30. November 2020

Effizientes Workflow-Management – wie geht das am besten?

Automatisierte Geschäftsprozesse – sogenannte Workflows – sind heute aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dies ist besonders in Zeiten der Fall, in denen der Effizienzgewinn zum wesentlichen Parameter für den Unternehmenserfolg geworden ist.

Vorteile eines Workflow-Managements

  • Die Qualität der Arbeitsabläufe wird gesteigert: Dank vorher festgelegter Schemata sind Abweichungen schneller ermittelbar, Fehler lassen sich somit einfacher nachvollziehen und beheben.
  • Die Effizienz wird erhöht: Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen lassen sich durch Routinen Abläufe beschleunigen und Wartezeiten vermeiden.
  • Die Zusammenarbeit wird verbessert: Innerhalb der einzelnen Prozessabschnitte greift ein Zahnrad ins nächste – und somit ist die Voraussetzung für eine klare Kommunikation unter den Beteiligten gegeben.

Was ist ein Workflow?

Workflows sind Arbeitsschritte, die zu einem vordefinierten Ergebnis führen. Strukturiert werden sie nach zeitlichen wie logischen Aspekten. Zudem bedürfen sie einer klaren Zuordnung der Tätigkeiten zu den jeweiligen Bearbeitenden entsprechend ihrer Rolle. Jeder der Workflow-Beteiligten hat optimalerweise ein Bild davon, was er zum erfolgreichen Abschluss des gesamten Workflows beiträgt.

Workflows sind somit auch eine der wesentlichen Kernfunktionen eines ECM-Systems. In ihnen definiert man Geschäftsabläufe, Wiedervorlagen oder Kenntnisnahmen für die zu verwaltenden Dokumente. Statt immer wiederkehrende Tasks also jedes mal händisch auszulösen, kann man die elegantere Lösung nutzen und für sie direkt einen Workflow erstellen.

Diese Automatismen tragen beim Verwalten großer Datenbestände in hohem Maße zur Zeitersparnis bei und ermöglichen im Abschluss die revisionssichere Archivierung.

Wie funktioniert Workflow-Management?

Viele Arbeitsabläufe haben sich auf Grundlage grob skizzierter Prozessregeln und unter genauer Beobachtung durch das jeweilige Qualitätsmanagement bewährt. Dennoch ist oft die Notwendigkeit eines professionellen Workflow-Management-Systems (WfMS) gegeben. Gerade bei komplexen Abläufen helfen solche Systeme dabei, die komplette Vorgangsbearbeitung zentral zu steuern und zu überwachen, aber auch im Vorfeld die Prozessmodellierung zu unterstützen.

Dazu werden innerhalb der erstellten Automatisierungsketten die einzelnen Komponenten mit den entsprechenden Regeln sowie die jeweiligen Verantwortlichen definiert. Darüber hinaus bietet ein gutes WfMS eine Vielzahl von Monitoring-Werkzeugen, um laufende Status-Updates zu kommunizieren und einen Überblick über den gesamten Prozess zu gewinnen.

Arbeitsabläufe definieren

Die Auswahl an möglichen Arbeitsprozessen ist vielfältig. Jede Abteilung sieht sich mit anderen Herausforderungen konfrontiert. So setzt sich beispielsweise die Personalabteilung mit aufwendigen Bewerbungsverfahren auseinander, in der Buchhaltung müssen Rechnungen verbucht, bearbeitet und archiviert werden. Im Verlauf jener Prozesse sind Freigaben von unterschiedlichen Stakeholdern und Leitungsebenen einzuholen.

Mit Hilfe eines Workflow-Management-Systems lassen sich einzelne Arbeitsabläufe ganz komfortabel vorab definieren. Jedem Arbeitsschritt sind die jeweiligen Personen zugewiesen, die diese Teilaufgabe bearbeiten. Auf diese Weise wird eine konsistente Vorgangsbearbeitung gewährleistet und Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess gewahrt.

Prozessmodel­lie­rung

Die Erstellung eines kompletten Vorgangsprozesses ist abhängig von den Personen, die am Prozess beteiligt sind. Außerdem ist auch die Zahl der einzelnen Prozessschritte entscheidend, die zur Komplettierung des gesamten Verfahrens notwendig sind.

Beispiele für solche Geschäftsprozesse, für die eine Modellierung benötigt werden, können sein:

  • Eröffnung eines Kundenkontos
  • Besetzung einer offenen Stelle
  • Erstellung und Freigabe einer Rechnung
  • Bearbeitung eines Urlaubantrags

Jedes Szenario erfordert ein individuell erstelltes Prozessmodell. Am Beispiel einer Dokumentenfreigabe lässt sich erfassen, wie ein solches Modell aufgebaut sein könnte.

Prozessmodel­lie­rung am Bei­spiel eines Doku­men­ten­frei­gabe­pro­zesses

Das Prozessziel ist die finale Freigabe des Dokuments nach erfolgter Prüfung sowie entsprechenden Revisionsschleifen.

Eine zentrale Problematik bei solchen Workflows ist unter anderem die Mehrfachablage des Dokuments durch die jeweiligen Prüfungsinstanzen. Dies lässt sich praktisch anhand des Ablaufs einer Rechnungsfreigabe verdeutlichen, wie sie üblicherweise im Accounting von Unternehmen erfolgt:

  • Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen in digitaler oder analoger Form.
  • Schrifterkennungsprogramme identifizieren automatisch die Rechnungsinhalte.
  • Danach erfolgt die Speicherung der Rechnung im Dokumenten­manage­ment­system, inklusive der digital oder analog ergänzten Buchungs­informationen.
  • Im Anschluss an die finale Prüfung der Rechnungs­bestandteile erfolgt eine automatische Verbuchung.

Dank eines Workflow-Management-Systems wird ein großer Teil dieses Vorgangs bereits mittels eines automatisierten Verfahrens abgedeckt. Dabei werden Rechnungen automatisiert in den Workflow aufgenommen, sie durchlaufen die einzelnen Freigabestationen und lösen am Ende automatisch das Buchungsverfahren aus. Während dieses Vorgangs werden keine unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments erstellt und lokal abgelegt – jeder Prozessbeteiligte greift auf dieselbe Variante zu. Die Fehleranfälligkeit wird somit auf ein Minimum reduziert, Revisionssicherheit gewährleistet.

Was sind die wesentlichen Vorteile eines guten Workflow-Management-Systems?

Insgesamt kristallisieren sich drei wesentliche Vorteile heraus, die die Anschaffung eines digitalen Workflow-Management-Systems rechtfertigen:

  1. Geringe Kosten

Ein wesentliches Kriterium für die Anschaffung eines digitalen Prozessmanagements ist die hohe Kosteneffizienz. Durch die zentrale Bündelung der gesamten Aufgabenkette wird eine effektivere Zusammenarbeit zwischen den Prozessbeteiligten ermöglicht. Personelle Aufwände für die Analyse und Auswertung des Projekterfolgs entfallen.

  1. Transparenter Geschäftsablauf

Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit den jeweiligen Status des Vorgangs zu überprüfen. Eine umfassende Dokumentation erspart im Eskalationsfall ressourcenintensive Bemühungen zur Fehlerermittlung. Qualitätsmanager können jederzeit manuell eingreifen.

  1. Intuitive Nutzung

Frei gestaltbare Bildschirmformulare erlauben eine flexible Erstellung der gewünschten Geschäftsprozesse. Die beteiligten Bearbeiter werden über den Posteingang ihres WfMS darüber informiert, wenn eine neue Aufgabe anliegt. Gegebenenfalls ist auch eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung möglich.

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