11. März 2025
Von Jana Blankenhagen
Jana Blankenhagen
Chief Human Resources Managerin
Wer kennt das nicht? Es ist Montagmorgen, und wie üblich sitzt man noch schnell beim ersten Kaffee der Woche am Laptop und versucht sich einen Überblick zu verschaffen, was heute und die nächsten Tage ansteht, bevor der erste Arbeitstag richtig losgeht.
Der Tag beginnt also wie immer mit einem schnellen Klick ins E-Mail-Programm, um die ungelesenen E-Mails zu überprüfen. Danach öffnet man z. B. Microsoft Teams, um einen Blick auf die bevorstehenden Meetings zu werfen und in den unzähligen Planner-Boards einen Überblick über alle Projekte und Tasks zu bekommen. Als Nächstes loggt man sich in den Fach-Systemen ein, um seine weiteren Aufgaben und Wiedervorlagen, z. B. im Dokumentenmanagement-System oder Enterprise Ressource Planning-Tool zu checken und zu prüfen, ob alle Workflows richtig laufen, oder es ein dringendes To-do gibt. Als letztes noch schnell ein Check, wer von den Kollegen und Kolleginnen da sein wird und welche Termine hat, wen man wann und wie zwischen den eigenen Terminen erreichen kann, um das Wichtigste zu klären – oder auch einfach nur, um mal zu fragen, ob alles soweit okay ist oder wie das letzte Wochenende war.
Bevor der Arbeitstag richtig begonnen hat, fühlt man sich, als müsste man diverse Bälle unterschiedlicher Größe, Haptik und Farbe in der Luft halten. Jeder Ball ist ein bisschen anders, so wie auch die Menschen divers sind. In der Welt des Büroalltags übertragen vom Sport in die Technologie, beschreibt es für mich ein Begriff wie Software Diversity gut.
Software Diversity beschreibt in meiner Interpretation die Vielzahl an unterschiedlichen Softwarelösungen, die gleichzeitig in einem Unternehmen genutzt werden. Diese Lösungen umfassen unter anderem Softwaresysteme in folgenden Kategorien und Beispielen:
In der Praxis bedeutet es, dass beispielweise Büromitarbeiter*innen oft zwischen vielen verschiedenen Systemen wechseln, um Aufgaben zu erledigen, Informationen zu verwalten oder zu kommunizieren.
Diese Vielfalt an Softwarelösungen führt zu einem wesentlichen Problem: der Zerstückelung von Informationen und Prozessen auf mehrere Tools, die wiederum zu einer erhöhten Fragmentierung der Arbeitszeit führt. Die Mitarbeitenden verlieren wertvolle Zeit durch diese ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Wichtige Informationen werden über diverse Programme verteilt, was die Übersicht erschwert und die Effizienz mindert. Zudem besteht die Gefahr, dass Aufgaben oder Termine übersehen werden, weil sie in einem der zahlreichen Systeme "versteckt" sind.
Es gibt verschiedene Studien und Berichte, die sich mit der Anzahl der Softwaresysteme und Tools befassen, die durchschnittliche Büromitarbeitende täglich verwenden. Laut einem Bericht von Industry Dive im Mai 2023 nutzen Büroangestellte im Durchschnitt etwa elf verschiedene Software-Tools pro Tag, um ihre Arbeit zu erledigen.
In einem anderen Bericht der Harvard Business Review wird beschrieben, dass Büromitarbeitende durchschnittlich 1.200 Mal pro Tag zwischen ihren Anwendungen wechseln. Dies führt zusammengerechnet zu circa vier Stunden pro Woche, die für das erneute Orientieren nach dem Wechseln zwischen den Anwendungen benötigt werden.
Die damit verbundene Zerlegung von Informationen und Prozessen, aber auch die Unterschiede in der Bedienung jeder einzelnen Software erfordern nicht nur eine erhöhte Aufmerksamkeit in der Anwendung, sondern erhöhen auch den Stress und die Arbeitsbelastung, denn jede Software ist anders strukturiert, sieht anders aus und führt insgesamt zu einer anderen User Experience – Software ist eben divers, unter anderem aus dem guten Grund, dass sie jeweils andere fachliche Anforderungen erfüllen muss – ein E-Mail-Client ist anders als eine ERP-Software. Die Arbeit damit erzeugt jeweils unterschiedliche Gedanken und Emotionen:
"Wo finde ich noch mal das Dokument?", "Die E-Mail, von wann war sie nur? Ich finde sie in Outlook auf die Schnelle nicht.", "Wenn ich nur nicht ständig zwischen diesen ganzen Programmen hin- und herwechseln müsste!"
Wie wäre es, wenn man sich morgens an seinen Rechner setzt, und der persönliche AI-Assistent öffnet sich? Der virtuelle Assistent zeigt einem sofort eine komplette Übersicht mit allen Themen, die im Laufe des heutigen Tages Aufmerksamkeit brauchen. Sie sind vorbereitet und in eine logische Reihenfolge gebracht, weil die KI bereits
Während man sich durch den Tag arbeitet, bemerkt man, wie viel entspannter man ist. Der ständige Stress, den Überblick über all die verschiedenen Gespräche, Termine, Tools und Informationen zu behalten, fällt weg. Anstatt sich zu verzetteln, kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren: seine eigentliche Arbeit und vor allem die Menschen, mit denen man zusammenarbeitet.
Im Laufe der Zeit, bemerkt man auch, dass der AI-Assistent nicht nur den aktuellen Tag besser organisiert, sondern auch aus den eigenen Arbeitsgewohnheiten lernt. Wenn man regelmäßig an einem Projekt arbeitet, stellt die KI automatisch alle notwendigen Programme und Dokumente zusammen, noch bevor man sie braucht. Sie lernt auch die bevorzugten Arbeitszeiten kennen und schlägt einem vor, kleinere Aufgaben zu Zeiten zu erledigen, in denen man weniger produktiv ist. So kann man die "wirklich" wichtigen Dinge in den produktiven Stunden erledigen.
Hierbei wird schnell deutlich, dass diese Automatisierung und Individualisierung eine komplexe Systemintegration und die richtigen Schnittstellen in alle Systeme erfordern. Diese fehlen oft, würden es der KI jedoch erst ermöglichen, Daten und Prozesse aus verschiedenen Tools und Plattformen nahtlos zu verknüpfen. Dazu später mehr.
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Genau hier steckt einerseits großes Potenzial im Einsatz von Künstlicher Intelligenz und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen. Eine gut integrierte KI könnte in der Lage sein, sämtliche Softwareanwendungen eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin nahtlos miteinander zu verbinden und so einen effizienteren Arbeitsablauf ermöglichen. Sie würde alle relevanten Daten und digitalen Dokumente aus den einzelnen Fachanwendungen bündeln, die wichtigsten Prioritäten herausfiltern und dabei helfen, den Tag effizient zu planen. Sie würde den Plan dynamisch anpassen, wenn neue Aufgaben auftauchen oder Prioritäten sich ändern. Durch das Minimieren von redundanten und ineffizienten Wechseln zwischen einer Vielzahl von Softwareanwendungen senkt sie die damit verbundene mentale Belastung und verbessert die Produktivität.
Die Herausforderung liegt jedoch in der Konnektivität der Systeme, da unterschiedliche Anwendungen oft inkompatible Schnittstellen und Datenformate haben. Eine reibungslose Integration erfordert daher nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine enge Zusammenarbeit zwischen Softwareanbietern, um standardisierte Datenschnittstellen zu schaffen.
KI lernt, uns im Umgang mit der Vielfalt von Softwaretools zu unterstützen, indem sie Nutzungsdaten analysiert und Muster in unserem Arbeitsverhalten erkennt. Sie kann:
Die Lernfähigkeit und das Anpassungsvermögen der Künstlichen Intelligenz sind dabei ein wichtiges Kriterium für den erfolgreichen Einsatz. Die KI müsste lernen, wie jeder einzelne Mitarbeitende arbeitet, um sinnvolle Vorschläge und Planungen zu erstellen. Dieser Lernprozess kann komplex sein, da verschiedene Arbeitsstile und Prioritäten berücksichtigt werden müssen. Darüber hinaus ändern sich die Arbeitsprozesse und Softwaresysteme mit der Zeit. Die KI muss kontinuierlich lernen und sich anpassen können, um langfristig effektiv zu bleiben. Dies erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und fortlaufender Weiterentwicklung.
Ist dann wirklich alles so perfekt, wenn man eine systemübergreifende KI auf einer Plattform integriert, auf der alle Softwaresysteme, mit denen man arbeitet, aufgesetzt sind?
Nein! Natürlich wird es Kolleg*innen geben, die skeptisch sein werden. Einige fürchten, die Kontrolle über ihre Arbeit zu verlieren. Aber wenn man es richtig macht, merkt man schnell, dass die KI lediglich unterstützend wirkt. Man selbst als Mensch behält immer das letzte Wort und kann Empfehlungen ablehnen oder die Einstellungen des Assistenten anpassen. Neben dieser natürlichen Skepsis gegenüber Neuem gibt es weitere Themen, die zwar herausfordernd sind, aber mit dem richtigen Herangehen gemeistert werden können.
Bei der Entwicklung einer solchen KI, die alle Arbeitstools integriert und die Software Diversity im Berufsalltag vereinfacht, gibt es eine Reihe von technischen, organisatorischen und ethischen Herausforderungen:
Dank der Reduzierung der unnötigen Wechsel zwischen verschiedenen Programmen hat man mehr Raum für kreative und strategische Aufgaben sowie für den echten Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Und auch diejenigen, die anfangs skeptisch sind, werden langsam anfangen, die Vorteile der KI zu schätzen. Das ganze Unternehmen profitiert von einer klareren, weniger fragmentierten Arbeitsumgebung durch Software Diversity.
Am Ende eines Geschäftsjahres, wenn man auf die eigene Arbeit zurückblickt, wird einem klar, dass diese Veränderung mehr als nur eine neue Technologie bedeutet. Sie hat die Arbeitsweise grundlegend verbessert und geholfen, den Fokus wieder auf das Wesentliche zu richten.
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