16. August 2022
Automatisierte Geschäftsprozesse – heute allgemein Workflows genannt – sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Der durch Workflows erzielte Effizienzgewinn ist zu einem wichtigen Parameter für wirtschaftlichen Erfolg geworden.
Vorteile eines Workflow Managements
- Die Qualität der Arbeitsabläufe wird gesteigert: Dank vorher festgelegter Schemata sind Abweichungen schneller ermittelbar, Fehler lassen sich somit einfacher nachvollziehen und beheben.
- Die Effizienz wird erhöht: Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen lassen sich durch Routinen Abläufe beschleunigen und Wartezeiten vermeiden.
- Die Zusammenarbeit wird verbessert: Innerhalb der einzelnen Prozessabschnitte greift ein Zahnrad ins nächste – und somit ist die Voraussetzung für eine klare Kommunikation unter den Beteiligten gegeben.
- Die Geschwindigkeit steigt: Workflows können von selbst ablaufen, sie bleiben nicht “liegen” und können deswegen im Arbeitsalltag nicht untergehen.
Was ist ein Workflow?
Workflows sind festgelegte Abfolge von Arbeitsschritten, die zu einem vordefinierten Ergebnis führen. Strukturiert werden sie nach zeitlichen wie logischen Aspekten. Zudem bedürfen sie einer klaren Zuordnung der Tätigkeiten zu den jeweiligen Bearbeitenden entsprechend ihrer Rolle. Jeder der Workflow-Beteiligten hat optimalerweise ein Bild davon, was er zum erfolgreichen Abschluss des gesamten Workflows beiträgt.
Workflows sind somit auch eine der wesentlichen Kernfunktionen eines ECM-Systems. In ihnen definiert man Geschäftsabläufe, Wiedervorlagen oder Kenntnisnahmen für die zu verwaltenden Dokumente. Statt immer wiederkehrende Tasks also jedes mal händisch auszulösen, kann man die elegantere Lösung nutzen und für sie direkt einen Workflow erstellen.
Diese Automatismen tragen beim Verwalten großer Datenbestände in hohem Maße zur Zeitersparnis bei und können im Abschluss die revisionssichere Archivierung vorbereiten.
Workflow Management: Steuern komplexer Vorgänge
Viele Arbeitsabläufe haben sich auf Grundlage grob skizzierter Prozessregeln und unter genauer Beobachtung durch das jeweilige Qualitätsmanagement bewährt. Dennoch ist oft die Notwendigkeit eines professionellen Workflow-Management-Systems (WfMS) gegeben. Gerade bei komplexen Abläufen helfen solche Systeme dabei, die komplette Vorgangsbearbeitung zentral zu steuern und zu überwachen, aber auch im Vorfeld die Prozessmodellierung zu unterstützen (mehr dazu siehe auch Dokumentenmanagementsystem bzw. DMS)
Dazu werden innerhalb der erstellten Automatisierungsketten die einzelnen Komponenten mit den entsprechenden Regeln sowie die jeweiligen Verantwortlichen definiert. Darüber hinaus bietet ein gutes WfMS eine Vielzahl von Monitoring-Werkzeugen, um laufende Status-Updates zu kommunizieren und einen Überblick über den gesamten Prozess zu gewinnen.
Arbeitsabläufe definieren bedeutet, einen Fahrplan zu erstellen
Die Auswahl an möglichen Arbeitsprozessen ist vielfältig. Jede Abteilung sieht sich mit anderen Herausforderungen konfrontiert. So setzt sich beispielsweise die Personalabteilung mit aufwendigen Bewerbungsverfahren auseinander, in der Buchhaltung müssen Rechnungen verbucht, bearbeitet und archiviert werden. Im Verlauf jener Prozesse sind Freigaben von unterschiedlichen Stakeholdern und Leitungsebenen einzuholen.
Mit Hilfe eines Workflow-Management-Systems lassen sich einzelne Arbeitsabläufe ganz komfortabel vorab definieren. Jedem Arbeitsschritt sind die jeweiligen Personen zugewiesen, die diese Teilaufgabe bearbeiten. Damit wird gewissermaßen ein Fahrplan für Arbeitsschritte und zugehörige Dokumente festgelegt. Auf diese Weise wird eine konsistente Vorgangsbearbeitung gewährleistet und Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess gewahrt.
Jeder Prozess ist anders
Die Erstellung eines kompletten Vorgangsprozesses ist abhängig von den Personen, die am Prozess beteiligt sind. Außerdem ist auch die Zahl der einzelnen Prozessschritte entscheidend, die zur Komplettierung des gesamten Verfahrens notwendig sind.
Beispiele für solche Geschäftsprozesse, für die eine Modellierung benötigt werden, können sein:
- Eröffnung eines Kundenkontos
- Besetzung einer offenen Stelle
- Erstellung und Freigabe einer Rechnung
- Bearbeitung eines Urlaubantrags
Jedes Szenario erfordert ein individuell erstelltes Prozessmodell. Am Beispiel einer Dokumentenfreigabe lässt sich erfassen, wie ein solches Modell aufgebaut sein könnte.
Ein Beispiel für Workflow Management: Prozessmodellierung eines Dokumentenfreigabeprozesses
Das Prozessziel ist die finale Freigabe des Dokuments nach erfolgter Prüfung sowie entsprechenden Revisionsschleifen.
Eine zentrale Problematik bei solchen Workflows ist unter anderem die Mehrfachablage des Dokuments durch die jeweiligen Prüfungsinstanzen. Dies lässt sich praktisch anhand des Ablaufs einer Rechnungsfreigabe verdeutlichen, wie sie üblicherweise im Accounting von Unternehmen erfolgt:
- Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen in digitaler oder analoger Form.
- Schrifterkennungsprogramme identifizieren automatisch die Rechnungsinhalte.
- Danach erfolgt die Speicherung der Rechnung im Dokumentenmanagementsystem, inklusive der digital oder analog ergänzten Buchungsinformationen.
- Im Anschluss an die finale Prüfung der Rechnungsbestandteile erfolgt eine automatische Verbuchung.
Dank eines Workflow-Management-Systems wird ein großer Teil dieses Vorgangs bereits mittels eines automatisierten Verfahrens abgedeckt. Dabei werden Rechnungen automatisiert in den Workflow aufgenommen, sie durchlaufen die einzelnen Freigabestationen und lösen am Ende automatisch das Buchungsverfahren aus. Während dieses Vorgangs werden keine unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments erstellt und lokal abgelegt – jeder Prozessbeteiligte greift auf dieselbe Variante zu. Die Fehleranfälligkeit wird somit auf ein Minimum reduziert, Revisionssicherheit gewährleistet.
Vorteile eines guten Workflow-Management-Systems
Insgesamt kristallisieren sich drei wesentliche Vorteile heraus, die die Anschaffung eines digitalen Workflow-Management-Systems rechtfertigen:
- Kosteneinsparung
Ein wesentliches Kriterium für die Anschaffung eines digitalen Prozessmanagements ist die hohe Kosteneffizienz. Durch die zentrale Bündelung der gesamten Aufgabenkette wird eine effektivere Zusammenarbeit zwischen den Prozessbeteiligten ermöglicht. Personelle Aufwände für die Analyse und Auswertung des Projekterfolgs entfallen, Arbeitszeiten werden eingespart. Somit rentiert sich die Anschaffung einer Workflow-Lösung.
- Transparenter Geschäftsablauf
Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit den jeweiligen Status des Vorgangs zu überprüfen. Eine umfassende Dokumentation erspart im Eskalationsfall ressourcenintensive Bemühungen zur Fehlerermittlung. Qualitätsmanager können jederzeit manuell eingreifen.
- Intuitive Nutzung
Frei gestaltbare Bildschirmformulare erlauben eine flexible Erstellung der gewünschten Geschäftsprozesse. Die beteiligten Bearbeiter werden über den Posteingang ihres WfMS darüber informiert, wenn eine neue Aufgabe anliegt. Gegebenenfalls ist auch eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung möglich.
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