30. März 2022
Gastbeitrag von Holger Peylo, OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld
Angestellte zu schulen heißt nicht einfach, Wissen zu vermitteln. Hinter dem Transfer von Know-how verbirgt sich ein komplexer Ablauf aus Planung, Durchführung, Überprüfung und Dokumentation, bei dem man schnell den Überblick verlieren kann.
Die Personalentwicklung nimmt bei vielen Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Personalabteilungen legen immer größeren Wert auf gut qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es verwundert nicht, dass Schulungen zum Erwerb neuer Fähigkeiten heute vielerorts zum Geschäftsalltag gehören. Unternehmen, die sich der ISO 9001 Zertifizierung unterzogen haben, stehen sogar in der Verpflichtung, ihre Mitarbeiter zu qualifizieren und die Wirksamkeit der Schulungsmaßnahmen zu überprüfen. Des Weiteren sind in vielen Branchen die jeweiligen gesetzlichen Pflichten ausschlaggebend, dass beispielsweise in Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Hygieneschulung investiert wird. All diese Schulungsmaßnahmen müssen auf ihre Wirksamkeit hin beurteilt werden können.
Kompetenzen ermitteln, aufbauen und kontrollieren
Aktive Personalentwicklung zu betreiben bedeutet, die Kompetenz der Mitarbeiter*innen nachhaltig zu fördern. Dazu gilt es den Bedarf an Trainings und Ausbildungsmaßnahmen zu ermitteln. Zur Festlegung können Qualifikationsmatrizen oder Fortbildungspläne genutzt werden, die jährlichen Personalentwicklungsgespräche oder eine detaillierte Stellenbeschreibung. Aus diesen Informationen können dann Maßnahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeleitet werden. Im Idealfall wird der Kenntnisstand vor der Schulungsmaßnahme und danach ermittelt. Durch den direkten Vergleich kann zu einem gewissen Maß die Wirksamkeit beurteilt werden.
Besonders kontrovers wird in der Fachliteratur über den Zeitpunkt der Wirksamkeitskontrolle diskutiert. Soll nun die Wirksamkeitsüberprüfung oder auch Erfolgskontrolle direkt nach der Schulung durchgeführt werden? Drei Tage oder eine Woche später? Ist eine erneute Kontrolle nach beispielsweise sechs Wochen notwendig? Eine klare Antwort gibt es nicht. Es sollte jedoch klar sein, dass erworbenes Wissen angewendet und “gelebt” werden muss. Erworbene Fähigkeiten, die nicht genutzt werden, verblassen wieder und sind im Übrigen rausgeworfenes Geld.
Beispiel Pharmaindustrie: Wirksamkeitsprüfung per Workflow
Für eine Wirksamkeitsüberprüfung in der pharmazeutischen Branche gibt es keine direkten Vorgaben und die Kontrolle kann auf mehreren Wegen erfolgen. Beispielsweise kann die Trainerin/der Trainer direkt nach einer Präsenzveranstaltung die Teilnehmer befragen oder eine Aufgabe durchführen lassen. Oftmals werden die Verfahrens- und Arbeitsanweisungen genutzt, um die notwendigen Kenntnisse über Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Hygiene zu vermitteln. Die einfachste Möglichkeit der Wirksamkeitsprüfung ist der Fragebogen nach dem Lesen der Arbeitsanweisung.
Entscheidend ist, dass jeder dieser Arbeitsschritte bei allen Mitarbeiter*innen gesteuert werden kann. Wer hat die Maßnahme bereits absolviert? Müssen Reminder versendet werden? Darf ein bestimmter Kollege oder eine Kollegin eine Tätigkeit (z. B. im Umgang mit Gefahrenstoffen) überhaupt ausführen, oder muss er/sie noch geschult werden? Ist ein vorgeschriebener Turnus zu beachten? All diese Aspekte müssen nachprüfbar dokumentiert sein. Hier kommt üblicherweise die digitale Dokumentenlenkung zum Einsatz: ein Fahrplan für alle Unterlagen, der jeden Bearbeitungsschritt nachvollziehbar macht.
Wirksamkeit durch Förderung
Eine Frage bleibt noch offen: Welche Maßnahmen werden ergriffen bei Personen, die bei einer Wirksamkeitsprüfung durchfallen? Ein einmaliger Ausrutscher kann vorkommen und muss nicht sofortige Maßnahmen für den Mitarbeitenden bedeuten. Das Szenario sollte jedoch betrachtet und verschiedene Mittel berücksichtigt werden. Möglich wäre ein individuelles Training durch den Ausbildenden, eine Wiederholung in einer Präsenzveranstaltung mit einer Trainerin/ einem Trainer oder die Unterstützung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters durch einen Sprachkurs.
Der Schulungsfragebogen – eine Kunst für sich
Die Entwicklung sinnvoller Testfragen und -antworten wird oftmals unterschätzt. Es ist nicht leicht, präzise Fragen zu einem Thema zu stellen und noch schwerer, diesen Fragen eindeutige Antworten zuzuordnen. Gleichzeitig ist es nicht zielführend, wenn die Antworten dermaßen offensichtlich sind, dass sie durch das Ausschlussverfahren erraten werden können. Auch die Anzahl der zu stellenden Fragen kann nicht pauschal festgelegt werden.
Tipp 1: Bauen Sie einen standardisierten Fragepool auf; aus einem möglichst umfangreichen Fragenkatalog kann eine gewisse Anzahl von Fragen zufällig ausgewählt werden.
Tipp 2: Formulieren Sie Fragen und Antworten zur Wirksamkeitsprüfung direkt bei der Dokumentenerstellung. Dabei können Fragen gezielt auf den Inhalt des Textes eingehen. Durch geringe Variation der Antworten zwingen Sie die Teilnehmer, sich erneut intensiv mit dem Inhalt zu beschäftigen.
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