Bye-bye Papierkram: Das digitale Büro auf dem Vormarsch

Dokumente, Unterlagen, Verträge und Rechnungen in Papierform gehören für einige Unternehmen noch zum lästigen, aber notwendigen Geschäftsalltag. Die Zahlen der Bitkom-Studie “Digital Office Index 2022” belegen, dass das papierlose Büro unaufhaltsam ist. Demnach wollen alle Branchen digitaler werden, und jedes dritte Unternehmen gibt an, in die Digitalisierung der Arbeitswelt investieren zu wollen. Die Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, die nicht papierlos arbeiten, sondern ihren Geschäftsalltag analog organisieren, veranschaulichte schon der Raketenkonstrukteur Wernher von Braun mit den Worten: “Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.”

Was ist ein papierloses Büro?

Das papierfreie Büro geht weit über den bloßen Verzicht auf Papier im Geschäftsalltag hinaus. Es ist ein Konzept der digitalen Transformation, das darauf abzielt, Prozesse durch Digitalisierung effizienter zu gestalten und so Kosten zu sparen und die Umwelt zu entlasten.

Dabei werden papierbasierte Dokumente und Prozesse durch digitale Alternativen ersetzt. Technologien und Software wie Dokumentenmanagementsystem, elektronisches Archiv und digitale Signatur helfen, Geschäftsunterlagen digital zu erstellen, zu verwalten und zu archivieren.

Warum ein papierloses Büro sinnvoll ist

Ein digitales Büro reduziert nicht nur den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen, indem Papier und Toner gespart werden, es bietet auch viele Vorteile, die es zu einer sinnvollen Option machen.

  • Kosten reduzieren
    Die Einsparung von Kosten ist ein entscheidender Faktor, der viele Unternehmen veranlasst, auf papierloses bzw. papierarmes Arbeiten umzusteigen. Ein digitaler Arbeitsplatz reduziert:
    • Papier- und Druckkosten
    • Lagerkosten und damit verbunden Miet-, Energie-, Reinigungs-, Instandhaltungs- und Wartungsaufwand
    • Kosten für Post und Kurierdienste

  • Effizienz steigern
    Ein papierloser Geschäftsalltag hilft Ihnen, die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern. Das erreichen Sie vor allem durch:
    • schnellen Zugriff auf digital und zentral gespeicherte Informationen und Dokumente
    • rasches Finden von Daten und Unterlagen auf Basis von Stichwort- und Volltextsuche sowie Suche nach Metadaten, Datum oder Projekten
    • zeit- und ortsunabhängigen Informationsaustausch
    • Automatisierung von Aufgaben
    • Vermeidung manueller Fehler
    • effizientes Workflow Management

  • Arbeiten von überall aus
    Digitale Büros unterstützen New Work-Konzepte, bei denen Mitarbeiter*innen nicht an bestimmte Arbeitsplätze oder Standorte gebunden sind. Über einen Webclient oder eine mobile App können Teams in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung effizient arbeiten – sowohl
    • im Homeoffice,
    • bei Remote Work,
    • während Dienstreisen oder
    • bei Kundenbesuchen.

  • Zusammenarbeit von Teams optimieren
    Büro- und Kollaborations-Software wie Office 365, SharePoint oder ECM-Systeme mit Teamwork-Erweiterungen verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation von dezentralen Teams und überregionalen Projektgruppen und
    • fördern Kreativität & Innovationen,
    • erhöhen die Transparenz & Effizienz von Arbeitsprozessen,
    • ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch,
    • vereinfachen die Planung und Koordination von Aufgaben und Terminen,
    • ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.

  • Kundenzufriedenheit erhöhen
    Wenn Sie Ihr papierloses Büro mit Software organisieren, sind Ihre Vertriebsinformationen und -unterlagen jederzeit und von jedem Ort aus schnell verfügbar, wodurch
    • Kundenanfragen effizienter beantwortet werden können,
    • jede*r Mitarbeiter*in auf die aktuellste Version von Verkaufsunterlagen zugreifen kann,
    • die Reaktionszeiten für Kund*innen durch beispielsweise Online Self Service verkürzt werden können.

  • Nachhaltigkeit fördern
    Angesichts des stetig steigenden weltweiten Papierbedarfs wird nahezu jeder zweite Baum, der durch industrielle Holzgewinnung gefällt wird, zu Papier verarbeitet. Das Holz für die Papierprodukte stammt aus Wäldern der ganzen Welt. Im Jahr 1970 lag die weltweite Produktion laut Statista noch bei rund 130 Millionen Tonnen Papier, 2006 waren es bereits 381 Millionen Tonnen und 2020 knapp 420 Millionen Tonnen weltweit. Eine papierlose Verwaltung hilft
    • den Papierverbrauch und damit das Abfallaufkommen zu reduzieren,
    • Umweltressourcen wie Energie, Wasser und Wald zu schonen,
    • den Treibhauseffekt zu reduzieren,
    • eine umweltbewusste Unternehmenskultur zu fördern.

  • Sicherheit verbessern
    Während Papierakten verlegt werden oder verloren gehen können, sind digitale Unterlagen in den elektronischen Archiven – in vielerlei Hinsicht – geschützt:
    • Benutzerregeln und -rechte steuern und kontrollieren Zugriff und Bearbeitung
    • Einhaltung von Compliance- und DSGVO-Anforderungen
    • Daten-Backup und -Wiederherstellung verhindern Verlust von Daten und Betriebsausfall

  • Wettbewerbsfähigkeit verbessern
    Durch die Möglichkeit, Dokumente per Knopfdruck abzurufen und zu bearbeiten, verbessern Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens, indem Sie
    • Arbeitsschritte und Projekte beschleunigen,
    • Prozesse transparent abbilden und optimieren,
    • die Time to Market reduzieren.

  • Wissenstransfer effizient gestalten
    Durch die Einführung eines digitalen Office können geschäfts- und wissensrelevante Informationen einfach für alle Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht werden. Dadurch
    • sind Teams in der Lage, Informationen und Wissen bedarfsgerecht zu konsumieren,
    • können Schulungen und Trainings zeitunabhängig und online durchgeführt werden.

  • Employer Brand stärken
    Unternehmen, die auf papierloses Arbeiten setzen, vermitteln potenziellen Bewerber*innen ein modernes und fortschrittliches Image. Das hilft auch bei:
    • der Suche nach passenden Bewerber*innen
    • der Gestaltung der Candidate Journey
    • dem Onboarding für neue Mitarbeiter*innen

  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
    In einem papierloses Büro, das durch Software organisiert wird, werden Arbeiten automatisiert. Dies führt zu einer Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit, da:
    • die Arbeitsbelastung reduziert wird,
    • eine ausgeglichene Work-Life-Balance gefördert wird,
    • Mitarbeiter*innen von Routineaufgaben zu sinnstiftenden Arbeiten übergehen können,
    • flexibles Arbeiten ermöglicht wird.

Herausforderungen des papierlosen Büros

Damit die Digitalisierung Ihrer Arbeitswelt gelingt und Sie erfolgreich papierlos bzw. papierarm arbeiten können, müssen Sie sowohl technische als auch menschliche Voraussetzungen erfüllen.

Auf der technischen Seite ist es notwendig, geeignete Hard- und Softwarelösungen einzuführen, um Ihre Geschäftsdokumente digitalisieren und papierlos verwalten zu können. Auf der menschlichen Seite erfordert die Umstellung eine Neuausrichtung der Arbeitsweise der Teams, um die neuen Prozesse und Abläufe im papierlosen Unternehmen zu unterstützen.

Technische Voraussetzung für papierloses Büro mit Software

Bei der Umstellung auf ein digitales Büro werden physische Aktenschränke durch elektronische Dokumentenerfassung und Workflows ersetzt. Dies betrifft nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sondern auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz usw. Um diese Dokumente und Unterlagen digitalisieren, speichern, verwalten und archivieren zu können, benötigen Sie geeignete Hardware wie Scanner sowie Mitarbeiter-PCs und als (Büro-)Software idealerweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Obwohl ein DMS nicht zwingend notwendig ist, optimieren Sie mit DMS den digitalen Arbeitsplatz, indem Sie Dokumente effizienter (zentral) verwalten, einen schnelleren Zugriff ermöglichen und die Zusammenarbeit von Teams verbessern.

Scannen: Digitalisieren von Dokumenten

Für eine papierlose Verwaltung und Organisation Ihrer Geschäftsprozesse ist das Scannen von Dokumenten ein wichtiger und erster Schritt. Durch das Erfassen analoger Dokumente in einem digitalen Format können diese elektronisch weiterverarbeitet und archiviert werden. Dafür stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Dokumente digitalisieren mittels Scanner: Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Unterlagen digitalisiert werden. Eine konsequente Benennung und Verschlagwortung der Unterlagen und das Anlegen einer logischen Ordnerstruktur hilft Ihnen, die Dokumente im Anschluss wieder (leicht) zu finden. Wenn das Datenvolumen, das digitalisiert werden muss, sehr hoch ist, kann es sich lohnen, die Aufgaben an einen externen Dienstleister auszulagern.
  2. Dokumente für papierloses Büro digitalisieren mittels Software: Bei einigen Software-Lösungen sind Scanlösungen integriert, die Ihnen helfen, Ihren Papierbestand zu scannen, erfassen, indexieren, klassifizieren und entsprechend in elektronischen Akten abzulegen.
Ein Diagramm, das den Prozess des Scannens und Digitalisierens von Dokumenten im Papierloses Büro veranschaulicht.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, müssen Sie auf folgende Punke achten:

  • Mitarbeiter*innen, die die Scan-Dienste übernehmen, müssen geschult werden (technisches Verständnis, Qualität, DSGVO-Grundsätze).
  • Die Hardware und die Software für papierloses Arbeiten müssen einwandfrei funktionieren.
  • Papierdokumente müssen unbeschädigt, unverfälscht und vollständig gescannt werden.
  • Die Dokumente müssen in guter Qualität (Helligkeit, Auflösung) und damit gut lesbar gescannt werden.

Wenn Sie Ihre Papierdokumente digitalisiert haben, sollten Sie alle Unterlagen, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, vernichten. Im Original aufbewahrt werden müssen in der Regel nur Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Zolldokumente und Steuererklärungen. Alle übrigen Dokumente müssen digital entsprechend ihrer Aufbewahrungspflicht archiviert werden.

Sie können die gescannten Unterlagen als Bild oder im PDF-Format archivieren. PDF-Dokumente können auch später mithilfe einer OCR-Software in maschinenlesbare Dokumente umgewandelt werden.

Für die Vernichtung der Papierunterlagen reicht in manchen Fällen ein handelsüblicher Aktenvernichter aus. Wenn Sie jedoch große Mengen an Papier vernichten müssen, kann die Unterstützung externer Dienstleister sinnvoll sein. Gute DMS-Anbieter arbeiten mit professionellen Scandienstleistern zusammen und nehmen Ihnen diesen Organisationaufwand ab.

Papierloses Büro – Software: Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ihre digitalen Unterlagen können von den Teams in Ihrem Unternehmen in Ordnern auf dem PC abgelegt werden. Dafür ist prinzipiell kein Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Wenn jedoch

  • alle Teammitglieder schnell und einfach auf Dokumente zugreifen sollen, unabhängig davon, wer sie erstellt hat,
  • Versionskonflikte und Medienbrüche vermieden werden sollen,
  • eine übersichtliche Dokumentenhistorie gewünscht wird oder
  • der Prozess der Dokumentenbearbeitung automatisiert werden soll,

empfiehlt sich der Einsatz eines DMS.

Das Dokumentenmanagementsystem fungiert als Herzstück der papierlosen Verwaltung von Dokumenten – von der Verschlagwortung über die strukturierte Ablage bis zur automatisierten, rechtskonformen Archivierung.

Change Management erforderlich

Die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz erfordert nicht nur technische Veränderungen, sondern auch eine Anpassung der Arbeitsprozesse sowie eine Veränderung der Denkweise der Mitarbeiter*innen. Sie müssen also neben den technischen Anforderungen auch organisatorische Herausforderungen bewältigen. Widerstände gegen Veränderungen können auftreten, da sich die Arbeitsprozesse und Kommunikation innerhalb des Teams ändern.

Für Geschäftsführer*innen oder Projektleiter*innen ist es von großer Bedeutung, diesen Veränderungsprozess positiv zu managen und alle betroffenen Personen – Führungskräfte, Teams, Shareholder – aktiv in den Prozess zu integrieren.

Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Teams von der Veränderung zu überzeugen und sie für papierlose Arbeitsabläufe zu gewinnen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es entscheidend, relevante und betroffene Mitarbeiter*innen bereits frühzeitig umfassend zu informieren und in den Prozess zu integrieren.

Best Practice: In 5 Schritten zum papierlosen Büro

Der Umstieg auf ein papierloses Unternehmen erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung. Mit diesen fünf Schritten stellen Sie sicher, dass Ihr Umstieg gelingt.

1.  Analyse

Zu Beginn sollen Sie Ihre bestehenden Papierprozesse analysieren, um klar festzulegen, welche Prozesse digitalisiert werden können und welche Anforderungen dafür notwendig sind. Diskutieren Sie im Team, welche Abläufe besonders lange dauern, welche sehr fehleranfällig sind, wie hoch der Papierverbrauch bei gewissen Prozessen ist, wie zufrieden Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen beim Ablauf der Geschäftsprozesse sind. Am Ende der Analysephase soll eine klare Zieldefinition stehen.

2.  Auswahl Technologie und Software

Wählen Sie die DMS-Software für Ihr papierloses Büro aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Erkundigen Sie sich im Internet über DMS-Anbieter – Sie werden schnell viele Anbieter finden. Damit Ihnen der Vergleich leichter fällt, beantworten Sie bereits im Vorfeld folgende Fragen:

  • Was soll Ihr DMS/ECM können, welche Funktionalitäten soll Ihre Software beinhalten?
  • Präferieren Sie ein standardisiertes Angebot oder eine individuell an Sie angepasste Lösung?
  • Wie wichtig ist Ihnen Know-how und Support der DMS-Anbieter bzw. kann die Integration durch ein internes Team organisiert werden oder möchten Sie auf Beratung und Begleitung bei der Integration zurückgreifen?
  • Mit welchen Systemen arbeiten Sie derzeit und lässt sich die DMS-Software in Ihre bestehenden Lösungen wie ERP oder CRM integrieren?

3.  Information & Training

Wenn Sie sich für eine Software und einen Anbieter entschieden haben, müssen Sie die Mitarbeiter*innen auf die neue, papierlose Arbeitsumgebung vorbereiten. Bieten Sie Informationsveranstaltungen und Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Teams wissen, wie sie die neue Technologie und Software verwenden können und was ihnen das papierlose Arbeiten bringt.

4.  Schrittweise Einführung

Gehen Sie die Einführung schrittweise an und konzentrieren Sie sich auf eine Abteilung oder einen Bereich, bevor Sie das papierlose Büro auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Starten Sie mit der Abteilung, in der am meisten Papier benötigt wird oder wo der dringendste Handlungsbedarf besteht.

5.  Überprüfung und Anpassung

Passen Sie Ihre Workflows an und überprüfen Sie auch, ob weitere Optimierungen und Anpassungen notwendig sind.

5 Hacks, mit denen der Umstieg auf ein papierloses Büro gelingt

Das digitale Büro mit entsprechender Software ist auf dem Vormarsch. Damit Ihnen der Umstieg sicher gelingt, finden Sie hier noch fünf Hacks, die Ihnen dabei helfen.

  1. Beginnen Sie mit einer detaillierten Planung, die von der Analyse der aktuellen Ist-Situation bis hin zu präzisen Zieldefinition reicht.
  2. Richten Sie Ihren Blick nach vorne und nicht nach hinten: Lassen Sie alte Dokumente “alt” sein und arbeiten Sie ab sofort papierlos. Scannen Sie nur neue Dokumente.
  3. Denken Sie an Cloud-Lösungen, das lässt Sie agiler, schneller und flexibler werden.
  4. Die beste Software für Ihr papierloses Büro ist nicht ein Einzeltool, sondern ein ECM mit verschiedenen Funktionen, die ineinander spielen und das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen.
  5. Ein Digital Mindset ist ein Must-have – seien Sie offen für neue Technologien, Vernetzung, Neugier auf Veränderung, Bereitschaft zur Veränderung, Social Behavior, New Work, Arbeit 4.0 und agile Teams.

FAQ zum Thema papierloses Büro

Was ist ein papierloses Büro?

Das papierlose Büro ist der Einstieg in die Digitalisierung der Arbeitswelt und bezieht sich auf eine digitale Arbeitsumgebung, in der die Verwendung von Papier auf ein Minimum reduziert wird. Stattdessen werden Dokumente, Informationen und Daten elektronisch erstellt, gespeichert, übermittelt und verarbeitet.

In einem papierlosen Büro werden elektronische Dokumente in digitalen Formaten wie PDF, Word, Excel usw. erstellt und gespeichert. Diese Dokumente können in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden, auf das alle Mitarbeiter*innen – von überall aus – Zugriff haben.

Welche Vorteile bietet ein papierloses Büro?

Das digitale Büro spart Kosten und Zeit bei der Dokumentenverwaltung, da elektronische Dokumente einfacher zu durchsuchen, zu teilen und zu archivieren sind. Außerdem bietet ein papierloses Arbeiten eine höhere Datensicherheit, da digitale Dokumente besser geschützt werden können als physische Unterlagen, die verloren gehen oder gestohlen werden können. Schließlich trägt die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu steigern, da Mitarbeiter*innen schnell und einfach – orts- und zeitunabhängig – auf benötigte Informationen zugreifen können und weniger Zeit mit manuellen Prozessen wie dem Ausdrucken, Scannen und Kopieren verbringen müssen. Als papierloses Unternehmen setzen Sie einen kleineren ökologischen Fußabdruck, indem Sie den Verbrauch von Papier und Tinte/Toner minimieren.

Welche Nachteile gibt es bei einem papierlosen Büro?

Beim Wechsel zu einem digitalen Office können jedoch auch einige Ängste auftreten wie beispielsweise die Abhängigkeit von der Technologie (Hard- und Software) und das Risiko von Datenverlust oder Geschäftsunterbrechungen durch Hackerangriffe oder Systemausfälle. Jedoch bieten umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen Schutz vor Cyber-Angriffen und Backups gewährleisten eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts oder -ausfalls. Ein mögliches weiteres Hindernis bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten ist die Auswahl einer geeigneten Software für das Dokumentenmanagement. Ein Stolperstein bei der Umstellung könnte die fehlende Bereitschaft der Mitarbeiter*innen sein, alte Gewohnheiten und Arbeitsweisen aufzugeben und sich auf neue, papierarme Prozesse einzulassen. Hierbei ist es wichtig, die Teams rechtzeitig zu informieren und in das Projekt einzubeziehen, damit sie sich bereits in einem frühen Stadium mit den neuen Technologien vertraut machen können. Obwohl das papierlose Büro, das durch Software organisiert wird, langfristig Kosteneinsparungen mit sich bringt, können zunächst Kosten entstehen, wie durch die Anschaffung von Hard- und Software sowie durch Schulungen der Mitarbeiter*innen. Nach einer erfolgreichen Integration der Büro-Software steigt die Lernkurve steil an, während die Kosten schnell sinken.

Wie können Sie das papierlos Büro mit Software organisieren?

Für Unternehmen, die auf papierlose oder papierarme Verwaltung umstellen, bildet ein Dokumentenmanagementsystem die Grundlage.

Recherchieren Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie dabei auf Funktionen wie elektronische Akten und papierfreie Archivierung, Workflow Management, sichere Datenverschlüsselung und Integrationsmöglichkeiten mit bereits vorhanden Tools. Durch die Organisierung Ihres digitalen Büros mit Software können Sie Ihre Dokumente effizient verwalten, die Zusammenarbeit verbessern, Ressourcen sparen und die Produktivität steigern.

Wie können Sie ein papierloses Büro umsetzen?

Die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Zu den Schritten, die erforderlich sind, um einen papierlosen Arbeitsplatz zu schaffen, gehören:

  • Die Analyse und Bewertung der aktuellen papierbasierten Arbeitsabläufe und Dokumente
  • Die Einführung von digitalen Tools und Technologien wie zum Beispiel DMS (Dokumentenmanagementsysteme), E-Signatur-Software und Cloud-Speicherlösungen
  • Die Schulung von Mitarbeiter*innen in Bezug auf die neuen digitalen Tools , Arbeitsabläufe und auf das neue, papierlose Arbeiten
  • Die Umstellung auf digitale Dokumenten-Workflows, einschließlich der Einführung von E-Signaturen und digitalen Genehmigungsprozessen

Wie können Sie die Umstellung auf ein papierloses Büro erfolgreich gestalten?

Hier sind einige Tipps, die dazu beitragen können, die Umstellung erfolgreich zu gestalten:

  • Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Umstellung auf ein digitales Büro, einschließlich einer Zeitplanung, Ressourcenplanung und einer klaren Kommunikation an die Mitarbeiter*innen.
  • Führen Sie Schulungen für Mitarbeiter*innen durch, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen digitalen Tools und Arbeitsabläufen vertraut sind.
  • Nutzen Sie Pilotprojekte, um die Wirksamkeit von neuen digitalen Tools und Arbeitsabläufen zu testen, bevor sie auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden: Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter*innen für die Digitalisierung der Arbeitswelt und das papierlose Arbeiten.

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