7. März 2023

Enterprise Content Management System (ECM) – Plattform für Digitalisierung

Die Suche nach Dokumenten, der Abgleich von Versionen und steigende rechtliche Anforderungen lassen den Geschäftsalltag immer komplexer werden. Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, setzen viele Unternehmen auf Software, die den Umgang mit Daten und Prozessen strukturell erleichtert. Eine der beliebtesten und effektivsten Lösungen ist eine Enterprise Content Management Software.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Enterprise Content Management?
ECM-System – die fünf Komponenten im Überblick
Warum Enterprise Content Management für Unternehmen wichtig ist
Wo Sie Enterprise Content Management Software einsetzen
Beispiele für Enterprise Content Management System-Anwendungen
Enterprise Content Management in der Praxis: MVV Energie AG
FAQ zu Enterprise Content Management

Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management hilft Unternehmen, Dokumente, Bilder, Videos und andere digitale Inhalte zentral und sicher zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und nutzerorientiert bereitzustellen.

Enterprise Content Management setzt sich aus den drei Einzelbegriffen

Enterprise – steht für das gesamte Unternehmen
Content – steht für Inhalte in jeglicher Form
Management – steht für Verwaltung, Verarbeitung und Systematisierung

zusammen. Die Komposition verdeutlicht bereits die Tragweite der Lösung.

Der Branchenverband AIIM International definiert ECM als “die systematische Sammlung und Organisation von Informationen, die von bestimmten Zielgruppen – Führungskräften, Mitarbeiter:innen, Kund:innen usw. – verwendet werden sollen.”

ECM ist dabei mehr als nur eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept in der Informationstechnologie ist Enterprise Content Management eine Informationsdrehscheibe. Es unterstützt Unternehmen mit technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen. Dabei verbindet es sich problemlos mit SAP und anderen ERP-Systemen.

ECM versus DMS

Sowohl bei ECM (Enterprise Content Management) als auch bei DMS (Document Management System) handelt es sich um Lösungen zur Verwaltung von digitalen Dokumenten in einem Unternehmen. Obwohl beide Begriffe oft synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Schwerpunkte.

Während es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um eine zentrale Software zur Verwaltung von Dokumenten an einem Ort handelt, geht ECM einen Schritt weiter und verwaltet nicht nur strukturierte Daten, sondern den gesamten “Content” eines Unternehmens. Für Enterprise Content Management greifen verschiedene Funktionalitäten und Komponenten ineinander: DMS, Collaboration, CMS (Content Management System) sowie BPM (Business Process Management). So ist DMS immer ein zentraler Bestandteil einer umfassenden ECM-Lösung, aber als Software auch eigenständig einsetzbar.

ECM und ERP

ECM- und ERP-Systeme ergänzen sich sinnvoll: Enterprise Resource Planning (ERP) bündelt zentral Datenströme aus verschiedenen Quellen, bereitet sie auf und macht sie überschaubar. Ein Enterprise Content Management System (ECM) organisiert die daraus entstandenen Dokumente und Unterlagen und macht diese nutzbar. Wenn Sie eine ECM-Software an SAP oder eine andere bestehende ERP-Lösung anbinden, kann der gesamte Dokumentenbestand verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.

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ECM-System – die fünf Komponenten im Überblick

Ein Enterprise Content Management System bündelt das Wissen Ihres Unternehmens. Im Rahmen des Information Lifecycle Managements wird das aktuelle Wissen für alle Mitarbeiter:innen verfügbar gemacht.

Der internationale ECM-Verband AIIM definiert fünf Komponenten eines ECM, die Sie in diesem Artikel erläutert finden.

Erfassung (Capture)
Verwaltung & Nutzung (Manage)
Speicherung (Store)
Bewahrung (Preserve)
Ausgabe (Deliver)

Die Verwaltung (Manage) stellt das Herzstück des ECM dar. Sie definiert den Zugang und den Umgang mit den Dokumenten. Zusätzlich setzt sie definierte Prozesse automatisiert in Gang.

1. Enterprise Content Management System – Komponente 1: Capture

Die Dokumentenerfassung ist die Grundlage für alle Prozesse. Sie sorgt dafür, dass für alle weiteren Arbeitsschritte die Dokumente digital bereitgestellt werden. Dank der zentralen Verfügbarkeit der Unterlagen werden Arbeitsabläufe beschleunigt und kurze Kommunikationswege zwischen Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht.

Im Rahmen des Dokumentenmanagements kommen mehrere Funktionen zum Einsatz, um papierbasierte oder elektronische Informationen in das ECM-System zu integrieren.

Diese sind …

Erstellung,
Erfassung,
Aufbereitung und
Verarbeitung

der Dokumente.

Die einzelnen Funktionen können technisch unterschiedlich realisiert werden. Unabhängig vom Dokumententyp können Schriftstücke aus Papier genauso wie digitale Dokumente verarbeitet werden. Sie werden in digitalen Akten gespeichert und für die Arbeitsabläufe vorgehalten. Dabei kommen unter anderem ERP-Anwendungen, EDI- oder XML-Dokumente zum Einsatz.

In der Ver- und Bearbeitung bieten die Funktionen Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis: Handschrifterkennung, Barcode-Verarbeitung, optische Zeichenerkennung und die Extraktion von Daten können zuvor analoge Arbeitsschritte automatisieren.

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2. Enterprise Content Management System – Komponente 2: Manage

Diese Komponente beinhaltet die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Informationen. Es handelt sich also um den aktiven Umgang mit den entstandenen E-Akten im Rahmen der integrierten Workflows.

Um das zu gewährleisten, muss das ECM-System die Zugriffsrechte und die dazugehörigen Datenbanken steuern. Im Umgang mit der Vielzahl an Datentypen und Arbeitsabläufen muss das System mehrere Anforderungen erfüllen, die in den folgenden Kernkomponenten definiert sind:

Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement)
Records Management (RM, Ablage- und Schriftgutverwaltung)
Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware)
Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal)

2.1 Dokumentenmanagement für mehr Effizienz in den Geschäftsprozessen

Dokumentennutzung mit ECM im zeitlichen Verlauf

Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Kernelement des ECM-Systems. Ein Dokumentenmanagementsystem gewährt einen:

uneingeschränkten und unkomplizierten Zugriff auf die Informationswelt Ihres Unternehmens
nachvollziehbaren und transparenten Blick auf Versionsverläufe
Überblick durch visualisierte Informationsstrukturen.

Diese Funktionalität entsteht durch die Verschmelzung zu intelligenten E-Akten. Sie sind nach frei definierbaren Inhalten durchsuchbar. Das können Vorgangsnummern, Kundendaten oder andere von Ihnen definierte Metadaten sein. Bearbeiter:innen können so ohne viel Aufwand die relevanten Dokumente finden und mit Kolleg:innen teilen.

ECM-Systeme können auf individuelle Anforderungen ausgerichtet werden. Das macht sie zu einem universell einsetzbaren Werkzeug. Leistungsstarke Funktionen gestalten die Workflows rund um die eigenen Dokumente ganzheitlich und effizient, um zeit- und kostenraubende manuelle Vorgänge zu minimieren.

2.2 Digitale Archivierung – das Records Management

Eine digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen setzt Revisionssicherheit voraus. Sie ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten einzusparen.

Neben den offensichtlichen Einsparungen erfüllen Sie mit einem ECM-System die Vorgaben für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Unterlagen. Die GoBD setzt die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine elektronische Langzeitaufbewahrung.

Infografik Relevante Gesetze und Grundsätze für die Dokumentenarchivierung

Grundlage für die revisionssichere Archivierung ist eine funktionierende Schriftgutverwaltung. Sie erfüllt alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweissicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten, wodurch die Unterlagen vor unautorisierter Veränderung geschützt sind. Diese Unveränderbarkeit ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsprüfung.

2.3 Business Process Management (BPM) mit digitalen Workflows

Grafik Business Process Management mit enaio®

Mit Ihrem Enterprise Content Management System können Sie digitale Arbeitsabläufe, Informations- und Businessprozesse integrieren und steuern. Das führt zu vereinfachten und zu beschleunigten Unternehmensprozessen. Basis dafür sind digitale Workflows. Sie erhalten damit ein dynamisches Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu modellieren und weiterzuentwickeln. Der Effekt: eine optimale Synchronisation und transparente Darstellung aller Arbeitsschritte für die beteiligten Mitarbeiter:innen.

BPM eignet sich für jede Art von Prozess – für Posteingang mit Rechnungsprüfung genauso wie für Freigabeprozesse (Approvals), Projektmanagement oder auch Urlaubsanträge. Informationen bleiben in jeder Phase transparent und fassbar. Das Qualitätsmanagement wird verbessert, Kosten nachhaltig gesenkt, Unternehmensziele werden schneller und zuverlässiger erreicht.

2.4 Collaboration ermöglicht gemeinschaftliches Arbeiten

Collaboration-Lösungen verleihen Anwender:innen die Möglichkeit, gemeinsam, kontrolliert und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Informationen werden für alle nutzbar gemacht, um für einen einheitlichen Wissensstand zu sorgen. Anstatt dass Prozesse aufeinander aufbauend erfolgen müssen, können mehrere Mitarbeiter:innen parallel an Dokumenten arbeiten.

Das kollaborative Arbeiten umfasst dabei:

Kommunikationsanwendungen
Verwaltungskomponenten
Datenbanken
Einzeldokumente

Nicht nur die Produktivität erhält durch die Möglichkeiten einen Schub, auch Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken. Lange Wartezeiten bei Rückfragen oder zwischenzeitlichen Freigabeprozessen werden reduziert. Was gleichzeitig dazu führt, dass Bearbeiter:innen sich nicht immer wieder neu in einen Vorgang einarbeiten müssen.

2.5 Web Content Management (WCM) für Ihre Internetpräsenz

Bei Web Content Management-Systemen handelt es sich um die im Sprachgebrauch gängigeren Content Management-Systeme (CMS). Bekannte Vertreter sind Anwendungen wie WordPress, TYPO3, Joomla, Wix oder Shopify.

Sie ermöglichen es Publishern und Autor:innen, Inhalte für Webpräsenzen oder Plattformen aufzubereiten und zu konvertieren. Die Systeme ermöglichen es, Ressourcen zu hinterlegen und diese in öffentliche und nicht-öffentliche Informationen zu segmentieren.

Mehr zum Thema finden Sie auch in unserem Blog

Alles rund um Digitalisierung, Technologien und Cloud-Lösungen

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3. Enterprise Content Management System – Komponente 3: Store

Die “Store”-Komponente beschreibt die Notwendigkeit der Speicherung der Dokumente. Sowohl bei der langfristigen Archivierung als auch bei der vorübergehenden Ablage von Unterlagen ist eine Speicherung nötig. Allerdings stellen beide Vorgänge ganz unterschiedliche Anforderungen an das ECM-System. Diese definieren sich nicht nur aus der praktischen Anwendung heraus, sondern auch aus rechtlichen Rahmenbedingungen.

Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen drei Grundressourcen definiert sein:

Speicherort
Verwaltungskomponenten für den Speicherort
Lösung der Speichertechnik

Die “Store”-Komponente bildet das Rückgrat des ECM-Systems, das die nötigen Dokumente und Informationen bereithält. Nur eine verlässliche Technik hält die relevanten Dokumente jederzeit abrufbar.

4. Enterprise Content Management System – Komponente 4: Preserve

Die Langzeitarchivierung ist vor allem aus rechtlichen Gründen ein kritischer Faktor. Informationen müssen statisch und unveränderbar aufbewahrt werden – aufgrund der langfristigen Archivierung ein erheblicher Aufwand im Hinblick auf die anfallende Datenmenge.

In der Praxis kommt daher häufig eine Kombination aus elektronischen Systemen zum Einsatz, um die elektronische Archivierung zu gewährleisten. Gängige Speichertechniken, die zum Einsatz kommen, sind:

WORM (Write Once Read Many) – es handelt sich dabei um optische Speichermedien
WORM-Tape (Magnetbänder mit WORM-Eigenschaften)
Content-Adressed Storage (CAS) – magnetische Festplattenspeicher
Network Attached Storage (NAS) – Dateiserver
Mikrofilm – keine maschinelle Verarbeitung mehr möglich

Diese Techniken gewährleisten die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

5. Enterprise Content Management System – Komponente 5: Deliver

Das “Deliver”-Element wird häufig als “Output Management” zusammengefasst. Es beschreibt die Funktion, Informationen aus dem ECM-System für Nutzer:innen bereitzustellen – sicherlich ein zentraler Bestandteil des Systems, ohne den eine aktive Arbeit nicht möglich wäre. In dem Moment, in dem Unterlagen an Ihre Mitarbeiter:innen “ausgeliefert” werden, können diese die dazugehörigen Workflows bearbeiten.

Zusammengefasst beinhaltet die Komponente “Deliver” folgende Funktionen:

Transformation Technologies – die Möglichkeit, Informationen verlustfrei und transparent zu transformieren
Security Technologies – müssen allen Komponenten zur Verfügung stehen. Es handelt sich um eine Querschnittskomponente, die es ermöglicht, digitale Signaturen oder andere zertifizierende Methoden einzubinden.
Distribution – alle Informationen müssen zur Veröffentlichung über unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden.

Warum Enterprise Content Management für Unternehmen wichtig ist

In jedem Unternehmen werden täglich unzählige Dokumente und Daten erstellt und genutzt. Wenn die geschäftskritischen Informationen nicht systematisch gemanagt werden, können weitreichende Probleme auftreten:

Verlust von Dokumenten: Werden Dokumente nicht zentral an einem Ort gespeichert, können wichtige Daten verloren gehen.
Aufwendige Suche nach Informationen: Wenn Daten und Dokument nicht zentral, sondern auf verschiedenen Systemen (Insellösungen) gespeichert werden, beansprucht die Suche viel Zeit und Aufwand.
Inkonsistente Versionen: Wenn Mitarbeiter:innen Dokumente in lokalen Ordnern speichern und zur weiteren Bearbeitung per E-Mail verschicken, kursieren verschiedene Versionen von Dokumenten. Missverständnisse und Fehler sind die Folge und benötigen viel Zeit zur Prüfung und zum Versionsabgleich.
Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit: Ohne eine gemeinsame Plattform ist es für Mitarbeiter:innen sehr kompliziert, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und schnell auf Änderungen zu reagieren.
Sicherheitsrisiken: Wenn in Unternehmen nicht durch Zugriffsregeln definiert ist, wer welche Dokumente sehen und/oder bearbeiten darf, können Informationen an unbefugte Personen gelangen.

Wenn Sie mit einer ECM-Software arbeiten, können Sie Ihre digitalen Unternehmensinhalte besser organisieren und verwalten und von folgenden ECM-Vorteilen profitieren:

Dokumente zentral und rechtssicher speichern

Digitale Dokumente lassen sich wesentlich sicherer und vor allem leichter zentral ablegen als Papierunterlagen. ECM-Software erhöht die Datensicherheit, indem Benutzerregeln den Zugriff sicherstellen. Selbst auf Dokumentenebene kann zwischen Ansichts- und Bearbeitungsrecht unterschieden werden. So unterstützt ein ECM-Tool Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen.

Geschäftsprozesse effizient gestalten

Daten und Informationen können mit Workflows verknüpft werden, wodurch sich Prozesse automatisieren und optimieren lassen. Workflows beschleunigen zudem Arbeitsabläufe und reduzieren menschliche Fehler. Dies erhöht die Produktivität und lässt Unternehmer schneller, agiler und wettbewerbsfähiger werden.

Zufriedenheit der Kunden erhöhen

Wenn Unterlagen, Kataloge, Broschüren oder andere Dokumente in digitaler Form vorliegen und zentral gespeichert werden, können sie schnell gefunden und von überall aus abgerufen werden. Das erhöht die Auskunftsfähigkeit, optimiert die Arbeit im Vertrieb und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Genehmigungen und Freigaben transparent abwickeln

Eine Enterprise Content Management Lösung hilft, die Durchlaufzeit von Genehmigungen und Freigaben zu reduzieren. So müssen zum Beispiel für eine Urlaubsgenehmigung oder die Freigabe eines Angebotes keine zusätzlichen E-Mails geschrieben oder Telefonate geführt werden. Der gesamte Ablauf ist für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar, jede Änderung wird protokolliert und alle in den Prozess involvierten Personen werden automatisch über jeden Schritt informiert.

Verbesserung der Zusammenarbeit & Kommunikation

Dank Enterprise Content Management können Teams effizient zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten: Es ist für alle Beteiligten möglich, gleichzeitig an denselben Dokumenten und Inhalten zu arbeiten, ohne dass Versionskonflikte entstehen, Duplikate angelegt oder Arbeitsunterlagen per Mail versendet werden müssen.

Wo Sie Enterprise Content Management Software einsetzen

In jedem Unternehmen müssen Daten organisiert werden. Der Einsatzbereich einer Enterprise Content Management-Lösung erstreckt sich auf alle Abteilungen des Unternehmens.

Einkauf & Logistik

Lieferscheine
Wartungsunterlagen
Produktionspläne
usw.

Finanzabteilungen & Rechnungswesen

Rechnungen
Angebote
Verträge
ergänzender E-Mail-Schriftverkehr
usw.

HR-Abteilung

digitale Personalakte
Bewerbungsunterlagen
Bewerbertools für modernen und effizienten Recruiting-Prozess
usw.

Marketing & Vertrieb

Texte, Fotos und Videos
Broschüren, Prospekte, Unterlagen
Presseunterlagen
Web-Inhalte
usw.

Rechtsabteilungen

Verträge
ergänzende Korrespondenz und Unterlagen
Termine und Fristen (Vertragsmanagement)
usw.

Teams & Projektgruppen

interaktive Zusammenarbeit von internen und externen Teams
Homeoffice
Remote Work

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Digitale Rechnungsbearbeitung, digitales Vertragsmanagement und vieles mehr

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Beispiele für Enterprise Content Management System-Anwendungen

Die vielfältigen ECM-Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich vor allem durch die Möglichkeit, die Software an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Drei Beispiele zeigen die Vielseitigkeit einer ECM-Software.

Elektronische Patientenakte

Im Gesundheitswesen kann der Einsatz einer ECM-Lösung von großem Nutzen sein: Krankenhäuser, Rehabilitationszentren und Arztpraxen arbeiten mit sensiblen Patientendaten, die sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen. Die elektronische Patientenakte beinhaltet persönliche Daten der Patient:innen, aber auch Befunde und Bilddaten, wie zum Beispiel Röntgen- oder CT-Bilder, die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Dank Schnittstellen können institutsübergreifende, international etablierte Gesundheitsstandards wie HL7, IHE, DICOM, xDT oder SAP ArchiveLink realisiert und in gängige KIS-Systeme integriert werden.

Dokumentenverwaltung in der Baubranche

Bauprojekte sind aufgrund ihrer Vielzahl an beteiligten Stellen, wie Auftraggeber:in, Bauunternehmen, Behörden, Subfirmen usw., komplex und oft kompliziert. Umso wichtiger ist es, Baustellen und Bauprojekte transparent abzubilden und Anträge, Pläne, Grundbuchauszüge, Genehmigungen sowie Fotos über die digitale Bauakte zentral abzulegen und von überall aus – auch von der Baustelle – aufrufen und ggf. prüfen zu können. Eine umfassende ECM-Software mit Bauakte und integriertem Bautagebuch hilft Ihnen bei der Projektsteuerung, Kalkulation und Auswertung aller Baustellendaten.

Digitales Rechnungsmanagement im Handel

ECM-Software bietet im Rechnungswesen und Finanzbereich viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Ablage- und Prüfprozesse von geschäftskritischen Dokumenten wie Rechnungen, Kontoauszügen und Verträgen. Durch die Automatisierung von Prozessen wie dem Scannen, Indexieren und Archivieren von Dokumenten können Sie Zeit und Personal einsparen und für andere Aufgaben effizienter nutzen. DATEV-Schnittstellen beschleunigen Ihre Buchhaltungsprozesse: von der Beleg-Erfassung, -Prüfung und -Klassifizierung über die zentrale Ablage bis zum digitalen Freigabeprozess.

Enterprise Content Management Software in der Praxis: MVV Energie AG

Das Mannheimer Energieunternehmen MVV Energie AG zählt zu den führenden Energieanbietern in Deutschland und beschäftigt über 6.500 Mitarbeiter:innen. Mit den Geschäftsbereichen Energieerzeugung, -handel und -verteilung, Betrieb von Verteilnetzen sowie Vertrieb, Umwelt- und Energiedienstleistungen erwirtschaftete das Unternehmen im Jahr 2022 rund 4,2 Milliarden Euro.

Als erstes kommunales Energieunternehmen wurde die MVV Energie AG 1999 zum börsennotierten Unternehmen und ist bundesweit sowie im europäischen Ausland tätig.

Bereits im Jahr 1998 begann das innovative Energieunternehmen damit, sein Unternehmenswissen mithilfe von Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS zu organisieren: Der Start war eine Software für Rechnungen, Personalakten und Workflows.

Das Unternehmen suchte dabei nach einer digitalen Lösung, die ein breites Funktionsspektrum bietet und durch die eigenen Mitarbeiter:innen an die branchenspezifischen Anforderungen der Energiewirtschaft angepasst werden kann.

Mit enaio® konnten diese Herausforderungen von Anfang an erfüllt werden, und die Aktiengesellschaft verfügt nun über eine ECM-Software, die allen energiespezifischen Anforderungen hinsichtlich

Ablagestruktur,
Abrechnungen,
Anlagendokumentation,
automatisierter Rechnungseingang,
E-Akten für Hausanschlüsse,
ERP-System-Anbindung,
Vertragsunterlagen

entsprechen.

Besonders wichtig ist der Unternehmensführung die rechtssichere Erfassung und Archivierung der über 11 Mio. Dokumente mit einem Speichervolumen von ca. 500 GB, die von örtlich verteilten Mitarbeiter:innen bearbeitet werden. 85 % der Dokumente werden digital erzeugt und ohne Medienbruch an enaio® übergeben.

Roland Geiger von der Soluvia IT-Services GmbH, die für den Dienstleistungsbereich IT bei der MVV Energie zuständig ist, resümiert: “Die mit enaio® umgesetzten Lösungen haben wir zum Großteil mit unseren eigenen Mitarbeiter:innen step-by-step ausgebaut und an unsere Bedürfnisse angepasst, sodass wir nun eine umfangreiche, für uns spezifische Lösung nutzen können.”

Mit einer zertifizierten Schnittstelle ist enaio® bei MVV Energie an SAP R/3 mit den Modulen für

Energiewirtschaft SAP IS-U
Planung und Maintenance SAP PM
Human Resources SAP HR

angebunden und in das System Contago für Energiehandel integriert.

Vorteile für MVV Energie durch die ECM-Software enaio®:

detaillierte Kundenübersicht
schneller Zugriff auf alle Unterlagen, Dokumente und Akten
Suche über SAP IS-U mit Ergebnisanzeige im enaio®-Client
Online-Anbindung und Zugriff über den enaio®-Webclient
Integration in bestehende IT-Infrastruktur
effizientes Vertragsmanagement der Lizenz-, Kauf-, Arbeits-, Dienstleistungs- Gesellschafts-, Entsorgungs-, Versorgungsverträge
automatisierte Rechnungsabwicklung der über 500 eingehenden Rechnungen pro Tag
Workflow Management
revisionssichere Archivierung

Christian Faust, Abteilungsleiter Servicecenter Personal, MVV Energie:

“Es gibt keine herumliegenden Akten mehr,
alle Dokumente sind sofort zur Hand.
Jeder weiß, wo jede Akte ist”

FAQ zu Enterprise Content Management

F: Was versteht man unter einer ECM-Lösung?

ECM steht für Enterprise Content Management. Es handelt sich um eine Software, die Unternehmensinhalte zentral verwaltet. User können damit Daten jeglicher Art digital erfassen, ablegen, finden, bearbeiten, weiterleiten, austauschen und langfristig aufbewahren.

F: Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?

Eine Enterprise Content Management Software organisiert und optimiert Informationsprozesse in Unternehmen. Dadurch ergeben sich Kosten- und Zeitersparnisse, wodurch Unternehmen produktiver, wettbewerbsfähiger und agiler werden.

F: Was muss eine ECM-Software können?

Eine gut funktionierende ECM-Software sollte folgende Funktionen umfassen:

Dokumenten- und Vertragsmanagement
Workflow Management
Zugriffskontrolle
leistungsfähige Suchfunktionen
automatische Klassifizierung von Dokumenten auf der Grundlage von Metadaten oder Inhalten
Integrationen in andere Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme
Tools für die Zusammenarbeit
Archivierung
Compliance Management
Analyse und Berichterstattung
eine benutzerfreundliche Oberfläche.

F: Unterstützt ECM-Software mobiles Arbeiten?

Wenn Unternehmenswissen durch ECM-Software digital verwaltet wird, kann es inner- und außerhalb des Unternehmens leichter, effizienter und von vielen Benutzern genutzt werden. So können interne und externe Teams – im Homeoffice, unterwegs oder in verschiedenen Niederlassungen – direkt auf digitale Akten zugreifen und Dokumente daraus "live" bearbeiten.

F: Gibt es Enterprise Content Management Software für internationale (mehrsprachige) Unternehmen?

Eine mehrsprachige ECM-Software wird speziell für Unternehmen, die nicht nur im deutschsprachigen Raum tätig sind, immer wichtiger. Wichtige Funktionalitäten für eine mehrsprachige Enterprise Content Management Software sind:

Flexibilität: Es können einzelne Änderungen bzw. sprachliche Anpassungen durchgeführt werden, ohne das gesamte System übersetzen zu müssen.
Skalierbarkeit: Je mehr Sprachen benötigt werden, desto mehr Daten müssen durch die mehrsprachige Lösung verarbeitet werden können.
Suchmaschine: Einfaches Suchen und schnelles Finden durch Spracherkennung oder Suchalgorithmen.
Reduktion von Übersetzungskosten: Durch Low-Code- oder No-Code-Schnittstellen können Mitarbeiter:innen ihre eigenen Worte (Übersetzungen) verwenden, wodurch der Aufwand für generelle Übersetzungen reduziert werden kann.

Enterprise Content Management System (ECM) – Plattform für Digi­ta­li­sie­rung

Was ist Enterprise Content Manage­ment?

ECM versus DMS

ECM und ERP

ECM-System – die fünf Kompo­nen­ten im Überblick

1. Enterprise Content Management System – Komponente 1: Capture

Das A-Z des Dokumentenmanagements

2. Enterprise Content Management System – Komponente 2: Manage

2.1 Dokumenten­management für mehr Effizienz in den Geschäfts­pro­zessen

2.2 Digitale Archi­vierung – das Records Management

2.3 Business Process Management (BPM) mit digitalen Work­flows

2.4 Collaboration ermöglicht gemein­schaft­liches Arbeiten

2.5 Web Content Management (WCM) für Ihre Internet­präsenz

Mehr zum Thema finden Sie auch in unserem Blog

3. Enterprise Content Management System – Komponente 3: Store

4. Enterprise Content Management System – Komponente 4: Preserve

5. Enterprise Content Management System – Komponente 5: Deliver

Warum Enterprise Content Manage­ment für Unter­nehmen wichtig ist

Dokumente zentral und rechtssicher speichern

Geschäftsprozesse effizient gestalten

Zufriedenheit der Kunden erhöhen

Genehmigungen und Freigaben trans­parent abwickeln

Verbesserung der Zusammenarbeit & Kommunikation

Wo Sie Enterprise Content Manage­ment Software einsetzen

Einkauf & Logistik

Finanzabteilungen & Rechnungswesen

HR-Abteilung

Marketing & Vertrieb

Rechtsabteilungen

Teams & Projektgruppen

Mediathek für Macher

Beispiele für Enterprise Content Management System-Anwendungen

Elektronische Patientenakte

Dokumenten­ver­waltung in der Baubranche

Digitales Rechnungs­ma­nage­ment im Handel

Enterprise Content Management Software in der Praxis: MVV Energie AG

FAQ zu Enterprise Content Management

F: Was versteht man unter einer ECM-Lösung?

F: Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?

F: Was muss eine ECM-Software können?

F: Unterstützt ECM-Software mobiles Arbeiten?

F: Gibt es Enterprise Content Management Software für internationale (mehrsprachige) Unternehmen?

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