04. Juli 2019
Wenige Schritte entfernt vom Rhein, in den Räumlichkeiten der Industrie- und Handelskammer Hochrhein-Bodensee, trafen sich in Konstanz am 27. und 28. Mai Vertreter der Öffentlichen Verwaltung und Experten von OPTIMAL SYSTEMS Konstanz zu den diesjährigen OS-Informationstagen. Die Agenda hatte ein interessantes Programm zu bieten – und zugleich auch viele spannende Vorträge und Diskussionen.
Präsentationen und Präsentatoren
Über einhundert Gäste aus zahlreichen Stadtverwaltungen, Stadtarchiven, Stadtwerken, Gemeinden und Landratsämtern wurden von Jens Neuhaus, Account Manager der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, herzlich begrüßt. Im Anschluss war die Bühne bereitet für mehrere Präsentationen und Präsentatoren: So stellte unter anderem Dr. Olaf Holst, Chief Evangelist von OPTIMAL SYSTEMS, die wichtigsten Meilensteine der zukünftigen enaio®-Versionen vor. Jens Neuhaus bot Einblicke in die Lösung enaio® aktenführung 2.0. Und Marc Weyhing, Senior ECM-Projektmanager, berichtete in seinem Vortrag von seinen Erfahrungen aus dem Projektmanagement mit dem Schwerpunkt „Risikoanalyse und Risikomanagement im Digitalisierungsboom“. Im Anschluss an das reguläre Programm wurde im Rahmen einer hochsommerlichen Abendveranstaltung der erste Teil des Informationstages auf der Dachterrasse des Konstanzer Offices feierlich beschlossen.
Öffentliche Verwaltung neu gedacht: Aktenplan 21
Der folgende Tag stand unter dem Motto „Aktenplan 21“. Das Schlagwort beschreibt die Herausforderung, eine bestmögliche Organisation der Schriftgutverwaltung in den Kommunen in Baden-Württemberg zu gewährleisten. Dr. Wolfgang Sannwald, Abteilungsleiter Öffentlichkeitsarbeit, Archiv, Kultur vom Landratsamt Tübingen, stellte Details dieses Ordnungsinstruments vor. In weiteren Vorträgen wurden die Potenziale digitaler Lösungen skizziert, mit denen der Kommunale Aktenplan 21 zeitnah realisiert werden kann.
Fit für die Zukunft: mit digitalem Rechnungsmanagement
Eines der gefragtesten und meistdiskutierten Themen auf dem Event war die Rechnungsbearbeitung. Angesichts des aktuell schrittweise eingeführten E-Rechnungsgesetzes sehen immer mehr Kommunen und Städte dringenden Handlungsbedarf bei der Umstellung ihrer Verwaltungen auf eine digitalisierte Infrastruktur – zum Beispiel mit der Implementierung elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozesse sowie automatischer Posteingangsworkflows. Dabei ist nicht nur die neue Gesetzeslage ein wesentlicher Treiber für die Öffentliche Hand. Vor allem die hohen Einsparpotenziale sowie die deutlich reduzierte Bearbeitungsdauer der jährlich knapp 200 Millionen anfallenden Rechnungen waren relevante Aspekte, die für die Digitalisierungsplanungen der Veranstaltungsteilnehmer eine große Rolle spielten.
Plattform für Kundenaustausch
Resümierend boten die OS-Informationstage in Konstanz die perfekte Plattform für einen regen Austausch über aktuelle Projekte und neue Themen rund um das Thema Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung. Entsprechend freut sich Jens Neuhaus auf eine Wiederholung des Events im nächsten Jahr: „Die überaus positive Resonanz, die wir während der zwei Veranstaltungstage von unseren Kunden und Partnern erfahren haben, hat uns darin bestärkt, dieses Format auch in Zukunft weiterzuführen. Insofern freue ich mich jetzt schon auf die nächsten Informationstage 2020 in Konstanz.“
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