18. Juni 2024
Die Digitalisierung bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung in Öffentlichen Verwaltungen. Mit den neuen Webfunktionen enaio® scanablage, enaio® dokumentenablage und enaio® posteingang stellt OPTIMAL SYSTEMS praktische Tools bereit, die speziell darauf ausgerichtet sind, diese Potenziale voll auszuschöpfen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können nun auch komplexere Dokumentenverwaltungsaufgaben vereinfacht und beschleunigt werden.
Die Funktion enaio® scanablage löst elegant das langwierige Problem des Scannens und Ablegens von Dokumenten im Webclient. Bisherige Arbeitsabläufe erforderten häufig das manuelle Versenden und Ablegen von Dokumenten per E-Mail – ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.
Mit der neuen Lösung können Multifunktionsgeräte gescannte Dokumente automatisch in einem zentralen Verzeichnis ablegen, ohne dass Anwender*innen eingreifen müssen. Öffnet man die Scanablage im Webclient, erscheinen die Dokumente sofort zur Ablage bereit. Mit nur zwei Klicks können sie in der zuletzt bearbeiteten Akte abgelegt werden, was den Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Die enaio® dokumentenablage revolutioniert die Mehrfachablage von Dokumenten. Sie ermöglicht die gleichzeitige Ablage mehrerer Dokumente und die Erstellung von Registern direkt im Webclient. Diese Funktionalität steigert nicht nur die Effizienz der Dokumentenverwaltung, sondern fördert auch eine strukturierte und übersichtliche Dokumentenablage.
Der enaio® posteingang verändert den Umgang mit dem Posteingang in der Öffentlichen Verwaltung. Die Anwender*innen können nun ihre Post digital verteilen und haben gleichzeitig immer einen Überblick über den Posteingang. Die Lösung integriert sich nahtlos in den enaio® webclient, so dass alle Informationen zentral und aktuell zur Verfügung stehen und keine zusätzliche Software installiert werden muss.
Die drei neuen Webfunktionen von enaio® sind nicht nur technische Innovationen, sie stellen vielmehr einen Paradigmenwechsel in der digitalen Verwaltung öffentlicher Institutionen dar. Sie adressieren und lösen effektiv Probleme, die bisher die tägliche Arbeit erschwert haben. Durch die Einführung von enaio® scanablage, enaio® dokumentenablage und enaio® posteingang für den Webclient werden die IT-Abteilungen entlastet und das mobile Arbeiten vereinfacht.
OPTIMAL SYSTEMS is a
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Kyocera Document Solutions.
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