16. August 2021
Liegenschaften, Produktionslinien, Inventar – dies sind die klassischen “greifbaren” Wertanlagen, über die ein Unternehmen verfügt. Ihnen gegenüber stehen immaterielle Güter, das geistige Eigentum oder Intellectual Property (IP) der Gesellschaft. Heute wollen wir uns der Frage widmen, wie geistiges Eigentum durch ein DMS besser genutzt werden kann und wie Software Unternehmen hilft, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse langfristig zu managen.
Was versteht man unter geistigem Eigentum? Per Definition ist geistiges Eigentum neben Human-, Beziehungs- und Strukturkapital eine der vier Arten immaterieller Wirtschaftsgüter, über die ein Unternehmen verfügen kann. Doch ihre Nicht-Greifbarkeit macht diese Form der Anlagen nicht weniger komplex in der Administration. Gleichzeitig werden sie als Faktor in globalen Wertschöpfungsketten immer bedeutender.
Gut geplantes und aktiv vorgelebtes IP-Management ist eine sinnvolle Zukunftsinvestition für langfristig denkende Geschäftsführer.
Die World Intellectual Property Organisation (WIPO) schätzt, dass sich der jährliche globale Umsatz durch geistiges Eigentum auf rund 5,9 Billionen Dollar beläuft (Stand 2014).
Denn in Zeiten der Wissensökonomie erweiterte sich auch das Verständnis des Intellectual Property-Begriffs: Dachte man klassischerweise an den öffentlich wahrnehmbaren Aspekt der Firmen-IP – etwa Marken, Patente, Trademarks oder Gebrauchsmuster –, versteht man darunter heute auch immaterielle Vermögenswerte, die über die reine Erfindung hinausgehen und die Breite des Unternehmens in seinen vielen Teilaspekten abbilden.
Beispiele für ein Intellectual Property jenseits klassischer Patente sowie Marken- und Namensrechte sind in diesem Sinne:
- Lieferanten- und Kundenlisten
- Projekt-Dokumentationen und E-Mail-Verläufe
- branchenspezifisches Know-how und Erfahrungswerte
- intern recherchierte oder eingekaufte Datensätze
- ausformulierte Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Organigramme, Kalkulations- und Marketingpläne
- Roadmaps, Meetingprotokolle, Memos und Gesprächsnotizen
- interne Wikis und Unternehmensblogs
- Software- und Plugin-Lizenzen, registrierte Domainnamen
Schutz von geistigem Eigentum
Das Management von Intellectual Property ist daher eine Aufgabe, die seit Beginn der Digitalisierung stark an Bedeutung gewonnen hat. Lag die Aufgabe klassischerweise bei den Rechtsabteilungen, die sich um den Schutz des geistigen Eigentums kümmerten, wird sie heute vielmehr im Zusammenspiel vieler Stakeholder begriffen: Unternehmensführung, Personal- und Marketingabteilungen tragen ebenso Verantwortung für gutes IP-Management wie z. B. die Software-Entwicklung, Vertrieb oder Mitarbeiter in der Fertigung, die ihre täglichen Aufgaben und Problemlösungen routinemäßig dokumentieren.
In all solchen Fällen investiert ein Unternehmen Zeit und Personalressourcen, um zukünftige Nutzungspotentiale zu erschließen. Konkurrenten wiederum können über solche Daten auf langfristige Strategien schließen, eigene Entwicklungszeit einsparen oder Kunden abgreifen. Der Schutz wie auch die Pflege dieser Datenbestände genießt demnach höchste Priorität im Intellectual Property Management.
Insoweit ist es nachvollziehbar, dass IP-Management historisch eher defensiv gedacht wurde: Firmengeheimnisse sollten geheim bleiben, der Braindrain leitender Angestellter verhindert und Urheberrechte juristisch durchgesetzt werden. Mit NDAs und Verschwiegenheitserklärungen lässt sich dieser Schutz auch auf informelle Situationen ausweiten. Freedom-to-Operate-Recherchen sollen früh abklären, ob ein neues Angebot womöglich IP-Rechte anderer Marktteilnehmer verletzt. Und durch eine frühzeitige Defensivpublikation eigener Erkenntnisse kann die Patentstrategie eines Mitbewerbers empfindlich gestört werden. Für viele solcher speziellen Maßnahmen existiert auch bereits spezielle Software zum Schutz von geistigem Eigentum.
Der breiteren Definition des geistigen Eigentums im Sinne von Intellectual Property folgen in den vergangenen Jahren auch europäische Regierungen und das Deutsche Institut für Normung:
- Die Richtlinie 2016/943 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juni 2016 über den Schutz vertraulichen Know-hows und vertraulicher Geschäftsinformationen (Geschäftsgeheimnisse) vor rechtswidrigem Erwerb sowie rechtswidriger Nutzung und Offenlegung.
- Die 2020 vom Deutschen Institut für Normung e. V. herausgebrachte DIN-Norm 77006:2020-06 definiert erstmal einen offenen Standard für ein umfassendes IP-Management.
Geistiges Eigentum als Ressource verstehen
Eine rein defensive Betrachtung solcher Firmengeheimnisse hat eine Kehrseite: Werden Erkenntnisse und Erfahrungswerte nicht intern kommuniziert, sondern verstauben in Aktenschränken oder auf Fileservern, können sie sich auch nicht amortisieren. Personalwechsel und Onboarding führen dann eher zu einem Reset als zu echter Kontinuität. Arbeitsanweisungen werden verfälscht, wenn sie nur mündlich weitergegeben werden und Recherchearbeiten einer Abteilung müssen in anderen Abteilungen unnötig wiederholt werden. Kurz gesagt: Man muss das eigene geistige Eigentum nicht nur durch geeignete (juristische) Maßnahmen verteidigen, man muss es auch innerhalb des Unternehmens nutzbar machen.
Wichtig ist daher ein Maßnahmenplan für geistiges Eigentum: Erkennt die Geschäftsleitung den Mehrwert der hauseigenen IP, kann sie mit gutem Beispiel vorangehen und eine nachhaltige IP-Strategie in die Unternehmenskultur hineintragen. Wissenstransfer, Synergieeffekte und massive Zeiteinsparungen schaffen so auch in schnelllebigen Zeiten die Grundlage für Konkurrenzfähigkeit und Innovation.
Intellectual Property und Due Diligence
Ungeachtet vom Tagesgeschäft spielt die IP (und der Umfang ihrer Nutzbarmachung) vor allem dann eine Rolle, wenn das Unternehmen zum Verkauf steht: Waren in vor-digitalen Zeiten noch physische Sachanlagen und Vertriebskanäle meist die Sahnestücke eines Firmenzukaufs, erhöhen immaterielle Wissensschätze heute nicht nur den Kaufpreis – sie bestimmen ihn oft.
Steht eine Merger & Acquisition bevor, wird der Zustand der Firmen-IP oft von Unternehmensprüfern evaluiert. Im Rahmen einer solchen Due Diligence wird natürlich bewertet, ob die bestehenden Schutzrechte Gültigkeit besitzen und wer ihr tatsächlicher Eigentümer ist; ferner werden bestehende Rechtsstreitigkeiten zu dem Thema betrachtet und ihr Ausgang prognostiziert. Je nach Branche und Komplexität des Geschäftsfeldes kann dieser Prozess mehr oder weniger in die Tiefe gehen.
Positiv auf den Kaufpreis wirkt es sich dann aus, wenn das vorhandene Wissen unmittelbar nutzbar gehalten und mit einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem recherchierbar gemacht wird.
Geistiges Eigentum und Dokumentenmanagement
Wichtig ist demnach, dass das Know-how eines Unternehmens nicht bei einzelnen Mitarbeitern liegen bleibt; dass bestehende Dokumentation gepflegt, versioniert und transportiert wird und dass Erkenntnisse so agil in alle Unternehmensprozesse einfließen. Viele IP-Manager – und Entscheidungsträger, denen die Wichtigkeit dieser Maßnahmen bereits eingeimpft wurden – etablieren daher klare Workflows in ihrer digitalen Dokumentenverwaltung. Dies erleichtert ihnen die Arbeit in vielerlei Hinsicht:
- Inhalte können nach Benutzergruppen freigegeben werden; so erreichen Informationen alle, die sie betreffen – und minimieren das Risiko von Leaks und Industriespionage.
- Sachverhalte bleiben auch Jahre später noch nachvollziehbar, wenn Mailverläufe und Schriftwechsel mit Externen zentral abgelegt werden. So führt der Weggang eines Mitarbeiters nicht zu komplettem Wissensverlust.
- Analog dazu wird durch eine zentrale Dokumentenerfassung der Wissenstransfer auch zwischen Standorten des Unternehmens gefördert; das Know-how des Unternehmens wird so robuster verteilt.
- Eine saubere Dokumentation der Unternehmensprozesse kann als Beweisgrundlage in Rechtsstreitigkeiten dienen, etwa bei Streit um Marken- oder Urheberrechte.
- Durch die tägliche Arbeit mit einem DMS-System verliert die Intellectual Property ihren Beigeschmack des „immateriellen“, der Wissensschatz des Unternehmens wird für alle Stakeholder konkret fassbar.
- Der Datenbestand und das Know-how werden zum Teil der gelebten Unternehmens-Kultur und können im Falle eines Unternehmensverkaufs oder Mergers konkreter im Wert beziffert werden.
Fazit: Geistiges Eigentum richtig managen
Die Fortschritte, die IP-Management in den vergangenen Jahren auf den amerikanischen und asiatischen Märkten gemacht hat, werden auch in Europa immer ernster diskutiert. Stand früher noch die Frage im Vordergrund “Wie schütze ich mein geistiges Eigentum?”, wird heute vielmehr gefragt: “Wie nutze ich mein geistiges Eigentum?”
Die Vorteile liegen auf der Hand: Auf bessere Abläufe, mehr Rechtssicherheit und massive Arbeitszeitersparnisse möchte kein Unternehmer verzichten.
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