Digitali­sierung umsetzen:
Es beginnt mit Papier

Die Schnelligkeit und Universalität der Verarbeitung von Informationen sind zwei grundlegende Vorteile der Digitali­sierung. Die größte Herausforderung für Unternehmen liegt darin, Informationen für mehr Menschen und Menschengruppen (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden, Bürger) einfach zugänglich und vor allem nutzbar zu machen. Das ist mit Papierakten nicht möglich. Digitali­sierung beginnt also mit Papier: Industrie 4.0 duldet keine “Zettelwirtschaft”.

Wurden früher Informationen nur in Papierform gespeichert, gibt es heute in vielen Organisationen eine Vielfalt an Informationsquellen und Dokumenten: E-Mails, Formulare, Social-Media-Beiträge gehören genauso dazu wie elektronische Rechnungen und Papierbelege, Briefpost, Lieferscheine, Verträge etc. Die Informationsflut kommt aus allen möglichen Richtungen und ist extrem heterogen. Die wichtigste Managementaufgabe ist nun, Wissen aus Informationen zu generieren und den Wert von Informationen zu erschließen. Denn Digitalisiertes Wissen ist der Rohstoff der neuen industriellen Ära und der Schlüssel für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Deshalb braucht die Industrie 4.0 ein neues Verständnis von „Content“.

Papier verhindert die digitale Transformation

Unternehmen brauchen einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung und Verwendung ihrer Daten und Informationen, ihren Content, damit nutzbares Wissen entstehen kann. Software für Enterprise Content Management (ECM) schafft die Voraus­setzungen für das papierfreie Büro. ECM umfasst Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content zur Unterstützung der Prozesse in Unternehmen. Es geht dabei nicht allein um das Überführen analoger Informationen in ein digitales Format. Damit der Datenaustausch durchgängig digital erfolgen kann, gilt es, die „Zettelwirtschaft“ abzuschaffen. Mit einem papierbasierten Aktenmanagement wird Industrie 4.0 nicht gelingen. Papier verhindert die digitale Transformation, verlangsamt Prozesse. Wie soll eine selbststeuernde, hochflexible Fertigung gelingen, wenn Informationen in Papierakten „versteckt“ sind, wenn Dokumente nicht auffindbar oder Datenbestände nicht stimmig sind?

Ein Muss für Industrie 4.0: Die enge Vernetzung der Informations­quellen

Die Umstellung auf digitale Akten, elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung bildet die Grundlage für eine neue, digitale Unternehmenskultur. Die Unternehmen, die relevante Informationen stets verfügbar haben – und dies unabhängig von Ort und Zeit (flexibel ob im Büro, Homeoffice, unterwegs) – werden es auch in der Zukunft verstehen, ihren Kunden Mehrwerte durch digitale Services zu liefern. Informationsverfügbarkeit bestimmt zum Beispiel die Servicequalität eines Unternehmens: Mitarbeiter mit einem zeitnahen Zugang zu benötigten Informationen sind schneller zukunftsfähig gegenüber Kunden.

Ein einfacher und stetiger Zugang zu Informationen ist nicht nur wichtig, sondern zunehmend selbstverständlich. Der Informationsfluss muss heute stets erhalten bleiben – unabhängig von Quelle, Arbeitsort und Arbeitszeit. Das gewinnt mit dem „Internet der Dinge“ noch mehr an Bedeutung. Dazu ist es notwendig, dass sämtliche Informationsquellen in Unternehmen reibungslos miteinander kommunizieren.

Nehmen wir als Beispiel einen Lieferschein, einen Teil eines Einkaufsprozesses. Im DMS/ECM-System wird der gesamte Beschaffungsvorgang mittels einer elektronischen Beschaffungsakte abgebildet – angefangen mit dem Lieferschein. Alle Dokumente zum Geschäftsvorfall werden in elektronischer Form zentral in der entsprechenden elektronischen Akte (e-Akte) verwaltet. Die Beschaffungsakte beinhaltet neben dem Lieferschein eine Vielzahl an Informationsarten und Dokumentenformaten. Kundendaten, Scans, Textdokumente, Zeichnungen, E-Mails etc. werden im gemeinsamen Kontext aufbewahrt und verwaltet. Analog zur Papierakte enthält auch eine ECM-basierte elektronische Akte viel Content. Sie enthält allerdings nicht nur Dokumente und unstrukturierte Daten, sondern ebenso strukturierte Daten – wie Kunden- und Personendaten. Die tiefe Integration der IT-Systeme spielt dabei eine wesentliche Rolle. Bei der Softwareauswahl muss auf die Integrationsfähigkeit des Systems geachtet werden, da Daten und Informationen ihren vollen Nutzen erst entfalten, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen (und ggf. Abteilungen) ausgetauscht werden können.

Stehen alle Informationen und Dokumente jederzeit, an jedem Arbeitsplatz und mobil zur Verfügung, spart das Unternehmen Zeit und Kosten, die für das Durchforsten von Aktenstapeln und die Suche nach Dokumenten anfallen würden. Die Zuordnung von Informationen, Belegen, E-Mail-Schriftverkehr oder Personendaten zu einem Vorgang ist eindeutig.

Industrie 4.0 ist mit Zettelwirtschaft nicht machbar

Unternehmen erleben den digitalen Wandel nicht nur als Zeitzeugen, sondern als Mitgestalter. Um die einhergehenden Heraus­forderungen bewältigen zu können, benötigen sie ein ganzheitliches Informationsmanagement-System, dessen Bausteine ineinander greifen. Denn die autonome, hochflexible Fertigung der Zukunft wird nur Realität, wenn die mit ihr verbundenen Informationsprozesse ähnlich autonom und flexibel angelegt sind. Das ist mit Papierakten und Zettelwirtschaft nicht machbar.

5 Minuten-Guide: Zur richtigen Strategie für den digitalen Wandel

Wohin führt die Digitali­sierung? Lohnt sich eine Digitali­sierungsstrategie? Wie mobil sollten Unternehmensinformationen sein?
Antworten und Orientierung finden Sie in unserem 5-Minuten-Guide zur Digitali­sierung.