24. August 2020

Vier Dinge, die nach Digitalisierung klingen, aber nicht digital sind

Sie benutzen ein Smartphone und streamen Filme? Und Facebook nutzen Sie auch? Es wird Sie vielleicht überraschen, aber die echte Digitalisierung ist das nicht. Vor allem nicht im beruflichen Umfeld.

Nur weil es digital ist, ist es (noch) keine Digitalisierung.

Zum Verständnis: Per Definition ist eine E-Mail nur ein Haufen von Informationen, die ausschließlich von einem Computer gelesen werden können. Ganz im Gegensatz zu einem Brief auf Papier, der mit den Augen erfasst werden kann. Aber nur weil es digital ist, ist es (noch) keine Digitalisierung. Denn die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate ist eine rein technische Angelegenheit, die, wenn man sie nicht zu Ende denkt, kaum mehr ist als ein Ersatz. Und keine Weiterentwicklung. Wir zeigen Ihnen die größten Irrtümer der Digitalisierung:

Digitalisierung? Irrtum 1: eingescannte Dokumente

Welches Dokument Sie auch mit einem Scanner oder der Scan-Funktion Ihres Handys in Nullen und Einsen umwandeln – behandeln Sie es wie ein analoges, wird es immer genau das bleiben. Statt im Aktenordner im Schrank liegt es dann auf Ihrem Computer im Ordner: ein gescanntes Dokument. Suchen Sie die Rechnung, müssen Sie wissen, wo Sie sie abgelegt haben. Und falls Sie die Rechnung nur mit der Banking-App abfotografiert haben, haben Sie nicht einmal eine digitale Kopie.
Eingescannte Dokumente, ob Rechnung, Vertrag oder Brief, sind dann nur Dokumente in einer anderen Sprache, die sich zugegeben schneller verschicken lassen, aber das hängt ganz davon ab, wie schnell sie sich finden lassen. Erst wenn der Computer Daten aus einem gescannten Dokument extrahieren kann, die künstliche Intelligenz diese Informationen verarbeitet und in einem Workflow die Bezahlung auslöst und die Rechnung dort archiviert, wo man sie ohne lange Suche wiederfindet: Erst dann ist es Digitalisierung im Sinne der Transformation.

Digitalisierung? Irrtum 2: digitale Bilder

Die Fotos vom letzten Sommerurlaub liegen bei Google Fotos. Auch die Bilder, die Ihnen ein WhatsApp-Kontakt geschickt hat, sind dort aufbewahrt. Aber was haben Sie mit den Fotos gemacht, die in einem Karton auf dem Schrank liegen? Von einem Dienstleister eingescannt, liegen sie jetzt auf Ihrer externen Festplatte oder einem Homeserver. Eine digitale Kopie eines Bildes. Im schlechtesten Fall müssen Sie jedes Bild einzeln öffnen, um zum Beispiel zu erfahren, ob es auf Gran Canaria oder an der Ostsee aufgenommen wurde.
Teil der Digitalisierung werden sie jedoch erst, wenn sie, richtig verschlagwortet, nach Jahren sortiert durchsucht werden können. Denken Sie mal an Ihre Arbeit: Wenn der Computer dem Empfänger einer Mail, dem Nutzer eines Chattools oder dem Mitarbeiter im Marketing automatisch das richtige Foto zuordnet, ohne dass Sie danach gesucht haben, ist das Bild mehr als nur eine Kopie.

Digitalisierung? Irrtum 3: WLAN und Mobilfunk

Sie kennen das: Homeoffice im Wohnzimmer, mobiles Arbeiten im Park. Den Laptop dabei, in das heimische WLAN eingeloggt oder über den Hotspot Ihres Smartphones. Und auf dem Stick Ihre Daten, die Sie sich im Büro gezogen haben. Wenn Sie jetzt nicht die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, sind Sie wieder dem Irrtum aufgesessen, dass ein mobiler Arbeitsplatz an sich schon etwas mit Digitalisierung zu tun hat. Denn nur durch die drahtlose Übertragung von digitalen Daten ändert sich nicht Ihre Arbeitsweise. Und gerade diese Veränderung ist bezeichnend für die digitale Transformation.
Denn zur Digitalisierung der Arbeitswelt gehört ein nahtloser Zugriff auf Ihre Daten auch von unterwegs. Was im privaten Bereich selbstverständlich ist – Foto von Google, Musik-Streaming, Dokumente aus der Cloud –, ist im beruflichen Kontext meist unterentwickelt. Dokumente auf dem Firmennetzwerk bearbeiten? Workflows editieren? Auf Akten zugreifen? Ohne einen vollwertigen Zugang zu Ihrem digitalen Arbeitsplatz ist Ihr Laptop mit Internetzugang nur eine Insel im Meer der Medienbrüche.

Digitalisierung? Irrtum 4: E-Mails

3.500 Mails. Ihr Postfach quillt über. Und selbst falls Sie die einzelnen E-Mails in Unterordner verschoben haben, bleibt Ihr Mailprogramm nur ein riesiger Speicher für Nachrichten. Sofern die Suchfunktion es erlaubt, finden Sie einzelne Nachrichten nach Stichworten sortiert. Das mag für den privaten Bereich ausreichen. Ihre Kollegen jedoch haben nichts davon, dass wichtige Mails auf Ihrem Exchange-Server liegen. Die Lösung kann nicht sein, dass Sie wahllos jeden Kollegen in CC nehmen, nur damit sich eine digitale Kopie des E-Mail-Wechsels auch außerhalb Ihres geschlossenen Systems befindet.
Das Problem der unvollständigen Digitalisierung hier ist also der Zugang Dritter zu Daten, die Sie im beruflichen Kontext erzeugen. Ohne die Verknüpfung von Outlook & Co. mit einem Archivsystem, auf das auch Ihre Kollegen zugreifen können, profitieren Sie lediglich von einer digitalen Kopie eines ansonsten analog verschickten Briefes. Digitalisierung im Sinne der Transformation wird daraus, wenn jede Mail per Knopfdruck einer Kundenakte, einem Vorgang oder einem Vertrag zugeordnet werden kann.

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