6. Oktober 2022
Im Rahmen dieser Anfang 2022 durchgeführten Umfrage wurde der Frage nachgegangen, inwieweit der derzeit allgemein kolportierte “Cloud-Boom” auch für den Bereich dokumentenbasierter Anwendungen gilt. Immerhin gaben im Rahmen des aktuellen KPMG Cloud-Monitors 97 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland an, dass sie bereits heute Cloud-Lösungen nutzen oder ihren Einsatz erwägen.
Ein Gastbeitrag von Werner Grohmann, Geschäftsführer Grohmann Business Consulting
Ganz so euphorisch wie die Befragten des KPMG Cloud-Monitors waren die Teilnehmenden an der Umfrage von OPTIMAL SYSTEMS nicht. Allerdings gaben bei der Frage nach dem Status Quo beim Einsatz dokumentenbasierter Anwendungen in der Cloud immerhin 32 Prozent der Umfrageteilnehmenden an, schon jetzt solche Anwendungen zu betreiben, weitere 36 Prozent planen, dies zukünftig zu tun.
Was das Cloud-Betriebsmodell betrifft, ist die “Hybrid Cloud” das bei den befragten Unternehmen derzeit bevorzugte Modell (41 Prozent). Als wichtigste/attraktivste Funktionen im Zusammenhang mit dokumentenbasierten Cloud-Anwendungen nannten die Befragten Funktionen zum automatisierten Erfassen und Klassifizieren von Daten (76 Prozent) und Funktionen zum Automatisieren manueller Routinearbeiten (70 Prozent). Auf die Frage nach den wichtigsten Gründen für den Einsatz dokumentenbasierter Cloud-Anwendungen wurde genannt: Hochverfügbarkeit (52 Prozent), Plattformunabhängigkeit (43 Prozent), Skalierbarkeit (32 Prozent).
Regulatorische Vorgaben und die Angst vor dem Datenzugriff unbefugter Dritter teilen sich mit jeweils 57 Prozent Platz 1 der am häufigsten genannten Gründe, die zumindest derzeit den Einsatz dokumentenbasierter Cloud-Anwendungen verhindern.
Auszug aus der Trendstudie: Wichtige Funktionen cloudbasierter Lösungen
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Whitepaper "Cloud Trendstudie"
Sind dokumentenbasierte Anwendungen in der Cloud noch Zukunft oder bereits Realität? Dieser Frage ging Grohmann Business Consulting auf den Grund. Die Auswertung der Trendstudie können Sie nun als kostenloses Whitepaper beziehen.
Jetzt downloadenOPTIMAL SYSTEMS Umfrage zum Einsatz cloudbasierter Anwendungen: Die wichtigsten Ergebnisse
Aus den eingangs genannten Ergebnissen der Fachkräfteumfrage lassen sich eine Reihe von Erkenntnissen über den aktuellen Status und die zukünftige Entwicklung des Einsatzes dokumentenbasierter Anwendungen in der Cloud ableiten:
1. Trend ja, Boom nein
Auch wenn die Ergebnisse der OPTIMAL SYSTEMS Umfrage nicht das “Fast-100-Prozent”-Ergebnis des KPMG Cloud-Monitors erreichen, so lässt sich doch ein klarer Trend in die Cloud erkennen. Immerhin gaben 68 Prozent der Befragten an, dass sie dokumentenbasierte Anwendungen bereits in der Cloud betreiben, bzw. dies planen. Haupttreiber für diese Entwicklung sind sicher die Erfahrungen der letzten beiden Corona-Jahre (Kontaktbeschränkungen, Homeoffice-Pflicht), die dem bereits seit einigen Jahren immer stärker verfolgten “New Work”-Trend zusätzlichen Auftrieb verliehen haben.
2. Fachkräftemangel und Automatisierung
Der in der Umfrage geäußerte Wunsch nach Funktionen zum automatisierten Erfassen und Klassifizieren von Daten sowie zum Automatisieren manueller Routinearbeiten lässt sich auch mit der derzeitigen Lage am Arbeitsmarkt erklären. Derartige Routinearbeiten mit immer den gleichen Abläufen gelten nun einmal als wenig beliebte Pflichtaufgaben. Unternehmen ist deshalb daran gelegen, die bereits knappen Personalressourcen nicht an diese Arbeiten zu vergeuden. Beim Einsatz entsprechender Automatisierungsfunktionen überlassen sie diese „Fleißarbeit“ besser KI-gestützten Algorithmen. Ergebnis: Präzision und Effizienz steigen, die Mitarbeiterzufriedenheit aber auch: Gerade in Zeiten eines Fachkräftemangels ein nicht zu vernachlässigender Employer Branding-Aspekt.
3. Datenschutz und Datensicherheit als Hürden
Datenschutz und Datensicherheit werden auch in anderen Anwendungsbereichen häufig als vermeintliches Gegenargument gegen den Einsatz von Cloud Services genannt. Dabei wird häufig vergessen, dass das Betriebsmodell einer IT-Lösung – lokal auf dem Rechner, im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud – per se überhaupt nichts mit den Themen Datenschutz und Datensicherheit zu tun hat. Fakt ist: Regulatorische und gesetzliche Vorgaben (z.B. DSGVO) zu Datenschutz und Datensicherheit spielen generell eine zentrale Rolle – unabhängig vom eingesetzten IT-Betriebsmodell. Ein Unternehmen ist deshalb auch – unabhängig vom Betriebsmodell – stets für das Einhalten dieser Vorgaben verantwortlich.
Generelle Vorbehalte bei Datenschutz und Datensicherheit allein sollten Unternehmen also nicht davor abhalten, einen Service oder eine Anwendung aus der Cloud zu nutzen. Die zentrale Frage lautet vielmehr: Welche Daten (Personalakten, Vertragsdokumente, allgemeine Produktinformationen) möchte ich in der Cloud bereitstellen und für wen (Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden). Die Antwort auf diese Frage führt dann in der Regel nicht zu einem “Alles oder Nichts”, sondern zu einer detaillierten Überlegung für jede Dokumentenart und Zielgruppe. Kriterien für die endgültige Entscheidung sind zum einen die Risikoabschätzung beim Einsatz verschiedener Betriebsmodelle, zum anderen ein Kosten-/Nutzenvergleich zwischen den unterschiedlichen Betriebsmodellen.
Fazit
Auch wenn der Trend beim Einsatz und Betrieb dokumentenbasierter Anwendungen klar in Richtung Cloud geht, gehört dieser Bereich zu den Einsatzszenarien, in denen Unternehmen sich detaillierter damit auseinandersetzen müssen, welche Daten sie in welche Cloud verlagern. Hybride Modelle, bei denen dokumentenspezifisch und/oder anwenderspezifisch über den Cloud-Einsatz entschieden wird, sind derzeit – das zeigen auch die Umfrageergebnisse – die vom Anwender präferierte Option.
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