12. Oktober 2021
Wer in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet, erlebt aktuell einen Wandel hin zu neuen Strukturen und Arbeitsmodellen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden Projekte und Arbeitsschritte transformiert, um mehr Service sowie Mitarbeiter*innen- und Bürger*innennähe zu gewährleisten. Unter dem Begriff “New Work” beziehungsweise “Arbeit 4.0” wird das Leitbild neuer Arbeitsweisen zusammengefasst. Die althergebrachten hierarchischen Strukturen in Öffentlichen Verwaltungen stehen somit im Kontrast zu den dynamischen und individualisierten Arbeits- bzw. Projektgruppen.
Besonders in Öffentlichen Verwaltungen sind hierarchische Strukturen in Bezug auf die bürokratischen Organisationsformen stark ausgeprägt. Eine neue Möglichkeit stellen die Projektgruppen nach dem Prinzip des New Work dar. Jedes Projekt kennzeichnet sich durch ein klar definiertes Zeitfenster und individuelle Strukturen. Das Projektmanagement ist hierbei eine wichtige Position für administrative Aufgaben wie Organisation, Planung, Steuerung und Aufgabenüberwachung.
Der Begriff Agilität bezieht sich auf die Kommunikations- und Organisationsstrukturen, sodass jedem Mitarbeitenden optimale Arbeitsbedingungen für eigenverantwortliche Entscheidungen zur Verfügung stehen. Demnach ist Agilität eine Voraussetzung, um den digitalen Wandel weiter voranzutreiben und nachhaltig zu stärken. Standortunabhängiges Arbeiten und medienbruchfreies Arbeiten prädestinieren sich als Parameter für agiles Arbeiten.
Digitale Kenntnisse können durch Schulungen und eine offene “Fragekultur” entstehen. Den Mitarbeitenden wird eine Umgebung geschaffen, in welcher diese frei und ohne Hemmnisse ihre Fähigkeiten erweitern können.
Die Kraft der Heterogenität nimmt im New Work eine besondere Rolle ein, da die Ungleichheit an Qualifikationen, Interessen und persönlichen Fähigkeiten als eine Ressource genutzt wird. Mit dieser Form der Kommunikation werden individuelle Lösungen für die Mitarbeitenden gefunden, damit sich unter anderem das Betriebsklima verbessert.
Klassische Hierarchiestrukturen werden durch Ideen und Anregungen ersetzt. Entscheidungen im Alleingang gehören somit der Vergangenheit an und werden stattdessen im Kollektiv getroffen. Den Mitarbeiter*innen werden somit eine Stimme und Verantwortung verliehen.
Unter dem Begriff Kooperation ist der Austausch und die Zusammenarbeit von zwei oder mehreren Öffentlichen Verwaltungen gemeint. Die Erfahrungen, das Wissen und eine multiperspektivische Sicht resultierend aus der interkommunalen Zusammenarbeit führen zu nachhaltigem Erfolg.
Allen Mitarbeitenden wird aktualisiertes Wissen frei zugänglich zur Verfügung gestellt, um Prozesse der Wissensbereicherung weiter zu fördern.
Das Arbeiten nach dem New Work-Modell schafft sowohl Flexibilität als auch eine intensivere Nutzung interner Ressourcen. Vorrausetzung für dieses Arbeitsmodell sind digitalisierte Arbeitsplätze, die eine stärkere Interaktion zwischen den Mitarbeitenden ermöglichen. Mit der webbasierten Allgemeinen Schriftgutverwaltung können Öffentliche Verwaltungen ihren Mitarbeitenden mobile Flexibilität anbieten.
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