Ein Mann organisiert Papiere in einem Dokumentenarchiv (Aktenschrank).

2. August 2021

4 Gründe, warum Sie Ihr Dokumentenarchiv modernisieren sollten

Von Stephanie Schuldes

Die digitale Transformation verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten. Im kleinen Rahmen sind die notwendigen und sinnvollen Schritte sehr unterschiedlich. Wo soll man anfangen? Einer der ersten Schritte muss sein, das Informationsmanagement der Organisation neu zu bewerten und zu modernisieren. Aus einer Vielzahl von Gründen ist dies der Ausgangspunkt für alle folgenden Schritte.

Warum modernisieren?

Eine Person tippt auf einem Laptop mit einem Vorhängeschloss, um die sichere Archivierung von Dokumenten zu gewährleisten.

1. Compliance: Ihr Dokumentenarchiv erfüllt nicht mehr alle rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen

Compliance-Kriterien sind bereits schwierig und kostspielig durchzusetzen (denken Sie nur an die DSGVO). Altsysteme können es noch komplizierter machen, oder sie sind nicht in der Lage, alles umzusetzen.

Hinzu kommt, dass sich Sicherheitsstandards und -technologien ändern können und alte Systeme möglicherweise nicht mehr mithalten (z. B. Verschlüsselung von Daten und Übertragung oder Rollen- und Rechtemanagement im Dokumentenmanagementsystem).

Ein modernes Archivsystem:

bietet eine rechtssichere digitale Archivierung, die hilft, Papierkram loszuwerden
setzt aktuelle Sicherheitsstandards um

Eine Gruppe von Menschen mit Laptops und einer Cloud im Hintergrund, die ein Dokumentenarchiv erstellen.

2. Integration: Ihr Dokumentenarchiv hält nicht mehr Schritt mit Ihren anderen, moderneren Systemen

Wenn einige Systeme neue Technologien früher implementieren als andere, kann die Integration gefährdet sein. Was ist, wenn die neueste ERP-API nicht mit der Schnittstelle des alten Archivsystems kompatibel ist? Sie könnten warten, bis das langsamere System aufholt. Aber das wird vielleicht nicht passieren. Und in jedem Fall wird das Warten die Aktualisierung anderer Anwendungen verlangsamen (was bedeutet, dass Sie nicht von Fehlerbehebungen oder neuen Funktionen profitieren).

Ein modernes Archivsystem:

nutzt zukunftssichere und cloud-native Technologien
kann langfristig genutzt werden, dafür steht auch Personal zur Verfügung
kommuniziert über Schnittstellen/APIs mit anderen Systemen
bildet eine zentrale Datenplattform, auf die von allen Anwendungen zugegriffen werden kann

Die Hand eines Geschäftsmannes mit einem Zahnradsymbol darauf im Dokumentenarchiv.

3. Kosten: Sie zahlen hohe Wartungsgebühren für wenig Mehrwert

Die Kosten für Altsysteme sind oft viel höher als nötig. In manchen Fällen wird ein vielseitiges ECM nur als Archivierungstool genutzt. Dadurch werden nicht nur leistungsfähigere Funktionen vernachlässigt, sondern auch Wartungsgebühren verschwendet.

Zudem stellt die Komplexität eine Herausforderung für den Geschäftsbetrieb und die Effizienz der Mitarbeiter dar.

Ein modernes Archivsystem:

erfüllt die Anforderungen des Unternehmens
reduziert die Infrastrukturkosten: Da eine cloud-native Architektur eine exakte Skalierung nach Bedarf erlaubt (z. B. Auslagerung einzelner Dienste für Tage mit Lastspitzen), muss teure Infrastruktur nicht langfristig vorgehalten werden, sondern kann nach Bedarf gebucht werden.
ermöglicht die Verwendung von Open Source-Datenbanken (z. B. PostgreSQL) anstelle von teuren proprietären Datenbanken

Die Hand eines Mannes berührt ein Wolkensymbol auf blauem Hintergrund in einem Dokumentenarchivsystem.

4. Innovation: Ihr Dokumentenarchiv passt nicht in Ihre Cloud-Strategie

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Cloud ist hier und wird bleiben. Selbst wenn Sie im Moment gute Gründe haben, nicht umzusteigen, werden Sie in ein paar Jahren vielleicht anders denken.

Ein zu langes Festhalten an alten Systemen behindert das Wachstum einer Organisation. Vielleicht verlangsamt das Altsystem (das schwächste Glied in der Kette) die Aufrüstung anderer Systeme in der Systemlandschaft. Oder neue Herausforderungen, die sich aus bestehenden Entwicklungen ergeben, können gar nicht berücksichtigt werden. Jedes technische Potenzial muss voll ausgeschöpft werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein modernes Archivsystem:

erlaubt den Wechsel in die Cloud in Ihrem eigenen Tempo
ist zukunftssicher

Wie modernisieren?

Die bestehenden Systeme müssen nicht abgeschafft und ersetzt werden. Stattdessen sollten Sie eine separate Schicht aufbauen, um die von Ihnen genutzten Daten und Dokumente an einem einzigen Ort zu verwalten. Auf diese Weise können die Daten unter Ausnutzung der bisherigen Investitionen für alle im Unternehmen verwendeten Software zur Verfügung gestellt werden.

Eine echte cloud-native Architektur ist der Schlüssel zur Zukunftssicherheit: Anstatt eine bestehende Architektur in die Cloud zu portieren, wird alles von Grund auf neu aufgebaut. So kann das System die Vorteile von Cloud-Technologien und -Prinzipien voll ausschöpfen:

Skalierbarkeit der einzelnen Dienste bei Bedarfsspitzen
nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit der Anzahl von Dokumenten, die in einer Systeminstanz verwaltet werden können
geringe Ausfallzeiten, da die Microservices automatisch neu gestartet werden
kann on-premises, in der Private oder Public Cloud oder in einem hybriden Szenario betrieben werden
nahtloser Übergang von on-premises zu Cloud zu jeder Zeit ohne Code-Migration

Ein hybrider Ansatz

Sie können die Vorteile der Cloud auch jetzt schon nutzen, ohne komplett umzusteigen. Wenn Sie sich für ein cloud-natives System entscheiden, kann der Code überall laufen. Sie können also on-premises beginnen, so viele Dienste in die Cloud verschieben, wie Sie benötigen (sogar vorübergehend, um Lastspitzen zu bewältigen), oder komplett migrieren. Ein Beispiel für ein solches System ist yuuvis® Momentum.

Fazit

Legacy-Systeme sind mit einer Reihe von Nachteilen und Risiken für Ihr Unternehmen verbunden. Sie könnten die Compliance, die Sicherheit und die ordnungsgemäße Integration in die Systemlandschaft gefährden. Die Wartungskosten können viel zu hoch sein für das, was Sie im Gegenzug von dem System bekommen. Und schließlich kann die Entwicklung der Organisation gebremst werden, was bedeutet, dass sie nicht mit der Konkurrenz mithalten kann.

Ein sinnvoller Ansatz zur Modernisierung von Dokumentenarchiven nutzt bestehende Systeme und kombiniert sie mit neuen Technologien. Die Verwendung einer cloud-nativen Architektur hilft Ihnen, flexibel zu wählen, wo das System laufen soll: on-premises, in einer Cloud oder in einer Kombination aus beidem, bekannt als hybrider Ansatz. Dies hilft, die Stabilität zu maximieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.