Zeit zu wechseln: Neue Technologie hilft alten Archiven auf die Sprünge

Rasant wachsende Datenbestände, eine unübersichtliche Softwarelandschaft, immer neue gesetzliche Anforderungen: Irgendwann ist das alte Dokumentenarchiv am Limit – ein neues muss her. Wir zeigen Ihnen, was ein zukunftssicheres Archivierungssystem alles können muss.

Archivsysteme sind von Natur aus langfristig ausgelegt. Doch in den letzten 20 Jahren hat sich einiges getan. Zum einen müssen Datenmengen in einer völlig anderen Größenordnung verarbeitet werden – alte Systeme können damit nicht mehr umgehen. Zum anderen eröffnen neue Technologien ganz andere Möglichkeiten für den Umgang mit Daten und zur Entwicklung langfristig nutzbarer Dokumenten­manage­ment­systeme.

Welche Probleme können durch ein altes Archiv­sys­tem ent­stehen?

Wer ein Archivsystem nutzt, das vor zehn oder 20 Jahren aufgesetzt wurde, hat vermutlich inzwischen mit einigen Problemen zu kämpfen:

• Das alte Archivsystem kann die schnell wachsende Datenmenge nicht bewältigen, da es schlecht skalierbar ist.
• Nach einer Unternehmensübernahme oder -fusion passen die beiden Systeme nicht zusammen.
• Das bisher genutzte System wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt, was zu Inkompatibilitäten und Sicherheitsrisiken führen kann.
• Durch einen Technologiewechsel sind die Schnittstellen des Archivsystems nicht mehr kompatibel mit anderen im Unternehmen genutzten Anwendungen.
• Das alte Archivsystem erfüllt nicht mehr die aktuellen gesetzlichen Compliance-Anforderungen.
• Das System ist komplex, unüberschaubar, schwer wartbar und teuer in Betrieb und Wartung.

Genug Gründe für einen Wechsel – wäre dieser nur nicht so riskant und kostspielig. Doch das Festhalten an einem alten System verlangsamt die Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Mit gravierenden Folgen: Durch die drohende Inkompatibilität mit anderen Anwendungen wird die Modernisierung der gesamten Systemlandschaft immer weiter hinausgezögert. Aktuelle Technologien können somit nicht eingesetzt werden – und das Unternehmen verliert den Anschluss an den Wettbewerb.

Zukunftssicherheit: Wenn wechseln, dann richtig

Vor dem Wechsel zu einem neuen Archivsystem empfiehlt es sich, das komplette Dokumentenmanagement auf den Prüfstand zu stellen. Dazu gehören technische, rechtliche und organisatorische Aspekte. Daraus ergibt sich ein Archivierungskonzept, das unter anderem Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte regelt sowie die Form und Struktur der zu archivierenden Daten definiert.

Eine Systemmigration ist unbestritten ein aufwändiges Unterfangen. Um möglichst selten darauf zurückgreifen zu müssen, lohnt die Investition in ein System, das mit dem Unternehmen wächst und sich an zukünftige Anforderungen anpassen kann. Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden:

Skalierbarkeit: Um auch in zehn bis 15 Jahren noch genug Platz für alle archivierungspflichtigen Inhalte zu bieten, muss das System mit den Daten wachsen. Dazu sollte es zukunftsfähige Technologien einsetzen, wie z. B. Microservices und containerbasierte Architekturen.

Plattformunabhängigkeit: Die Implementierung offener Standards erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das System auch in Zukunft lauffähig und integrierbar bleibt. Da die Spezifikationen frei verfügbar sind, können viele Anbieter darauf basierende Anwendungen entwickeln. Bereits existierende Bausteine und Protokolle erleichtern die Erstellung von Anwendungen und sorgen für bessere Interoperabilität und Portabilität. Durch die hohe Bekanntheit der Standards stehen mehr qualifizierte Entwickler zur Verfügung. Zudem sind Datenformate und Schnittstellen nicht von einzelnen Anbietern abhängig und können auch von zukünftigen Anwendungen gelesen werden.

Kostenkontrolle: Neben den aktuellen Wartungskosten ist entscheidend, dass das System eine langfristige Perspektive besitzt – damit nicht schon in drei Jahren der nächste Wechsel fällig wird.