20. November 2022
Sie benötigen eine zentrale Lösung, um das Wissen Ihres Unternehmens zu managen, zu bewahren und auf unterschiedlichen Kanälen und Ebenen bereitzustellen? Enterprise Content Management (ECM) bietet diese Funktionen. Ein ECM-System fördert Austausch, Kommunikation und Zusammenarbeit – für mittelständische Firmen genauso wie für städtische Verwaltungen oder Konzerne.
ECM ist dabei mehr als eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept in der Informationstechnologie ist Enterprise Content Management eine der zukunftsweisenden Informationsdrehscheiben. Es unterstützt Ihr Unternehmen mit technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen. Dabei integriert es sich problemlos in SAP und andere ERP-Systeme und steigert gleichzeitig die Produktivität.
ECM-System – die fünf Komponenten im Überblick
Ein Enterprise Content Management System bündelt das Wissen Ihres Unternehmens. Im Rahmen des Information Lifecycle Management wird das aktuelle Wissen für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht.
Der internationale ECM-Verband AIIM definiert fünf Komponenten eines ECM, die Sie in diesem Artikel erläutert finden.
Inhaltsverzeichnis:
Die Verwaltung stellt das Herzstück des ECM dar. Sie definiert den Zugang und den Umgang mit den Dokumenten. Zusätzlich setzt sie definierte Prozesse automatisiert in Gang.
Enterprise Content Management System –
Komponente 1: Capture
Die Dokumentenerfassung ist die Grundlage für alle weiteren Prozesse. Sie sorgt dafür, dass für alle weiteren Arbeitsschritte die Dokumente digital bereitgestellt werden. Dank der zentralen Verfügbarkeit der Unterlagen beschleunigen diese Arbeitsabläufe und ermöglichen kurze Kommunikationswege zwischen Ihren Mitarbeitern.
Im Rahmen des Dokumentenmanagements kommen mehrere Funktionen zum Einsatz, um papierbasierte oder elektronische Informationen in das ECM-System zu integrieren.
Diese sind …
- Erstellung,
- Erfassung,
- Aufbereitung und
- Verarbeitung
der Dokumente.
Die einzelnen Funktionen können technisch unterschiedlich realisiert werden. Unabhängig vom Dokumententyp können Schriftstücke aus Papier genauso wie digitale Dokumente verarbeitet werden. Sie werden in digitalen Akten gespeichert und für die Arbeitsabläufe vorgehalten. Dabei kommen unter anderem ERP-Anwendungen, EDI- oder XML-Dokumente zum Einsatz.
In der Ver- und Bearbeitung bieten die Funktionen Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis: Handschrifterkennung, Barcode-Verarbeitung, optische Zeichenerkennung und die Extraktion von Daten können zuvor analoge Arbeitsschritte automatisieren.
Enterprise Content Management System –
Komponente 2: Manage
Diese Komponente beinhaltet die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Informationen. Es handelt sich also um den aktiven Umgang mit den entstandenen E-Akten im Rahmen der integrierten Workflows.
Um das zu gewährleisten, muss das ECM-System die Zugriffsrechte und die dazugehörigen Datenbanken steuern. Im Umgang mit der Vielzahl an Datentypen und Arbeitsabläufen muss das System mehrere Anforderungen erfüllen, die in den folgenden Kernkomponenten definiert sind. Springen Sie direkt zu den jeweiligen Inhalten:
- Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement)
- Records Management (RM, Ablage- und Schriftgutverwaltung)
- Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware)
- Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal)
Dokumentenmanagement für mehr Effizienz in den Geschäftsprozessen
Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Kernelement des ECM-Systems. Ein Dokumentenmanagementsystem gewährt einen:
- uneingeschränkten und unkomplizierten Zugriff auf die Informationswelt Ihres Unternehmens
- nachvollziehbaren und transparenten Blick auf Versionsverläufe
- Überblick durch visualisierte Informationsstrukturen
Diese Funktionalität entsteht durch die Verschmelzung zu intelligenten E-Akten. Sie sind nach frei definierbaren Inhalten durchsuchbar. Das können Vorgangsnummern, Kundendaten oder andere von Ihnen definierte Metadaten sein. Bearbeiter können so ohne viel Aufwand die relevanten Dokumente finden und mit Kollegen teilen.
ECM-Systeme können auf individuelle Anforderungen ausgerichtet werden. Das macht sie zu einem universell einsetzbaren Werkzeug. Leistungsstarke Funktionen gestalten die Workflows rund um die eigenen Dokumente ganzheitlich und effizient, um zeit- und kostenraubende manuelle Vorgänge zu minimieren.
Digitale Archivierung und das Records Management
Eine digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen setzt Revisionssicherheit voraus. Sie ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten einzusparen. Allein zwei Drittel der Arbeitszeit bei einer papierbasierten Archivierung entfallen auf die Bearbeitung von Dokumenten. 97 % der Archivkosten sind Personalkosten. Und die Gesamtkosten wachsen mit zunehmender Unternehmensgröße weiter.
Neben den offensichtlichen Einsparungen erfüllen Sie mit einem ECM-System die Vorgaben für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Unterlagen. Die GoBD setzt die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine elektronische Langzeitaufbewahrung.
Grundlage für die revisionssichere Archivierung ist eine funktionierende Schriftgutverwaltung. Sie erfüllt alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweissicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten, wodurch die Unterlagen vor unautorisierter Veränderung geschützt sind. Diese Unveränderbarkeit ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsprüfung.
Business Process Management (BPM) mit digitalen Workflows
Mit Ihrem Enterprise Content Management-System können Sie digitale Arbeitsabläufe, Informations- und Businessprozesse integrieren und steuern. Das führt zu vereinfachten und zu beschleunigten Unternehmensprozessen. Basis dafür sind digitale Workflows. Sie erhalten damit ein dynamisches Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu modellieren und weiterzuentwickeln. Der Effekt: eine optimale Synchronisation und transparente Darstellung aller Arbeitsschritte für die beteiligten Mitarbeiter.
BPM eignet sich für jede Art von Prozess – für Posteingang mit Rechnungsprüfung genauso wie für Freigabeprozesse (Approvals), Projektmanagement oder auch Urlaubsanträge. Informationen bleiben in jeder Phase transparent und fassbar. Das Qualitätsmanagement wird verbessert, Kosten nachhaltig gesenkt, Unternehmensziele schneller und zuverlässiger erreicht.
Collaboration ermöglicht gemeinschaftliches Arbeiten
Collaboration-Lösungen verleihen Anwendern die Möglichkeit, gemeinsam, kontrolliert und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Informationen werden für alle nutzbar gemacht, um für einen einheitlichen Wissensstand zu sorgen. Anstatt, dass Prozesse aufeinander aufbauend erfolgen müssen, können mehrere Mitarbeiter parallel an Dokumenten arbeiten.
Das kollaborative Arbeiten umfasst dabei:
- Kommunikationsanwendungen
- Verwaltungskomponenten
- Datenbanken
- Einzeldokumente
Nicht nur die Produktivität erhält durch die Möglichkeiten einen Schub, auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Lange Wartezeiten bei Rückfragen oder zwischenzeitlichen Freigabeprozessen werden reduziert. Was gleichzeitig dazu führt, dass diese sich nicht immer wieder neu in einen Vorgang einarbeiten müssen.
Web Content Management (WCM) für Ihre Internetpräsenz
Bei Web Content Management-Systemen handelt es sich um die im Sprachgebrauch gängigeren Content Management-Systeme (CMS). Bekannte Vertreter sind Anwendungen wie WordPress, TYPO3, Joomla, Wix oder Shopify.
Sie ermöglichen es Publishern und Autoren, Inhalte für Webpräsenzen oder Plattformen aufzubereiten und zu konvertieren. Die Systeme ermöglichen es, Ressourcen zu hinterlegen und diese in öffentliche und nicht-öffentliche Informationen zu segmentieren.
Enterprise Content Management System –
Komponente 3: Store
Die “Store”-Komponente beschreibt die Notwendigkeit der Speicherung der Dokumente. Sowohl bei der langfristigen Archivierung als auch bei der vorübergehenden Ablage von Unterlagen ist eine Speicherung nötig. Allerdings stellen beide Vorgänge ganz unterschiedliche Anforderungen an das ECM-System. Diese definieren sich nicht nur aus der praktischen Anwendung heraus, sondern auch aus rechtlichen Rahmenbedingungen.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen drei Grundressourcen definiert sein:
- Speicherort
- Verwaltungskomponenten für den Speicherort
- Lösung der Speichertechnik
Die “Store”-Komponente bildet das Rückgrat des ECM-Systems, das die nötigen Dokumente und Informationen bereithält. Nur eine verlässliche Technik hält die relevanten Dokumente jederzeit abrufbar.
Enterprise Content Management System –
Komponente 4: Preserve
Die Langzeitarchivierung ist vor allem aus rechtlichen Gründen ein kritischer Faktor. Informationen müssen statisch und unveränderbar aufbewahrt werden – aufgrund der langfristigen Archivierung ein erheblicher Aufwand im Hinblick auf die anfallende Datenmenge.
In der Praxis kommt daher häufig eine Kombination aus elektronischen Systemen zum Einsatz, um die digitale Archivierung zu gewährleisten. Gängige Speichertechniken, die zum Einsatz kommen, sind:
- WORM (Write Once Read Many) – es handelt sich dabei um optische Speichermedien
- WORM-Tape (Magnetbänder mit WORM-Eigenschaften)
- Content-Adressed Storage (CAS) – magnetische Festplattenspeicher
- Network Attached Storage (NAS) – Dateiserver
- Mikrofilm – keine maschinelle Verarbeitung mehr möglich
Diese Techniken gewährleisten die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente.
Enterprise Content Management System –
Komponente 5: Deliver
Das “Deliver”-Element wird häufig als “Output Management” zusammengefasst. Es beschreibt die Funktion, Informationen aus dem ECM-System für Nutzer bereitzustellen – sicherlich ein zentraler Bestandteil des Systems, ohne den eine aktive Arbeit nicht möglich wäre. In dem Moment, in dem Unterlagen an Ihre Mitarbeiter “ausgeliefert” werden, können diese die dazugehörigen Workflows bearbeiten.
Zusammengefasst beinhaltet die Komponente “Deliver” folgende Funktionen:
- Transformation Technologies – die Möglichkeit, Informationen verlustfrei und transparent zu transformieren.
- Security Technologies – müssen allen Komponenten zur Verfügung stehen. Es handelt sich um eine Querschnittskomponente, die es ermöglicht, digitale Signaturen oder andere zertifizierende Methoden einzubinden.
- Distribution – alle Informationen müssen zur Veröffentlichung über unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden.
enaio® – die ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS
Enterprise Content Management mit OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie dabei, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten über eine einheitliche Plattform zu organisieren. Die Infrastruktur des Unternehmens bzw. der Organisation wird dabei digital abgebildet, indem sämtliche Komponenten ohne Medienbrüche digitalisiert werden.
Alle einzelnen Bausteine greifen optimal ineinander und werden passgenau auf Ihre Organisation, Ihr Kerngeschäft und die ineinandergreifenden Prozessketten abgestimmt. Das Ergebnis: ein effizientes, ganzheitliches Informationsmanagement.
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