Digitalisierung in Politik und Behörden – 3 Trends sind entscheidend

„Das Internet ist für uns alle Neuland“ – für diese unglückliche Formulierung erntete Bundeskanzlerin Angela Merkel im Jahr 2013 viel Hohn und Spott. Gleichzeitig öffnete sie aber die Tür zu einer intensiven Innovations-Debatte. Die Digitalisierung in Industrie und Verwaltung sollte fortan gelebt und nicht nur gepredigt, die Worthülsen „Industrie 4.0“, „digitaler Behördengang“, „mobiles Arbeiten“ oder „Big Data“ endlich mit Inhalt gefüllt werden.

Trotz der Lockungen des digitalen Wandels gab und gibt es viele kritische Stimmen. Erstens wurden viele Ansätze sowohl hierzulande als auch bei unseren europäischen Nachbarn bereits ausprobiert. Viele von ihnen sind gescheitert oder im Scheitern begriffen, wie zum Bespiel der bereits im Jahr 2012 eingestellte „ePostbrief“. Auch sein langersehnter Nachfolger „DeMail“ stieß laut einer Studie von 2015 bei 47 % der potentiellen Nutzer auf Ablehnung. Ferner machte die elektronische Gesundheitskarte machte erst letztens wieder (Negativ-) Schlagzeilen und der elektronische Personalausweis führt, gemessen an seinen Möglichkeiten, seit Langem ein Schattendasein.

Zweitens sorgen zahlreiche Datenschutzskandale, wie zum Beispiel kürzlich die Aufdeckung von Sicherheitslücken  im “besonderen elektronischen Anwaltspostfach” (beA) oder der Wahlsoftware “PC-Wahl”, seit Jahren für erneute Debatten rund um das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit.

All diese Missstände und Herausforderungen führen allerdings nicht zu dem Schluss, dass die digitale Revolution im öffentlichen Sektor ganz allgemein „unmöglich“ oder „zu komplex“ sei. Im Gegenteil: Eine genaue Fehleranalyse kann den Entscheidungsträgern aus Politik und Verwaltung helfen, diese zu umschiffen.

Hier liegen, unserer Meinung nach, die entscheidenden Trends:

Nutzerzentrierte Anwendungsentwicklung

Im App-Zeitalter hat sich bei der Entwicklung von Softwareprodukten eine neue Philosophie durchgesetzt. Früher orientierten sich Entwickler oft ausschließlich an den „am Konferenztisch“ festgelegten Spezifikationen. Dabei wurden hochkomplexe Programme entwickelt, die von Mitarbeitern nur nach eingehender Schulung korrekt bedient werden konnten.

Heute stehen dagegen „User Stories“ und „Usability“ im Vordergrund. Es genügt nicht mehr, dass ein Programm lediglich seine Funktion erfüllt. Die Software muss es dem Nutzer möglichst leicht machen, seine tägliche Arbeit noch komfortabler zu erledigen. Im Idealfall ist sie nicht nur intuitiv bedienbar und lässt den User keine Fehler begehen, sondern bereitet ihm auch noch Spaß. Nur so ist der gigantische Erfolg vieler Apps zu erklären. Unsere Software enaio® integriert bereits eine App-Anbindung und einen universell einsetzbaren Webclient und erfüllt somit die neuen Anforderungen an mobiles und flexibles Arbeiten im vollen Maße.

Nahtlose Umstellung auf ein neues System

Ein System ist oft dann am besten, wenn es sich am wenigsten bemerkbar macht. Wenn Sie in Ihrer Organisation eine neue Softwarelösung einführen wollen und dafür zuerst das komplette Personal umschulen müssen, stellt das in etwa das Gegenteil des optimalen Ansatzes dar.

Statt „altes System aus, neues System an“ migriert enaio® Ihre Daten und Prozesse in Ihre neue Umgebung, während Ihre Mitarbeiter sich an ihr neues Arbeitsumfeld gewöhnen können. In der Regel sind unsere Systeme so intuitiv gestaltet, dass sie aus eigenem Antrieb von Nutzern angenommen werden. So können Sie auf arbeitszeitintensive Wochenseminare verzichten. Ein Helpdesk, der immer dann einspringt, wenn es mal komplizierter wird, reicht oft vollkommen aus.

Per Fernwartung können oft auch die enaio®-Spezialisten direkt weiterhelfen. Unsere Managed Services und Betriebsunterstützungs-Lösungen erleichtern Ihren IT-Experten das Arbeitsleben.

Arbeitsabläufe flexibel optimieren

Auch bei sorgfältigster Planung zeigen sich die Potentiale und Hürden einer neuen Softwarelösung oft erst beim Einsatz. Wer starre Entwicklungszyklen befolgt, statt auf das Feedback der Nutzer einzugehen und es einzuarbeiten, verschwendet wichtige Kompetenz. Wenn Ihre Mitarbeiter eine mögliche Abkürzung in ihrem Workflow entdecken, so können Sie diese in kurzer Zeit umsetzen und an andere Mitarbeiter verteilen. Soll eine Änderung der Gesetzeslage in eine Softwarelösung überführt werden, ist das dank intuitiver Programmierschnittstellen innerhalb weniger Tage möglich.

Auf diese Weise entwickelt sich Ihre Softwareumgebung dynamisch mit Ihren Anforderungen, und statt im Laufe der Jahre zu veralten, wird Ihr enaio® stetig verbessert.