20. März 2020

Digitale Quarantäne oder der Status quo des mobilen Arbeitens

Es sind die vorhandenen technologischen Möglichkeiten, die auch in unruhigen Zeiten unter Quarantänebedingungen ein zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten erlauben. Für viele Unternehmen ist dies der letzte Strohhalm, um den Betrieb noch einigermaßen am Laufen zu halten. Wer sich bislang noch nicht mit dem Thema mobiles Arbeiten auseinandergesetzt hat, ist spätestens jetzt dazu gezwungen, die unternehmens- und branchenspezifischen Handlungsspielräume mit seinen Mitarbeitern auszuloten.

Jeder vierte Betrieb bietet Homeoffice an

Laut einer aktuellen Beschäftigungs- und Unternehmensbefragung im Rahmen des „Unternehmensmonitors Familienfreundlichkeit 2019“ geben knapp neun von zehn Beschäftigten an, dass sich ihre Arbeitszeiten gut oder sehr gut mit familiären und sozialen Verpflichtungen außerhalb des Berufs vereinbaren lassen. Besonders häufig sind mobil arbeitende Beschäftigte zufrieden.

Infografik zum mobilem Arbeiten und der zeitlichen Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben

26 Prozent aller Betriebe bieten zumindest einem Teil ihrer Beschäftigten die Möglichkeit, mobil zu arbeiten – was zwölf Prozent der Beschäftigten auch in Anspruch nehmen. Bei privatwirtschaftlichen Betrieben mit mindestens 50 Mitarbeitern liegt der Anteil bei 37 Prozent. Ein regelmäßiges Homeoffice von mindestens einem Tag in der Woche ermöglichen 16 Prozent der Betriebe. Dies sind Ergebnisse einer Analyse des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und des ZEW – Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung.

Nachholbedarf beim Mobilen Arbeiten

Laut einer Deloitte-Studie schätzt nur ein Drittel den eigenen Arbeitgeber als fortschrittlich im sogenannten Enterprise-Mobility-Umfeld ein – sprich: Der Einsatz mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag spielt bislang kaum eine Rolle. Demnach bekommen aktuell nur 20 Prozent der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen ein Smartphone von ihrem Arbeitgeber, obwohl 51 Prozent ein mobiles Endgerät zu Arbeitszwecken nutzen.

Die von Arbeitgebern zur Verfügung gestellte technische Infrastruktur verteilt sich laut Studie wie folgt: Desktop-PC (48 Prozent), Laptop (26 Prozent), Smartphone (20 Prozent), Tablet (9 Prozent) sowie Mobiltelefon (7 Prozent). 27 Prozent der Arbeitnehmer erhielten laut Studie überhaupt kein technisches Equipment von ihrer Firma für das mobile Arbeiten.

Infografik zur von Arbeitgebern zur Verfügung gestellten technischen Infrastruktur

Quelle: Deloitte Studie – Mobile Readiness for Work 2019

Hingegen glaubt mehr als die Hälfte der Befragten, dass mobile Technologien ihre persönliche Effizienz steigern könnten. Zudem halten es 67 Prozent für einfacher, über mobile Endgeräte am Arbeitsplatz auf Informationen schnell und effizient zuzugreifen. Weiterhin gibt jeder zweite Befragte an, dass Smartphone und Co. die Flexibilität steigern und die Kommunikation mit Kollegen verbessern.

Diese Studienergebnisse zeigen deutlich, dass es in Deutschland im Bereich der Enterprise Mobility noch erheblichen Nachholbedarf gibt. Die ECM-Software enaio® bietet optimale und branchenübergreifende Lösungen, um diese Lücke im Bereich des Dokumentenmanagements zu schließen – und Teamarbeit auch mobil, zeitlich unabhängig und standortübergreifend für alle Mitarbeiter zu ermöglichen.

Flexible Strukturen für mehr Familienfreundlichkeit

Zur Ausgestaltung einer flexiblen Arbeitsorganisation bzw. des mobilen Arbeitens sind innerbetriebliche Absprachen notwendig, um die unternehmerischen Interessen und Bedürfnisse der Beschäftigten in Einklang zu bringen. Hierbei spielen vor allem die Führungskräfte eine zentrale Rolle, da sie durch ihr Verhalten und ihre Erwartungshaltung die Handlungsspielräume für die Beschäftigten festlegen.

Laut einer Trend-Studie des Instituts für Deutsche Wirtschaft bieten aktuell 43 Prozent der Unternehmen ortsunabhängiges Arbeiten durch mobiles Internet an. Rund 25 Prozent dieser Unternehmen haben interne Regeln für mobiles Arbeiten festgelegt und knapp jedes fünfte hat dies künftig vor. Eine verschriftlichte Regelung zum mobilen Arbeiten schafft hier Transparenz, Verbindlichkeit und Sicherheit für Führungskräfte sowie Beschäftigte und dokumentiert verbindliche Rechte und Pflichten.

Mehr Effizienz durch mobile Technologien

Wer mobil arbeiten will oder muss, benötigt die geeignete Hard- und Software dafür. Idealerweise sind dies firmeneigene Geräte wie Smartphone oder Laptop, um Sicherheitslücken, Kompatibilitätsprobleme und rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Für mobiles Arbeiten müssen Dokumente aber auch in digitalisierter Form vorliegen, was eine ECM-Lösung für viele mittelständische und große Firmen nahezu unerlässlich macht. Gleichzeitig lassen sich damit bereichsübergreifend ganze Unternehmensprozesse digitalisieren und ein standortunabhängiges, kollaboratives Arbeiten in Projekt-Teams sicher, einfach und effizient realisieren.

Schlussbemerkung

Modernes Arbeiten ist räumlich und zeitlich flexibel. Homeoffice und andere mobile Arbeitsformen über das Internet sind gerade in der aktuellen Ausnahmesituation eine Notwendigkeit, um Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen – oder schlicht den Betrieb aufrechtzuerhalten. Es ist davon auszugehen, dass dieser unfreiwillige Zwang zum permanenten Homeoffice keine reine Notfallmaßnahme bleibt, sondern generell zu einem Umdenken beim Thema Arbeitsorganisation in vielen Unternehmen führen wird. Mobiles Arbeiten lässt sich aber nicht pauschal verordnen und ist auch immer von der jeweiligen Tätigkeit abhängig. Ob diese Arbeitsform für ein Unternehmen und seine Belegschaft grundsätzlich sinnvoll, effektiv und effizient ist, dass werden die kollektiven Erfahrungen in den kommenden Wochen und Monaten zeigen.

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