This could be Heaven.
Cloud DMS – Sorgenfrei durch Managed Services

Nur wenige Buzzwords dieser Generation haben die Fantasie der Technologie-Branche so beflügelt wie das Prinzip Cloud. Dabei sind Cloud Hosting und Cloud Computing nüchtern betrachtet nur pragmatische Lösungen für allerhand Logistik- und Architekturprobleme, die Sys-Admins in ihrer täglichen Arbeit plagen. Das macht die Investition aber nicht weniger interessant: Eine kontinuierliche Steigerung der Effizienz bedeutet unweigerlich eine kontinuierliche Steigerung der Rendite. Und eine strategische Neuaufstellung der Firmen-IT kann sich durch das oft hohe Einsparpotenzial selbst finanzieren.

Es überrascht also nicht, dass Managed Services wie ein dezidiertes Cloud DMS in jüngster Vergangenheit für IT-Verantwortliche zunehmend an Attraktivität gewonnen haben. Bei einer solchen Lösung überlässt man Betrieb, Wartung und Hosting des Systems komplett einem Dienstleister und konzentriert sich rein auf sein Kerngeschäft.

Vorteile und Funktionen von Dokumentenmanagement in der Cloud

Warum in die Cloud?

Der Schritt von der eigenen On-Premises-Infrastruktur zu einer Lösung in der Cloud ergibt sich für viele Anwender rein organisch: Bestehende Dienstleisterverträge laufen aus, oder in die Jahre gekommene Server müssen ohnehin erneuert werden. Um sich für die kommenden Jahre möglichst flexibel aufzustellen, nutzen Unternehmen und Organisationen solche technischen “Generationenwechsel” häufig als Absprungpunkt für den Umzug in eine Cloud.

Dem zu Grunde liegen meist einfache Kosten-Nutzen-Rechnungen: Die Investition in eine Cloud-Lösung ist in der Regel wirtschaftlicher als eine komplette Erneuerung (geschweige denn Erstinstallation) einer eigenen Serverarchitektur. Neben den reinen Kosten für Infrastruktur, Personal, Support und ggf. Lizenzen belasten vor allem “HA/DR”-Aspekte das Budget: die Gewährleistung von “High Availability & Disaster Recovery”; sprich hoher Verfügungsgrad und Wiederherstellbarkeit im Katastrophenfall.

Da zudem Kunden, Anwender und andere Marktteilnehmer vermehrt in Cloud-Dimensionen denken, verspricht eine solche Lösung auch aus Unternehmersicht mehr Zukunftssicherheit und Akzeptanz unter Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Von dem Zugewinn an Flexibilität ganz zu schweigen – denn die Infrastruktur des Managed Services-Anbieters muss nicht aus eigener Tasche skaliert und modernisiert werden.

DMS und ECM als Managed Service

Unternehmensübergreifende Kollaboration ist der ganze Sinn an einem Dokumentenmanagementsystem. Ergo sind ECM-Systeme oft die ersten Unternehmens-Assets, die für Cloud-Lösungen priorisiert werden.

An den wesentlichen Arbeitsprinzipien des ECMs ändert sich dabei nichts: Intelligente Ablagen, revisionssichere Archivierung, Prozessautomatisierung – all das funktioniert auch weiterhin wie gewohnt. Genau wie bei einer bewährten On-Premises-Lösung können auch bei einem Cloud-DMS Schnittstellen zu Ihren individuellen Systemen eingerichtet werden.

Das DMS selbst profitiert von der höheren Verfügbarkeit und Lesegeschwindigkeit, die der Cloud-Dienstleister sicherstellen kann – und da es als Repository des gesamten Unternehmenswissens einen besonders sensiblen Wert genießt, profitiert es auch von den höheren Sicherheitsstandards, die Marktführer wie Microsoft Azure oder Amazons S3-Dienste gewährleisten.