Eine Person, die mit einem Taschenrechner und Papieren an einem Schreibtisch arbeitet.

Rechnungseingang & digitale Rechnungen mit Software optimieren

Digitaler Rechnungseingang: Mit Software Kosten senken und Rechnungsprozess optimieren

In den Abteilungen für Finanz- und Rechnungswesen von Unternehmen stellt der tägliche Eingang unzähliger Rechnungen über verschiedene Kanäle eine Herausforderung dar. Die Implementierung einer Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Kosten und Arbeitsaufwand zu reduzieren, sondern hilft auch dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Während für öffentliche Unternehmen die elektronische Rechnungsabwicklung bereits seit 2017 verpflichtend ist, wird diese Anforderung ab Januar 2025 auf alle steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze ausgeweitet. Dies unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren und sich auf die kommenden regulatorischen Veränderungen vorzubereiten.

Rechnungseingang: Definition und Begriffsabgrenzungen

Der digitale Rechnungseingang umfasst einen Prozess, bei dem Rechnungen in einem digitalen Format empfangen bzw. in ein digitales Format konvertiert, verarbeitet und archiviert werden. Mit Hilfe einer Software erfolgt die automatisierte Verarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme und darüber hinaus in unternehmensweite DMS- oder ECM-Systeme. Der digitale Rechnungseingang ist ein Schlüsselelement in Ihrer digitalen Transformation. Dieser Schritt steigert die Effizienz im Finanz- und Rechnungswesen und stellt gleichzeitig Compliance- und gesetzliche Anforderungen sicher.

Digitale Rechnung vs. elektronische Rechnung

Im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens treffen wir häufig auf die Begriffe “digitale Rechnung” und “elektronische Rechnung”. Obwohl sie ähnlich wirken und oft synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich signifikant. Die Hauptunterscheidung liegt hauptsächlich in der Art und Weise, wie Rechnungen übermittelt und verarbeitet werden.

Ein digitaler Rechnungseingang bezieht sich auf Rechnungen, die in einem digitalen Format, wie PDF oder als Bilddatei, empfangen und weiterverarbeitet werden. Digitale Rechnungen gehen meist per E-Mail ein. Auch eine gescannte Papierrechnung ist eine digitale Rechnung. Obwohl sie digital vorliegen, müssen sie, bevor sie in einer Buchhaltungssoftware oder einem ECM-System automatisch weiterverarbeitet werden, mit OCR-Technologie ausgelesen werden.

Der elektronische Rechnungseingang hingegen bezieht sich auf den Empfang von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie EDI (Electronic Data Interchange) oder XML. Diese Rechnungen sind speziell für die automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen oder mittels einer Rechnungsverarbeitungs-Software konzipiert.

E-Invoicing versus EDI

E-Invoicing und EDI (Electronic Data Interchange) sind beides digitale Verfahren, die in der modernen Geschäftskommunikation eine zentrale Rolle spielen, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

E-Invoicing (electronic invoicing) ist die elektronische Form der Rechnungsstellung. Sie ermöglicht Ihnen eine schnellere, effizientere und kostengünstigere Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Methoden. Für öffentliche Aufträge ist die E-Rechnungsverordnung bereits seit 2017 Pflicht und ab Januar 2025 sollen Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland nur noch elektronisch versendet werden.

EDI hingegen ist ein breit gefasster Begriff, der den Austausch einer Vielzahl von Geschäftsdokumenten und -informationen zwischen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format umfasst. Dies schließt nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Lieferscheine und andere geschäftsrelevante Dokumente ein. EDI zielt darauf ab, den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren, indem manuelle Eingriffe minimiert werden und die Datenintegrität erhöht wird.

Drei Datenblöcke und zwei Tablets mit einer Wolke

Vorteile des digitalen Rechnungseingangs

Mit einer digitalen Rechnungseingangs-Software automatisieren und optimieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung und steigern damit die Effizienz und Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Eingangsrechnungen automatisiert erfassen, Rechnungsdaten mit einer Software auslesen, prüfen und zu einem definierten Personenkreis zum letzten Check weiterleiten, anschließend GoBD-konform archivieren und die Daten auch Monate und Jahre später schnell wiederfinden. Ihre Vorteile im Detail:

Erhöhung der Produktivität

Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs reduzieren Sie manuelle Prozesse. Dies führt zu einer schnelleren Verarbeitung Ihrer Rechnungen und zudem können Sie Ihre Personalressourcen effizienter nutzen. Indem Sie den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess – von der Erfassung der Rechnung über das Auslesen der Daten bis hin zu workflowgesteuerten Prüfungen und Freigaben – digital abbilden, minimieren Sie den Verwaltungsaufwand und erhöhen die Produktivität der Finanzabteilung.

Einsparung von Zeit und Kosten

Wenn Sie Rechnungen digital verarbeiten, reduzieren Sie die Bearbeitungszeit, was zu direkten Kosteneinsparungen führt. Eine Studie des BMI, durchgeführt durch die Goethe Universität Frankfurt, hat bereits vor einigen Jahren gezeigt, dass der digitale Rechnungseingang bis zu zwei Drittel weniger Zeit pro Rechnung benötigt als die Verarbeitung von Papierrechnungen. Während Papierrechnungen durchschnittlich 22 Minuten Aufwand erforderten, lag der Aufwand bei digitaler Verarbeitung bei nur 5 bis 7 Minuten pro Rechnung. Dank moderner Rechnungsbearbeitungs-Software oder ECM-Systeme lässt sich diese Zeit heute noch weiter erheblich reduzieren. Zusätzlich entfallen durch die digitale Rechnungsarchivierung Kosten für Druck, Versand und physische Ablage.

Ein Diagramm, das den Prozess des Geldtransfers von einem Land in ein anderes zeigt.
Abbildung: Ein digitaler Rechnungseingang und -prozess reduziert die Kosten erheblich

Minimierung von Fehlern

Die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen führt nicht nur zu schnellerer, sondern auch zu präziserer Verarbeitung. In einem ECM-System verwendet die Rechnungsverarbeitungs-Software intelligente Prüfroutinen. Diese Routinen vergleichen die Rechnungsdaten mit hinterlegten Bestellungen und Vertragskonditionen, was eine sofortige Validierung ermöglicht. Bei Übereinstimmung leitet das System die Rechnung automatisch zur finalen Prüfung und Freigabe weiter, wobei vordefinierte Genehmigungshierarchien berücksichtigt werden. Rechnungen, die unvollständig sind oder Anomalien aufweisen, werden hervorgehoben. Dies ermöglicht es Ihnen, Fehler schneller zu entdecken und somit potenzielle Schäden oder finanzielle Einbußen zu vermeiden.

Schnellere Freigabezyklen

Die Rechnungseingangs-Software erlaubt es Ihnen, Freigabeprozesse gezielt und individuell nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Dieser maßgeschneiderte Ansatz ermöglicht eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen. Auch bei Abwesenheit betroffener Team-Mitglieder stellen automatische Weiterleitungen und Benachrichtigungen sicher, dass keine Wartezeiten entstehen und so eventuelle Fristen versäumt oder vergessen werden. Das Ergebnis ist ein reibungsloser, verzögerungsfreier Prozess, der die Verwaltung Ihrer Finanzen optimiert und Ihnen eine umfassendere Kontrolle über den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess bietet.

Einhaltung von Compliance

Ein digitaler Rechnungsworkflow hilft Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Wenn Sie eine moderne Rechnungseingangs-Software in einem ECM-System nutzen, haben Sie eine vollständige und revisionssichere Dokumentation Ihrer Rechnungen. Jeder Schritt im Prozess wird automatisch protokolliert, was eine transparente und lückenlose Nachverfolgung ermöglicht. Dies erleichtert nicht nur interne und externe Audits, sondern Sie minimieren auch das Risiko von Compliance-Verstößen und stärken das Vertrauen Ihrer Stakeholder.Formularbeginn

Verbesserte Zusammenarbeit

Eine digitale Rechnungsbearbeitung optimiert die Kollaboration im Unternehmen. Ein fortschrittliches ECM-System ermöglicht es Teams, unabhängig von ihrem Standort, gemeinsam auf Rechnungen und relevante Dokumente zuzugreifen. Das fördert eine effiziente und synchrone Arbeitsweise. Beispielsweise können Teammitglieder in Echtzeit Prüfungen vornehmen, Anmerkungen hinzufügen oder Dokumente zur Überprüfung mit einem Knopfdruck im Workflow weiterleiten. Dadurch verbessert sich die interne Kommunikation sowie die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen.

Mehr Nachhaltigkeit

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit des Unternehmens. Laut Umweltbundesamt erfordert die Herstellung von 1 kg Papier etwa 2,2 kg Holz, 50 Liter Wasser und 5 kWh Energie, zusätzlich werden noch Chemikalien eingesetzt. Durch den Einsatz des digitalen Rechnungseingangs können Sie Ihren Papierverbrauch, und damit auch den CO2-Fußabdruck, drastisch verringern und gleichzeitig den Kunden Engagement für ökologische Verantwortung signalisieren.

Zukunftssicher

Je durchgängiger Sie Ihre Prozesse der Rechnungsverarbeitung digitalisieren, desto besser können Sie auch neue Technologien wie Künstliche Intelligenz nützen und maschinelles Lernen in Ihre Prozesse integrieren. Diese Technologien können beispielsweise zur automatisierten Datenprüfung eingesetzt werden. Indem Sie diesen Weg einschlagen, tragen Sie zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens bei.

Workflow: So läuft ein Rechnungseingang ab

Der digitale Rechnungseingang verändert die Art und Weise, wie Sie Ihre eingehenden Rechnungen bisher verarbeitet haben, grundlegend. Der Rechnungseingang fungiert als Startschuss, der den Rechnungsworkflow initiiert und damit eine Reihe von automatisierten Schritten in Gang setzt.

Empfang der Rechnung

Digitale Rechnungen werden in der Regel über elektronische Kanäle wie E-Mail oder EDI (Electronic Data Interchange) empfangen. Vereinzelte Rechnungen, die noch per Post eingehen, werden durch Scannen digitalisiert. Mit E-Mail eingehende PDF- oder Word-Rechnungen werden von der Software zuerst extrahiert und dann weiterverarbeitet. Liegen die Rechnungen bereits in einem elektronischen Format vor, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD, kann sie die Software automatisiert verarbeiten.

PDF-Rechnungen

PDF-Rechnungen spielen im digitalen Rechnungseingang eine zentrale Rolle. Sie sind ein weit verbreitetes Format, da sie leicht per E-Mail versendet und empfangen werden können. Moderne Rechnungsverarbeitungs-Software nutzt OCR (Optical Character Recognition), um Text aus PDF-Rechnungen zu extrahieren und in bearbeitbare, strukturierte Daten umzuwandeln.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, abgeleitet von „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das einen PDF-Standard mit einer strukturierten XML-Datei kombiniert. Die Version ZUGFeRD 2.1 erfüllt die Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes.

Bei ZUGFeRD werden Rechnungen oft als PDF per E-Mail empfangen; das PDF enthält dabei auch strukturierte Daten im XML-Format, die von der Software direkt übernommen und automatisch verarbeitet werden können. Das hybride Format bedeutet, dass die Rechnung sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist.

XRechnung

Im Gegensatz dazu ist XRechnung ein reines XML-basiertes Rechnungsformat, das nicht für die menschliche Lesbarkeit konzipiert ist. Es dient als Standardformat für den elektronischen Rechnungsaustausch und ermöglicht die direkte Weiterverarbeitung durch digitale Rechnungsverarbeitungs-Softwaresysteme.

Schauen Sie sich unseren Webcast zu ZUGFeRD, XRechnung & E-Rechnung mit ECM an.

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Datenextraktion und -verarbeitung

Um PDF-Rechnungen auszulesen und die darin enthaltenen Informationen zu extrahieren, können Sie fortschrittliche Software-Lösungen nutzen, die auf OCR-Technologien (Optical Character Recognition) setzen. OCR ist darauf spezialisiert, gedruckten Text zu erkennen und in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Diese Software-basierte Datenextraktion spart Zeit und minimiert Fehlerquellen, die bei manueller Dateneingabe häufig auftreten können. Die extrahierten Daten werden dann in ein Format überführt, das für die weitere Verarbeitung durch Ihre Buchhaltungssoftware geeignet ist.

Validierung und Abgleich

Nach der Extraktion werden die Rechnungsdaten validiert, was den Abgleich der Rechnungsinformationen mit internen Datenbanken und Einkaufsinformationen beinhaltet. So prüft die Software zum Beispiel automatisch, ob der Lieferant registriert ist, ob die Rechnungsnummer einzigartig ist und ob die Beträge mit den Bestelldaten übereinstimmen. Dieser Abgleich ermöglicht es, Diskrepanzen oder Unregelmäßigkeiten in den Rechnungsdaten effizient und zuverlässig zu identifizieren. So werden etwaige Abweichungen in Lieferantendetails oder Unstimmigkeiten in den Bestelldaten aufgedeckt. Fehlerquellen werden so frühzeitig erkannt und Verzögerungen im Zahlungsprozess vermieden.

Genehmigungsworkflow(s)

Mit der Nutzung einer Rechnungseingangs-Software in Ihrem Rechnungsprozess können Sie automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten, die Zeit und Aufwand deutlich reduzieren. Basierend auf festgelegten Regeln leitet das System Ihre Rechnungen zur fachlichen/sachlichen Prüfung sowie zur Freigabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weiter.

Die sachliche Prüfung bestätigt, ob die Rechnung gerechtfertigt ist, ob die Bezahlung der Leistung entspricht, ob Mengen- oder Leistungsabweichungen vorliegen usw. Wenn durch die Fachabteilung Abweichungen festgestellt werden, können Rückfragen oder Korrekturen direkt über den Workflow veranlasst und gesteuert werden. Sie können auch Fristen für die weiteren Schritte im Workflow festsetzen, um sicherzustellen, dass weder Skonti noch Zahlungsziele versäumt werden.

Den Abschluss der digitalen Rechnungsprüfung bilden je nach Organigramm die budgetverantwortlichen Personen, die die Bestätigung für die Bezahlung der Rechnung und die Belastung einer Kostenstelle freigeben.

Der aufwendige Prozess des manuellen Weiterleitens und Nachfragens entfällt komplett, da alle Mitarbeitenden über die gesamte Prozesskette hinweg stets über den aktuellen Stand des Workflows informiert sind.

Integration in Buchhaltungssysteme

Professionelle digitale Rechnungseingangslösungen auf Basis von DMS oder ECM bieten eine hohe Kompatibilität mit gängigen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) für eine nahtlose und effiziente Datenübertragung. Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdaten automatisch und ohne manuellen Eingriff an Ihre Kreditorenbuchhaltung übermittelt.

Archivierung und Compliance

Ebenso wie analoge Rechnungen müssen Sie digitale Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften archivieren. Dies beinhaltet die Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Vollintegrative ECM-Softwarelösungen unterstützen die sichere Langzeitarchivierung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

GoBD-konforme Archivierung

Die GoBD-konforme Archivierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Buchführung und Dokumentenverwaltung. Sie stellt sicher, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente, insbesondere Rechnungen, gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gespeichert werden. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen jederzeit vollständig, unveränderbar und innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar sein müssen. In der Regel müssen Sie digitale Rechnungen zehn Jahre aufbewahren.

Die Implementierung eines GoBD-konformen Archivierungssystems gewährleistet nicht nur die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen, sondern schafft auch Transparenz und Sicherheit in Ihrer Finanzdokumentation. Dadurch sind Sie auch auf Betriebsprüfungen vorbereitet und minimieren das Risiko von Sanktionen aufgrund von Compliance-Verstößen.

Zentrale Verfügbarkeit in digitalen Akten

Wenn Sie Rechnungen digitalisieren und zentral über DMS- oder ECM-Systeme speichern und verfügbar machen, können abteilungsübergreifende Teams jederzeit und von überall aus auch auf ältere Rechnungen und dazugehörende Dokumente zugreifen.

Reporting und Analyse

Der digitale Rechnungseingang bietet Ihnen zusätzlich den Vorteil detaillierter Analysen und Berichte. Transparente Prozesse und Protokolle helfen Ihnen, Ihre Lieferantenbeziehungen effektiver zu gestalten.

Digitalen Rechnungseingang mit Software lösen

Die Basis für den digitalen Rechnungseingang ist immer eine Software, die Rechnungen in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, e-Rechnung) empfangen, verarbeiten, weiterleiten und archivieren kann.

Digitales Rechnungsmanagement mit enaio®

Eine zuverlässige Lösung für die Verarbeitung und den Austausch digitaler Rechnungen ist enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. enaio® steht für enterprise all in one, was bedeutet, dass unternehmensweit alle wichtigen und relevanten Daten und Informationen über die Software zentral gesammelt werden. Somit geht enaio® über eine einfache Rechnungseingangssoftware hinaus und bietet eine umfassende ECM-Lösung (Enterprise Content Management).

enaio® erfasst eingehende Rechnungen und verteilt sie automatisch weiter, unabhängig davon, ob es sich um strukturierte (XRechnung), semi-strukturierte (ZUGFeRD) oder unstrukturierte Rechnungen (PDFs) handelt.

Ein Diagramm des SAP-ECM-Systems.
Abbildung: Rechnungseingang – digital mit ECM-System – erfasst

Mittels OCR-Technik werden Rechnungsdaten wie Rechnungsempfänger, Rechnungssender, UID-Nummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Summen, Mehrwertsteuer, Skonto usw. ausgelesen und mit den Kreditorenstammdaten aus Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem abgeglichen. Das Analyse- und Logiktool der Software prüft, ob die Daten korrekt ausgelesen wurden, und leitet die Rechnungen für die weitere Bearbeitung in einen Workflow weiter. Bei Unklarheiten, beispielsweise wenn eine UID-Nummer fehlt oder der Umsatzsteuersatz nicht korrekt angegeben ist, wird die Rechnung zur Kontrolle ins Verifizierungszentrum überführt. Die Hauptarbeit in diesem Schritt übernimmt der digitale Rechnungsleser.

Über den enaio®-Client können Sie oder zuständige Personen der Fachabteilung die Rechnung freigeben. Dabei kann direkt auf die Lieferantenakte zugegriffen werden, um notwendige Informationen für die Freigabe zu erhalten. Hier finden sich Bestellungen, Lieferscheine und ergänzende Word-Dokumente. Je nach Handlungsoption – Freigabe, Rückfrage, Ablehnung – werden weitere entsprechende Workflows angestoßen.

Sie können den Workflow gemäß Ihren Bedürfnissen konfigurieren: einstufig, zweistufig oder mehrstufig (kaufmännische Prüfung, fachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe). Die Freigabe kann auch über die enaio®-App über Smartphone oder Tablet erfolgen.

Anschließend wird die Rechnung zur Zahlung an das Buchhaltungssystem, wie z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central, übergeben, wo sie direkt verbucht werden kann.

Jeder Schritt wird dabei protokolliert, was den Prozess transparent und nachvollziehbar macht – auch für spätere Kontrollen durch die Rechnungsprüfung.

Ein Screenshot eines Computerbildschirms.
Abbildung: Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen mit enaio®

Die wichtigsten Funktionen von enaio®:

  • Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme

  • Rechnungs- und Plausibilitätsprüfung

  • Automatische Erkennung und Klassifizierung der erfassten Dokumente

  • Einrichtung von Mahn- und Sperrfristen

  • Integriertes Workflowsystem

  • Unterstützung verschiedener Rechnungsformate

  • Revisionssichere Archivierung

Nahtlose Integration der Software in ERP-System

Ein entscheidender Aspekt für eine Software zur Optimierung des Rechnungseingangs ist die nahtlose Integration der Software in Ihre bestehende Systemlandschaft. Nur eine nahtlose Integration ermöglicht einen automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen, was manuelle Eingriffe minimiert und die Prozesseffizienz steigert.

Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Software bzw. Ihres ECM-Systems, dass

  • spezielle Schnittstellen (APIs) zu Ihrem ERP-System, wie zum Beispiel SAP oder auch zu Microsoft Dynamics 365 Business Central oder FO sowie DATEV vorhanden sind,

  • eine Integration in E-Mail-Systeme möglich ist,

  • Webservicefähigkeit gegeben ist.

Der digitale Rechnungseingang als Türöffner zur vollständigen Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess

Wenn Sie nicht nur Ihren Rechnungseingang automatisieren möchten, sondern eine durchgängige Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses in Ihrem Unternehmen anstreben, ist ein integrierter Prozess nach dem Purchase-to-Pay-Konzept  unerlässlich. Dieser umfassende Prozess integriert alle Schritte von der Bestellung bis zur Bezahlung und ermöglicht eine nahtlose, digitale Abwicklung.

Im P2P-Konzept werden der bedarfsbezogene und der zahlungsbezogene Prozess zu einem Beschaffungsprozesses zusammengeführt:

Der Purchase-Abschnitt umfasst alle Schritte von der initialen Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang. Dies schließt Prüfung, Freigabe, Bestellung, Auftragsbestätigung und Wareneingangskontrolle ein.

Der Pay-Teil hingegen fokussiert sich auf den Zahlungsaspekt des Beschaffungsprozesses. Er beginnt mit dem Rechnungseingang der Lieferanten und endet mit deren Bezahlung. Dieser Abschnitt beinhaltet die Aufbereitung der Rechnungen zur Rechnungsverarbeitung, die Rechnungsverarbeitung, den Abgleich mit der Bestellung, die Rechnungsfreigabe und schließlich die Zahlung.

Grafik P2P-Prozess
Abbildung: Purchase-to-Pay-Prozess mit ECM-System integriert den Beschaffungsvorgang nahtlos in die digitale Rechnungsverarbeitung

Das Hauptziel des P2P-Prozesses ist die Vereinfachung komplexer Abläufe, die Erhöhung der Transparenz und die Vermeidung von Medienbrüchen zwischen den einzelnen Schritten. Ohne digitale Integration verlieren Einkaufs-, Buchhaltungs- und Finanzabteilungen schnell den Überblick. Digitale Purchase-to-Pay-Lösungen automatisieren den kompletten Datenaustausch vom ersten bis zum letzten Schritt, d.h. von der Bedarfsmeldung bis zur Archivierung der Rechnung.

Der digitale Rechnungseingang ist ein wichtiges Schlüsselelement im Purchase-to-Pay-Prozess. Wenn Sie diesen Prozess effizient und transparent gestalten möchten, bietet sich zum Beispiel enaio®. Die ECM-Technologie, unterstützt durch mit künstliche Intelligenz ersetzt Ihrer manuellen Einzelschritte durch einen ganzheitlichen digitalen Ansatz.

Herausforderungen bei der Implementierung digitaler Rechnungseingangs-Software

Der digitale Rechnungseingang bringt Ihnen viele Vorteile. Achten Sie bei der Einführung auf folgende 5 Fallstricke:

Integration der Software

Es ist wichtig, dass die Software des digitalen Rechnungseingangs nahtlos in die vorhandene Firmensoftware, wie ERP- oder FiBu-Systeme, eingebunden werden kann. Natürlich kann mit Schnittstellen viel (nach-)programmiert werden, aber einfacher und effizienter funktioniert es, wenn bereits Standardschnittstellen, wie zum Beispiel zu SAP, vorhanden sind.

Datensicherheit und Datenschutz

Überzeugen Sie sich, dass die gewählte Softwarelösung den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht und robuste Sicherheitsmechanismen gegen Cyberangriffe, Datenlecks und unbefugten Zugriff bietet. Dies umfasst Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Sicherheitsupdates und strenge Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass sensible Finanzdaten und persönliche Informationen zu jeder Zeit geschützt sind.

Eine Person steht vor einem Handy mit einem Schloss darin

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

In Deutschland legt, wie in vielen weiteren europäischen Ländern, das E-Government-Gesetz der Bundesregierung die spezifischen Vorschriften zur Umsetzung elektronischer Verwaltungen fest. Zusätzlich gibt es Regelungen wie die GoBD, die die Anforderungen über das digitale Archivieren von Rechnungen definieren.

Organisatorische Schwierigkeiten

Die Umstellung auf digitale Abläufe erfordert oft eine Änderung der gewohnten Arbeitsmethoden. Diese vertrauten Prozesse müssen über Bord geworfen werden und Abläufe unter Umständen komplett neu geplant und konzipiert werden. Beziehen Sie Teams frühzeitig in die Planung und Umstellung ein und bieten Sie auch während und nach der Umstellung Schulungen und Weiterbildungen im Umgang mit der Software an.

Skalierbarkeit

Denken Sie auch an die Zukunft und entscheiden Sie sich für eine in ein ECM-System integrierte Rechnungsverarbeitungs-Software, die für Wachstum entsprechende Erweiterungen bietet.

E-Rechnungspflicht 2025: Bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor

Ab 2025 wird in Deutschland eine erweiterte Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) eingeführt. Diese Regelung betrifft insbesondere den B2B-Bereich. Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen für steuerpflichtige Umsätze innerhalb Deutschlands verpflichtet sein werden, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen und zu übermitteln.

Eine Person Scannt ein Dokument

Diese Änderung zielt darauf ab, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Transparenz sowie die Compliance im Geschäftsverkehr zu verbessern. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre internen Prozesse und Systeme entsprechend anpassen müssen, um die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu ermöglichen. Die Implementierung einer Softwarelösung oder die Anpassung bestehender Systeme hilft Ihnen dabei.

Die E-Rechnungspflicht 2025 fördert die weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Harmonisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs innerhalb der Europäischen Union.

Bereiten Sie sich auf diese Änderungen vor, um die Umstellung reibungslos zu gestalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren. Unsere Experten beraten Sie gerne unverbindlich und kostenlos zur E-Rechnungspflicht 2025.

FAQs – Oft gestellte Fragen zu Rechnungseingang

Ein digitaler Rechnungseingang bezieht sich auf den Prozess des Empfangens und Verarbeitens von Rechnungen in digitaler Form. Die digital übermittelten Rechnungen, beispielsweise als PDF-Dateien oder in anderen elektronischen Formaten, werden durch die Software, mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgelesen und automatisch mit Workflows zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Dies ermöglicht eine effizientere, schnellere und fehlerfreiere Bearbeitung im Vergleich zur manuellen Dateneingabe.

Ein elektronischer Rechnungseingang bezeichnet den Prozess, bei dem Rechnungen in einem elektronischen, sprich maschinenlesbaren, Format empfangen und verarbeitet werden. Anstatt Papierrechnungen per Post zu erhalten und zu scannen, kommen diese Rechnungen oft als E-Mail-Anhänge oder über spezielle Datenübertragungswege wie EDI (Electronic Data Interchange). E-Rechnungen müssen dem ZUGFeRD- oder X-Standard entsprechen.

Der Rechnungsstandards XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für elektronische Rechnungen, die in Deutschland weit verbreitet sind. Sie erleichtern den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.

XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde, maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Es bietet den Vorteil, dass die Rechnung sowohl von Menschen lesbar als auch für die automatisierte Verarbeitung geeignet ist.

Ja, Sie können den Rechnungsprozess auch dann digitalisieren, wenn Ihre Rechnungen als Papier oder PDF vorliegen. Bei Papierrechnungen erfolgt dies durch Scannen der Dokumente, um sie in ein digitales Format umzuwandeln. Bei PDF-Rechnungen, die bereits in einem digitalen Format vorliegen, kann der Prozess direkt beginnen. In beiden Fällen können die digitalisierten Rechnungen dann mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet werden. Diese Technologie erkennt und extrahiert die relevanten Daten aus den Rechnungen. Anschließend können die extrahierten Daten in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System integriert und dort weiterverarbeitet werden. So ermöglicht die Digitalisierung des Rechnungsprozesses eine effizientere, schnellere und fehlerfreiere Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bietet gleich mehrere Vorteile: Sie steigert die Effizienz durch automatisierte Verarbeitung, reduziert Fehler und manuellen Aufwand, beschleunigt den Zahlungsprozess und verbessert die Datenqualität. Zudem erleichtert sie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt den Umweltschutz durch den reduzierten Papierverbrauch.

Eine Software für digitalen Rechnungseingang sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • OCR-Technologie nutzen: Die Software sollte Optical Character Recognition (OCR) oder vergleichbare Technologien einsetzen, um Daten automatisch aus Rechnungen zu erkennen und zu extrahieren.

  • Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme: Nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, um den Datenfluss zu optimieren.

  • Automatisierung von Genehmigungsprozessen: Funktionen zur Automatisierung des Genehmigungsprozesses sind wichtig, um den Rechnungsbearbeitungsprozess zu beschleunigen.

  • Verwaltung von Zahlungszyklen: Die Software sollte Funktionen zur Verwaltung von Zahlungszyklen bieten, um den gesamten Prozess zu beschleunigen.

  • GoBD-Konformität und revisionssichere Archivierung: Die Software muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf die GoBD in Deutschland, und eine revisionssichere Archivierung ermöglichen.

  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienbarkeit sind entscheidend, um die Akzeptanz bei den Anwendern zu fördern.

  • Verschlüsselung und Datensicherheit: Wichtig ist die Implementierung von Verschlüsselung und Sicherheitsprotokollen zum Schutz sensibler Finanzdaten sowie die Einhaltung von Datenschutzstandards wie der DSGVO.

Die Verbesserung des Rechnungsbearbeitungsprozesses durch künstliche Intelligenz ist ein bedeutender Fortschritt in Richtung Effizienz und Präzision. Moderne ECM-/DMS-Lösungen, die auf KI basieren, verbessern die digitale Rechnungserfassung auf mehreren Ebenen.

KI-gesteuerte Systeme lernen kontinuierlich aus historischen Daten und werden im Laufe der Zeit immer genauer bei der Identifizierung und Zuordnung von Rechnungsdaten zu den entsprechenden Konten oder Kreditorenstämmen. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Genauigkeit, sondern ermöglicht auch eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zu manuellen Prozessen.

Ein weiterer Vorteil von KI in der Rechnungsbearbeitung ist die Fähigkeit, Anomalien und ungewöhnliche Muster zu erkennen. Dies trägt zur frühzeitigen Erkennung von Betrugsversuchen oder Fehlern bei und stärkt die Integrität des gesamten Finanzprozesses.