22. Dezember 2020

Enterprise Content Management System (ECM) – Plattform für Digitalisierung

Sie benötigen eine zentrale Lösung, um das Wissen Ihres Unternehmens zu managen, zu bewahren und auf unter­schied­lichen Kanälen und Ebenen bereitzustellen? Enterprise Content Management (ECM) bietet diese Funktionen. Ein ECM-System fördert Austausch, Kommunikation und Zusam­men­arbeit – für mittel­stän­dische Firmen genauso wie für städtische Verwaltungen oder Konzerne.

ECM ist dabei mehr als eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept in der Informationstechnologie ist Enterprise Content Management eine der zukunftsweisenden Informationsdrehscheiben. Es unterstützt Ihr Unternehmen mit technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen. Dabei integriert es sich problemlos in SAP und andere ERP-Systeme und steigert gleichzeitig die Pro­duk­tivität.

ECM-System – die fünf Komponenten im Überblick

Ein Enterprise Content Management System bündelt das Wissen Ihres Unternehmens. Im Rahmen des Information Lifecycle Management wird das aktuelle Wissen für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht.

Der internationale ECM-Verband AIIM definiert fünf Komponenten eines ECM, die Sie in diesem Artikel erläutert finden.

Inhaltsverzeichnis:

Infografik Elemente eines ECM Systems nach AIIM

Die Verwaltung stellt das Herz­stück des ECM dar. Sie defi­niert den Zugang und den Um­gang mit den Dokumenten. Zusätzlich setzt sie definierte Prozesse automatisiert in Gang.

Enterprise Content Management System –
Komponente 1: Capture

Die Dokumentenerfassung ist die Grundlage für alle weiteren Pro­zesse. Sie sorgt dafür, dass für alle weiteren Arbeitsschritte die Do­ku­mente digital bereitgestellt werden. Dank der zentralen Ver­füg­barkeit der Unterlagen beschleunigen diese Arbeits­abläufe und ermöglichen kurze Kom­muni­kations­wege zwischen Ihren Mitarbeitern.

Im Rahmen des Doku­menten­manage­ments kommen mehrere Funktionen zum Einsatz, um papierbasierte oder elektronische Informationen in das ECM-System zu integrieren.

Diese sind …

  • Erstellung,
  • Erfassung,
  • Aufbereitung und
  • Verarbeitung

der Dokumente.

Die einzelnen Funktionen können technisch unterschiedlich realisiert werden. Unabhängig vom Dokumententyp können Schrift­stücke aus Papier genauso wie digitale Dokumente ver­ar­beitet werden. Sie werden in digitalen Akten gespeichert und für die Arbeitsabläufe vor­ge­halten. Dabei kommen unter anderem ERP-Anwendungen, EDI- oder XML-Dokumente zum Einsatz.

In der Ver- und Bearbeitung bieten die Funktionen Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis: Handschrifterkennung, Barcode-Verarbeitung, optische Zeichenerkennung und die Extraktion von Daten können zuvor analoge Arbeitsschritte automatisieren.

Enterprise Content Management System –
Komponente 2: Manage

Diese Komponente beinhaltet die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Informationen. Es handelt sich also um den aktiven Umgang mit den entstandenen E-Akten im Rahmen der integrierten Workflows.

Um das zu gewährleisten, muss das ECM-System die Zu­griffs­rechte und die dazu­gehörigen Daten­banken steuern. Im Umgang mit der Vielzahl an Daten­typen und Arbeits­ab­läufen muss das System mehrere An­for­der­ungen erfüllen, die in den folgenden Kern­kom­po­nenten definiert sind. Springen Sie direkt zu den jewei­ligen Inhalten:

Dokumenten­management für mehr Effizienz in den Geschäfts­pro­zessen

Infografik Dokumentenlebenszyklus in der schematischen Darstellung

Elektronisches Dokumenten­management ist ein Kernelement des ECM-Systems. Ein Doku­menten­manage­ment­sys­tem gewährt einen:

  • uneingeschränkten und unkomplizierten Zugriff auf die Informationswelt Ihres Unternehmens
  • nachvollziehbaren und transparenten Blick auf Versionsverläufe
  • Überblick durch visualisierte Informationsstrukturen

Diese Funktionalität entsteht durch die Verschmelzung zu intelligenten E-Akten. Sie sind nach frei definierbaren Inhalten durchsuchbar. Das können Vorgangsnummern, Kundendaten oder andere von Ihnen definierte Metadaten sein. Bearbeiter können so ohne viel Aufwand die relevanten Dokumente finden und mit Kollegen teilen.

ECM-Systeme können auf in­di­vi­duelle Anforderungen aus­gerichtet werden. Das macht sie zu einem universell ein­setz­baren Werkzeug. Leistungsstarke Funktionen gestalten die Workflows rund um die eigenen Dokumente ganz­heitlich und effizient, um zeit- und kosten­raubende manuelle Vorgänge zu minimieren.

Digitale Archi­vie­rung und das Records Management

Eine digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen setzt Revi­sions­sicherheit voraus. Sie ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten ein­zu­sparen. Allein zwei Drittel der Arbeitszeit bei einer papier­ba­sierten Archi­vierung entfallen auf die Bearbeitung von Dokumenten. 97 % der Archiv­kosten sind Personalkosten. Und die Gesamt­kosten wachsen mit zunehmender Unter­nehmens­größe weiter.

Neben den offensichtlichen Einsparungen erfüllen Sie mit einem ECM-System die Vorgaben für eine GoBD-konforme Ar­chi­vierung Ihrer Unterlagen. Die GoBD setzt die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine elektronische Lang­zeit­aufbewahrung.

Infografik Relevante Gesetze und Grundsätze für die Dokumentenarchivierung

Grundlage für die revisionssichere Archivierung ist eine funk­tio­nierende Schriftgutverwaltung. Sie erfüllt alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweissicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten, wodurch die Unterlagen vor unautorisierter Veränderung geschützt sind. Diese Un­ver­änder­barkeit ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsprüfung.

Business Process Management (BPM) mit digitalen Work­flows

Grafik Business Process Management mit enaio®

Mit Ihrem Enterprise Content Management-System können Sie digitale Arbeitsabläufe, Infor­ma­tions- und Business­pro­zesse integrieren und steuern. Das führt zu verein­fachten und zu beschleunigten Unter­nehmens­prozessen. Basis dafür sind digitale Workflows. Sie erhalten damit ein dynamisches Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu modellieren und weiter­zu­entwickeln. Der Effekt: eine optimale Synchronisation und transparente Darstellung aller Arbeitsschritte für die beteiligten Mitarbeiter.

BPM eignet sich für jede Art von Prozess – für Posteingang mit Rechnungsprüfung genauso wie für Freigabeprozesse (Approvals), Projektmanagement oder auch Urlaubsanträge. Informationen bleiben in jeder Phase transparent und fassbar. Das Qualitäts­ma­nage­ment wird verbessert, Kosten nachhaltig gesenkt, Unter­nehmens­ziele schneller und zuver­läs­siger erreicht.

Collaboration ermöglicht gemein­schaftliches Arbeiten

Collaboration-Lösungen verleihen Anwendern die Möglichkeit, gemeinsam, kontrolliert und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Informationen werden für alle nutzbar gemacht, um für einen einheitlichen Wissensstand zu sorgen. Anstatt, dass Prozesse aufeinander aufbauend erfolgen müssen, können mehrere Mit­ar­beiter parallel an Doku­menten arbeiten.

Das kollaborative Arbeiten umfasst dabei:

  • Kommunikationsanwendungen
  • Verwaltungskomponenten
  • Datenbanken
  • Einzeldokumente

Nicht nur die Produktivität erhält durch die Möglichkeiten einen Schub, auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Lange Wartezeiten bei Rückfragen oder zwischenzeitlichen Frei­gabe­pro­zessen werden reduziert. Was gleichzeitig dazu führt, dass diese sich nicht immer wieder neu in einen Vorgang ein­arbeiten müssen.

Web Content Management (WCM) für Ihre Internetpräsenz

Bei Web Content Management-Systemen handelt es sich um die im Sprachgebrauch gängigeren Content Management-Systeme (CMS). Bekannte Vertreter sind Anwendungen wie WordPress, TYPO3, Joomla, Wix oder Shopify.

Sie ermöglichen es Publishern und Autoren, Inhalte für Web­präsenzen oder Plattformen auf­zu­bereiten und zu konvertieren. Die Systeme ermöglichen es, Ressourcen zu hinterlegen und diese in öffentliche und nicht-öffentliche Informationen zu segmentieren.

Enterprise Content Management System –
Komponente 3: Store

Die “Store”-Komponente beschreibt die Notwendigkeit der Speicherung der Dokumente. Sowohl bei der langfristigen Archivierung als auch bei der vorübergehenden Ablage von Unterlagen ist eine Speicherung nötig. Allerdings stellen beide Vorgänge ganz unterschiedliche Anforderungen an das ECM-System. Diese definieren sich nicht nur aus der praktischen Anwendung heraus, sondern auch aus rechtlichen Rahmen­be­ding­ungen.

Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen drei Grund­res­sour­cen definiert sein:

  • Speicherort
  • Verwaltungskomponenten für den Speicherort
  • Lösung der Speichertechnik

Die “Store”-Komponente bildet das Rückgrat des ECM-Systems, das die nötigen Dokumente und Informationen bereithält. Nur eine verlässliche Technik hält die relevanten Dokumente jederzeit abrufbar.

Enterprise Content Management System –
Komponente 4: Preserve

Die Langzeitarchivierung ist vor allem aus rechtlichen Gründen ein kritischer Faktor. Informationen müssen statisch und unver­än­derbar aufbewahrt werden – auf­grund der langfristigen Archi­vierung ein erheblicher Auf­wand im Hinblick auf die an­fallende Datenmenge.

In der Praxis kommt daher häufig eine Kombination aus elek­tro­nischen Systemen zum Einsatz, um die digitale Archivierung zu gewährleisten. Gängige Speicher­techniken, die zum Einsatz kommen, sind:

  • WORM (Write Once Read Many) – es handelt sich dabei um optische Speichermedien
  • WORM-Tape (Magnetbänder mit WORM-Eigenschaften)
  • Content-Adressed Storage (CAS) – magnetische Fest­plattenspeicher
  • Network Attached Storage (NAS) – Dateiserver
  • Mikrofilm – keine maschinelle Verarbeitung mehr möglich

Diese Techniken gewährleisten die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

Enterprise Content Management System –
Komponente 5: Deliver

Das “Deliver”-Element wird häufig als “Output Management” zu­sam­mengefasst. Es beschreibt die Funktion, Informationen aus dem ECM-System für Nutzer bereit­zustellen – sicherlich ein zen­traler Bestandteil des Sys­tems, ohne den eine aktive Ar­beit nicht möglich wäre. In dem Moment, in dem Unterlagen an Ihre Mitarbeiter “ausgeliefert” werden, können diese die dazu­ge­hörigen Workflows bearbeiten.

Zusammengefasst beinhaltet die Komponente “Deliver” folgende Funktionen:

  • Transformation Technologies – die Möglichkeit, Informationen verlustfrei und transparent zu transformieren.
  • Security Technologies – müssen allen Komponenten zur Verfügung stehen. Es handelt sich um eine Quer­schnitts­kom­ponente, die es ermöglicht, digitale Sig­na­turen oder andere zerti­fi­zierende Methoden einzubinden.
  • Distribution – alle In­for­mationen müssen zur Veröffentlichung über unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden.

enaio® – die ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS

Enterprise Content Management mit OPTIMAL SYSTEMS un­ter­stützt Sie dabei, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten über eine ein­heit­liche Platt­form zu organisieren. Die Infrastruktur des Unter­nehmens bzw. der Or­ga­ni­sation wird dabei digital abgebildet, indem sämtliche Kom­po­nenten ohne Medien­brüche digi­talisiert werden.

Alle einzelnen Bausteine greifen optimal ineinander und werden passgenau auf Ihre Organisation, Ihr Kerngeschäft und die in­ein­ander­greifenden Prozessketten abgestimmt. Das Ergebnis: ein effizientes, ganz­heitliches Informations­­ma­nagement.

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