1. Analyse
Zu Beginn sollen Sie Ihre bestehenden Papierprozesse analysieren, um klar festzulegen, welche Prozesse digitalisiert werden können und welche Anforderungen dafür notwendig sind. Diskutieren Sie im Team, welche Abläufe besonders lange dauern, welche sehr fehleranfällig sind, wie hoch der Papierverbrauch bei gewissen Prozessen ist, wie zufrieden Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen beim Ablauf der Geschäftsprozesse sind. Am Ende der Analysephase soll eine klare Zieldefinition stehen.
2. Auswahl Technologie und Software
Wählen Sie die DMS-Software für Ihr papierloses Büro aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Erkundigen Sie sich im Internet über DMS-Anbieter – Sie werden schnell viele Anbieter finden. Damit Ihnen der Vergleich leichter fällt, beantworten Sie bereits im Vorfeld folgende Fragen:
- Was soll Ihr DMS/ECM können, welche Funktionalitäten soll Ihre Software beinhalten?
- Präferieren Sie ein standardisiertes Angebot oder eine individuell an Sie angepasste Lösung?
- Wie wichtig ist Ihnen Know-how und Support der DMS-Anbieter bzw. kann die Integration durch ein internes Team organisiert werden oder möchten Sie auf Beratung und Begleitung bei der Integration zurückgreifen?
- Mit welchen Systemen arbeiten Sie derzeit und lässt sich die DMS-Software in Ihre bestehenden Lösungen wie ERP oder CRM integrieren?
3. Information & Training
Wenn Sie sich für eine Software und einen Anbieter entschieden haben, müssen Sie die Mitarbeiter*innen auf die neue, papierlose Arbeitsumgebung vorbereiten. Bieten Sie Informationsveranstaltungen und Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Teams wissen, wie sie die neue Technologie und Software verwenden können und was ihnen das papierlose Arbeiten bringt.
4. Schrittweise Einführung
Gehen Sie die Einführung schrittweise an und konzentrieren Sie sich auf eine Abteilung oder einen Bereich, bevor Sie das papierlose Büro auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Starten Sie mit der Abteilung, in der am meisten Papier benötigt wird oder wo der dringendste Handlungsbedarf besteht.
5. Überprüfung und Anpassung
Passen Sie Ihre Workflows an und überprüfen Sie auch, ob weitere Optimierungen und Anpassungen notwendig sind.