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Dokumente, Unterlagen, Verträge und Rechnungen in Papierform gehören für einige Unternehmen noch zum lästigen, aber notwendigen Geschäftsalltag. Die Zahlen der Bitkom-Studie “Digital Office Index 2022” belegen, dass das papierlose Büro unaufhaltsam ist. Demnach wollen alle Branchen digitaler werden, und jedes dritte Unternehmen gibt an, in die Digitalisierung der Arbeitswelt investieren zu wollen. Die Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, die nicht papierlos arbeiten, sondern ihren Geschäftsalltag analog organisieren, veranschaulichte schon der Raketenkonstrukteur Wernher von Braun mit den Worten: “Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.”
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Weitere InformationenDas papierfreie Büro geht weit über den bloßen Verzicht auf Papier im Geschäftsalltag hinaus. Es ist ein Konzept der digitalen Transformation, das darauf abzielt, Prozesse durch Digitalisierung effizienter zu gestalten und so Kosten zu sparen und die Umwelt zu entlasten.
Dabei werden papierbasierte Dokumente und Prozesse durch digitale Alternativen ersetzt. Technologien und Software wie Dokumentenmanagementsystem, elektronisches Archiv und digitale Signatur helfen, Geschäftsunterlagen digital zu erstellen, zu verwalten und zu archivieren.
DAS KONZEPT DES PAPIERLOSEN BÜROS ZIELT PRIMÄR DARAUF AB, ARBEITSABLÄUFE IM UNTERNEHMEN MIT SOFTWARE ZU OPTIMIEREN UND DIE DIGITALISIERUNG VORANZUTREIBEN.
Ein digitales Büro reduziert nicht nur den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen, indem Papier und Toner gespart werden, es bietet auch viele Vorteile, die es zu einer sinnvollen Option machen.
Kosten reduzieren
Die Einsparung von Kosten ist ein entscheidender Faktor, der viele Unternehmen veranlasst, auf papierloses bzw. papierarmes Arbeiten umzusteigen. Ein digitaler Arbeitsplatz reduziert:
• Papier- und Druckkosten
• Lagerkosten und damit verbunden Miet-, Energie-, Reinigungs-, Instandhaltungs- und Wartungsaufwand
• Kosten für Post und Kurierdienste
Effizienz steigern
Ein papierloser Geschäftsalltag hilft Ihnen, die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern. Das erreichen Sie vor allem durch:
• schnellen Zugriff auf digital und zentral gespeicherte Informationen und Dokumente
• rasches Finden von Daten und Unterlagen auf Basis von Stichwort- und Volltextsuche sowie Suche nach Metadaten, Datum oder Projekten
• zeit- und ortsunabhängigen Informationsaustausch
• Automatisierung von Aufgaben
• Vermeidung manueller Fehler
• effizientes Workflow Management
Arbeiten von überall aus
Digitale Büros unterstützen New Work-Konzepte, bei denen Mitarbeiter*innen nicht an bestimmte Arbeitsplätze oder Standorte gebunden sind. Über einen Webclient oder eine mobile App können Teams in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung effizient arbeiten – sowohl
• im Homeoffice,
• bei Remote Work,
• während Dienstreisen oder
• bei Kundenbesuchen.
Zusammenarbeit von Teams optimieren
Büro- und Kollaborations-Software wie Office 365, SharePoint oder ECM-Systeme mit Teamwork-Erweiterungen verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation von dezentralen Teams und überregionalen Projektgruppen und
• fördern Kreativität & Innovationen,
• erhöhen die Transparenz & Effizienz von Arbeitsprozessen,
• ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch,
• vereinfachen die Planung und Koordination von Aufgaben und Terminen,
• ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.
Kundenzufriedenheit erhöhen
Wenn Sie Ihr papierloses Büro mit Software organisieren, sind Ihre Vertriebsinformationen und -unterlagen jederzeit und von jedem Ort aus schnell verfügbar, wodurch
• Kundenanfragen effizienter beantwortet werden können,
• jede*r Mitarbeiter*in auf die aktuellste Version von Verkaufsunterlagen zugreifen kann,
• die Reaktionszeiten für Kund*innen durch beispielsweise Online Self Service verkürzt werden können.
Nachhaltigkeit fördern
Angesichts des stetig steigenden weltweiten Papierbedarfs wird nahezu jeder zweite Baum, der durch industrielle Holzgewinnung gefällt wird, zu Papier verarbeitet. Das Holz für die Papierprodukte stammt aus Wäldern der ganzen Welt. Im Jahr 1970 lag die weltweite Produktion laut Statista noch bei rund 130 Millionen Tonnen Papier, 2006 waren es bereits 381 Millionen Tonnen und 2020 knapp 420 Millionen Tonnen weltweit. Eine papierlose Verwaltung hilft
• den Papierverbrauch und damit das Abfallaufkommen zu reduzieren,
• Umweltressourcen wie Energie, Wasser und Wald zu schonen,
• den Treibhauseffekt zu reduzieren,
• eine umweltbewusste Unternehmenskultur zu fördern.
Sicherheit verbessern
Während Papierakten verlegt werden oder verloren gehen können, sind digitale Unterlagen in den elektronischen Archiven – in vielerlei Hinsicht – geschützt:
• Benutzerregeln und -rechte steuern und kontrollieren Zugriff und Bearbeitung
• Einhaltung von Compliance- und DSGVO-Anforderungen
• Daten-Backup und -Wiederherstellung verhindern Verlust von Daten und Betriebsausfall
Wettbewerbsfähigkeit verbessern
Durch die Möglichkeit, Dokumente per Knopfdruck abzurufen und zu bearbeiten, verbessern Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens, indem Sie
• Arbeitsschritte und Projekte beschleunigen,
• Prozesse transparent abbilden und optimieren,
• die Time to Market reduzieren.
Wissenstransfer effizient gestalten
Durch die Einführung eines digitalen Office können geschäfts- und wissensrelevante Informationen einfach für alle Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht werden. Dadurch
• sind Teams in der Lage, Informationen und Wissen bedarfsgerecht zu konsumieren,
• können Schulungen und Trainings zeitunabhängig und online durchgeführt werden.
Employer Brand stärken
Unternehmen, die auf papierloses Arbeiten setzen, vermitteln potenziellen Bewerber*innen ein modernes und fortschrittliches Image. Das hilft auch bei:
• der Suche nach passenden Bewerber*innen
• der Gestaltung der Candidate Journey
• dem Onboarding für neue Mitarbeiter*innen
Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
In einem papierloses Büro, das durch Software organisiert wird, werden Arbeiten automatisiert. Dies führt zu einer Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit, da:
• die Arbeitsbelastung reduziert wird,
• eine ausgeglichene Work-Life-Balance gefördert wird,
• Mitarbeiter*innen von Routineaufgaben zu sinnstiftenden Arbeiten übergehen können,
• flexibles Arbeiten ermöglicht wird.
Digitales Büro – Treiber, Fortschritt & Perspektiven
Der Digital Office Index von Bitkom Research wird anhand von 59 ausgewählten Indikatoren aus den Bereichen Digitalisierungsvoraussetzungen, -fortschritt und -perspektiven berechnet. Im aktuellen Bericht aus 2022 liegt der Index bei 59 von 100 möglichen Punkten. Das sind 4 Punkte mehr als bei der Untersuchung von 2020 und bestätigt, dass die Digitalisierung der Arbeitswelt nicht länger aufzuhalten ist.
Erkannt wird auch, dass für die erfolgreiche Transformation zu papierlosen Unternehmen eine strategische Herangehensweise notwendig ist.
Weiterhin liegen Großunternehmen mit 68 Punkten ganz vorne, jedoch holen Mittel- und Kleinunternehmen (63 Punkte) deutlich auf.
Füllen Sie einfach unser Formular aus, und wir schicken Ihnen den Digital Office Index 2022 per E-Mail zu.
Die Autor*innen der Studie halten fest, dass Digitalisierungsstrategien weiter an Bedeutung gewinnen: 89 Prozent (9 von 10 Unternehmen) sind dem Thema gegenüber aufgeschlossen und 83 Prozent der Unternehmen geben an, eine Digitalisierungsstrategie zu verfolgen und in Zukunft papierlos bzw. papierarm arbeiten zu wollen.
Die Studie zeigt, dass bereits verbreitete Digital Office-Lösungen zum Einsatz kommen. Digitale Kommunikationskanäle ersetzen am digitalen Arbeitsplatz herkömmliche Kommunikation und machen Papier zunehmend überflüssig. Hier spielt der Einsatz von Kollaborationstechnologien für viele Unternehmen eine bedeutende Rolle.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen arbeitet bereits mit digitalen Akten. 72 Prozent sehen in der steigenden Performance in ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen und 74 Prozent in der Erfüllung der Compliance-Richtlinien den größten Nutzen der Digitalisierung. Nicht verwunderlich, dass jedes dritte Unternehmen (29 Prozent) angibt, in diesem Jahr mehr in die Bürodigitalisierung investieren zu wollen als 2021.
Auffallend ist die steigende Popularität von Anwendungen mit Low-Code-/No-Code-Funktionalität, wie sie einige ECM-Lösungen aufweisen: 35 % der Befragten nutzen bei ihren Automatisierungsprozessen Low-Code-/No-Code-Ansätze. Die Tools bieten vorgefertigte Lösungen, die individuell angepasst und in bestehende Software integriert werden können. So ist ein papierloses Büro mit Low-Code-/No-Code-Software einfacher möglich und schneller umsetzbar.
Damit die Digitalisierung Ihrer Arbeitswelt gelingt und Sie erfolgreich papierlos bzw. papierarm arbeiten können, müssen Sie sowohl technische als auch menschliche Voraussetzungen erfüllen.
Auf der technischen Seite ist es notwendig, geeignete Hard- und Softwarelösungen einzuführen, um Ihre Geschäftsdokumente digitalisieren und papierlos verwalten zu können. Auf der menschlichen Seite erfordert die Umstellung eine Neuausrichtung der Arbeitsweise der Teams, um die neuen Prozesse und Abläufe im papierlosen Unternehmen zu unterstützen.
Bei der Umstellung auf ein digitales Büro werden physische Aktenschränke durch elektronische Dokumentenerfassung und Workflows ersetzt. Dies betrifft nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sondern auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz usw. Um diese Dokumente und Unterlagen digitalisieren, speichern, verwalten und archivieren zu können, benötigen Sie geeignete Hardware wie Scanner sowie Mitarbeiter-PCs und als (Büro-)Software idealerweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Obwohl ein DMS nicht zwingend notwendig ist, optimieren Sie mit DMS den digitalen Arbeitsplatz, indem Sie Dokumente effizienter (zentral) verwalten, einen schnelleren Zugriff ermöglichen und die Zusammenarbeit von Teams verbessern.
Für eine papierlose Verwaltung und Organisation Ihrer Geschäftsprozesse ist das Scannen von Dokumenten ein wichtiger und erster Schritt. Durch das Erfassen analoger Dokumente in einem digitalen Format können diese elektronisch weiterverarbeitet und archiviert werden. Dafür stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, müssen Sie auf folgende Punke achten:
Wenn Sie Ihre Papierdokumente digitalisiert haben, sollten Sie alle Unterlagen, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, vernichten. Im Original aufbewahrt werden müssen in der Regel nur Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Zolldokumente und Steuererklärungen. Alle übrigen Dokumente müssen digital entsprechend ihrer Aufbewahrungspflicht archiviert werden.
Sie können die gescannten Unterlagen als Bild oder im PDF-Format archivieren. PDF-Dokumente können auch später mithilfe einer OCR-Software in maschinenlesbare Dokumente umgewandelt werden.
Für die Vernichtung der Papierunterlagen reicht in manchen Fällen ein handelsüblicher Aktenvernichter aus. Wenn Sie jedoch große Mengen an Papier vernichten müssen, kann die Unterstützung externer Dienstleister sinnvoll sein. Gute DMS-Anbieter arbeiten mit professionellen Scandienstleistern zusammen und nehmen Ihnen diesen Organisationaufwand ab.
Ihre digitalen Unterlagen können von den Teams in Ihrem Unternehmen in Ordnern auf dem PC abgelegt werden. Dafür ist prinzipiell kein Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Wenn jedoch
empfiehlt sich der Einsatz eines DMS.
Das Dokumentenmanagementsystem fungiert als Herzstück der papierlosen Verwaltung von Dokumenten – von der Verschlagwortung über die strukturierte Ablage bis zur automatisierten, rechtskonformen Archivierung.
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Weitere InformationenDie Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz erfordert nicht nur technische Veränderungen, sondern auch eine Anpassung der Arbeitsprozesse sowie eine Veränderung der Denkweise der Mitarbeiter*innen. Sie müssen also neben den technischen Anforderungen auch organisatorische Herausforderungen bewältigen. Widerstände gegen Veränderungen können auftreten, da sich die Arbeitsprozesse und Kommunikation innerhalb des Teams ändern.
Für Geschäftsführer*innen oder Projektleiter*innen ist es von großer Bedeutung, diesen Veränderungsprozess positiv zu managen und alle betroffenen Personen – Führungskräfte, Teams, Shareholder – aktiv in den Prozess zu integrieren.
Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Teams von der Veränderung zu überzeugen und sie für papierlose Arbeitsabläufe zu gewinnen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es entscheidend, relevante und betroffene Mitarbeiter*innen bereits frühzeitig umfassend zu informieren und in den Prozess zu integrieren.
Weitere Software-Lösungen und Technologien für das digitale Büro
Dokumente, die Sie bisher in analoger Form verwaltet haben, können in einem digitalen Büro durch Software effizient organisiert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es Ihnen, alle Unternehmensinformationen zentral in digitalen Akten zu verwalten, ohne dabei Medienbrüche zu verursachen.
Je nach Software-Anbieter können Sie gemeinsam mit einem DMS oder ECM-System weitere Technologien in Ihre IT-Landschaft integrieren, die dazu beitragen, die Möglichkeiten und Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes voll auszuschöpfen.
Die digitale Archivierung übernimmt für elektronische Unterlagen die Funktion Ihres physischen Archivs mit wertvollen Vorteilen:
Beim Umstieg auf einen digitalen Arbeitsplatz hilft Ihnen die digitale Signatur, Ihre Business-Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Die elektronische Unterschrift:
In einem digitalen Büro können Sie einzelne Arbeitsabläufe oder gesamte Geschäftsprozesse transparent und systematisch steuern und organisieren. Die Abschnitte, die in Teilprozesse unterteilt sind und in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt und miteinander verknüpft werden, werden ausschließlich elektronisch verwaltet. Effizientes Workflow Management:
Hinter dem Begriff “Collaboration“ verbirgt sich weit mehr als die Zusammenarbeit von Menschen und Teams. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt verlagern sich physische Besprechungsräume in virtuelle Umgebungen: Microsoft 365, Trello, Slack, Jira, Cisco Webex, Nextcloud oder MindMister bieten den Teams viele Vorteile und kommen sowohl für Homeoffice, Remote Work, Projektarbeit, Geschäftsreisen sowie Austausch mit externen Partner*innen zum Einsatz.
Die Wahl des Collaboration Tools hängt von Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass Sie alle geschäftsrelevanten Informationen zentral organisieren und archivieren können. Das können viele Collaboration-Programme (noch) nicht. Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, dass die gesetzlichen Anforderungen zur Sicherung unstrukturierter Daten eingehalten werden können. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem Enterprise Content Management System, das eine sichere, wie komfortable Kollaboration gewährleistet:
Der Umstieg auf ein papierloses Unternehmen erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung. Mit diesen fünf Schritten stellen Sie sicher, dass Ihr Umstieg gelingt.
Zu Beginn sollen Sie Ihre bestehenden Papierprozesse analysieren, um klar festzulegen, welche Prozesse digitalisiert werden können und welche Anforderungen dafür notwendig sind. Diskutieren Sie im Team, welche Abläufe besonders lange dauern, welche sehr fehleranfällig sind, wie hoch der Papierverbrauch bei gewissen Prozessen ist, wie zufrieden Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen beim Ablauf der Geschäftsprozesse sind. Am Ende der Analysephase soll eine klare Zieldefinition stehen.
Wählen Sie die DMS-Software für Ihr papierloses Büro aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Erkundigen Sie sich im Internet über DMS-Anbieter – Sie werden schnell viele Anbieter finden. Damit Ihnen der Vergleich leichter fällt, beantworten Sie bereits im Vorfeld folgende Fragen:
Wenn Sie sich für eine Software und einen Anbieter entschieden haben, müssen Sie die Mitarbeiter*innen auf die neue, papierlose Arbeitsumgebung vorbereiten. Bieten Sie Informationsveranstaltungen und Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Teams wissen, wie sie die neue Technologie und Software verwenden können und was ihnen das papierlose Arbeiten bringt.
Gehen Sie die Einführung schrittweise an und konzentrieren Sie sich auf eine Abteilung oder einen Bereich, bevor Sie das papierlose Büro auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Starten Sie mit der Abteilung, in der am meisten Papier benötigt wird oder wo der dringendste Handlungsbedarf besteht.
Passen Sie Ihre Workflows an und überprüfen Sie auch, ob weitere Optimierungen und Anpassungen notwendig sind.
Spätestens seit 2001, seit der gesetzlichen Auflage von Finanzbehörden, dass buchhalterische Unterlagen in ihrer Ursprungsform archiviert werden müssen, spielen Enterprise Content Management Systeme eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung der Arbeitswelt. Das Archivieren von buchhalterischen Unterlagen in ihrer Ursprungsform bedeutet, dass eine digital eingehende Rechnung auch digital archiviert werden muss.
Ein ECM ist der papierlose Nachfolger eines historischen Archivs und hat die Aufgabe, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams zu erleichtern, Fehler durch Versionskonflikte und Duplikate zu minimieren und Unterlagen so lange revisionssicher aufzubewahren, wie es gesetzliche Vorschriften fordern.
Enterprise Content Management (ECM) ist Software und Managementkonzept in einem und hilft Unternehmen bei der Digitalisierung der Arbeitsplätze. Ein ECM bietet technische Werkzeuge und digitale Funktionen, damit Sie Dokumente, Bilder, Videos usw. zentral speichern, organisieren, verwalten und nutzerorientiert bereitstellen können. Durch die Integration in vorhandene ERP-Systeme, wie z. B. SAP, können Informationen leichter und effizienter verarbeitet und verwaltet werden.
Das digitale Büro mit entsprechender Software ist auf dem Vormarsch. Damit Ihnen der Umstieg sicher gelingt, finden Sie hier noch fünf Hacks, die Ihnen dabei helfen.
Das papierlose Büro ist der Einstieg in die Digitalisierung der Arbeitswelt und bezieht sich auf eine digitale Arbeitsumgebung, in der die Verwendung von Papier auf ein Minimum reduziert wird. Stattdessen werden Dokumente, Informationen und Daten elektronisch erstellt, gespeichert, übermittelt und verarbeitet.
In einem papierlosen Büro werden elektronische Dokumente in digitalen Formaten wie PDF, Word, Excel usw. erstellt und gespeichert. Diese Dokumente können in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden, auf das alle Mitarbeiter*innen – von überall aus – Zugriff haben.
Das digitale Büro spart Kosten und Zeit bei der Dokumentenverwaltung, da elektronische Dokumente einfacher zu durchsuchen, zu teilen und zu archivieren sind. Außerdem bietet ein papierloses Arbeiten eine höhere Datensicherheit, da digitale Dokumente besser geschützt werden können als physische Unterlagen, die verloren gehen oder gestohlen werden können. Schließlich trägt die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu steigern, da Mitarbeiter*innen schnell und einfach – orts- und zeitunabhängig – auf benötigte Informationen zugreifen können und weniger Zeit mit manuellen Prozessen wie dem Ausdrucken, Scannen und Kopieren verbringen müssen. Als papierloses Unternehmen setzen Sie einen kleineren ökologischen Fußabdruck, indem Sie den Verbrauch von Papier und Tinte/Toner minimieren.
Beim Wechsel zu einem digitalen Office können jedoch auch einige Ängste auftreten wie beispielsweise die Abhängigkeit von der Technologie (Hard- und Software) und das Risiko von Datenverlust oder Geschäftsunterbrechungen durch Hackerangriffe oder Systemausfälle. Jedoch bieten umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen Schutz vor Cyber-Angriffen und Backups gewährleisten eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts oder -ausfalls. Ein mögliches weiteres Hindernis bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten ist die Auswahl einer geeigneten Software für das Dokumentenmanagement. Ein Stolperstein bei der Umstellung könnte die fehlende Bereitschaft der Mitarbeiter*innen sein, alte Gewohnheiten und Arbeitsweisen aufzugeben und sich auf neue, papierarme Prozesse einzulassen. Hierbei ist es wichtig, die Teams rechtzeitig zu informieren und in das Projekt einzubeziehen, damit sie sich bereits in einem frühen Stadium mit den neuen Technologien vertraut machen können. Obwohl das papierlose Büro, das durch Software organisiert wird, langfristig Kosteneinsparungen mit sich bringt, können zunächst Kosten entstehen, wie durch die Anschaffung von Hard- und Software sowie durch Schulungen der Mitarbeiter*innen. Nach einer erfolgreichen Integration der Büro-Software steigt die Lernkurve steil an, während die Kosten schnell sinken.
Für Unternehmen, die auf papierlose oder papierarme Verwaltung umstellen, bildet ein Dokumentenmanagementsystem die Grundlage.
Recherchieren Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie dabei auf Funktionen wie elektronische Akten und papierfreie Archivierung, Workflow Management, sichere Datenverschlüsselung und Integrationsmöglichkeiten mit bereits vorhanden Tools. Durch die Organisierung Ihres digitalen Büros mit Software können Sie Ihre Dokumente effizient verwalten, die Zusammenarbeit verbessern, Ressourcen sparen und die Produktivität steigern.
Die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Zu den Schritten, die erforderlich sind, um einen papierlosen Arbeitsplatz zu schaffen, gehören:
Hier sind einige Tipps, die dazu beitragen können, die Umstellung erfolgreich zu gestalten:
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