Ein DMS für 101 Länder – mit Thierry Berset und Peter Simon

Überblick

Das Schweizer Bauchemie-Unternehmen Sika AG will sein Informationsmanagement fit für die Zukunft machen. Projektverantwortliche hierfür: Thierry Berset und Peter Simon. Die beiden Schweizer sorgen dafür, dass bald an jedem der 101 Standorte das Dokumentenmanagementsystem yuuvis® RAD genutzt wird. Eine echte Mammutaufgabe.

In der Podcast-Episode berichten Berset und Simon darüber, was Sika zur Einführung einer Dokumentenmanagementlösung bewegt hat, wie der Rollout länderübergreifend stattfinden soll und welche einzelnen Etappen hierfür geplant sind.

Im Gespräch

Ralf Dunker

Geschäftsführer der Agentur Press‘n’Relations II

Der Diplom-Ingenieur war vor seiner Agenturlaufbahn zehn Jahre lang journalistisch tätig, unter anderem als Redakteur beim "Industrieanzeiger" und als Chefredakteur von "Energiespektrum".

Peter Simon

Team Head Web & Digital Solutions, Sika Informationssysteme AG

Seit 2018 ist Peter Simon in leitender Funktion bei der Schweizer Bauchemiefirma Sika AG tätig. Dort verantwortet er u. a. die Einführung eines konzernweiten Informationsmanagements auf Basis von yuuvis® RAD. Weitere Stationen seiner beruflichen Laufbahn führten ihn zu Vodafone, Swisscom und Adobe.

Thierry Berset

Head Corporate Technical Department, Sika AG

Thierry Berset ist seit 2014 bei Sika tätig. Zunächst arbeitete er im Produktmanagement, bis er eine leitende Funktion im Technical Department übernahm. Zuvor war er an der Technischen Hochschule in Zürich sowie bei der ewp AG beschäftigt.

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Ein DMS für 101 Länder

Die Sika AG auf Digitalisierungskurs

“Dokumentieren ist eine der Kernfunktionen unseres Geschäfts”, sagt Peter Simon, Leiter des Sika-Teams Web & Digital Solutions. “Aufgrund der starken Regulierungen in der Bauchemie müssen wir eine Vielzahl an Compliance-Regeln und Gesetzen erfüllen – und das weltweit in jedem Land, in dem unsere Produkte hergestellt und vertrieben werden.”

Zentrales Dokumentenmanagementsystem für alle Länder

Dies war einer der Gründe, Dokumente in einer gemeinsamen Lösung abzulegen. “Statt Dokumente in dezentralen Tools zu pflegen, sollten Kolleginnen und Kollegen ein gemeinsames Tool nutzen und ihr Wissen teilen”, argumentiert Thierry Berset, Leiter der Technischen Abteilung bei Sika, und ergänzt: “Nur so können wir zugleich sicherstellen, dass alle Zugriff auf die jeweils aktuellsten Unterlagen haben.”

Ein Motiv, das Sika mit vielen anderen Unternehmen gemeinsam hat. Und doch ist Sika etwas Besonderes: Hier muss das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf der halben Welt ausgerollt werden, denn die Sika-Gruppe ist mit 27.000 Mitarbeitenden in 101 Ländern aktiv.

Auswahlkriterien: Mehrsprachigkeit und leichte Konfiguration

Bei der Auswahl des DMS spielten daher viele Kriterien eine Rolle: eine Standardisierung, leichte Konfigurierbarkeit, um auf die Anforderungen der einzelnen Länder Rücksicht zu nehmen, natürlich eine mehrsprachige Benutzeroberfläche und eine einfache Pflege des Systems. Denn die vielen IT-Tools, mit denen die Dokumente bislang gesammelt, organisiert und geteilt wurden und die der IT-Abteilung viel Arbeit verursachen, sollten durch eine – auch für die IT – einfach handhabbare Lösung ersetzt werden.

Damit in der internen wie externen Kommunikation Informationen über Produkte oder über Technologien zentral gefunden werden können, hat sich Sika für yuuvis® RAD von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. Das DMS yuuvis® RAD wird den Ansprüchen von Anwendern und IT gerecht, und ein Großteil der Sika-Mitarbeitenden hat bereits Zugriff auf das neue DMS. Doch noch ist der Rollout nicht abgeschlossen. “Bis die Mitarbeitenden in allen Ländern am PC und an mobilen Geräten mit yuuvis® RAD arbeiten und wir die alten IT-Lösungen für das Dokumentenmanagement abschalten können, wird es noch etwas dauern”, meint Simon, der für den globalen Rollout etwa zwei bis drei Jahre veranschlagt hat.

Schrittweise Einführung von yuuvis® RAD

Dabei geht das Team Land für Land vor und stellt auch nicht alles auf einmal um. Berset: “Der erste Anwendungsfall war, die Desktop-Arbeiter anzubinden, und erst als zweiten Schritt haben wir den Rollout für mobile Geräte geplant.” Damit der Rollout möglichst reibungslos abläuft, hat Sika ihn in Wellen geplant. Im Podcast berichten Peter Simon und Thierry Berset, warum sie diesen Ansatz gewählt haben und welche Aktivitäten in den jeweiligen Wellen ablaufen.

Globale IT-Lösung bedient die Bedürfnisse global agierender Kunden

Schon vor Abschluss des Projekts wissen die beiden: Das DMS yuuvis® RAD hilft nicht nur, die Dokumente zu teilen, sondern auch länderübergreifend Wissen auszutauschen. “Das ist in Zeiten, in denen auch unsere Kunden immer globaler werden, zunehmend wichtiger”, so Berset. Damit das Potenzial ausgeschöpft werden kann, ist jedoch neben der Einführung der passenden Software ein Mindset-Wechsel erforderlich – daher sind Kommunikation und Training äußerst wichtig. Schon im Vorfeld der Einführung lohne sich die Kommunikation, “um den Mehrwert des Systems zu erläutern und zu zeigen, wie die Prozesse verbessert werden”, erläutert Simon und nennt noch einen weiteren Faktor, der bei der Überzeugungsarbeit hilft: “Wenn wir anhand einiger Länder zeigen können, wie gut das System funktioniert und wie viel Zeit die Kollegen und Kolleginnen sich dadurch sparen, heißt es oft: ‘Wieso habt ihr uns das nicht schon viel früher gezeigt?'”