14. Oktober 2020

Anspruch und Wirklichkeit des papierlosen Büros

Die Argumente für das papierlose Büro sind weithin bekannt: Vereinfachung, Automatisierung, Beschleunigung und Abbau des Papierchaos sind die gängigen Schlagworte. Das idealtypische papierlose Büro steht für mehr Ordnung, größere Effizienz sowie die Schonung natürlicher Ressourcen durch geringeren Papierverbrauch.

In einem Beitrag, der ursprünglich 1975 von Business Week veröffentlicht wurde, äußern sich führende Köpfe der Automatisierungswelle und des Fortschritts in der Bürotechnik erstmals zum papierlosen Büro der Zukunft. Ein weitgehend papierloses Büro ist auch die Basis für das Konzept des flexiblen Büros, wo Mitarbeiter nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind, sondern ortsunabhängig arbeiten und weltweit auf Daten und Dokumente des Unternehmens zugreifen können.

DMS als Herzstück der digitalen Doku­menten­ver­wal­tung

Um auf digitale Dateien jederzeit und von überall zugreifen zu können, bedarf es eines professionellen Dokumentenmanagementsystems. Dieses fungiert als Herzstück der digitalen Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen – von der Verschlagwortung über die strukturierte Ablage bis zur automatisierten, rechtskonformen Archivierung. Mit Cloud-basierten Systemen wie z. B. einer privaten Cloud sind sämtliche Unternehmensdaten redundant und sicher auf Servern gespeichert und von berechtigten Mitarbeitern jederzeit von überall abrufbar.

Bestandsaufnahme zum digitalen Büro in Deutschland

Der Digital Office Index von Bitkom Research wird anhand von 58 ausgewählten Indikatoren aus den Bereichen Digitalisierungsvoraussetzungen, Digitalisierungsfortschritt und Digitalisierungsperspektive berechnet. Im aktuellen Bericht aus 2020 liegt der Index bei 55 von 100 möglichen Punkten. Am besten schneiden dabei Banken (59 Punkte) und Versicherungen (57 Punkte) ab, am schlechtesten punkten die Transport- und Logistikbranche sowie Versicherungen mit jeweils 53 Punkten.

Unternehmen setzen auf E-Rechnungen

Laut Studie sind E-Rechnungen weiter auf dem Vormarsch: So geben 8 von 10 Unternehmen an, dass E-Rechnungen für sie relevant sind. Knapp zwei Drittel der Befragten erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen bereits elektronisch.

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Und die Verwendung von Papier im Büro geht weiter zurück: Zwei Drittel der Großunternehmen haben ihre Papierakten weitestgehend digitalisiert und jedes zehnte arbeitet schon komplett papierlos. Zudem druckt die Hälfte aller Unternehmen heute weniger als noch vor einem Jahr. Interessant ist auch, dass laut Studie der Papieranteil in Abteilungen höher ist, die mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Infografik: Unternehmen drucken weniger

Eine weitere interessante Erkenntnis ist, dass sich die Bereitschaft zur Digitalisierung von Kommunikationsprozessen im Vergleich zu 2018 mehr als verdoppelt hat (86 Prozent).

Business Collaboration wird wichtiger

60 Prozent aller Unternehmen nutzen Software-Technologien, um Inhalte digital zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren. Vor allem der Einsatz von Kollaborationstechnologien ist für viele Unternehmen zunehmend relevanter. Zudem geben 4 von 10 Unternehmen an, dass sie im Jahr 2020 verstärkt in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen investieren wollen.

Ein komplett papierbefreites Büro gibt es heute noch nicht – und wird es wohl auch in absehbarer Zukunft nicht geben. Allerdings lässt sich der Papierbedarf bereits heute mit den richtigen Technologien auf ein Minimum reduzieren. Beim Idealtypus vom gänzlich papierbefreiten Büro handelt es sich aber mehr um Wunschdenken als faktische Realität.

Weltweiter Bedarf an Papier wächst stetig

Denn nahezu jeder zweite industriell gefällte Baum wird heute noch zu Papier verarbeitet. Das Holz für die Papierprodukte stammt aus Wäldern der ganzen Welt. Nach einer Recherche des WWF gelangten allein 2006 2,6 Millionen Kubikmeter Papier und weitere 1,3 Millionen Kubikmeter Zellstoff aus dubiosen Quellen in die EU. Im Jahr 1970 lag die weltweite Produktion laut Statista noch bei rund 130 Millionen Tonnen Papier, 2006 waren es bereits 381 Millionen Tonnen und 2018 knapp 420 Millionen Tonnen weltweit.

Viele Menschen arbeiten einfach weiterhin gern mit Papier, sei es aus Gewohnheit, zum Notizen machen oder als Mittel zum kreativen Arbeiten mit einem weißen Blatt und Stift. Problematisch sind hingegen die damit einhergehenden Medienbrüche, die dann doch zu einem (vermeidbaren) Mehraufwand führen.

Letztlich muss sich also jedes zukunftsorientierte Unternehmen die Frage stellen: Welche Technologien sind für meine Leistungsfähigkeit notwendig, um digital produktiv und nachhaltig arbeiten zu können und damit eine räumliche Flexibilisierung zu ermöglichen? Dazu zählen vor allem Bereiche wie digitales Dokumentenmanagement, Kollaborationstechnologien, eine adäquate Hardware-Ausstattung sowie praktische Funktionalitäten wie die digitale Signatur. Und dazu benötigt man auch garantiert kein Papier.

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