Agile Verwaltung – so geht’s mit OPTIMAL SYSTEMS

Agilität: Ein Begriff, den man in der Vergangenheit eher nicht mit der öffentlichen Verwaltung in Verbindung gebracht hat. Doch das ändert sich, weil es sich ändern muss. Denn eine flexiblere, schnellere Gesellschaft erfordert eine ebenso flexible und bewegliche Verwaltung. Das wird nur auf einem Weg gelingen: Der öffentliche Dienst der Zukunft – er ist digital.

Die Gesellschaft wandelt sich – die Verwaltung auch

Es beginnt nicht erst mit einer nutzerfreundlichen Webseite und hört nicht mit der Elektronischen Akte auf: Eine agile Verwaltung hat viele Facetten. Dazu gehört auch die reibungslose Kommunikation innerhalb der Verwaltung. Wenn Kollegen gemeinsam an einem Projekt arbeiten können, ohne dass Informationen verloren gehen, dann ist das mehr als Teamarbeit, sondern die Voraussetzung für einen integrierten Workflow.

Während die Verwaltung bislang oftmals noch in geschlossenen Teams arbeitet, sorgen agile Prozesse für eine Vernetzung der Arbeitsgruppen. Teilergebnisse eines digitalen Projekts werden schneller für alle Teilnehmer sichtbar, das Ganze wird dennoch im Blick behalten.

Von der einfachen Erfassung der Daten über die Archivierung bis hin zur Verwaltung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – eine auf digitale Prozesse umgestellte Verwaltung kann schneller auf Anfragen reagieren und macht alle relevanten Daten jederzeit und überall verfügbar.

In der StädteRegion Aachen verbessert enaio® zum Beispiel bereits die Prozesse und die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern, um so die Verwaltung transparenter und bürgernaher zu gestalten. Und auch die Südwestfalen IT verlässt sich auf enaio®, um die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und das E-Government voranzutreiben.