22. August 2018

Digital Office – die Vorreiter und Nachzügler nach Branchen

Die Schere zwischen kleinen und großen Unternehmen in Deutschland hat sich in den letzten zwei Jahren weiter geöffnet. Zu diesem alarmierenden Ergebnis kommt der Branchenverband Bitkom in seiner aktuellen Erhebung „Digital Office Index 2018“.

Bitkom-Studie Digital Office Index 2018

Große Unternehmen haben bereits eine klare Digitalisierungsstrategie erarbeitet und sind dabei, sie umzusetzen. Überproportional häufig nimmt sich ein Chief Digital Officer des Themas an und treibt es voran. Vorbildlich: Die meisten Mitarbeiter der Großunternehmen haben ein firmeneigenes Mobilgerät in der Tasche, mit dem sie auch von unterwegs jederzeit auf Unternehmenswissen zugreifen können. Unternehmensintern profitieren sie von Internetverbindungen mit Datenübertragungsraten von 100 Mbit/s und mehr. Besonders weit in Sachen Digitalisierung sind laut Bitkom die Branchen Versicherungen, Banken bzw. Finanzdienstleister sowie der Maschinen- und Anlagenbau. Andere Branchen und Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden hängen jedoch hinterher und setzen mittelfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Das gilt auch für öffentliche Verwaltungen, die nicht auf die Möglichkeiten digitaler Schriftgutverwaltung nach Aktenplan setzen.

Der Branchenverband Bitkom hat 1106 Unternehmensführer gefragt, wie sie es denn mit der Digitalisierung halten.

Bitkom hat insgesamt über 1.100 Unternehmen befragt. Teilgenommen haben Top-C-Manager wie Geschäftsführer/CEO und die Leiter der Geschäftseinheiten Digitalisierung, Informationstechnik, operatives Geschäft und Finanzwesen. Im Fokus standen drei Kernthemen: die Digitalisierungsvoraussetzungen, der Digitalisierungsfortschritt und Digitalisierungsperspektiven.

Vorteil der Vorreiter: Content-Management-Plattformen

Die Ergebnisse der Umfrage im Abstract: Die Vorreiter unter den Umfrageteilnehmern setzen überdurchschnittlich häufig Content-Management-Plattformen ein und beziehen diese auch am häufigsten aus der Cloud (83 Prozent). Sie haben die elektronische Rechnung bereits umgesetzt, größtenteils mit gängigen Standards wie EDI oder ZUGFeRD. Banken und Versicherungen, also Branchen, die heute schon die Chancen der digitalen Transformation nutzen und ihre Geschäftsmodelle verändern müssen, sind in der Gruppe der Vorreiter besonders stark vertreten.

Nachteil der Nachzügler: keine klare Strategie

Nachzügler, kurz zusammengefasst, machen das alles nicht. Besonders kleineren Firmen mit 20 bis 99 Mitarbeitenden ist anscheinend das Hemd näher als die Jacke. Es fehlt schlicht an Zeit und an qualifiziertem Personal, sich mit dem Thema Digitalisierung genauer zu beschäftigen. Dabei ist auch den Nachzüglern die Wichtigkeit der Digitalisierung für den zukünftigen Geschäftserfolg durchaus bewusst, denn sie haben unter den Teilnehmern der Bitkom-Umfrage die höchsten Investitionsabsichten. Der Wille ist also da, aber eine Strategie und kompetente Beratung fehlen bislang. Laut Bitkom sind die Branchen Transport und Logistik, die Ver- und Entsorgung sowie sonstige Dienstleistungen häufig in der Gruppe der Nachzügler anzutreffen.

Die Praxis: Schritte zur Digitalisierung

Wie sieht Digitalisierung nun konkret aus? Laut Bitkom führen viele Wege zum digitalen Büro. Die Digitalisierung von Dokumenten (z.B. Scanning) steht branchen- und unternehmensübergreifend ganz oben auf der Agenda. 57 Prozent der Umfrageteilnehmer machen das bereits und haben Lösungen im Einsatz. Auf den Plätzen dahinter folgen im Abstand von jeweils einigen Prozentpunkten die Digitalisierungsschwerpunkte Vorgangssteuerung bzw. Prozess-Management (z.B. Rechnungsfreigabe) und Archivierung und Dokumenten-Management (z.B. elektronische Akte). Nahezu die Hälfte der Firmen verwendet Software aus der Cloud, um Büroprozesse zu digitalisieren. Der Maschinen- und Anlagenbau und Versicherungen sind die Vorreiter in Sachen Cloud-Nutzung.

Viele Unternehmen nutzen die Zeit-, Kosten- und Effizienzgewinne der elektronischen Rechnungserstellung noch gar nicht.

Insgesamt sind deutsche Unternehmen also auf einem guten Weg, aber es gibt noch viel Luft nach oben. Gesamt erstellen 44 Prozent ihre Rechnung immer noch auf Papier, ohne die Vorteile einer elektronischen Rechnungserstellung zu nutzen. Ein gutes Viertel aller Unternehmen archiviert auch seine Akten, Rechnungen, Belege und Dokumente papierbasiert – und zwar zu 100 Prozent. Die gute Nachricht im Umkehrschluss: Nahezu drei Viertel haben ihre Papierakten Stand heute zumindest teilweise digitalisiert. Auch hier sind Großunternehmen mit 500+ Mitarbeitenden und generell die Branchen Versicherungen und Maschinen- und Anlagenbau weiter als Firmen anderer Branchen mit knapperer Personaldecke.

Deutsche Unternehmen denken positiv und begreifen die digitale Transformation als Chance. Nur die praktische Umsetzung muss vielerorts noch besser werden.

Neun von zehn Unternehmen sehen den digitalen Wandel als Chance, die es zu nutzen gilt. Das ist im Ländervergleich ein sehr guter Wert. Mehr als zwei Drittel aller Firmen, die bereits eine Content-Management-Plattform nutzen, gaben an, dass die Automatisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse durch den Einsatz der Plattform zugenommen hat. Mit den Zeit-, Kosten- und Effizienzgewinnen, die damit einhergehen.