

Aus den Befragungen lassen sich auch gewisse Branchentrends ableiten. So setzen vor allem Banken und Versicherer auf mobile Geräte: Während im Schnitt nur 60 % des Personals mit mobilen Endgeräten mit Internetzugang ausgestattet werden, sind es in diesen beiden Sparten satte 93 %. Die bessere Haptik und Transportierbarkeit spielen bei Kundenkontakten also eine größere Rolle als es Bildschirmfläche tut. Schlusslicht in dieser Hinsicht sind klassische Industrien, Autohersteller, Maschinen- und Anlagenbau; Branchen also, in denen naturgemäß ein hoher Anteil der Belegschaft eher fertigende Aufgaben erledigt.

Was uns natürlich freut: Der Dienstleistungssektor setzt von allen Branchen am stärksten auf ECM-Lösungen. Wobei es heute ohnehin die Ausnahme zu sein scheint, keine maßgeschneiderte Enterprise Content Management-Lösung im Einsatz zu haben: Im Schnitt haben bloß 24 % aller Befragten sich noch keine Gedanken um ihre digitale Dokumentenverwaltung gemacht.

Apropos Branchen: Die Öffentliche Hand wurde im Rahmen dieser Bitkom-Studie natürlich auch unter die Lupe genommen. Wenig überraschend: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind es gerade die Verwaltungen, die beim Thema elektronische Rechnungsstellung voran preschen: 94 % der befragten Organe sagten aus, im Befragungszeitraum mehr als die Hälfte ihrer Rechnungsvorgänge elektronisch erstellt zu haben. Das freut sowohl den Amtsschimmel als auch das ZUGFeRD.

Aber es kann noch viel mehr geschehen: Ein Drittel der befragten Verwaltungen verfügt nicht einmal über eine*n dezidierte*n Digitalisierungsbeauftragte*n, nur 56 % investieren überhaupt in Fort- und Weiterbildungen für Angestellte. Dennoch spüren Verwaltungen den Investitionsdruck: 51 % sagen, dass ihre Investitionen im kommenden Jahr steigen müssen.

Damit liegen sie aber weit über dem Durchschnitt: Nur 29 % der Gesamtbefragten sehen steigende Investitionen, 53 % eher stagnierende. Schlusslichter in puncto Investition sind Banken und Versicherungsdienstleister; hier rechnet jeder Fünfte mit eher sinkenden Investitionen. Mit 14 % sieht fast jedes siebte befragte Unternehmen für das Post-Corona-Jahr 2022 jedoch auch wieder sinkende Investitionen in Digitalisierungsprozesse.

Nach zwei Krisenjahren: Digitalisierung gegen und wegen Corona

Stichwort “Corona”: Die globale Pandemie hat die lange hinausgezögerte Digitalisierung bei vielen Unternehmen beschleunigt – das bestätigen 44 % der Befragten. 60 % gaben hier an, dass Technologie ihnen beim Bewältigen dieser historischen Herausforderungen geholfen hat; 58 % mussten zugeben, dass überkommene analoge Prozesse das Homeoffice behindert hätten. Wenigstens ist das Glas “halb voll”, was die absehbaren ökonomischen Folgen dieser Krisenjahre angeht: 53 % der Befragten stimmten der Aussage zu, die Corona-Pandemie habe für einen Innovationsschub in ihrem Unternehmen gesorgt.

Ein Blick in den Digital Office Index 2022 lohnt sich nicht nur für Branchenbeobachter*innen und Analyst*innen – wenn auch Sie Ihre unternehmenseigene Digitalisierung im größeren Branchenkontext reflektieren möchten, können Sie sich den kompletten Studienbericht hier herunterladen.