Enterprise Content Management (ECM) – Nutzen und Möglichkeiten

Enterprise Content Management System – Komponente 1: Capture

Die Dokumentenerfassung ist die Grundlage für alle weiteren Prozesse. Sie beinhaltet mehrere Funktionen, um analoge und elektronische Informationen zu verarbeiten.

Das sind:

• Erstellung
• Erfassung
• Aufbereitung
• Verarbeitung

Diese einzelnen Funktionen können technisch unterschiedlich realisiert werden. Dokumente können somit manuell erstellt und gescannt werden, aber auch die Einrichtung maschinell erzeugter bzw. automatisierter Prozesse ist möglich. Dabei kommen unter anderem ERP-Anwendungen, EDI- oder XML-Dokumente zum Einsatz.

In der Ver- und Bearbeitung von Dokumenten bieten verschiedene Funktionen viele Potenziale, um die Produktivität zu steigern: Verfahren zur Handschrifterkennung, Barcode-Verarbeitung, optischen Zeichenerkennung und Extraktion von Daten.

Enterprise Content Management System – Komponente 2: Manage

Diese Komponente beinhaltet die aktive Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Informationen. Sie ist der Zyklus, der das gespeicherte Medium (Store) umgibt.

Grundlage hierfür sind Systeme zur Steuerung der Berechtigungen und die entsprechenden Datenbanken. Die Anforderungen an den Umgang mit Informationen gliedern sich in die folgenden fünf Elemente:

Digitale Archivierung und das Records Management

Eine digitale Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationen setzt Revisionssicherheit voraus. Sie ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern und Kosten einzusparen. Allein zwei Drittel der Arbeitszeit bei einer papierbasierten Archivierung entfallen auf die Bearbeitung von Dokumenten. 97 % der Archivkosten sind Personalkosten. Und die Gesamtkosten wachsen mit zunehmender Unternehmensgröße weiter.

Collaboration ermöglicht gemeinschaftliches Arbeiten

Collaboration-Lösungen verleihen Anwendern die Möglichkeit, gemeinsam, kontrolliert und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Informationen werden für alle nutzbar gemacht, um für einen einheitlichen Wissensstand zu sorgen.

Das kollaborative Arbeiten umfasst dabei

• Kommunikationsanwendungen
• Verwaltungskomponenten
• Datenbanken
• Einzeldokumente

Es ist damit Grundlage für Synergien im Informationsaustausch der Anwender.

Web Content Management (WCM) für Ihre Internetpräsenz

Bei Web Content Management Systemen handelt es sich um die im Sprachgebrauch gängigeren Content Management Systeme (CMS). Bekannte Vertreter sind Anwendungen wie WordPress, TYPO3, Joomla, Wix oder Shopify.

Sie ermöglichen es Publishern und Autoren, Inhalte für Webpräsenzen oder Plattformen aufzubereiten und zu konvertieren. Die Systeme ermöglichen es, Ressourcen zu hinterlegen und diese in öffentliche und nicht-öffentliche Informationen zu segmentieren.

Enterprise Content Management System – Komponente 3: Store

Die “Store”-Komponente besitzt zwei zeitliche Dimensionen. Sie unterscheiden sich durch die Dauer der Aufbewahrung und sind als “Archiv” und “Ablage” getrennt. Somit werden zwei Aufbewahrungsstrategien bedient.

Um dies zu gewährleisten, müssen drei Grundressourcen definiert sein:

• Speicherorte
• Verwaltungskomponenten für die Speicherorte
• Lösung der Speichertechnik

Die “Store”-Komponente bildet das Rückgrat des ECM-Systems, in dem es die nötigen Dokumente und Informationen bereithält.

Enterprise Content Management System – Komponente 4: Preserve

Die Langzeitarchivierung ist vor allem aus rechtlichen Gründen eine kritische Komponente. Informationen müssen statisch und unveränderbar aufbewahrt werden – aufgrund der langfristigen Archivierung ein erheblicher Aufwand im Hinblick auf die anfallende Datenmenge.

In der Praxis kommt daher häufig eine Kombination aus elektronischen Systemen zum Einsatz, um die digitale Archivierung zu gewährleisten. Gängige Speichertechniken, die zum Einsatz kommen, sind:

• WORM (Write Once Read Many) – es handelt sich dabei um optische Speichermedien
• WORM-Tape (Magnetbänder mit WORM-Eigenschaften)
• Content-Adressed Storage (CAS) – magnetische Festplattenspeicher
• Network Attached Storage (NAS) – Dateiserver
• Mikrofilm – keine maschinelle Verarbeitung mehr möglich

Enterprise Content Management System – Komponente 5: Deliver

Das “Deliver”-Element wird häufig als “Output Management” zusammengefasst. Es beschreibt die Funktion, Informationen aus dem ECM-System für Nutzer bereitzustellen. Das ist in den Komponenten “Manage”, “Store” und “Preserve” notwendig.

Aus der Bereitstellung der Dokumente folgt die Möglichkeit, die Informationen aufzubereiten und zu bearbeiten.

Zusammengefasst beinhaltet die Komponente “Deliver” folgende Funktionen:

• Transformation Technologies – die Möglichkeit, Informationen verlustfrei und transparent zu transformieren.
• Security Technologies – müssen allen Komponenten zur Verfügung stehen. Es handelt sich um eine Querschnittskomponente, die es ermöglicht, digitale Signaturen oder andere zertifizierende Methoden einzubinden.
• Distribution – alle Informationen müssen zur Veröffentlichung über unterschiedliche Kanäle bereitgestellt werden.

enaio® – die ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS

Enterprise Content Management mit OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie dabei, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten über eine einheitliche Plattform zu organisieren. Die Infrastruktur des Unternehmens bzw. der Organisation wird dabei digital abgebildet, indem sämtliche Komponenten ohne Medienbrüche digitalisiert werden.

Alle einzelnen Bausteine greifen optimal ineinander und werden passgenau auf Ihre Organisation, Ihr Kerngeschäft und die ineinandergreifenden Prozessketten abgestimmt. Das Ergebnis: ein effizientes, ganzheitliches Informations­management.