1. November 2022
Landkreis Wunsiedel im Fichtelgebirge: Mehr als 70.000 Einwohner:innen leben im dem oberfränkischen Landkreis. Besonders die Landschaft des Fichtelgebirges beeindruckt durch ihre natürliche Schönheit. Bei diesem Anblick würde wohl niemand direkt an Digitalisierung denken. Und doch ist das hiesige Landratsamt zweifellos im digitalen Zeitalter angekommen.
Anika Schneider ist seit Oktober 2021 die Digitalisierungsbeauftragte im Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge. Die Digitalisierung war auch schon vorher ein fester Bestandteil des Alltags. Gemeinsam mit ihrer Kollegin Susanne Kandler, Fachgruppenleiterin der Kreiskasse, konnte sie die Digitalisierung in ihrer Behörde vorantreiben und vor allem den Rechnungseingangsworkflow um einige Schritte vereinfachen.
Frau Schneider, kaum ein Schlagwort wird so inflationär verwendet wie ‘Digitalisierung’: In welche Inhalte oder Strukturen unterteilen Sie diesen Begriff?
Schneider: Der Begriff Digitalisierung umfasst mehr als das reine Übertragen von analog zu digital. Vielmehr ist Digitalisierung ein kontinuierlich stattfindender Veränderungsprozess, der ein Umdenken in den Köpfen der Menschen erfordert. Digitalisierung muss ganzheitlich gedacht werden und nicht nur in Projekten. Mitarbeitende sind das Kernstück einer jeden Verwaltung, hier muss die Digitalisierung ansetzen. Die Mitarbeitenden müssen von Beginn an mitgenommen werden und interne Strukturen geschaffen werden, um die Vorteile der Digitalisierung zu maximieren.
Frau Kandler, Sie haben sich für einen digitalen Rechnungseingang samt Workflow entschieden. Welche Vorteile sehen Sie heute darin?
Kandler: Einen großen Nutzen sehe ich in der Erleichterung der Liquiditätsplanung, da die Rechnungen bereits bei Eingang und nicht häufig erst bei Fälligkeit im Buchhaltungssystem registriert sind. Die Vorteile sehen wir ganz klar für Kolleg:innen, die im Homeoffice arbeiten. Hier können beispielsweise Anordnungen auch von zu Hause aus signiert werden. Interne Postlaufzeiten spielen dabei dann keine Rolle mehr.
Zahlen, Daten, Fakten zum Landkreis Wunsiedel:
Landrat: Peter Berek
71.482 Bürger:innen (Stand: 31.12.2021)
17 Gemeinden
606,36 km² Fläche
Frau Schneider, wann haben Sie gemerkt, dass der analoge Weg des Dokumentenmanagements nicht nachhaltig ist?
Schneider: Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass viele Prozesse mittlerweile problemlos digital möglich sind. Dieses neu gewonnene Wissen und den Aufschwung, den die Thematik durch die Pandemie erhalten hat, sollte man sich nun zu Nutze machen und als Chance für weitere Veränderungsprozesse sehen. Aber auch durch den technischen Fortschritt wird die Digitalisierung zu einer strategisch notwendigen Entscheidung, wodurch Anpassungsbedarf auf struktureller und kultureller Ebene entsteht.
Frau Kandler, auch die Rechnungseingangsprüfung hat sich digital verändert. Wie sehen die Prozesse Ihres digitalen Rechnungseingangsworkflows mittlerweile aus?
Kandler: Die Rechnung wird bei Eingang in der Kasse direkt gescannt und über enaio® classify in das Rechnungseingangsbuch übertragen. Zum Teil werden dann noch Daten im Rechnungseingangsbuch ergänzt, die über enaio® classify nicht angeliefert werden können. Das können beispielweise interne Schlüssel sein, die nicht auf der Eingangsrechnung erscheinen. Nach diesem Schritt erfolgt die Verteilung an den jeweiligen Fachgruppenleitenden im Rahmen des Signaturworkflows. Danach folgen die elektronische Signatur des Feststellenden und Anordnungsbefugten, die Sollstellung durch die Kassenmitarbeitenden und letztlich die Sollstellung der Anordnung im Signaturworkflow.
Frau Kandler, inwiefern erleichtern Ihnen enaio® capture und enaio® classify Arbeitsprozesse im Sinne einer Qualitätssicherung?
Kandler: Durch enaio® capture und enaio® classify wird uns ein weitgehend automatisiertes Einlesen von Eingangsrechnungen ermöglicht, wodurch Erfassungsfehler auf ein Minimum reduziert werden können und Zeit eingespart werden kann, da die Eingaben größtenteils nicht manuell erfolgen müssen – bei wiederkehrenden Rechnungen erkennt enaio® classify automatisch beispielsweise Rechnungsstellende, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit. Die abschließende Archivierung in enaio® ist somit absolut sinnvoll.
Zurück zu Ihnen, Frau Schneider: Was ist Ihre digitale Erfolgsformel? Gewähren Sie uns einen Einblick in Ihre Digitalisierungsstrategie?
Schneider: Da gibt es drei Erfolgsfaktoren: Proaktive Unterstützung bieten, eine Kultur des Vertrauens etablieren und eine offene Kommunikation – auf allen Ebenen. Ich glaube, es ist zu simpel in Ausbaustufen zu denken und dabei alle Beteiligten aktiv mitzunehmen. Man wird nicht von heute auf morgen zur digitalen Verwaltung. Veränderungen erfordern Zeit, Geduld und Empathie. Sorgen und Ängste der Mitarbeitenden müssen ernst genommen werden. Nur gemeinsam können wir Lösungen erarbeiten, die nachhaltig sind und von den Mitarbeitenden mitgetragen werden können.
Frau Schneider, welche weiteren Chancen der Digitalisierung sehen Sie in der Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover?
Schneider: Die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover ermöglicht, dass wir die Digitalisierung wirklich zu Ende denken. Ziel ist es, durch digitale Lösungen nicht nur den Bürger:innen digitale Dienstleistungen zu ermöglichen, sondern innerhalb der Verwaltung auch digital zu arbeiten. Aktenberge sollen reduziert und digital abgelegt werden, sodass Mitarbeitende effizienter, orts- und zeitunabhängiger arbeiten können.
Blicken wir abschließend in die Zukunft und stellen Ihnen die Frage: Wie digital wollen Sie langfristig werden?
Schneider: Langfristig ist es das Ziel, vollständig digital zu arbeiten, soweit es auch sinnvoll ist. Unsere Bürger:innen sollen Verwaltungsdienstleistungen digital, flexibel und barrierefrei nutzen können. Mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover und enaio® haben wir den richtigen Partner an unserer Seite, um genau dieses Ziel zu erreichen.
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