Lösung: Vertrauen ist gut

Reklamations­management – Complaint/CAPA

Volle Kontrolle mit enaio®

In Reklamationen stecken ja bekanntlich Chancen, nämlich besser zu werden. Genauso wird das auch im Bereich der GxP-relevanten Prozesse gefordert. Die Qualität und Sicherheit eines Produktes muss ständig geprüft und verbessert werden. Anregungen zu diesem KVP liefern Reklamationen der Kunden und Verbraucher. Das hat aber nur einen positiven Effekt, wenn alle Reklamationen erfasst und zentral bearbeitet werden. Bearbeiten bedeutet: prüfen, Fehler und Probleme beheben und Ursachen-Analyse.

Mit der enaio® Best-Practice-Lösung Complaint/CAPA bieten Sie den Mitarbeitern eine einfache und schnelle Möglichkeit Reklamationen zu erfassen. Über einen Workflow-gesteuerten Prozess sorgt die Lösung für einen kontrollierten Ablauf.

Nichts wird vergessen, der Status ist jederzeit einsehbar, jede Maßnahme kann einzeln überwacht werden. Erinnerungs­funktionen sorgen für eine zeitnahe Umsetzung. Alle Tätigkeiten werden durchgehend dokumentiert.

  • Erfassen
  • Prüfen und Bewerten
  • Maßnahmen-Management für die Analyse, Bearbeitung und Ergebniskontrolle
  • Controlling, Recherche und Analyse
  • Aktenbildung
infografik reklamationsmanagement prozess

Der Reklamations­prozess in enaio®
Alle Informationen und Maßnahmen in einem Workflow

Schnell erfassen

Neue Reklamationen werden in kürzester Zeit verarbeitet und in den Workflow gegeben.

Schnell reagieren

Die zügige Verarbeitung der Aufgaben dank enaio® erhöht die Reaktionszeit.

Schnell archivieren

Ein digitales Archiv ermöglicht das schnelle Suchen und Finden vergangener Fälle.

Screenshot enaio® Deviation Trefferliste

Alle Reklama­tionen dokumentiert

Jede neue Reklamation wird erfasst, in den Workflow gegeben und direkt verarbeitet. enaio® bietet die DMS-Lösung rund um Produktprüfungen und -beanstandungen.

In enaio® geordnet und sortiert

In enaio® legen Sie für jeden Vorgang eine Akte an. So wird jede Reklamation kategorisiert und priorisiert, mit Erinnerungs- und Auswertungs­funktionen verknüpft sowie für die Archivierung freigegeben.

Screenshot enaio® Deviation Trefferliste Indexdaten

Reklamationen optimal bearbeiten

Mit schneller Erfassung, gründlicher Prüfung und effizienter Abwicklung

Reklamationen können sicher und normgerecht verarbeitet werden. Die Anwendung ist einfach zu bedienen und schafft eine hohe Transparenz während des gesamten Bearbeitungs­prozesses.

Das Reklamationsformular kann individuell gestaltet werden. Die Meldung durch den Benutzer kann über einen Internet-Browser vorgenommen werden. Damit bringt enaio® die Erfassung der Daten ganz nah an den Meldenden. Unmittelbar nach dem Speichern der Meldung startet der Reklamationsprozess.

  • Einfache Bedienung
  • Reklamationen online aufnehmen

Gelenkte Dokumente: Der Routenplaner für Ihre Daten

beitragsbild gelenkte dokumenteISO-zertifizierte Unternehmen müssen die Kontrolle über ihre Dokumente haben.

Von der Erstellung über die Versionierung bis zur Freigabe – erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und Kundenanforderungen mit gelenkten Dokumenten und ECM.

Risiko­basierter Ansatz

Der sich immer mehr in den Vordergrund drängende Ansatz, alles einer Risiko­betrachtung zu unterziehen, wird auch in unserer Best-Practice-Lösung Complaint/CAPA berücksichtigt. Die Beurteilung und Bewertung eines Risikos ist jedoch immer Aufgabe der am Prozess beteiligten Personen. Die enaio® Best-Practice-Lösung dient als Werkzeug, um die notwendigen Aufgaben besser zu bearbeiten, zu überwachen und zu dokumentieren.

  • Integrierter Ansatz zur Risiko­betrachtung
  • Einschätzung erfolgt durch Beteiligte

Verlässliche Daten, Regelkonformität garantiert

Datenintegrität

Wenn auf Basis der im Reklamations­management verarbeiteten Daten Entscheidungen in Bezug auf die Produkt-Qualität getroffen werden, dann müssen Sie sich auf die Integrität der Daten verlassen können. Nach dem anerkannten ALCOA-Konzept müssen die Daten korrekt, lesbar, zeitnah, originär und zuweisbar sein. Mit den enaio® Best-Practice-Lösungen können Sie sich darauf verlassen, dass Sie die Regelkonformität einhalten können.

Einsatzgebiet

Reklamationen von Kunden und Bedienpersonal, Fehler- und Nebenwirkungs­meldungen, Beschwerdemanagement mit Kunden und Mitarbeitern.

  • Umfangreiche Felder für die Beschreibung der Reklamation
  • Verknüpfung mit anderen Datenbank­listen (z. B. ERP-Belege, Kundendaten)
  • Kategorisierung der Reklamation aus Vorschlagslisten
  • Automatischer Start von Workflow­prozessen in Abhängigkeit der Einträge
  • Erinnerungs­funktion bei drohender Terminüber­schreitung
  • Eskalation nach Dringlichkeit und Bedeutung
  • Umfangreiche Auswertungen, Statistiken und Reports
  • Digitales Archivieren aller erfassten Reklamationen

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Logo ADAC

ADAC Hansa

Ein langfristiges Ziel des ADAC ist es, verbandsübergreifend eine zentrale und flexible Enterprise Content Management-Lösung zu implementieren, um – ungeachtet der föderalen Struktur des Vereins – einheitliche organisatorische Strukturen zu schaffen.
 

enaio® hilft unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem es Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.

Wolfgang Gleiniger, EDV/Technik, Allergopharma GmbH & Co. KG

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