Vom Cloud Storage zum Informationsmanagement in der Cloud

Geschäftliche Nutzer denken beim Thema Cloud in der Regel an drei Dinge: die Nutzung von Anwendungen aus der Cloud (SaaS), die Nutzung von Rechenressourcen in der Cloud und die Speicherung von Informationen in der Cloud.

Für Privatanwender ist die Speicherung von Informationen in der Cloud sehr einfach und effizient: Man kann flexibel Speicherplatz bei einer beliebigen Anzahl von Anbietern (Google Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox) buchen (und kündigen), Dateien (Musik, Videos, Fotos, Dokumente) per Drag & Drop verschieben und diese Dateien sogar rudimentär strukturieren und durchsuchen.

Als geschäftlicher Nutzer werden Sie wahrscheinlich eine Art S3-kompatiblen Objektspeicher (engl.: object store) zusammen mit Rechenressourcen buchen und grundsätzlich in der Lage sein, Ihre Anwendungsdateien und Dokumente in einer Art “Cloud-Dateisystem” zu speichern und abzurufen. Hier endet in der Regel der Weg sowohl für private als auch für geschäftliche Nutzer.

Das Informationsmanagement in der Cloud erfordert weit mehr als einen einfachen Objektspeicher. Es gibt mehrere Grundsätze für eine “intelligente” Dokumentenspeicherung, die über das Speichern und Abrufen von Binärdateien hinausgeht:

• Typisierung: Idealerweise möchten Sie Ihre Dateien mit einer Semantik versehen, z. B. in der Lage sein, sie in Ihrem Geschäftskontext als Rechnungen, Verträge, Personalakten oder andere Arten von Dokumenten zu klassifizieren.
• Flexible Attribute: Für jeden Typ sollte es möglich sein, benutzerdefinierte Attribute (Metadaten) zu definieren, die diesen Dokumententyp (Kategorie) beschreiben, z. B. wird eine Rechnung durch den Namen des ausstellenden und des empfangenden Unternehmens, Betrag, Steuer und Fälligkeitsdatum beschrieben. Wichtig ist auch die Möglichkeit, Typen und Attribute eines Dokuments während seines Lebenszyklus flexibel zu ändern. Idealerweise unterstützen Sie KI-Komponenten bei der Klassifizierung und Beschreibung der Dokumente, die Sie in das System eingeben.
• Suche: Sie werden das System in erster Linie nutzen, um Ihre Dokumente schnell finden zu können. Die Dokumente sollten auf der Grundlage ihrer Attribute (Metadaten), ihres Inhalts (falls vorhanden) oder einer Kombination aus beidem durchsuchbar sein. Idealerweise sollten für Bilder und andere Dokumente, die nicht maschinenlesbar sind, OCR (Optical Character Recognition) und automatisiertes Bild-Tagging als Option verfügbar sein.
• Identitätsmanagement und Zugriffsrechte: Es sollte möglich sein, für jeden Benutzer und für jedes Dokument Zugriffsrechte zu definieren, idealerweise auf der Grundlage von Dokumentattributen. Zum Beispiel kann ein bestimmter Benutzer (Rolle) nur auf Rechnungen mit einem bestimmten Betrag zugreifen. Außerdem muss eine nahtlose Integration in das bestehende Identitätsmanagement möglich sein, ohne dass Benutzer repliziert oder synchronisiert werden müssen. Im Grunde melden Sie sich bei dem von Ihnen verwendeten Authentifizierungssystem an und werden automatisch mit Ihrem Cloud-Dokumentenspeicher bekannt gemacht.
• Ordner: Dokumente werden in festen (auch verschachtelten) Ordnern strukturiert wie im Windows-Explorer, können aber auch in dynamischen Ordnern abgelegt werden. Das sind die Ordner, in die Dokumente auf Grundlage ihrer Metadaten automatisch eingeordnet werden. Indem Sie die Metadaten eines Dokuments ändern, “verschieben” Sie Ihre Dokumente. Physisch wird das Dokument nicht auf dem zugrunde liegenden Speicherplatz verschoben.
• Archivierung: Wenn Sie Dokumente mit rechtlichen Auflagen in der Cloud speichern müssen, z. B. zur Archivierung ein- und ausgehender Rechnungen zum Zwecke einer möglichen Revision, benötigen Sie tatsächlich ein Records Management. Dies umfasst eine Reihe von Funktionen (und auch Zertifizierungen). Beispielsweise muss die Historie aller Änderungen an einem Objekt in einem nicht widerlegbaren Audit-Protokoll festgehalten werden, und jede Änderung sollte eine neue Dokumentenversion erzeugen, mit der Möglichkeit, flexibel auf ältere Versionen zurückzugreifen. Eine Verwaltung der Aufbewahrungszeit ist ebenfalls erforderlich, um sensible Dokumente vor versehentlichem Löschen zu schützen und sicherzustellen, dass sie für die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer aufbewahrt werden.

Dies sind nur einige der grundlegenden Kriterien, die einen “Cloud-Objektspeicher on steroids” für die geschäftliche Nutzung von einem einfachen Cloud-Objektspeicher für Ihre Urlaubsfotos unterscheiden. Anhand dieser Kriterien können Sie beurteilen, ob eine bestimmte Cloud-Plattform für das Informationsmanagement Ihre langfristigen Anforderungen an einen Cloud-Speicher für Unternehmen erfüllt.

Vergessen Sie nicht, Ihre eigenen Entwicklungskosten sowie den Zeit- und Arbeitsaufwand einer Cloud Migration zu berücksichtigen, der entsteht, wenn Sie versuchen, all diese Funktionen von Grund auf selbst zu implementieren. Und natürlich müssen Sie auch die unvermeidlichen Verzögerungen einkalkulieren.

Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie nicht nur Dokumente speichern und abrufen – d. h. CRUD-Operationen (eng. Create, Read, Update, Delete: Erstellen, Lesen, Aktualisieren, Löschen) durchführen –, sondern auch Geschäftsanwendungen auf diesem Speicher aufbauen möchten, sollten Sie nach den folgenden Funktionen suchen:

• Dokumentenvorschau: Unabhängig vom Dokumentenformat sollte die Plattform in der Lage sein, eine Vorschau zu erzeugen, die in einem Standardbrowser sofort sichtbar ist. Noch besser ist es, wenn es ein Repository oder einen Cache für diese Vorschauen gibt.
• Frontend: Wenn Sie eine SaaS-Anwendung auf der Grundlage eines solchen Dokumentenspeichers erstellen möchten, sollten Sie sie so gestalten, dass sie für die Endnutzer attraktiv ist, aber auch schnell und schrittweise aufgebaut werden kann. Zu diesem Zweck ist es von Vorteil, wenn die Plattform eine Standard-Browsing-Oberfläche für die Dokumentenablage bietet. Noch besser ist es, wenn sie eine Möglichkeit bietet, diese Oberfläche durch programmatische Erweiterungen anzupassen.
• Workflow: Schließlich geht es bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten nicht nur darum, sie zu speichern und zu finden, sondern auch darum, sie gemeinsam mit anderen Personen zu bearbeiten. Erst dann kommt der wahre Nutzen eines Informationsmanagementsystems voll zum Tragen. Zu diesem Zweck sollte die von Ihnen gewählte Plattform zumindest rudimentäre Workflow-Funktionen bieten. Dazu gehört die Möglichkeit, einfache, vordefinierte Arbeitsabläufe wie die Rechnungsfreigabe durchzuführen und Aufgaben anderen Kollegen zuzuweisen. Noch besser ist es, wenn die Plattform es Ihnen ermöglicht, Workflows selbst anzupassen (zu modellieren), Regeln und Formulare zu definieren und Workflows nahtlos in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Ein Wort der Vorsicht zur Preisgestaltung am Ende: Es kann für Sie lukrativ sein, sich Produkte anzusehen, die weniger Funktionen für einen niedrigeren Preis bieten, um die Anfangskosten zu senken. Versuchen Sie, diese zu vermeiden, da Sie dann den wahren Wert der Plattform nicht einschätzen können und die Kosten nicht völlig transparent sind. Schauen Sie sich stattdessen Preismodelle an, die auf der Anzahl der Dokumente und / oder der Nutzer basieren. Es ist immer besser, die volle Leistung des Tools zu erleben und fair pro Nutzung zu bezahlen. Fast alle Plattformen bieten Ihnen eine kostenlose Testversion an, suchen Sie also auch nach solchen, die den Funktionsumfang in einer Testversion nicht einschränken. Danach sollten Sie sich die Service Level Agreements (SLA) ansehen. Wie oft wird eine Sicherung durchgeführt? Wie lange dauert die Wiederherstellung eines Systems im Falle eines katastrophalen Ausfalls? Welche Sicherheitsstandards werden verwendet? Können Dokumente verschlüsselt werden und von wem? Es gibt sogar Produkte, die Ihnen während der Evaluierung SLAs in Produktionsqualität anbieten. Mit anderen Worten: Evaluieren Sie mit dem größtmöglichen Funktionsumfang, und wenn Ihnen das Produkt gefällt, wechseln Sie schnell.

Autor

Dr. Nikola Milanovic, Chief Technology Officer

Dr.-Ing. Nikola Milanovic verantwortet seit 2014 die Produktentwicklung bei OPTIMAL SYSTEMS. Er leitet federführend die Softwareentwicklung der Produktlinien enaio^® und yuuvis^® sowie die Qualitätssicherung, Wartung und sorgt für agile Entwicklungsprozesse.