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Lösung: Vertrauen ist gut
In Reklamationen stecken ja bekanntlich Chancen, nämlich besser zu werden. Genauso wird das auch im Bereich der GxP-relevanten Prozesse gefordert. Die Qualität und Sicherheit eines Produktes muss ständig geprüft und verbessert werden. Anregungen zu diesem KVP liefern Reklamationen der Kunden und Verbraucher. Das hat aber nur einen positiven Effekt, wenn alle Reklamationen erfasst und zentral bearbeitet werden. Bearbeiten bedeutet: prüfen, Fehler und Probleme beheben und Ursachen-Analyse.
Mit der enaio® Best-Practice-Lösung Complaint/CAPA bieten Sie den Mitarbeitern eine einfache und schnelle Möglichkeit Reklamationen zu erfassen. Über einen Workflow-gesteuerten Prozess sorgt die Lösung für einen kontrollierten Ablauf.
Nichts wird vergessen, der Status ist jederzeit einsehbar, jede Maßnahme kann einzeln überwacht werden. Erinnerungsfunktionen sorgen für eine zeitnahe Umsetzung. Alle Tätigkeiten werden durchgehend dokumentiert.
Prüfen und Bewerten
Maßnahmen-Management für die Analyse, Bearbeitung und Ergebniskontrolle
Controlling, Recherche und Analyse
Aktenbildung
Neue Reklamationen werden in kürzester Zeit verarbeitet und in den Workflow gegeben.
Die zügige Verarbeitung der Aufgaben dank enaio® erhöht die Reaktionszeit.
Ein digitales Archiv ermöglicht das schnelle Suchen und Finden vergangener Fälle.
Jede neue Reklamation wird erfasst, in den Workflow gegeben und direkt verarbeitet. enaio® bietet die DMS-Lösung rund um Produktprüfungen und -beanstandungen.
In enaio® legen Sie für jeden Vorgang eine Akte an. So wird jede Reklamation kategorisiert und priorisiert, mit Erinnerungs- und Auswertungsfunktionen verknüpft sowie für die Archivierung freigegeben.
Reklamationen können sicher und normgerecht verarbeitet werden. Die Anwendung ist einfach zu bedienen und schafft eine hohe Transparenz während des gesamten Bearbeitungsprozesses.
Das Reklamationsformular kann individuell gestaltet werden. Die Meldung durch den Benutzer kann über einen Internet-Browser vorgenommen werden. Damit bringt enaio® die Erfassung der Daten ganz nah an den Meldenden. Unmittelbar nach dem Speichern der Meldung startet der Reklamationsprozess.
Einfache Bedienung
Reklamationen online aufnehmen
ISO-zertifizierte Unternehmen müssen die Kontrolle über ihre Dokumente haben.
Von der Erstellung über die Versionierung bis zur Freigabe – erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und Kundenanforderungen mit gelenkten Dokumenten und ECM.
Der sich immer mehr in den Vordergrund drängende Ansatz, alles einer Risikobetrachtung zu unterziehen, wird auch in unserer Best-Practice-Lösung Complaint/CAPA berücksichtigt. Die Beurteilung und Bewertung eines Risikos ist jedoch immer Aufgabe der am Prozess beteiligten Personen. Die enaio® Best-Practice-Lösung dient als Werkzeug, um die notwendigen Aufgaben besser zu bearbeiten, zu überwachen und zu dokumentieren.
Integrierter Ansatz zur Risikobetrachtung
Einschätzung erfolgt durch Beteiligte
Datenintegrität
Wenn auf Basis der im Reklamationsmanagement verarbeiteten Daten Entscheidungen in Bezug auf die Produkt-Qualität getroffen werden, dann müssen Sie sich auf die Integrität der Daten verlassen können. Nach dem anerkannten ALCOA-Konzept müssen die Daten korrekt, lesbar, zeitnah, originär und zuweisbar sein. Mit den enaio® Best-Practice-Lösungen können Sie sich darauf verlassen, dass Sie die Regelkonformität einhalten können.
Datenintegrität
Wenn auf Basis der im Reklamationsmanagement verarbeiteten Daten Entscheidungen in Bezug auf die Produkt-Qualität getroffen werden, dann müssen Sie sich auf die Integrität der Daten verlassen können. Nach dem anerkannten ALCOA-Konzept müssen die Daten korrekt, lesbar, zeitnah, originär und zuweisbar sein. Mit den enaio® Best-Practice-Lösungen können Sie sich darauf verlassen, dass Sie die Regelkonformität einhalten können.
Umfangreiche Felder für die Beschreibung der Reklamation
Verknüpfung mit anderen Datenbanklisten (z. B. ERP-Belege, Kundendaten)
Kategorisierung der Reklamation aus Vorschlagslisten
Automatischer Start von Workflowprozessen in Abhängigkeit der Einträge
Erinnerungsfunktion bei drohender Terminüberschreitung
Eskalation nach Dringlichkeit und Bedeutung
Umfangreiche Auswertungen, Statistiken und Reports
Digitales Archivieren aller erfassten Reklamationen
Ein langfristiges Ziel des ADAC ist es, verbandsübergreifend eine zentrale und flexible Enterprise Content Management-Lösung zu implementieren, um – ungeachtet der föderalen Struktur des Vereins – einheitliche organisatorische Strukturen zu schaffen.
enaio® hilft unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem es Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.
Wolfgang Gleiniger, EDV/Technik, Allergopharma GmbH & Co. KG
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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