Benutzerprofile in enaio®: Was sie sollen, was sie können

von Holger Peylo, OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld

Große IT-Systeme werden von einer Vielzahl unterschiedlicher Personen mit verschiedenen Tätigkeiten und Schwerpunkten genutzt. ECM-Systeme sind hier keine Ausnahme. Da gibt es die lesenden Anwender:innen, die nur zur Recherche auf das System zugreifen. Weiterhin Anwender:innen, die als Erstellende oder für Freigaben und Genehmigungen im sogenannten Umlauf beteiligt sind, und natürlich die Key-Anwender:innen, die nicht nur das System intensiv nutzen, sondern auch viele Informationen zur Auswertung benötigen.

Um jeder Benutzergruppe gerecht zu werden, bietet es sich stets an, Nutzerprofile und -berechtigungen bereits in der Planungsphase im Blick zu haben. Benutzerprofile ermöglichen eine detaillierte Abbildung der Anforderungen und können von Key-Anwender:innen mit geringem Aufwand angepasst werden. Wir zeigen ein Praxisbeispiel.

Anforderung: Transparenz und Sicherheit

Effizientes Rollen- und Rechtemanagement: Mit diesen Anforderungen trat ein großer Kunde aus dem Rheinland an uns heran. So wurden Profilbenutzer:innen direkt bei der Konzeption der ECM-Installation berücksichtigt. Eine Hürde sollte auf jeden Fall genommen werden: Die Profile sollten für den Betriebsrat des Unternehmens transparent sein und den Datenschutz-Anforderungen genügen.

Praxisbeispiel: Vier Profile

Insgesamt wurden vier Profile mit stark abgegrenzten Funktionen entwickelt:

• Für die Recherche-Anwender:innen wurde der Funktionsumfang im Menüband stark reduziert und wenige, auf die Anforderungen abgestimmte, gespeicherte Suchen definiert.
• Das zweite Profil hatte die Benutzer:innen im Umlauf der Best Practice-Lösung Dokumentenlenkung im Fokus. Das Menüband wurde nur unwesentlich erweitert, jedoch kamen unterschiedliche gespeicherte Suchen und die Nutzung der Workflows hinzu.
• Die Qualitätssicherung wurde mit einem weiteren Benutzerprofil berücksichtigt. Dabei wurde das Menüband nochmal geringfügig erweitert, die Objektsuche kam hinzu und weitere gespeicherte Anfragen.
• Als letzte Gruppe wurde dem Qualitätsmanagement ein Benutzerprofil zugewiesen. Dieses unterschied sich vor allem in den Auswertungsmöglichkeiten: beispielsweise die Übersicht aller durchgeführten Lesebestätigungen oder erfolgreich durchgeführten Lernzielkontrollen. Dies war eine besonders sensible Stelle für den Betriebsrat, weil es sich um personenbezogene Daten handelte.

Lob vom Betriebsrat

Die Implementierung der Benutzerprofile wurde zusammen mit dem Kunden durchgeführt und einem ausführlichen Test unterzogen. Anschließend wurden die Profile dem Lenkungsausschuss und dem Betriebsrat präsentiert. Beide Gremien zeigten sich äußerst zufrieden und der Betriebsrat lobte das transparente sowie durchdachte Benutzerkonzept.

Um die komplexen Anforderungen an Funktionsumfang und Datenschutz umzusetzen, mussten lediglich vier Profilbenutzer-Typen angelegt werden. Im Ergebnis haben alle User genau die Informationen und Zugriffsrechte, die sie benötigen – nicht weniger und nicht mehr.