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Die Suche nach Dokumenten, der Abgleich von Versionen und steigende rechtliche Anforderungen lassen den Geschäftsalltag immer komplexer werden. Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, setzen viele Unternehmen auf Software, die den Umgang mit Daten und Prozessen strukturell erleichtert. Eine der beliebtesten und effektivsten Lösungen ist eine Enterprise Content Management Software.
Enterprise Content Management hilft Unternehmen, Dokumente, Bilder, Videos und andere digitale Inhalte zentral und sicher zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und nutzerorientiert bereitzustellen.
Enterprise Content Management setzt sich aus den drei Einzelbegriffen
zusammen. Die Komposition verdeutlicht bereits die Tragweite der Lösung.
Der Branchenverband AIIM International definiert ECM als “die systematische Sammlung und Organisation von Informationen, die von bestimmten Zielgruppen – Führungskräften, Mitarbeiter:innen, Kund:innen usw. – verwendet werden sollen.”
ECM ist dabei mehr als nur eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept in der Informationstechnologie ist Enterprise Content Management eine Informationsdrehscheibe. Es unterstützt Unternehmen mit technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen. Dabei verbindet es sich problemlos mit SAP und anderen ERP-Systemen.
Sowohl bei ECM (Enterprise Content Management) als auch bei DMS (Document Management System) handelt es sich um Lösungen zur Verwaltung von digitalen Dokumenten in einem Unternehmen. Obwohl beide Begriffe oft synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Schwerpunkte.
Während es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um eine zentrale Software zur Verwaltung von Dokumenten an einem Ort handelt, geht ECM einen Schritt weiter und verwaltet nicht nur strukturierte Daten, sondern den gesamten “Content” eines Unternehmens. Für Enterprise Content Management greifen verschiedene Funktionalitäten und Komponenten ineinander: DMS, Collaboration, CMS (Content Management System) sowie BPM (Business Process Management). So ist DMS immer ein zentraler Bestandteil einer umfassenden ECM-Lösung, aber als Software auch eigenständig einsetzbar.
ECM- und ERP-Systeme ergänzen sich sinnvoll: Enterprise Resource Planning (ERP) bündelt zentral Datenströme aus verschiedenen Quellen, bereitet sie auf und macht sie überschaubar. Ein Enterprise Content Management System (ECM) organisiert die daraus entstandenen Dokumente und Unterlagen und macht diese nutzbar. Wenn Sie eine ECM-Software an SAP oder eine andere bestehende ERP-Lösung anbinden, kann der gesamte Dokumentenbestand verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.
Ein Enterprise Content Management System bündelt das Wissen Ihres Unternehmens. Im Rahmen des Information Lifecycle Managements wird das aktuelle Wissen für alle Mitarbeiter:innen verfügbar gemacht.
Der internationale ECM-Verband AIIM definiert fünf Komponenten eines ECM, die Sie in diesem Artikel erläutert finden.
Die Verwaltung (Manage) stellt das Herzstück des ECM dar. Sie definiert den Zugang und den Umgang mit den Dokumenten. Zusätzlich setzt sie definierte Prozesse automatisiert in Gang.
Die Dokumentenerfassung ist die Grundlage für alle Prozesse. Sie sorgt dafür, dass für alle weiteren Arbeitsschritte die Dokumente digital bereitgestellt werden. Dank der zentralen Verfügbarkeit der Unterlagen werden Arbeitsabläufe beschleunigt und kurze Kommunikationswege zwischen Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht.
Im Rahmen des Dokumentenmanagements kommen mehrere Funktionen zum Einsatz, um papierbasierte oder elektronische Informationen in das ECM-System zu integrieren.
Diese sind …
der Dokumente.
Die einzelnen Funktionen können technisch unterschiedlich realisiert werden. Unabhängig vom Dokumententyp können Schriftstücke aus Papier genauso wie digitale Dokumente verarbeitet werden. Sie werden in digitalen Akten gespeichert und für die Arbeitsabläufe vorgehalten. Dabei kommen unter anderem ERP-Anwendungen, EDI- oder XML-Dokumente zum Einsatz.
In der Ver- und Bearbeitung bieten die Funktionen Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis: Handschrifterkennung, Barcode-Verarbeitung, optische Zeichenerkennung und die Extraktion von Daten können zuvor analoge Arbeitsschritte automatisieren.
Alles über digitale Dokumente, ECM und die richtigen Schnittstellen.
Diese Komponente beinhaltet die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Informationen. Es handelt sich also um den aktiven Umgang mit den entstandenen E-Akten im Rahmen der integrierten Workflows.
Um das zu gewährleisten, muss das ECM-System die Zugriffsrechte und die dazugehörigen Datenbanken steuern. Im Umgang mit der Vielzahl an Datentypen und Arbeitsabläufen muss das System mehrere Anforderungen erfüllen, die in den folgenden Kernkomponenten definiert sind:
Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Kernelement des ECM-Systems. Ein Dokumentenmanagementsystem gewährt einen:
Diese Funktionalität entsteht durch die Verschmelzung zu intelligenten E-Akten. Sie sind nach frei definierbaren Inhalten durchsuchbar. Das können Vorgangsnummern, Kundendaten oder andere von Ihnen definierte Metadaten sein. Bearbeiter:innen können so ohne viel Aufwand die relevanten Dokumente finden und mit Kolleg:innen teilen.
ECM-Systeme können auf individuelle Anforderungen ausgerichtet werden. Das macht sie zu einem universell einsetzbaren Werkzeug. Leistungsstarke Funktionen gestalten die Workflows rund um die eigenen Dokumente ganzheitlich und effizient, um zeit- und kostenraubende manuelle Vorgänge zu minimieren.
Eine digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen setzt Revisionssicherheit voraus. Sie ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten einzusparen.
Neben den offensichtlichen Einsparungen erfüllen Sie mit einem ECM-System die Vorgaben für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Unterlagen. Die GoBD setzt die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine elektronische Langzeitaufbewahrung.
Grundlage für die revisionssichere Archivierung ist eine funktionierende Schriftgutverwaltung. Sie erfüllt alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweissicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten, wodurch die Unterlagen vor unautorisierter Veränderung geschützt sind. Diese Unveränderbarkeit ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsprüfung.
Mit Ihrem Enterprise Content Management System können Sie digitale Arbeitsabläufe, Informations- und Businessprozesse integrieren und steuern. Das führt zu vereinfachten und zu beschleunigten Unternehmensprozessen. Basis dafür sind digitale Workflows. Sie erhalten damit ein dynamisches Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu modellieren und weiterzuentwickeln. Der Effekt: eine optimale Synchronisation und transparente Darstellung aller Arbeitsschritte für die beteiligten Mitarbeiter:innen.
BPM eignet sich für jede Art von Prozess – für Posteingang mit Rechnungsprüfung genauso wie für Freigabeprozesse (Approvals), Projektmanagement oder auch Urlaubsanträge. Informationen bleiben in jeder Phase transparent und fassbar. Das Qualitätsmanagement wird verbessert, Kosten nachhaltig gesenkt, Unternehmensziele werden schneller und zuverlässiger erreicht.
Collaboration-Lösungen verleihen Anwender:innen die Möglichkeit, gemeinsam, kontrolliert und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Informationen werden für alle nutzbar gemacht, um für einen einheitlichen Wissensstand zu sorgen. Anstatt dass Prozesse aufeinander aufbauend erfolgen müssen, können mehrere Mitarbeiter:innen parallel an Dokumenten arbeiten.
Das kollaborative Arbeiten umfasst dabei:
Nicht nur die Produktivität erhält durch die Möglichkeiten einen Schub, auch Ihre Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken. Lange Wartezeiten bei Rückfragen oder zwischenzeitlichen Freigabeprozessen werden reduziert. Was gleichzeitig dazu führt, dass Bearbeiter:innen sich nicht immer wieder neu in einen Vorgang einarbeiten müssen.
Bei Web Content Management-Systemen handelt es sich um die im Sprachgebrauch gängigeren Content Management-Systeme (CMS). Bekannte Vertreter sind Anwendungen wie WordPress, TYPO3, Joomla, Wix oder Shopify.
Sie ermöglichen es Publishern und Autor:innen, Inhalte für Webpräsenzen oder Plattformen aufzubereiten und zu konvertieren. Die Systeme ermöglichen es, Ressourcen zu hinterlegen und diese in öffentliche und nicht-öffentliche Informationen zu segmentieren.
Alles rund um Digitalisierung, Technologien und Cloud-Lösungen
Die “Store”-Komponente beschreibt die Notwendigkeit der Speicherung der Dokumente. Sowohl bei der langfristigen Archivierung als auch bei der vorübergehenden Ablage von Unterlagen ist eine Speicherung nötig. Allerdings stellen beide Vorgänge ganz unterschiedliche Anforderungen an das ECM-System. Diese definieren sich nicht nur aus der praktischen Anwendung heraus, sondern auch aus rechtlichen Rahmenbedingungen.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen drei Grundressourcen definiert sein:
Die “Store”-Komponente bildet das Rückgrat des ECM-Systems, das die nötigen Dokumente und Informationen bereithält. Nur eine verlässliche Technik hält die relevanten Dokumente jederzeit abrufbar.
Die Langzeitarchivierung ist vor allem aus rechtlichen Gründen ein kritischer Faktor. Informationen müssen statisch und unveränderbar aufbewahrt werden – aufgrund der langfristigen Archivierung ein erheblicher Aufwand im Hinblick auf die anfallende Datenmenge.
In der Praxis kommt daher häufig eine Kombination aus elektronischen Systemen zum Einsatz, um die elektronische Archivierung zu gewährleisten. Gängige Speichertechniken, die zum Einsatz kommen, sind:
Diese Techniken gewährleisten die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente.
Das “Deliver”-Element wird häufig als “Output Management” zusammengefasst. Es beschreibt die Funktion, Informationen aus dem ECM-System für Nutzer:innen bereitzustellen – sicherlich ein zentraler Bestandteil des Systems, ohne den eine aktive Arbeit nicht möglich wäre. In dem Moment, in dem Unterlagen an Ihre Mitarbeiter:innen “ausgeliefert” werden, können diese die dazugehörigen Workflows bearbeiten.
Zusammengefasst beinhaltet die Komponente “Deliver” folgende Funktionen:
In jedem Unternehmen werden täglich unzählige Dokumente und Daten erstellt und genutzt. Wenn die geschäftskritischen Informationen nicht systematisch gemanagt werden, können weitreichende Probleme auftreten:
Wenn Sie mit einer ECM-Software arbeiten, können Sie Ihre digitalen Unternehmensinhalte besser organisieren und verwalten und von folgenden ECM-Vorteilen profitieren:
Dokumente zentral und rechtssicher speichern
Digitale Dokumente lassen sich wesentlich sicherer und vor allem leichter zentral ablegen als Papierunterlagen. ECM-Software erhöht die Datensicherheit, indem Benutzerregeln den Zugriff sicherstellen. Selbst auf Dokumentenebene kann zwischen Ansichts- und Bearbeitungsrecht unterschieden werden. So unterstützt ein ECM-Tool Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen.
Geschäftsprozesse effizient gestalten
Daten und Informationen können mit Workflows verknüpft werden, wodurch sich Prozesse automatisieren und optimieren lassen. Workflows beschleunigen zudem Arbeitsabläufe und reduzieren menschliche Fehler. Dies erhöht die Produktivität und lässt Unternehmer schneller, agiler und wettbewerbsfähiger werden.
Zufriedenheit der Kunden erhöhen
Wenn Unterlagen, Kataloge, Broschüren oder andere Dokumente in digitaler Form vorliegen und zentral gespeichert werden, können sie schnell gefunden und von überall aus abgerufen werden. Das erhöht die Auskunftsfähigkeit, optimiert die Arbeit im Vertrieb und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Genehmigungen und Freigaben transparent abwickeln
Eine Enterprise Content Management Lösung hilft, die Durchlaufzeit von Genehmigungen und Freigaben zu reduzieren. So müssen zum Beispiel für eine Urlaubsgenehmigung oder die Freigabe eines Angebotes keine zusätzlichen E-Mails geschrieben oder Telefonate geführt werden. Der gesamte Ablauf ist für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar, jede Änderung wird protokolliert und alle in den Prozess involvierten Personen werden automatisch über jeden Schritt informiert.
Verbesserung der Zusammenarbeit & Kommunikation
Dank Enterprise Content Management können Teams effizient zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten: Es ist für alle Beteiligten möglich, gleichzeitig an denselben Dokumenten und Inhalten zu arbeiten, ohne dass Versionskonflikte entstehen, Duplikate angelegt oder Arbeitsunterlagen per Mail versendet werden müssen.
In jedem Unternehmen müssen Daten organisiert werden. Der Einsatzbereich einer Enterprise Content Management-Lösung erstreckt sich auf alle Abteilungen des Unternehmens.
Die vielfältigen ECM-Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich vor allem durch die Möglichkeit, die Software an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Drei Beispiele zeigen die Vielseitigkeit einer ECM-Software.
Bauprojekte sind aufgrund ihrer Vielzahl an beteiligten Stellen, wie Auftraggeber:in, Bauunternehmen, Behörden, Subfirmen usw., komplex und oft kompliziert. Umso wichtiger ist es, Baustellen und Bauprojekte transparent abzubilden und Anträge, Pläne, Grundbuchauszüge, Genehmigungen sowie Fotos über die digitale Bauakte zentral abzulegen und von überall aus – auch von der Baustelle – aufrufen und ggf. prüfen zu können. Eine umfassende ECM-Software mit Bauakte und integriertem Bautagebuch hilft Ihnen bei der Projektsteuerung, Kalkulation und Auswertung aller Baustellendaten.
Im Gesundheitswesen kann der Einsatz einer ECM-Lösung von großem Nutzen sein: Krankenhäuser, Rehabilitationszentren und Arztpraxen arbeiten mit sensiblen Patientendaten, die sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen. Die elektronische Patientenakte beinhaltet persönliche Daten der Patient:innen, aber auch Befunde und Bilddaten, wie zum Beispiel Röntgen- oder CT-Bilder, die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Dank Schnittstellen können institutsübergreifende, international etablierte Gesundheitsstandards wie HL7, IHE, DICOM, xDT oder SAP ArchiveLink und CMIS realisiert und in gängige KIS-Systeme integriert werden.
ECM-Software bietet im Rechnungswesen und Finanzbereich viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Ablage- und Prüfprozesse von geschäftskritischen Dokumenten wie Rechnungen, Kontoauszügen und Verträgen. Durch die Automatisierung von Prozessen wie dem Scannen, Indexieren und Archivieren von Dokumenten können Sie Zeit und Personal einsparen und für andere Aufgaben effizienter nutzen. DATEV-Schnittstellen beschleunigen Ihre Buchhaltungsprozesse: von der Beleg-Erfassung, -Prüfung und -Klassifizierung über die zentrale Ablage bis zum digitalen Freigabeprozess.
Das Mannheimer Energieunternehmen MVV Energie AG zählt zu den führenden Energieanbietern in Deutschland und beschäftigt über 6.500 Mitarbeiter:innen. Mit den Geschäftsbereichen Energieerzeugung, -handel und -verteilung, Betrieb von Verteilnetzen sowie Vertrieb, Umwelt- und Energiedienstleistungen erwirtschaftete das Unternehmen im Jahr 2022 rund 4,2 Milliarden Euro.
Als erstes kommunales Energieunternehmen wurde die MVV Energie AG 1999 zum börsennotierten Unternehmen und ist bundesweit sowie im europäischen Ausland tätig.
Bereits im Jahr 1998 begann das innovative Energieunternehmen damit, sein Unternehmenswissen mithilfe von Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS zu organisieren: Der Start war eine Software für Rechnungen, Personalakten und Workflows.
Das Unternehmen suchte dabei nach einer digitalen Lösung, die ein breites Funktionsspektrum bietet und durch die eigenen Mitarbeiter:innen an die branchenspezifischen Anforderungen der Energiewirtschaft angepasst werden kann.
Mit enaio® konnten diese Herausforderungen von Anfang an erfüllt werden, und die Aktiengesellschaft verfügt nun über eine ECM-Software, die allen energiespezifischen Anforderungen hinsichtlich
entsprechen.
Besonders wichtig ist der Unternehmensführung die rechtssichere Erfassung und Archivierung der über 11 Mio. Dokumente mit einem Speichervolumen von ca. 500 GB, die von örtlich verteilten Mitarbeiter:innen bearbeitet werden. 85 % der Dokumente werden digital erzeugt und ohne Medienbruch an enaio® übergeben.
Roland Geiger von der Soluvia IT-Services GmbH, die für den Dienstleistungsbereich IT bei der MVV Energie zuständig ist, resümiert: “Die mit enaio® umgesetzten Lösungen haben wir zum Großteil mit unseren eigenen Mitarbeiter:innen step-by-step ausgebaut und an unsere Bedürfnisse angepasst, sodass wir nun eine umfangreiche, für uns spezifische Lösung nutzen können.”
Mit einer zertifizierten Schnittstelle ist enaio® bei MVV Energie an SAP R/3 mit den Modulen für
angebunden und in das System Contago für Energiehandel integriert.
Vorteile für MVV Energie durch die ECM-Software enaio®:
Christian Faust, Abteilungsleiter Servicecenter Personal, MVV Energie:
“Es gibt keine herumliegenden Akten mehr,
alle Dokumente sind sofort zur Hand.
Jeder weiß, wo jede Akte ist”
ECM steht für Enterprise Content Management. Es handelt sich um eine Software, die Unternehmensinhalte zentral verwaltet. User können damit Daten jeglicher Art digital erfassen, ablegen, finden, bearbeiten, weiterleiten, austauschen und langfristig aufbewahren.
Eine Enterprise Content Management Software organisiert und optimiert Informationsprozesse in Unternehmen. Dadurch ergeben sich Kosten- und Zeitersparnisse, wodurch Unternehmen produktiver, wettbewerbsfähiger und agiler werden.
Eine gut funktionierende ECM-Software sollte folgende Funktionen umfassen:
Wenn Unternehmenswissen durch ECM-Software digital verwaltet wird, kann es inner- und außerhalb des Unternehmens leichter, effizienter und von vielen Benutzern genutzt werden. So können interne und externe Teams – im Homeoffice, unterwegs oder in verschiedenen Niederlassungen – direkt auf digitale Akten zugreifen und Dokumente daraus “live” bearbeiten.
Eine mehrsprachige ECM-Software wird speziell für Unternehmen, die nicht nur im deutschsprachigen Raum tätig sind, immer wichtiger. Wichtige Funktionalitäten für eine mehrsprachige Enterprise Content Management Software sind:
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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