Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
Lösung: Gelenkte Dokumente
Gesetze, Normen und Verordnungen schreiben Ihnen vor, wie Sie Dokumente, die Ihre Produkte und Leistungen betreffen, zu lenken haben. Das weiß niemand besser als Sie selber. Und das stellt Sie teilweise vor große Herausforderungen: Dokumente müssen angelegt und archiviert, Fristen und Gültigkeiten überwacht sowie die Verfügbarkeit der gültigen Dokumente zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden. Immer kürzer werdende Überarbeitungs- und Verteilungszyklen binden zunehmend Ressourcen und verursachen einen hohen logistischen Aufwand. Dokumentenlenkung ist ein komplexes Thema geworden.
Die enaio® Best-Practice-Lösung „Gelenkte Dokumente“ ermöglicht es, Dokumente und Prozesse sicher zu lenken – digital, sicher, dokumentiert und das über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg.
Jederzeit von überall verfügbar, stets aktuell und sicher archiviert dank zentraler Datenbank.
Überwachung von Fristen, Kenntnisnahmen, Präsenzschulungen – mit Erinnerungsfunktion.
Vorlagen-basierte Erstellung von Word-Dokumenten & Auto-Konvertierung in PDF.
Jederzeit im Überblick, welche Dokumente zu welchem Geltungsbereich (Schulungskreis) gehören.
Für jedes Dokument und jede Version kann eingesehen werden, welche Personen hätten lesen müssen und welche bereits gelesen haben. Gleiches gilt für die Präsenzschulung, wer wurde bereits geschult und mit welchem Ergebnis.
Ein Dokument durchläuft in seinem Dasein eine Reihe von Schritten und Verfahren: Es wird erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt, revisioniert, archiviert und gegebenenfalls lange Zeit später gelöscht. Mit enaio® sind Sie in der Lage, diese Prozessschritte einfach durchzuführen und noch einfacher zu überwachen. Die Dokumente werden dabei ausschließlich papierlos verwaltet.
enaio® bietet alle wesentlichen Funktionen, um jeden einzelnen Schritt des Zyklus abzubilden und zu automatisieren. Der gesamte Lifecycle erfüllt dabei die Anforderungen der Behörden und Unternehmens-Guidelines – er ist also voll und ganz compliant aufgebaut.
Beim Lenken von Dokumenten kommt es vor allem auf optimal abgestimmte, lückenlos dokumentierte Prozesse an. Die in der enaio® QMS-Suite integrierten digitalen Workflows sorgen genau dafür. Über digitale Workflows werden Dokumente aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen an zuständige Personen automatisch gesendet, mehrstufig geprüft und abgelegt.
Verschiedene Prüfverfahren wie die elektronische Signatur und die Protokollierung der einzelnen Prozessschritte (Audit Trail) unterstützen die Erfüllung der Compliance-Anforderungen.
OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Unternehmen als qualifizierter Lieferant, in dem es selbst ein Qualitätsmanagementsystem mit konformer Dokumentation führt, in welcher der Software Lifecycle und das Projektmanagement klar definiert sind.
OPTIMAL SYSTEMS liefert auch das für die Validierung benötigte Dokumentenset und zudem auf Wunsch qualifizierte Beratungsleistung für eine erfolgreiche Validierung.
Um regulative Vorgaben und unterschiedliche Marktanforderungen besser erfüllen zu können, setzt das Unternehmen seit einigen Jahren auf enaio®.
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