Software für Macher.

Was ist ECM? OPTIMAL SYSTEMS erklärt!

ECM steht für Enterprise Content Management und unterstützt Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisationen mit verschiedenen technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen dabei, die Potenziale und Mehrwerte im täglichen Business voll auszuschöpfen. ECM ist aber mehr als eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept der Informationstechnologie ist Enterprise Content Management eine der zukunftsweisenden Informationsdrehscheiben für Austausch, Kommunikation und Zusammenarbeit – für mittelständische Firma genauso wie für städtische Verwaltungen oder Konzerne.

Die ideale Grundlage dafür: unsere unternehmensweit einsetzbare ECM-Software enaio®.

ECM erfasst

und digitalisiert Ihr Unternehmenswissen und bündelt es in einer einheitlichen Plattform.

ECM erhöht

die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter und die Transparenz in der Informationsbereitstellung.

ECM reduziert

Kosten, indem Papierarchive digitalisiert und manuelle Arbeiten vermieden werden.

ECM beschleunigt

und automatisiert Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse unternehmensweit.

ECM unterstützt

Ihr Unternehmen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Kerngeschäft.

Definition & Elemente eines ECM-Systems

Enterprise Content Management – als Strategie- und Managementkonzept der Informationstechnologie – bündelt die Informationsvielfalt und das Wissen eines Unternehmens oder einer Organisation über den gesamten Lebenszyklus (Information Lifecycle Management) einer Information oder eines Dokumentes hinweg.

ECM umfasst dabei „die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen.“ (ECM-Definition des internationalen ECM-Verbandes AIIM)

Elemente eines ECM-Systems nach der Definition des AIIM

Erfassung (Capture)

von Daten und Informationen des gesamten Unternehmens.

Verwaltung (Manage)

von Informationen und Dokumenten aller Art.

Speicherung (Store)

von konsolidiertem Wissen an definierten Speicherorten.

Ausgabe (Deliver)

von Informationen in unterschiedlicher Form (Druck, Browser, Smartphone, XML etc.).

Bewahrung (Preserve)

zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben und Bewahrung wertvollen Wissens über Jahrzehnte hinweg.

Dokumentenmanagement für mehr Effizienz in der Informationswelt

Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Kernelement eines ECM-Systems und gewährt einen uneingeschränkten Zugriff auf die Informationswelt Ihres Unternehmens. Daten/Informationen und Dokumente verschmelzen dabei kontextbezogen zu intelligenten Objekten (E-Akten). Für diese lassen sich für jeden Anwender und/oder Arbeitsbereich eigene, anpassbare Sichtweisen erstellen. Dank leistungsstarker Funktionen können die Arbeitsabläufe mit und rund um die eigenen Dokumente so jederzeit effizient und optimal gestaltet werden – und damit zeit- und kostenraubende manuelle Vorgänge ersetzt oder minimiert werden.

Die Besonderheit des digitalen Dokumentenmanagements von OPTIMAL SYSTEMS: Es ist nicht auf unser ECM-System beschränkt, sondern kann über zertifizierte Schnittstellen tief in die bestehende IT-Landschaft Ihres Unternehmens eingebunden werden.

Elektronische Dokumente

jeglicher Art effizient verwalten und bearbeiten.

Intelligente E-Akten

bündeln Daten und Dokumente aus ein und demselben Datenstamm.

Individuelle Sichtweisen

für Anwender und Arbeitsbereiche auf einen identischen Datenstamm.

Optimierte Workflows

rund um alle dokumentenbasierten Prozesse.

Relevante Informationen

schnell finden, übergreifend weiterleiten und verknüpfen.

Digitale Archivierung sichert Wissen langfristig und revisionssicher

Eine digitale Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten einzusparen. Denn Wissen zu verlieren oder nicht mehr wiederzufinden, kann teuer werden. Allein zwei Drittel der Arbeitszeit bei einer papierbasierten Archivierung entfallen auf die Bearbeitung von Dokumenten. 97 % der Archivkosten sind Personalkosten. Und die Gesamtkosten wachsen mit zunehmender Unternehmensgröße weiter.

Digitale Archivierung mit Enterprise Content Management von OPTIMAL SYSTEMS erfüllt alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen (IT-Compliance und GoBD). Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten. Als Anwender profitieren Sie außerdem von unseren hohen Sicherheitsstandards und unseren Technologie-Partnerschaften mit erfahrenen Anbietern für Storage Management.

Wissen langfristig sichern

mit einer strukturierten digitalen Ablage.

Kosten und Platz einsparen

durch Digitalisieren der Papierarchive.

Revisionssicherheit

gewährleisten durch Einhalten gesetzlicher und GoBD-Vorgaben.

Doppelablagen & Medienbrüche

verhindern durch Single Instance Storage.

Sicherheitsstandards einhalten

durch Verschlüsselung, unveränderbare Speicher u. v. m.

Business Process Management mit digitalen Workflows

Enterprise Content Management ist in der Lage, verschiedenste Arbeitsabläufe, Informations- und Businessprozesse in digitaler Form abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Basis dafür sind digitale Workflows, mit denen unterschiedliche Prozesse modelliert, gesteuert, überwacht und weiterentwickelt werden – von fest strukturiert über ad-hoc bis smart-structured. Der Effekt: eine optimale Synchronisation aller Schritte und beteiligten Mitarbeiter.

BPM mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS eignet sich dabei für jede Art von Prozess – für Posteingang mit Rechnungsprüfung genauso wie für Freigabeprozesse (Approvals), Projektmanagement oder auch Urlaubsanträge. Informationen bleiben in jeder Phase transparent und fassbar. Das Qualitätsmanagement wird verbessert, Kosten nachhaltig gesenkt, Unternehmensziele schneller und zuverlässiger erreicht.

BPM mit der ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS

Arbeitsabläufe

vereinfachen, automatisieren und beschleunigen.

Informationen

in jeder Prozessphase transparent und fassbar machen.

Prozesse

präzise modellieren, von ad-hoc bis smart-structured.

Prozessschritte

optimal synchronisieren inkl. aller Beteiligten.

Unternehmensziele

schneller und zuverlässiger erreichen.

enaio® – die ECM-Informationsdrehscheibe von OPTIMAL SYSTEMS

Enterprise Content Management mit OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie dabei, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten über eine einheitliche Plattform zu organisieren. Die Infrastruktur des Unternehmens bzw. der Organisation wird dabei digital abgebildet, indem sämtliche Komponenten ohne Medienbrüche digitalisiert werden.

Alle einzelnen Bausteine greifen optimal ineinander und werden passgenau auf Ihre Organisation, Ihr Kerngeschäft und die ineinander greifenden Prozessketten abgestimmt. Das Ergebnis: ein effizientes, ganzheitliches Informationsmanagement auf Basis einer Enterprise All-in-one-Solution.

Einfacher als gedacht: Die Anwender unserer Software sagen Ihnen, wie sie die tägliche Arbeit mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS erleben.

Warum unsere Kunden so zufrieden mit unseren Lösungen für Enterprise Content Management sind? Sie sagen es Ihnen selbst!

Unsere Referenzen

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Hugo Stinnes Schiffahrt - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goethe Universität - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
DNB Banka - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Gries Deco Company - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Häcker Küchen - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
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