19. August 2020

Urlaubsübergaben – alles im Fluss

Die Ferienzeit ist vorbei, die meisten Deutschen kehren aus dem wohlverdienten Urlaub zurück. Jetzt zeigt sich, ob Ihre Urlaubsübergabe erfolgreich war – oder Arbeit liegengeblieben ist und auf Sie zurückfällt. Liegt jetzt der Haussegen in der Abteilung schief, weil der wichtige Kunde nicht betreut wurde? Und das bei dem Kollegen, der sich vor dem Urlaub noch über unübersichtliche Jobübergaben geärgert hat? Arbeit lebt von der Kontinuität. Niemand mag es, einen Job zu beginnen, ohne ihn zu beenden. Wir geben Ihnen fünf Tipps für einen kollegen- und rückkehrfreundlichen Start in den Urlaub.

Wenn der Kollege zweimal meckert: 1×1 der Urlaubsübergaben

Abwesenheitsnotiz einrichten

Lassen Sie alle wissen, warum Sie nicht antworten. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, kann aber schnell vergessen werden. Unser Tipp: In Outlook können Sie die Zeit der Abwesenheit im Voraus einstellen. Machen Sie das am besten schon in der Woche vor Urlaubsbeginn, wenn Sie dabei sind, die Jobs für die Übergabe aufzulisten. Den Text der Abwesenheitsnotiz können Sie übrigens in den meisten Fällen einfach vom letzten Urlaub übernehmen, nur die Daten müssen angepasst werden.

Übersicht der Jobs auflisten

Stellen Sie die offenen Aufgaben zusammen, aber schreiben Sie die nicht in eine Mail. Die kann man nach Versand nicht mehr editieren. Am besten eignet sich ein Word-Dokument, das Sie im Anschluss auf dem Server hinterlegen, auf den jeder in der Firma zugreifen kann. Verschicken Sie den Link zum Dokument dann per Mail an Ihre Vertretungen und Teamleiter.

Vertretungen suchen

Sprechen Sie mit den Kollegen, wer Ihre Aufgaben übernehmen kann. Und zwar, bevor Sie die Liste verschicken. Im Gespräch stellt sich häufig auch heraus, wer am meisten über die Aufgaben weiß und ob es auch reicht, wenn Sie selbst den Job nach Ihrer Rückkehr weiterbearbeiten.

Workflows einrichten

Arbeiten Sie in Workflows. Ein ECM-System ist dafür die beste Lösung. So können Sie Geschäftsprozesse modellieren, steuern, überwachen und weiterentwickeln. Weil das nicht nur bei der Angebotserstellung oder im Projektmanagement klappt, sondern auch bei Freigabeprozessen, können Sie jederzeit einen Workflow an einer Stelle einem Kollegen übergeben, der diesen dann weiterbearbeitet. Das macht alle Aufgaben transparent.

Arbeitsplatz aufräumen

Hinterlassen Sie Ihren Arbeitsplatz so, wie Sie ihn gerne auffinden würden. Also alle Kaffeetassen abräumen, die nötigen Arbeitsunterlagen an Ihre Kollegen geben (sofern sie nicht ohnehin auf dem Server bzw. im ECM liegen) und möglichst alle gelesenen Fachmagazine, Werbebriefe und Notizen ins Altpapier geben. Und ganz wichtig: Lassen Sie Ihr Diensthandy im Büro.

Wir wünschen einen schönen Urlaub.