Der IT-Trainer: ein Blick hinter die Kulissen der Digitalisierung

Herr Steveling, Sie haben den Bereich Training geprägt und geformt. Wie hat Ihre Geschichte begonnen?

Steveling: Meine Geschichte als Trainer beginnt in meiner Studienzeit, da ich nebenbei als EDV-Hiwi tätig war und unter anderem “Internetkurse” geleitet habe. Freiberuflich habe ich nach dem Studium diesen Weg weitergeführt, indem ich neben Trainings für EDV auch Webdesign angeboten habe. Aus einer Affinität ist eine Leidenschaft entstanden, die mich 2012 zu OPTIMAL SYSTEMS geführt hat. Damals steckte der Bereich Training noch in den Kinderschuhen, sodass ich meine Erfahrungen in Zusammenarbeit mit meinen Kolleg*innen in die Gestaltung der Trainings integrieren konnte.

“Aus einer Affinität ist eine Leidenschaft entstanden …” – was begeistert Sie heute an Ihrem Beruf, Herr Steveling?

Steveling: Ich kommuniziere gerne mit Menschen und interessiere mich für deren Geschichten. Ganz gleich, mit wem ich arbeite, es ist wichtig zuzuhören, die Wünsche, Bedürfnisse und Ängste zu erkennen. Kommunikation ist gemeinsam mit Empathie das Fundament jedes Trainings. Nur wenn ich aktiv auf die Teilnehmenden eingehe und ihnen die Möglichkeit gebe, ihre individuellen Problemstellungen zu äußern, können Herausforderungen in Lösungen umgewandelt werden. So kann sich aus Ängsten oft eine Begeisterung für das Thema entwickeln. Dieses Phänomen motiviert mich immer wieder aufs Neue.

Gewähren Sie uns einen Einblick in Ihren beruflichen Alltag?

Steveling: In meiner Funktion als Teamleiter führe ich durchschnittlich ein Training die Woche durch, was zwei bis drei Tage in Anspruch nimmt. Einen Tag vor Trainingsbeginn bereite ich die Trainingsumgebung und alle Materialen vor. Wenn die Zeit aller Trainer es erlaubt, tauschen wir unsere Erfahrungswerte am nächsten Tag untereinander aus. Auch an dieser Stelle ist der Dialog elementar. Eine halbe Stunde vor dem virtuellen Trainingsbeginn begrüße ich unsere Teilnehmenden und starte mit dem eigentlichen Training. Bis zum Feierabend bin ich für alle Trainingsteilnehmenden verantwortlich und biete am Ende der Veranstaltung immer eine Frage- und Antwortrunde an. Viele Kund*innen melden sich im Anschluss eines Trainings mit einigen Fragen oder Anliegen, die ich im Rahmen meiner Möglichkeiten beantworte.
An den anderen Arbeitstagen bin ich neben administrativen Tätigkeiten mit der Weiterentwicklung bestehender und Neuentwicklung neuer Trainings beschäftigt und unterstütze den Vertrieb bei Kundenanfragen.

Herr Steveling, wie wichtig ist ein fundiertes Training?

Steveling: Dem ECM enaio® sind die 30 Jahre Produktentwicklung in seinen Funktionen anzumerken, wobei die Bedien- und Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht – vergleichbar mit den Office-Programmen. Auch diese Programme sind in ihren Grundfunktionen erklärungsbedürftig und bieten gleichzeitig Spielraum zum Selbstentdecken. Zusätzlich zur Basissoftware bieten wir weitere Entwicklungen wie die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) an und haben festgestellt, dass allein der Funktionsumfang der ASV viele Möglichkeiten für ein effizientes Arbeiten bietet, die wir an mehreren Tagen unseren Kund*innen näherbringen.

Wer besucht Ihre Trainings und wie begegnen Ihnen die Trainingsteilnehmenden?

Steveling: Unsere Trainings sind individuell für Anwender*innen, Anwenderbetreuer*innen und Administrator*innen konzipiert. Die Erwartungshaltungen der einzelnen Trainingsteilnehmenden sind ganz unterschiedlich. Der größere Anteil der Teilnehmenden möchte die Software umfassend kennenlernen. Wir haben aber auch Kund*innen, die eine dreistellige Anzahl von Fachverfahren betreuen und sich für das Erlernen der Basiskenntnisse entscheiden. Wir konzentrieren uns auf die Bedürfnisse unserer Kund*innen – das bestimmt den Erfolg der Digitalisierung.

Inwiefern hat das Coronavirus die Trainingssituation beeinflusst?

Steveling: Wir mussten schnell reagieren und haben, als der erste Lockdown absehbar war, unsere Technik so aufgestellt, dass wir auf virtuelle Trainings umstellen konnten. In der ersten Phase haben sich unsere Kund*innen auf die Pandemie ein- und umgestellt und waren zunächst mit der internen Organisation von beispielsweise Homeoffice-Plätzen beschäftigt. Die Möglichkeit, remote am Training teilzunehmen, ist schnell realisiert worden. Mit einer Webinar-Plattform ist es den Trainer*innen möglich, über einen Kanal Inhalte zu transportieren und so das virtuelle Training zu gestalten.

Welches Training bevorzugen Sie: das in Präsenz oder das virtuell stattfindende Training? Welches bevorzugen Ihre Kund*innen?

Steveling: Beide Trainingsformen haben ihre Vor- und Nachteile. Ich bevorzuge die Präsenztrainings, da diese von einer stärkeren Dynamik leben. Die Vorgespräche und der Austausch sind im Vergleich zu den virtuellen Trainings intensiver, da auch andere Kolleg*innen von uns die Pause nutzen, um sich mit unseren Kund*innen auszutauschen. Auch die Vorgespräche zwischen den Teilnehmenden erfolgen ohne die “Aufsicht” des Trainers. Insgesamt lebt der Dialog in Präsenztrainings mehr – daher hoffen wir aufgrund des Kundenfeedbacks, diese bald in unserem schönen Trainingsraum wiederzusehen. Jene Kund*innen, die zuvor nicht an einem Präsenztraining teilgenommen haben, sind mit der virtuellen Trainingsumgebung sehr zufrieden und möchten diese Art auch zukünftig weiter nutzen. Zukünftig werden wir beide Möglichkeiten anbieten, um allen Kund*innen gerecht zu werden.

Haben Sie eine unterhaltsame Anekdote für uns?

Steveling: Eine unterhaltsame Situation hat sich im Rahmen der virtuellen Trainings ereignet, bei der wir im wahrsten Sinne des Wortes im Dunkeln getappt sind. Es gab bisher zwei bis drei Situationen, die z. B. durch den Serverausfall des Teamviewers zu einer Unterbrechung geführt haben. Nun hatten wir eine ganz interessante Situation, alle Trainingsteilnehmenden hatten bis auf einen Herrn keine Verbindung mehr zur virtuellen Umgebung. Womit keiner rechnen konnte, war der Stromausfall in dem Stadtviertel unseres Büros. Wie gesagt, eine Person war noch verbunden. Die simple Erklärung: Der Rechner des noch anwesenden Trainingsteilnehmers ist mit einer roten Steckdose verbunden gewesen. Diese schaffen für mindestens eine halbe Stunde eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.

Wagen wir einen Ausblick, Herr Steveling, welche Veränderungen sind zukünftig für den Bereich der Trainings geplant?

Steveling: Wir möchten die Trainings für all unsere Kund*innen überall und zu jeder Zeit zugänglich machen. Wenn wir nun in die Zukunft blicken, werden wir definitiv neben unseren bisherigen Trainingsmodellen auch Möglichkeiten zum E-Learning anbieten, damit Teilnehmende zeitsouverän und im eigenen Tempo den Umgang mit enaio® lernen.