Die digitale Vertragsakte mit Nicole Schmitt von der Gries Deco Company

Oft seien die Rechnungseingangsverarbeitung oder die Kunden-Lieferanten-Akte der erste Schritt, bevor Unternehmen ihr digitales Vertragsmanagement umsetzen, denn „die meisten Verträge haben wir ja mit Kunden und Lieferanten“, sagt Jürgen Richter von OPTIMAL SYSTEMS.

Digitales Vertragsmanagement ist oft der zweite große Schritt

Richter erläutert, was die Vertragsakte besonders macht: “Dort sind alle Zusammenhänge mit Geschäftspartnern dokumentiert.” Rechnungen basieren auf den Verträgen, die eigenen Waren und Dienstleistungen für Kunden fußen meist auf Verträgen. “Und ein Vertrag ist ja häufig ein Werk aus vielen Dokumenten”, betont er. Sie digital zu managen, lohne sich nicht zuletzt, um jederzeit von überall Zugriff auf die Akte mit allen verknüpften Elementen zu haben – auch auf ältere Versionen von Vorverhandlungen, auf die Freigaben und vieles mehr.

Die digitale Akte fügt sich nahtlos in die enaio®-Welt ein, und das Enterprise Content Management (ECM) wiederum interagiert auch mit anderen IT-Systemen. So auch bei Nicole Schmitt, die als Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung im Personalwesen für viele Akten zuständig ist. Sie beschreibt den Einstellungsprozess bei ihrem Arbeitgeber DEPOT, der 500 Filialen in der deutschsprachigen Region besitzt. “Es gibt zwei Prozesse – einen für unsere Aushilfen im Weihnachtsgeschäft und einen für Festangestellte”, sagt sie. “Bei den Aushilfen werden die Verträge in den Filialen geschlossen, und über eine Schnittstelle laufen die Daten und Unterlagen für Lohnbuchhaltung und Personalakte ein – eine riesige Erleichterung.” Denn: Im Jahr 2020 seien so im Herbst 3.000 Verträge ins System eingeflossen.

Hilfreich: Checklisten, Workflows und die Erinnerungsfunktion

Bei den Festangestellten fließen die Daten aus dem Bewerbersystem in enaio® ein, inklusive aller Register. Im Anschluss erstellt das Team der Personalabteilung die Verträge mit allen zugehörigen Unterlagen. Dabei sind diverse Funktionen der digitalen Akte hilfreich, zum Beispiel Checklisten.

Checklisten, Erinnerungsfunktionen und Workflows sind wertvolle Tools, so Richter, und helfen nicht nur im Personalwesen. “Checklisten helfen zu beurteilen, ob alle relevanten Informationen und Unterlagen da sind”, nennt er als Beispiel. “Das können einzelne Datenfelder sein. Es kann auch im Rahmen eines Workflows geschehen, zum Beispiel um den Freigabeprozess zu protokollieren.”

Die Erinnerungsfunktion sei “das Herzstück des Vertragsmanagements”, meint Richter. “Wenn man viele Verträge hat, wird zum Beispiel da, wo der Vertrag sich selbst verlängert, rechtzeitig an das Einhalten einer Kündigungsfrist erinnert.” Durch die Erinnerung lassen sich also unnötige Zahlungen vermeiden, was nicht zuletzt zum ROI eines ECM betrage, so der Sales Manager.

Ein Workflow eigne sich nicht nur für Verträge, sondern auch für viele andere Dokumente: Sie prägen zum Beispiel die Erstellung, definieren Freigabe und Signierprozesse und vieles mehr. Da kann sich keiner “drumherum schummeln”, so Richter. “Und es entsteht, wenn ich das möchte, auch ein Protokoll in einem PDF-Dokument dazu.”

Schmitt: “Wir waren vor Jahren bereit für das Homeoffice und haben es genutzt.”

Schmitt betont, dass auch der Zugriff auf die digitalen Akten – von überall zu jeder Zeit – ein großer Vorteil sei. Seit vielen Jahren können sie und ihre Kolleg*innen vom Homeoffice aus auf alles zugreifen. “Man braucht kein Papier mehr und hat auch von zu Hause aus die Möglichkeit, auf alle Daten für die tägliche Arbeit zuzugreifen.” Daher war DEPOT, als im Zuge der Corona-Pandemie mehr Mitarbeiter*innen von daheim arbeiteten, mit enaio® gut vorbereitet.

Die digitale Vertragsakte lässt sich dank Standard-Templates schnell umsetzen

Die Einführung der digitalen Vertragsakte sei leicht, versichert Richter. “Rund 60 bis 80 Prozent der Anforderungen sind bei unseren Kunden gleich, sodass man auf ein Lösungspaket zurückgreifen kann, das schon sehr viel Wichtiges mitbringt. Dann muss nicht mehr viel zusätzlich konfiguriert werden, und nach einer kurzen Projektlaufzeit ist die digitale Vertragsakte startklar.” Diese leicht anpassbare Vorkonfigurierung gebe es für viele Prozesse und Akten, zum Beispiel die digitale Personalakte, die Kunden-Lieferanten-Akte, den Rechnungseingang und vieles mehr.